Как писать письмо на английском: правила оформления
Письма, как вид общения на расстоянии, прочно вошли в нашу жизнь много веков назад. Даже появление Интернета не уничтожило их, а всего-то изменило формат: из бумажных они превратились в электронные. На нашу беду все эти годы сформировали определнную структуру, которой вы обязаны следовать, если не хотите прослыть невежей и невеждой одновременно. Но не волнуйтесь, мы расскажем, как начать и как закончить послание грамотно.
Оформление письма на английском языке не сравнится по сложности с заковыристыми грамматическими правилами, нелогичной фонетикой или обескураживающей многозначностью слов. Не важно, завязываете ли вы переписку с англоговорящим приятелем, готовитесь ли к школьным или международным экзаменам — требования к вам те же. Хотя здесь и не обошлось без некоторых сложностей, которые вам придется заучить раз и навсегда.
Запомните, что англичане — народ логичный, и все их письма всегда имеют четкое разделение на смысловые части. Оформление и написание ваших посланий зависит от того, являются ли они
Структура письма на английском
1. Имя отправителя. Располагается на листе справа вверху:
Amanda J Simpson
2. Адрес отправителя, то есть ваш. Он идет сразу под именем и строится по схеме: 1 строка — улица, дом, квартира, 2 строка — город, почтовый индекс, 3 строка — страна, район, штат. Например:
- В американских адресах пишите все заглавными буквами:
15 GREEN STR., APT 3,
SUMMERVILLE
NC 28345
USA
- В английских адресах такого подхода требует только город:
3. Дата. Она имеет вид «число, месяц, год» для британцев (27 декабря 1990 — 27.12.1990) и «месяц, число, год» ( 27 декабря 1990 — 12.27.1990 ) для американцев. В остальном все достаточно просто, поскольку следует она сразу за адресом отправителя. Вот наиболее растпространенные формы записи:8 Wood Street,
SWINDON,
Wiltshire SN1 4AB,
United Kingdom
March 1, 2012
March 1st, 2012
1st March, 2012
1 March, 2012
4. Адрес получателя пойдет с новой строки. По сути он совпадает с пунктом 1. Обратите внимание, что если вы пишете в организацию, то ее название, а также интересующий вас отдел будут предшествовать остальной информации:
Customer Support Department,
British Flora,
8 Windmill Lane,
INKBERROW,
Worcestershire, WR7 4HG
United Kingdom
5. Обращение к получателю. Снова новая строка и большая буква, а после него ставьте запятую. Используйте следующие варианты: dear (name), my dearest (name) или же просто имя того, кому вы пишете. К примеру,
Dear Ann,
My dearest sister,
Jerry,
Если же имя и фамилия адресата неизвестны, например, вы пишете жалобу или запрос, то вам понадобятся совершенно другие варианты. Все они, разумеется, характерны для деловых писем. У кого бы вы ни поинтересовались, как писать письмо на английском, он скажет вам, что форма обращения чрезвычайно важна. Скажи вы что-то не в общепринятом стиле, и ваше письмо окажется в мусорной корзине.
Dear sirs — Уважаемые господа,
Dear sir/madam — Уважаемые дамы и господа,
To whom it may concern — К сведению заинтересованных лиц, просим передать по принадлежности.
6. Основная часть пишется с новой строки и большой буквы. Она включает вводную фразу, текст письма, а в официальной переписке еще и завершающую фразу (об этом мы поговорим отдельно). Следует начать с благодарности за полученное вами послание, после чего излагайте собственно то, ради чего вы и взяли бумагу и ручку.
Thank you so much for your letter. I was very happy to hear from you so soon. — Большое спасибо за твое письмо. Я была просто счастлива так скоро получить от тебя весточку.
7. Вежливое завершение, без которого нельзя обойтись. Располагается с новой строки, требует заглавной буквы и запятой после себя. Вы можете написать I have to go — Мне пора идти и выбрать что-то из самых распространенных вариантов:
Best wishes — С наилучшими пожеланиями
Take care — Берегите себя
Sincerely (yours) — Искренне ваш
Faithfully (yours) — С уважением
Respectfully (yours) — С уважением
Kisses — Целую
xoxo — Целую и обнимаю
Разумеется, мы подробно расскажем о том, как написать все стилистически правильно и что из этого обилия фраз нужно употреблять в деловых письмах, а что в переписке с друзьями.
8. Подпись отправителя — это ваше имя. Справитесь сами?
Jessy Moor
9. Постскриптум, если вы хотите что-то дописать. Обычно он вводится при помощи букв P.S. и подчеркивает важность сведений, которые вы в нем пишете:
P.S. Tell Sue I love her. — P.S. Скажи Сью, что я ее люблю.
Вам повезло, что правила написания письма на английском универсальны — используйте их, когда захотите пообщаться с людьми из Англии, Америки, Канады, Австралии — все вас поймут, и все ждут от вас приблизительно одного и того же. Помимо всего этого вам так же понадобится терпение: написанное необходимо проверить, поскольку лексические и грамматические ошибки не зависят от структуры и склонны появляться самостоятельно.
Итак, чтобы знать, как писать письма на английском языке, надо практиковаться. Частое повторение сделает вас гуру, и уже никого нельзя будет случайно обидеть «не той» фразой. Мы рекомендуем ознакомиться с примером письма на английском, чтобы соединить все пункты воедино и увидеть итоговый результат. Более того, вам придется копнуть поглубже в области деловых и неофициальных писем, чтобы не проколоться в мелочах.
azenglish.ru
Деловое письмо на английском – оформление
Существуют определенные стандарты для оформления деловых писем на английском языке, хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, между европейским и североамериканским деловым письмом). Вот несколько основных принципов:
- Используйте форматы A4 (Европейский) или 8,5 x 11 дюймов (Северная Америка) бумаги или бланков
- Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон
- Используйте простой шрифт, такие как Times New Roman или Arial
- Используйте размер шрифта 10 – 12 пунктов
- Используйте запятую после приветствия (Dear Mr Bond,)
- Одинарный отступ в абзацах
- Двойной отступ между параграфами
- Двойной отступ между последним предложением и концовкой письма (Sincerely, Best wishes)
- Оставьте 4 или 5 отступов для собственноручной подписи
- Сложите письмо втрое (горизонтально) перед помещением его в конверт
- Используйте форматирование без выравнивания с правой стороны
Оформление деловых писем
Блочный формат является наиболее распространенным форматом, используемым в современном бизнесе. В этом формате не используется выравнивания по центру. Адрес отправителя, адрес получателя, дата и все новые параграфы начинаются с левого края, как в примере ниже:
| Wicked Wax Co. Ltd 22 Charlton Way London, SE10 8QY | Адрес отправителя, возможно, напечатать логотип или адрес компании |
| 5th December, 2006 | Дата |
| Mr. Tadao Price Aero Space Inc. 103 West 3th Street New York, NY, 10026 USA | Адрес получателя |
| Your ref: 123 | Ссылка получателя (если есть) |
| Our ref: abc | Ссылки отправителя (если есть) |
| Dear Mr. Price, | Приветствие |
| Forthcoming Meeting | Тема |
| First paragraph…Second paragraph…Third paragraph… | Тело письма |
| Sincerely, | Концовка письма |
| Michael Johnson | Подпись (рукописная) |
| Michael Johnson, President | Имя, должность |
Оформление конвертов для деловых писем
При оформлении делового письма на английском языке лучше всего напечатать текст на конверте. Большинство компьютерных программ для редактирования текста содержат функции для нанесения разметки, которые значительно облегчают процесс оформления конверта для деловых писем. Все, что вам нужно сделать, это указать используемый размер конверта и ввести необходимую информацию в соответствующих полях, например:
Mr. Tadao Price |
Оформление служебных записок
Служебные записки это короткие внутренние деловые письма, отправленные другим сотрудникам в рамках одной организации. Служебные записки также могут быть вывешенными где-то внутри компании у всех на виду. Служебные записки используются все реже, в то время как электронные письма становятся все более распространенным явлением. В отличие от деловых писем, служебные записки обычно не содержат приветствия или заключительной части и могут быть как напечатанными, так и рукописными. Основная часть служебной записки, как правило, оформляются в блочном формате. Служебные записки на английском языке должны включать поля «From» (от кого), «To» (кому) , «Date» (дата) , «Subject» (тема) и само сообщение, например:
[Логотип компании]
MEMORANDUM (Служебная записка)
От: [имя или инициалы]
Кому: [имя или инициалы]
Дата:
Тема: [короткое описание]
Сообщение начинается отсюда…
- Часто начиная
- с
- пунктов
- списка
businessenglish.kiev.ua
Деловое письмо на английском языке
Памятки и записки - Факс - Электронное сообщение - Письмо - Образец письма - Письмо — жалоба - Ответ на письмо — жалобу -
Значение письма в современных деловых отношениях трудно переоценить, поэтому навык подготовки краткого, содержательного, грамотно и красиво оформленного делового письма всегда относится к одному из важных.
Структура делового письма на английском языке
1. Координаты отправителя письма
Если вы пишете на чистом листе бумаги, а не на бланке организации, то составление письма начинается с вашего обратного адреса (return address), который пишется в правом верхнем углу страницы. При этом соблюдается обратный по сравнению с русским порядок написания:
Если вы хотите получить ответ на свое письмо, то соблюдайте указанную последовательность и точно указывайте свои координаты. В случае, когда письмо печатается на бланке организации, то адрес, как и другие реквизиты бывают уже указаны.
2. Дата составления письма
Под адресом, также справа, указывается дата (date) подготовки письма. Имеются различия в британском и в американском варианте написания даты, а именно:
в британском варианте сначала указывается число, потом месяц и год, например, 7th January 1995, которое сокращается иногда до 7 Jan’ 95. Другие месяцы также могут иметь сокращенные формы, например, Feb Mar Apr May Jun July Aug Sept Oct Nov Dec. В цифрах это выглядит как 7/1/95.
В американском варианте сначала указывается месяц, потом число и год, например, та же дата будет написана следующим образом — January 7, 1995, а в цифрах 1.7.95. Можно использовать любой вариант, но все же хотелось бы посоветовать писать месяц не цифрами, а буквами.
3. Координаты получателя письма
Далее в письме слева пишутся имя, должность получателя (addressee) и адрес компании или организации, в которую вы обращаетесь, адрес указывается также в обратном порядке (см.п.1).
4-5. Ссылка на предыдущую переписку и тема письма
Ниже следует указать и подчеркнуть ссылку (reference), если вы отвечаете на письмо, и предмет (subject), о котором пойдет речь в письме. Здесь указывается самая суть, чтобы читающий смог понять по нескольким словам главное, с чем к нему обращаются.
6. Приветствие
Приветствие (salutation) также содержит ряд тонкостей. Неправильное обращение может сыграть плохую шутку, а может невольно обидеть человека, поэтому лучше подумать, прежде чем написать так называемый «титул» (title). Здесь существуют правила, которые нужно запомнить сразу:
-
если вы пишете в компанию или организацию в целом, а не конкретному человеку, то обращаетесь «Уважаемые господа» - Dear Sirs
-
если вы пишете человеку, который занимает определенную должность, но не знаете его или ее фамилию, то обращаетесь «Уважаемый сэр/мадам» - Dear Sir/Madam
-
если вы знаете фамилию адресата, то обращаетесь «Уважаемый господин/госпожа Тетбари» - Dear Mr/Mrs. Tetbury. Обратите внимание, что фамилию нужно указывать обязательно. Нельзя написать Mr. Mrs. без фамилии. Кроме того, встречается обращение к незамужней женщине Miss или к женщине, чье семейное положение Вам неизвестно, Ms., но фамилия все равно должна быть указана
-
если вы хорошо знакомы с человеком, находитесь с ним/ней в приятельских отношениях и при личной встрече обращаетесь друг к другу по имени, то такое же обращение допускается и в письме, например, Dear Elton. Только следует иметь в виду, что в деловом письме, затрагивающем принципиально служебные вопросы, всё-таки лучше сохранять официальный стиль и писать Dear Mr. Simpson/Dear colleague
-
если в визитной карточке партнёра рядом с фамилией написаны какие-нибудь научные или иные титулы, например, Dr/Professor, значит, они должны стоять перед фамилией
7. Основное содержание
Суть проблемы (problem) или основное содержание письма находятся визуально в середине письма.
8. Заключительная часть
Заключительная часть (closing) может содержать такие стандартные фразы как «Благодарю Вас за сотрудничество» Thank you for your cooperation, «Жду ответа от Вас» Looking forward to hearing from you.
9. Конец письма
Конец письма может включать фразы «Искренне Ваш/Ваша» Yours sincerely, если Вы знаете фамилию адресата и «С совершенным почтением» Yours faithfully, если фамилия адресата Вам неизвестна. Письмо можно также закончить фразой «С наилучшими пожеланиями» With best wishes.
10. Подпись отправителя
11. Должность отправителя
12. Приложения к письму (если есть)
В законченном виде структура письмо выглядит следующим образом.
* Обратный адрес отправителя — address
* Дата подготовки письма — date
* Адрес получателя — addressee
* Ссылка — reference (Ref)
* Тема – regarding (Re)/ subject
* Приветствие — salutation
* Суть проблемы — problem
* Заключительная часть – closing
* Конец письма — ending
* Подпись — signature
* Должность отправителя — position
* Приложения – enclosure (Enc)
Образец письма
|
Как правильно составить деловой документ по-английски |
Документы на английском языке — 32 шаблона |
Дополнительные ресурсы для изучающих английский язык
Учебные пособия по английскому языку:
YouTube:
канал english3days (учебные видеоклипы по грамматике и лексике) - http://www.youtube.com/english3days
Бесплатные почтовые рассылки:
Блоги:
Памятки и записки - Факс - Электронное сообщение - Письмо — Образец письма - Письмо — жалоба - Ответ на письмо — жалобу - Резюме — Повестка дня - Отчёт и протокол — Контракт — Полезные фразы
english-2days.narod.ru
Деловое письмо на английском | Improve your English with «en-umbrella.ru»
При ведении бизнеса между партнерами может возникнуть необходимость в деловой переписке. Если Ваш партнер российское предприятие, то тут нет особых проблем. Но если Вы сотрудничаете или находитесь в деловых отношениях с зарубежной компанией, которая, как правило, использует английский язык для международной переписки, то может оказаться, что написать правильное деловое письмо на английском не такая уж простая задача. Поскольку Вы являетесь иностранцами для англоязычной публики и не знаете их менталитета, культуры, обычаев, структуры английского письма, то чтобы не наделать досадных ошибок, необходимо предварительно узнать, как правильно составить деловое письмо на английском. В этой статье вы сможете узнать, как это сделать правильно. Вас ждет пошаговое рассмотрение с примерами, после чего деловая переписка на английском не должна вызывать у Вас особых проблем.
Как написать письмо по английски?
Первое на что следует обратить внимание при написании английского делового письма, это то, что очень важно использовать грамотные и корректные фразы. На протяжении всего письма необходимо использовать вежливый тон. В письме рекомендуется быть консервативным. Предложения в письме должны быть короткими и четкими.
Структура или формат английского делового письма довольно простая. В первом параграфе следует упомянуть причину, по которой вы пишите письмо. В этом же параграфе так же можно представиться. В последующих параграфах вы раскрываете тему письма, указанную в первом параграфе. Последний параграф должен подводить итог и содержать заключительное предложение.
Необходимо сразу исключить характерные для большинства людей ошибки при написании английского письма. Ими являются:
-пропуск апострофа в глаголах. Например: пишут wont вместо won’t;
-нежелательно использовать слова can и can’t. Вместо них лучше применять could и cannot;
-необходимо следить за тем, чтобы при перечислении в предложениях стояли запятые.
Адрес в английском деловом письме
Адрес отправителя (свой адрес)
В английском письме собственный адрес должен располагаться в верхней левой части листа. Некоторые компании и организации предпочитают размещать название компании и логотип по середине в верхней части листа. Необходимо отметить, что если Вы написали адрес слева, то и последующая дата пишется слева, если же вы выбрали вариант расположения адреса по центру, то последующую дату следует располагать справа.
Образец адреса отправителя:
Для частного лица:
Bill Brown (имя и фамилия)
52 Prettystreet (номер дома и название улицы)
London, DD 105 (город и почтовый индекс)
The United Kingdom (страна)
По желанию можно так же написать адрес электронной почты, вебсайт, номер телефона. Если письмо отправляется организацией, то вместо имени и фамилии указывают название этой организации.
Адрес получателя делового английского письма:
Адрес получателя располагается слева ниже адреса отправителя.
Пример:
Mr. John Evans (Господину (госпоже) имя и фамилия)
27 Mainstreet (номер дома и название улицы)
Brighton, LK 208 (город и почтовый индекс)
East Sussex (графство)
United Kingdom (страна)
Дата в английском письме
Дата располагается слева сразу же после адреса получателя. Первая буква в названии месяца всегда пишется с заглавной буквы. Между названием месяца и годом ставится запятая.
Образец написания даты в английском деловом письме:
19 September, 2012 (19 сентября 2012 года)
Начало делового письма на английском
В английском деловом письме очень важно правильно использовать обращение к получателю письма. Необходимо принять во внимание, что к замужним женщинам обращаются Mrs (мисиз, госпожа), а к незамужним – Miss (мис). Если семейное положение женщины неизвестно, то можно обратиться в письме Ms (миз). Кроме того, в британском английском точка после Mr или Miss не ставится, тогда как в американском английском – ставится. Возможные варианты обращений: Mr (господин), Dr (доктор), Mrs (мисиз, госпожа), Miss (мис), Ms (миз). Так же необходимо помнить, что академические обращения не обязательно соответствуют обращениям, принятым в некоторых странах.
Приветствие в английском деловом письме
Для приветствия вначале английского делового письма почти всегда используют Dear (уважаемый). Когда известно имя получателя письма, необходимо использовать его полное имя.
Примеры приветствий:
Dear Mr. Foster, (Уважаемый господин Фостер)
Dear Professor Foster, (Уважаемый профессор Фостер)
Dear Dr. Foster, (Уважаемый доктор Фостер)
Dear Donald Foster, (Уважаемый Дональд Фостер)
Dear Ms. Foster, (Уважаемая миз Фостер)
Если имя получателя неизвестно, то используется двойное обращение: Dear Sir / Madam,.
Если в письме обращаются к абстрактной личности, то можно использовать следующие приветствия:
Dear Customer, (Дорогой Клиент)
Dear Student, (Дорогой Студент)
Dear Resident, (Дорогой Житель)
Dear All, (Дорогие)
После приветствия идет начальное предложение.
Примеры начальных предложений:
I am writing to enquire about…, (Я пишу, чтобы поинтересоваться о …)
Thank you for your letter regarding the … (Спасибо за Ваше письмо относительно…)
With reference to your letter of 20 December, we… (Касательно Вашего письма от 20 декабря, мы …)
In reply to your letter of…, we (В ответ на ваше письмо…, мы)
We are writing in response to…, (Мы пишем в ответ на…,)
Последний параграф завершается с использованием заключительного предложения. Обычно в заключительном предложении повторяется основная мысль письма или планируется будущая встреча. Так же необходимо ясно дать понять, каких действий вы ждете от получателя корреспонденции.
Примеры заключительных предложений:
We await your reply with interest, (Мы ждем Вашего ответа с интересом,)
We look forward to building a strong business relationship in the future, (Мы надеемся построить прочные деловые отношения в будущем,)
Once again, we apologies for any inconvenience, (Еще раз, мы приносим извинения за любое неудобство,)
We look forward to seeing you, (Мы ждем встречи с Вами,)
We look forward to the meeting on the 4th of November, (4-го ноября мы с нетерпением ждем встречи,)
Once again, we are terribly sorry for taking up so much of your time, (Еще раз, глубоко сожалеем о том, что отняли так много Вашего времени,)
Once again, thanks for your attention and your valuable time, (Еще раз, спасибо за Ваше внимание и Ваше драгоценное время,)
We look forward to hearing from you, (Мы надеемся на получение от Вас ответа,)
Подпись в деловом английском письме
Деловые письма необходимо подписывать и английское письмо здесь не исключение. Когда имя получателя письма неизвестно и письмо начиналось с фраз: Dear Sir …, Dear Madam …, Dear Sir or Madam …, в подписи используется фраза Yours faithfully, (Искренне Ваш).
Когда получатель известен, а письмо начиналось с фраз: Dear Mr Hanson …, Dear Mrs Hanson …, Dear Miss Hanson …, Dear Ms Hanson …, в подписи используется фраза Yours sincerely, (Искренне Ваш).
После фразы «Искренне Ваш», на следующей строчке ставится собственноручная подпись, ниже пишется имя и фамилия, должность.
Образец делового письма на английском
Black Wax Co. Ltd
29 Charlton Street
London, SE10 8QY
7th December, 2012
Ms. Maggie Foster
Baby Cosmetics Inc.
112 East 15th Street
New York, NY, 10021
USA
Dear Ms. Foster,
Thank you for your letter of 19 November regarding our …
We buy your cream …
We look forward to hearing from you, …
Sincerely,
Morris Howard
Morris Howard, President
В следующей статье читайте о том, как написать деловое-письмо жалобу на английском.
en-umbrella.ru
Как научиться писать деловое письмо на английском языке
Вы узнаете секреты и правила написания деловых писем на английском, а также разберетесь с их структурой и содержанием.
С появлением электронной почты бумажные письма, казалось бы, утратили популярность. Однако совсем без них обойтись не получается — пока возникает необходимость написать сопроводительное письмо для своего резюме, установить контакт с потенциальным партнером или, например, оформить жалобу в банк.
В любом из этих случаев важно, чтобы ваше письмо произвело на адресата нужный эффект. Для этого письмо должно быть:
- правильно оформленным
- коротким и содержательным
- написанным по существу
- написанным грамотно
- вежливым, даже если это жалоба или претензия
Если вы отвечаете на письмо, обратите внимание, как это письмо оформлено и какие выражения в нем используются. В свою очередь, постарайтесь соответствовать заданному уровню как в подборе словесных формулировок, так и в стандартах оформления.
Структура делового письма
В английском языке существует ряд правил, которых стоит придерживаться при написании делового письма. Общий совет: старайтесь писать просто, ясно и лаконично.
Адрес
Адрес отправителя (без имени), как правило, пишется в верхнем правом углу.
E-mail и номер телефона здесь указывать не нужно, но это допускается.
Адрес получателя располагается слева, ниже адреса отправителя.
Дата
Дату можно разместить слева или справа ниже или выше адреса получателя.
Формат даты также довольно гибок. К примеру, «7 апреля 2016 г.» можно записать как 7 April 2016, 7th April 2016, 7/4/16 или 07/04/16. Но не забудьте, что в США и Великобритании даты пишутся по-разному (в США сначала пишут месяц, потом дату: April 7, 2016). Во избежание путаницы название месяца рекомендуется писать прописью.
Обращение
- Если вы не знаете имени адресата, используйте обращение Dear Sir or Madam. Но если есть такая возможность, постарайтесь узнать имя адресата: так гораздо больше шансов, что на ваше письмо обратят внимание.
- Если вам известно, как зовут адресата, используйте соответствующую форму обращения и фамилию. Например, Dear Mr Johnson — если письмо адресовано мужчине; Dear Mrs Johnson — замужней женщине; Dear Miss Johnson — незамужней.
- В последнее время многие считают некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Если вы пишете женщине и не знаете, какое обращение она предпочитает, лучше использовать нейтральную форму Ms: Dear Ms Johnson
- Если у адресата есть ученое звание, используйте его: Dear Dr. Huxley; Dear Prof. Atkinson.
Обратите внимание на пунктуацию: в современном британском английском не ставится точка после форм Mr/Mrs/Ms, а в конце обращения ставится запятая:
Dear Mr Smith,
В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:
Dear Mr. Stevens:
Обязательно убедитесь, что правильно написали имя адресата. Ничто не портит впечатление так, как ошибки или опечатки в имени.
Завершение письма:
- Если вы не знаете имени адресата, завершите письмо фразой Yours faithfully.
- Если имя вам известно, письмо принято заканчивать фразой Yours sincerely.
- Ваша подпись.
Оставьте строку для росписи, ниже напечатайте свое имя и фамилию. В скобках можно указать, какое обращение вы предпочитаете:
Olga Smirnova (Ms)
Общее содержание делового письма
- Первый абзац должен быть коротким и отражать цель письма — запрос, жалобу, предложение и т. д.
- Средние абзацы содержат информацию, поясняющую цель письма. Деловые письма в английском принято писать кратко, поэтому старайтесь излагать факты сдержанно и по существу, избегая ненужных подробностей.
- Последний абзац должен указывать, каких действий вы ожидаете от получателя — вернуть деньги за товар, сообщить информацию и т. д.
Стиль делового письма
В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:
- разговорных выражений, сленга и жаргона
- сокращений (I’m; it’s; don’t и т. д., используйте полные формы)
- эмоционально окрашенных слов — terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.
Всегда сохраняйте вежливый и уважительный тон, даже если пишете жалобу или претензию. В английском языке для придания речи официальности часто используются модальные глаголы would, could и should. Например, вместо «Please send me…» («Пожалуйста, вышлите мне…») вы можете написать: «I would be grateful if you could send me…»(«Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне…»).
Старайтесь не использовать фразовые глаголы (они характерны, скорее, для разговорного стиля). Вместо go on (продолжить) лучше написать continue, вместо turn down (отказаться, отклонить) — decline или refuse.
Избегайте громоздких конструкций и слов, в значении которых не уверены. Старайтесь писать ясными фразами, не допускающими двоякого толкования.
10 самых распространенных ошибок в деловых письмах
В видеоролике от службы английского языка Espresso English на чистом английском перечислены десять распространенных ошибок, которые совершают люди при написании деловых писем, а также предлагаются способы их исправления:
Читаем дальше:
Как правильно писать русские имена английскими буквами
Как правильно писать даты в английском языке
Деловой английский в США
Совещаемся по-английски
Читайте также
26584
Вконтакте
Одноклассники
Может быть интересно
Другие статьи по темам
skyeng.ru
Правила написания письма на английском языке.
Описание презентации по отдельным слайдам:
1 слайд
Описание слайда:Одним из заданий по английскому языку как в ЕГЭ, так и в ГИА является написание личного письма в ответ на письмо «англоговорящего друга по переписке». Английский язык: написание письма
2 слайд
Описание слайда:ЕГЭ ГИА Если в ЕГЭ объем письма ограничен 100-140 словами, то в ГИА установлен лимит в 100-120 слов. Дело в том, что в ЕГЭ дается задание задать 3 вопроса, а в ГИА — просто ответить на письмо, хотя, в любом случае, если вы напишете вопросы, то это будет большим плюсом.
3 слайд
Описание слайда:Единые правила написания личного письма.
4 слайд
Описание слайда:ПЛАН структуры письма: 1. Адрес, дата 2. Обращение 3. Выражение благодарности за полученное письмо. 4. Основная часть. Здесь вы два абзаца посвящаете ответу на вопросы, поставленные в письме. В третьем абзаце задаете вопросы на ту же тему или на тему, указанную в письме. 5. Фраза о том, что вы ждете ответе на письмо. 6. Пожелания 7. Подпись
5 слайд
Описание слайда:В правом верхнем углу укажите адрес в следующем порядке: номер дома, название улицы город страна Допускается указывать адрес в кратком виде, например: Moscow Russia
6 слайд
Описание слайда:Дата письма Под адресом, пропустив строку, необходимо написать дату письма: June 4th, 2012 4 June 2012 или менее формально: 04/06/12
7 слайд
Описание слайда:Письмо начинается с неофициального обращения. Если в задании имя вашего собеседника не указано, его следует придумать: Dear Tim, Dear Rebecca, После обращения обязательно ставится запятая!
8 слайд
Описание слайда:Разделите текст письма на несколько логических абзацев, каждый из которых начните с красной строки.
9 слайд
Описание слайда:Первый абзац 1. В первом абзаце вам следует поблагодарить своего друга за его письмо: Thanks (a lot) for your (last) letter. Your last letter was a real surprise. I was glad to get your letter. It was great to hear from you! / It was great to hear that… / I was happy to hear… Вы можете также извиниться за то, что не писали раньше: Sorry I haven’t written for so long but …/ Sorry I haven’t been in touch for so long. I’m sorry I haven’t answered earlier but I was really busy with my school. и/или упомянуть какой-либо факт из полученного письма: I’m glad you passed your History test! Sounds like you had a great time in London! Great news about your…!
10 слайд
Описание слайда:Основная часть письма 2. Основная часть письма (2–3 абзаца). В ней вы должны раскрыть все аспекты, указанные в задании. Не забудьте задать необходимые вопросы. Предполагается, что письмо должно быть написано в неформальном стиле, поэтому вы можете использовать неформальные слова-связки, такие как well, by the way, anyway, so, разговорные выражения типа Guess what? Или Wish me luck! а также восклицательные знаки.
11 слайд
Описание слайда:Последний параграф 3. В последнем параграфе следует объяснить, почему вы заканчиваете письмо: Well, I’d better go now as I have to do my homework. Anyway, I have to go now because my Mum asked me to help her with the washing up. I’ve got to go now! It’s time for my favourite TV show. и упомянуть о дальнейших контактах: Write (back) soon! Take care and keep in touch! Drop me a letter when you can. Hope to hear from you soon. I can’t wait to hear from you!
12 слайд
Описание слайда:В конце письма на отдельной строке указывается завершающая фраза-клише, которая зависит от близости автора и адресата. После нее всегда ставится запятая! Ниже приводятся возможные варианты от наименее формального (1) к более формальному (7): 1) Love, 2) Lots of love, 3) All my love, 4) All the best, 5) Best wishes, 6) With best wishes, 7) Yours, На следующей строке под завершающей фразой указывается имя автора (без фамилии!). Например: Andy или Kate
13 слайд
Описание слайда:Useful vocabulary for informal letters СТРУКТУРА РЕКОМЕНДАЦИИ ПРИМЕРЫ Address Адрес Адрес пишущего указывается в правом верхнем углу. Saint-Petersburg Date Дата Под адресом дата 9thSeptember 2006 Greeting Обращение С новой строки письмо начинается собращения, после которого ставят запятую. Dear John, Dear Mary, Introduction Начало письма -Ссылка на предыдущиеконтакты, где автор благодарит адресата за полученное ранее письмо; — Извиняется, что не писал раньше Thank you for your last letter. It was great/lovely to hear from you. I’m sorry that I haven’t written to you… Great to hear from you again….Sorry, I haven’t written to you so long. It’s been ages since I heard from you. Thanks so much for your long letter.Sorry for not replying to you sooner but I’ve been very busy. Sorry for not replying earlier. Main Body Основная часть письма В ней должны быть раскрытывсе аспекты, указанные в задании, т.е. даны ответы на все вопросы письма. In your letter you asked me about… I was pleased to hear that …. I was glad to hear that you … Conclusion Конец письма Автор упоминает о дальнейших контактах Please write to me soon, and tell me all your news. If you want to know anything else, just drop me a line. That’s all my news for now…Write back soon. Please give my regards to your… And write and tell me all your plans for… I would really like to see you. Why don’t you come and visit me. Do write back soon. Ending Завершающая фраза письма Эта фраза зависит от степени близости автора и адресата, после нее ВСЕГДА ставится запятая. Best wishes, All the best, Yours, Personal Sign Подпись автора Личные письма подписывают без указания фамилии. Olga Misha
14 слайд
Описание слайда:Таким образом, письмо к другу имеет следующий вид:
15 слайд
Описание слайда: 16 слайд 
Описание слайда:Не выполнены правила оформления письма: нет адреса, даты под адресом, благодарности и т.п. Невнимательное чтение инструкции, письма-стимула: даны ответы не на все вопросы, заданы вопросы не по теме и т.п. Отсутствие слов-связок (But, So, And, Well) Не соблюден требуемый объем письма.
17 слайд
Описание слайда:Найдите материал к любому уроку,
указав свой предмет (категорию), класс, учебник и тему:
Выберите категорию: Все категорииАлгебраАнглийский языкАстрономияБиологияВсемирная историяВсеобщая историяГеографияГеометрияДиректору, завучуДоп. образованиеДошкольное образованиеДругоеДругойЕстествознаниеИЗО, МХКИзобразительное искусствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИспанский языкИсторияИстория РоссииИстория Средних вековИтальянский языкКлассному руководителюКультурологияЛитератураЛитературное чтениеЛогопедияМатематикаМировая художественная культураМузыкаМХКНачальные классыНемецкий языкОБЖОбществознаниеОкружающий мирОсновы безопасности жизнедеятельностиПриродоведениеРелигиоведениеРисованиеРусский языкСоциальному педагогуТехнологияУкраинский языкФизикаФизическая культураФилософияФинский языкФранцузский языкХимияЧерчениеЧтениеШкольному психологуЭкология
Выберите класс: Все классыДошкольники1 класс2 класс3 класс4 класс5 класс6 класс7 класс8 класс9 класс10 класс11 класс
Выберите учебник: Все учебники
Выберите тему: Все темы
также Вы можете выбрать тип материала:
Общая информация
Номер материала: ДБ-381874
Похожие материалы
Вам будут интересны эти курсы:
Оставьте свой комментарийinfourok.ru
Деловые письма на английском языке
Вам нужно написать безупречное деловое письмо? Ниже приведены правила, которым нужно следовать при написании деловых писем.
Пример делового письма
Скачать образец письма в формате PDF
Начало
Формат письма
- Деловое письмо должно быть напечатано общепринятым шрифтом, таким как Arial или Times New Roman. Не используйте рукописный шрифт. Не используйте других цветов, кроме черного и белого.
- Используйте абзац без отступа. Это значит, что для каждого нового абзаца вам нужно дважды нажать клавишу «Enter». Не делайте никаких отступов для новых абзацев.
- Все поля должны быть 2,5 см.
Размер бумаги
- Письмо должно быть напечатано на листе размером 216х279 мм (letter size). За пределами США допускается использовать лист формата А4. Более длинные письма могут быть напечатаны на листе размером 216х356 мм (legal size).
- Если вы распечатываете письмо на принтере, используйте фирменный бланк компании. Это придаст ему более профессиональный вид.
Информация о вашей компании
Напишите название компании и ее адрес (каждая часть адреса пишется с новой строки). Если у вас собственное предприятие или вы независимый подрядчик, добавьте свое имя либо на месте названия компании, либо над ним.
- Если у компании уже есть готовый фирменный бланк, используйте его, чтобы не печатать название компании и адрес.
- Если вы печатаете адрес, то его необходимо выровнять по левой или правой стороне вверху страницы.
- Если вы посылаете письмо за рубеж, напечатайте название страны заглавными буквами.
Укажите дату
- Дата, написанная полностью, выглядит профессионально. Например, «April 1, 2012» или «1 April 2012». Дату следует выровнять по левому краю на несколько строк ниже адреса отправителя.
- Если на написание письма ушло несколько дней, укажите дату, когда вы закончили писать письмо.
Информация о получателе
- Напишите полное имя получателя, звание (если имеется), название компании и адрес (именно в таком порядке и с новой строки). Если необходимо, укажите номер для ссылок (reference number). Информация о получателе выравнивается по левому краю листа под датой (на несколько строк ниже).
- Лучше всего адресовать письмо конкретному человеку. Таким образом, этот человек сможет ответить на ваше письмо. Если вам неизвестно его имя, постарайтесь это выяснить. Можно позвонить в компанию и узнать имя и звание.
Приветствие
Приветствие зависит от того, насколько хорошо вы знаете человека и какие у вас отношения.
- Используйте «To Whom It May Concern» (Для предъявления по месту требования) только если вы не знаете, к кому конкретно обращаетесь.
- Если вы не знакомы близко с получателем, то лучше отдать предпочтение обращению «Dear Sir/Madam» (Уважаемый/Уважаемая).
- Можно также обратиться к получателю по званию и фамилии. Например, «Dear Dr. Smith» (Уважаемый доктор Смит).
- Если вы хорошо знакомы с получателем и поддерживаете неформальные отношения, то можно обратиться по имени. Например, «Dear Susan» (Дорогая Сьюзан).
- Если вы не знаете пол получателя, напишите его/ее полное имя. Например, «Dear Kris Smith» (Уважаемый/ая Крис Смит).
- Не забудьте поставить запятую/двоеточие после приветствия или двоеточие после приветствия “To Whom It May Concern” (Для предъявления по месту требования).
Основная часть
Задайте правильный тон
- Деловые люди не хотят тратить время впустую. Письмо должно читаться быстро. Переходите сразу к делу. Например, всегда можно начать словами «I am writing you regarding…» (Я пишу по поводу…) и продолжить.
- Не используйте помпезных слов и длинных витиеватых предложений – ясно и коротко изложите свою мысль.
- Скорее всего, цель вашего письма – убедить читателя сделать что-то: поменять мнение, решить проблему или предпринять действия. Будьте убедительны.
- Если вы ожидаете какого-то результата или действия после прочтения вашего письма, сообщите об этом. Объясните свою точку зрения в нескольких словах.
Используйте личные местоимения
- Лучше всего использовать местоимения «I» (я), «we» (мы) и «you» (вы). Обозначайте себя как «I» (я), а к своему читателю обращайтесь – «you» (вы).
- Будьте внимательны, если вы пишете письмо от лица компании. Если вы говорите о перспективах компании, используйте «we» (мы). Таким образом, читатель поймет, что за вашими словами стоит мнение всей компании. Выражая свое собственное мнение, используйте местоимение «I» (я).
Будьте разговорчивы там, где это уместно
- Письма пишут люди и для людей. По возможности избегайте формальных писем. Вы не сможете построить отношения на шаблонных безликих письмах. Однако не используйте разговорный язык или сленг, как «you know» (знаешь), «I mean» (я имею в виду) или «wanna» (хочу). Придерживайтесь делового тона, но будьте дружелюбны и любезны.
- Если вы хорошо знаете получателя, можно добавить строчку с дружеским пожеланием всего хорошего.
- Опирайтесь на свои чувства, определяя, насколько личным будет ваше письмо. Иногда капелька юмора оказывается кстати в становлении деловых отношений. Но подумайте перед тем, как пошутить.
Будьте вежливы
Даже если вы жалуетесь или пишете о проблеме, будьте вежливы. Учитывайте позицию получателя и предложите сделать то, что в ваших силах.
Для дополнительных листов используйте «вторую страницу» фирменного бланка
Желательно уместить письмо на одну страницу. Но если текст длинный, вам понадобятся дополнительные страницы. Используйте «вторую страницу» фирменного бланка, на которой обычно указан сокращенный адрес и которая по типу совпадает с первой страницей фирменного бланка.
Укажите номер страницы на втором и последующих листах вверху листа. Можно также добавить имя получателя и дату.
Дайте краткое заключение
В последнем абзаце обобщите свои взгляды и четко обозначьте действия с вашей стороны либо то, что вы ожидаете от получателя. Не забудьте поблагодарить его/ее за внимание к письму.
Завершение письма
Заключительные слова
Заключение, так же как и приветствие, указывает на степень уважения и формальности. «Yours sincerely» (Искренне ваш) или «Sincerely» (С уважением) – хороший выбор.
Также обратите внимание на «Cordially» (Сердечно ваш), «Respectfully» (С почтением), «Regards» (Всего хорошего) и «Yours Truly» (Преданно ваш).
Менее формальные: «All the best” (Всего самого лучшего), “Best wishes» (Наилучшие пожелания), «Warm regards» (С добрыми пожеланиями) и «Thank you» (Спасибо).
После заключительных слов ставится запятая.
Подпишите письмо
- Пропустите около 4 строк, оставив это место для подписи. Подпишите письмо после того, как распечатаете его. Если вы посылаете письмо по электронной почте, отсканируйте свою подпись и прикрепите ее к письму. Предпочтительнее использовать синие или черные чернила.
- Если вы подписываете письмо от другого имени, напишите «pp» перед своей подписью. Это обозначает «по доверенности», что подразумевает «агентством» или «от имени».
Напишите свое полное имя и контактную информацию
Под подписью напечатайте свое имя, звание, номер телефона, адрес электронной почты и любую другую контактную информацию. Указывайте все с новой строки.
Добавьте инициалы тех, кто работал над письмом
Если письмо было напечатано кем-то другим, необходимо добавить инициалы этого человека под местом для подписи. Иногда указываются инициалы и того, кто составил письмо. Таким образом, становится понятно, кто работал над этим письмом.
- Если вы указываете только инициалы того, кто напечатал письмо, напишите их маленькими буквами. Например, mr (Mary Raynor).
- Если вы указываете инициалы того, кто составил письмо, то их следует указать заглавными буквами, а после них указать инициалы напечатавшего письмо маленькими буквами: JB:mr. В некоторых письмах эти инициалы разделяются косой чертой: JB/mr. Jack Brown (JB) составил письмо, а Mary Raynor (mr) его напечатала.
Укажите на вложения
- Если вы приложили дополнительные документы, напишите об этом через несколько строк после контактной информации, сообщив количество и виды документов. Например: «Enclosures (2): resume, brochure» (Вложения (2): резюме, брошюра).
- Для слова “Enclosures” можно использовать сокращения “Encl.” или “Enc.”
Не забудьте добавить имена других получателей
Если вы посылаете копию этого письма другому человеку, вам следует добавить эту информацию в письмо. Это отмечается аббревиатурой «cc» под строкой “Enclosures” (Вложения) и расшифровывается как «courtesy copy» (копия электронного сообщения). Вслед за этим указывают имя человека и его звание (раньше «cc» использовалось для обозначения «carbon copy», когда копии писались под копирку).
- Например: “cc: Mary Smith, Vice President of Marketing” (cc: Мэри Смит, вице-президент отдела продаж).
- Если вы хотите добавить больше одного имени, пишите второе прямо под первым. Во втором случае употребление «cc» уже не требуется.
Проверка письма
Отредактируйте письмо
Проверьте орфографию и прочитайте письмо перед отправкой.
- Задайте себе вопрос, составлено ли письмо ясно и четко? Есть ли абзацы, в которых больше 3-4 предложений? Если да, постарайтесь их сократить.
- По возможности дайте прочитать письмо другу или коллеге. Иногда другой человек может заметить ошибки, которые вы пропустили.
Не пользуйтесь степлером
Если в письме несколько страниц, степлером обычно не пользуются. Если вы хотите, чтобы страницы были сложены по порядку, закрепите их скрепкой в верхнем левом углу.
Отправка письма
Если вы отправляете письмо по почте, используйте бизнес-конверт. По возможности используйте тот, на котором есть логотип компании. Аккуратно напечатайте ваш обратный адрес и адрес получателя. Сложите письмо втрое таким образом, чтобы сначала получатель развернул верхнюю часть, а потом нижнюю.
Если вы посылаете письмо по электронной почте, переведите его в формат HTML или PDF, чтобы формат остался таким же.
Источники, использованные при подготовке материала
- Оригинал текста о том, как писать деловые письма здесь. Сайт-источник – wikiHow. Контент сайта wikiHow может распространяться по лицензии Creative Commons License.
- Еще один образец делового письма с пояснениями на английском языке вы можете посмотреть на Savvy-Business-Correspondence.
www.interactive-english.ru
