Как правильно написать письмо по английскому языку: Как писать письмо на английском языке? Образец, оформление

Содержание

Как правильно написать деловое письмо на английском языке

Деловая переписка на английском языке

Как известно, ни одна деловая письменная беседа не обходится без стандартных клише, которые придают письму более официальный и вежливый тон. И сегодня мы разберем самые интересные и распространенные фразы, которые обогатят вашу английскую речь и сделают деловое письмо по-настоящему английским!:) Dear Mr. Smith, Уважаемый г-н Смит Dear Mrs. Smith, Уважаемая г-жа Смит (если она замужем) Dear Ms. Smith, Уважаемая г-жа Смит (если Вы не знаете ее семейное положение) Dear Sir/Madam, Уважаемые господа, Further to our meeting last week… В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе… Following our telephone conversation… В продолжение нашего телефонного разговора … Thank you for your kind assistance. Большое спасибо за Ваше содействие. In reply to your request… В ответ на Ваш запрос… I would appreciate your immediate attention to this matter. Я был бы признателен за Ваше немедленное рассмотрение этого дела. We are delighted to tell you that… Мы с удовольствие сообщаем о … We regret to inform you that… Мы с сожалением сообщаем Вам, что … We are pleased to announce that… Мы рады сообщить, что … It was a pleasure meeting you in Moscow last week. Было приятно встретиться с Вами в Москве на прошлой неделе. I’m writing to enquire about … Я пишу, чтобы узнать… I’m writing to apologize for … Я пишу, чтобы извиниться за… I’m writing to complain about … Я пишу, чтобы выразить недовольство по поводу …/ пожаловаться на … Please find attached a copy of the draft decision for your further information. Ниже для Вашего сведения дополнительно приводится копия проекта решения. We would appreciate it if you could… Мы были бы признательны, если бы Вы могли… Kind reminder Вежливое напоминание After careful consideration, we have decided not to… После тщательного рассмотрения мы решили не … I look forward to hearing from you soon. Я с нетерпением жду, когда смогу снова услышать Вас. I look forward to seeing you Я с нетерпением жду встречи с Вами. Kind regards, С уважением, Yours faithfully, Искренне Ваш (если имя адресата Вам не известно) Yours sincerely, Искренне Ваш (если имя адресата Вам известно) #SPO_TRAININGS#  Проблема             Возможная причина   Что можно предпринять   Почему подходит именно этот тренинг Стесняюсь говорить   Отсутствует практика, языковой барьер 8-дневный курс разговорного английского VICTORY Тренинг позволяет за короткий срок изучить большой объем информации, расширить словарный запас, попрактиковаться в использовании новых слов, выражений и правил, преодолеть языковой барьер, научиться решать коммуникативные задачи на английском языке Мал словарный запас  Отсутствует практика общения и чтения на английском    8-дневный интенсивный тренинг VICTORY с «погружением» в языковую среду, 16-дневный курс интесивного английского PROGRESS Компьютерная программа дает возможность наполнить пассивные знания студента, занятия в аудитории помогают активизировать необходимые знания. На тренинге развивается навык выражения мысли имеющимися средствами (небольшой словарный запас), а также умение понимать собеседника, уточнять, что собеседник сказал По работе нужно вести деловую переписку на английском, но не получается  Отсутствует практика общения, письма и чтения на английском    8-дневный разговорный тренинг VICTORY с «погружением» в языковую среду, 16-дневный тренинг английского по вечерам PROGRESS Тренинги практически не практикуют навыки чтения и письма — только минимально, когда студенты читают в папке задания или новые слова. С письмом все так же — только во времени грамматических заданий студенты пишут перевод с русского на английский. практика общения на тренинге нарабатывается и является одной их ключевых целей тренинга (если не самой ключевой) — у студентов есть возможность практиковать общение на разнообразные темы с разными партнерами (по количеству человек в группе). такая смена партнеров не дает возможности адаптироваться к какому-то одному варианту произношения (как при индивидуальных занятиях), а также к темам, которые обсуждаются, так как происходит постоянное чередование тем (и за счет программы, и за счет работы тренера, и за счет того, что у разных партнеров находятся разные темы для разговора во время свободного общения) Нужно общаться с на работе по-английски      Отсутствует практика общения и чтения на английском  8-дневный разговорный тренинг VICTORY с «погружением» в языковую среду, 16-дневный тренинг английского по вечерам PROGRESS, 5-дневный курс делового английского Для низких уровней тренинги дают возможность существенно сократить скорость обучения. Прописанная программа не дает студентам и преподавателям «сбиваться с пути», долго останавливаться на какой-либо, иногда второстепенной, теме. Это же может вызывать и негатив (см в сложностях), однако, для быстрого достижения результата такой подход отлично работает (правда, можно столкнуться с тем, что мы получим студента, который говорит хорошо, но без грамматики, то есть, индивидуальные занятия нужны для того, чтобы вычищать ошибки). Тренинги дают возможность практиковать новые знания на ситуациях, приближенных к реальным с разными участниками, что является хорошей подготовкой перед выходом на работу, где требуется часто использовать английский. 5-дневный тренинг дает много бизнес лексики и полезных клише, а также помогает развивать коммуникативные навыки, необходимые в современной бизнес среде #SPO_TRAININGS# #BLOCK_23510#

2015-12-11

Свобода Слова

+7 (495) 777 70 75

Как написать идеальный email на английском языке

Электронной почтой как средством коммуникации пользуются миллионы людей во всем мире. И не зря! Во-первых, информация передается мгновенно. Во-вторых, ты можешь общаться с людьми и компаниями не только в своей стране, но и за ее пределами. Чтобы составить сильный, понятный и эффективный email, необходимо развить навыки письменной речи. Они помогут получить работу за рубежом, поступить в университет, завести и поддерживать отношения с друзьями-иностранцами — и это далеко не полный список. В этой статье мы предлагаем полезные советы по написанию идеального письма на английском языке!

Изучаешь немецкий? В одном из постов мы рассказываем, как писать электронные письма на немецком языке.

Общие советы по написанию писем на английском

Не забудь про тему!

Тема письма — первое, что видит твой адресат. Хорошая тема содержит однозначный посыл, обозначает содержание письма или то, по какой причине оно было написано. И все это нужно донести через минимум слов, чтобы сразу привлечь внимание собеседника. Если тема прописана смутно или отсутствует вовсе, получатель может удалить письмо, даже не открывая!

Стиль и тон

Предложения в письме на английском языке всегда понятные и короткие. Разбей текст на абзацы так, чтобы в каждом обсуждался только один вопрос. Письмо будет проще читать, ведь оно станет менее перегруженным. Часто при цифровой коммуникации есть риск не понять собеседника, но четкость подачи поможет этого избежать. Тон делового письма должен быть вежливым, тактичным и учтивым. В конце концов, человек тратит на твое сообщение собственное время.

Подпись

В формальной и деловой переписке очень полезна личная подпись с важной для получателя информацией. А еще она заметно поднимет твой профессионализм в глазах читателя! В подписи можно указать имя и фамилию, должность и ссылки — например, на личный вебсайт, сайт компании и твой профиль в LinkedIn.

Семь раз проверь, один раз отправь!

Дважды, нет, трижды вычитай электронное письмо на предмет опечаток, грамматических и пунктуационных ошибок. Их несложно пропустить, даже когда пишешь на родном языке! Если связываешься с университетом или потенциальным работодателем, важно убедиться в абсолютной безупречности письма. Ты же не хочешь создать образ непрофессионального или просто небрежного человека? Здесь очень пригодятся специальные программы для проверки орфографии или помощь носителя английского языка. А еще обязательно посмотри, правильно ли написаны адреса всех получателей!

Как написать идеальный email на английском языке

Вкратце, структура электронного письма на английском выглядит следующим образом:

  • Приветствие
  • Small talk (необязательно)
  • Вступление
  • Основная часть
  • Заключение

Приветствие

В рамках неформального общения, когда ты хорошо знаешь человека, письмо может начинаться простым «Hey [имя]» или «Hi [имя]» (Привет, …).

В формальных или деловых письмах на английском языке нужно использовать приветствие «Dear [обращение] [фамилия]» (Уважаемый …) или «Hello [обращение] [фамилия]» (Здравствуйте, …). Например, «Dear Mr. Smith» (Уважаемый г-н Смит).

Важно: Сразу после имени или фамилии получателя в таких приветствиях нужна запятая.

Если ты не знаешь имени адресата, используй «To Whom It May Concern:» (буквально «тем, кого это касается»). Обрати внимание, что все слова в этой фразе пишутся с заглавной буквы и в конце ставится двоеточие.

Small talk

Small talk — это короткий разговор на общие темы. Обычно он уместен в переписке с хорошим знакомым, особенно в неформальном общении. Эта часть выстаивается сразу после приветствия либо перед заключением. В качестве примеров можем привести вопросы о семье, общем друге или хобби, которое вас объединяет.

Вступление

Если пишешь кому-то впервые, лучше четко указать причину. Она должна соответствовать теме письма. Сначала можно кратко представиться, а затем воспользоваться, например, одной из следующих фраз: «I am writing with regard to…» (Я пишу по поводу…), «I am writing to let you know…» (Я пишу, чтобы вам сообщить о…), «I am writing in response to…» (Я пишу в ответ на…).

Основная часть

Не существует единой формулы для основной части, потому что ее содержание целиком зависит от обстоятельств. Здесь важно не растягивать предложения, понятно доносить содержание и делить текст на абзацы.

Заключение

Правильное заключение основано на том, какое действие, по-твоему, должен предпринять получатель письма. Это может быть «I look forward to hearing from you soon» (Я нетерпением жду вашего ответа), «Thank you in advance» (Заранее спасибо) или «For further information, please do not hesitate to contact me» (Не стесняйтесь обращаться ко мне за подробностями). Затем на отдельной строке следует написать «Best regards», «Kind regards» (С наилучшими пожеланиями) или «Yours sincerely» (Искренне ваш), и еще ниже — свои имя и фамилию.

Для неформальных писем правил поменьше. В этом случае подходят фразы «Thanks» (Спасибо), «See you soon!» (До скорого!) или даже короткое предложение, вроде «I’m really looking forward to meeting you in person» (Мне не терпится познакомиться вживую). Подписаться можно просто именем, без фамилии.

Вот и все секреты идеального электронного письма на английском языке. И еще раз напомним: внимательно проверяй текст перед отправкой!

— | Learn English | A course on letter writing

,

Вы находитесь в разделе

сайта Русской службы Би-би-си. Здесь мы публикуем учебные материалы, интерактивные проекты, истории о культуре и традициях англоязычных стран.


Как грамотно составить деловое письмо на английском? Какие выражения типичны для деловой переписки? Об этом, друзья, вы часто спрашиваете нас в своих письмах.

Контакты в деловом мире нередко начинаются именно с писем. Поэтому этикет переписки имеет огромное значение.

Какие же правила нужно учитывать при составлении деловых писем по-английски?

Когда письмо пишется на бланке организации, на нем, как правило, уже указаны реквизиты отправителя. В этом случае слева следует напечатать адрес получателя.

Примеры написания адреса:


Mr A Harper
‘E’ Division Headquarters
Hessle Police Station
Hessle High Road
Hull HU4 7BA
UK

или


Ms Julia Fedotova
30 Novokuznetskaya Str.
Apt. 12
Moscow 115054
Russia

Если бланка нет, адрес отправителя пишется в правом верхнем углу листа. Затем ниже, после пробела слева указывается адрес получателя.

Под адресом получателя, после пробела указывается дата написания письма, затем вновь пробел, после чего следует обращение.


Примеры обращений:

  • Dear Mr Brown /Dear Mrs Langton /Dear Ms Kay , etc.
  • Другие возможные варианты:

  • Your Excellency — Ваше Превосходительство (так следует обращаться к послу)
  • Your Majesty — Ваше Величество (обращение к королю/королеве)
  • Your Royal Highness — Ваше Королевское Высочество (употребляется в отношении членов королевской семьи)
  • Dear Mr President — Уважаемый господин президент
  • В деловой переписке также используют выражение

  • To whom it may concern (в ситуациях, когда у пишущего нет возможности узнать имя, пол и должность человека, к которому обращаются с просьбой). Речь может идти и об информационных письмах, адресованных большому числу людей/учреждений, о претензиях в адрес предприятий и организаций.

  • Довольно часто в этих же случаях употребляют обращение

  • Dear Sir/Madam
  • В деловых бумагах встречаются такие выражения и фразы:

  • I am writing to acknowledge receipt of your letter — я пишу, чтобы подтвердить получение вашего письма
  • to ask for assistance — попросить о содействии
  • I regret to say that — к сожалению, вынужден сказать, что…
  • from the documents which I am enclosing — из документов, которые я прилагаю
  • The purpose of this letter is to keep you informed of the situation — цель данного письма — держать вас в курсе происходящего
  • There is no vacancy available at the moment. — В настоящий момент у нас нет вакансии.
  • We will place your name on our files and contact you should a vacancy occur. — Мы внесем ваше имя в нашу базу данных и свяжемся с вами, если вакансия появится.
  • При составлении делового письма нужно помнить, что даже в случае, если ваш ответ на чью-либо просьбу отрицательный, тон письма должен быть вежливым, например:

  • Please accept my apologies for sending such a negative reply to your kind enquiry
  • В конце письма, перед подписью используют устойчивую форму вежливости:

  • Yours sincerely — Искренне ваш(а) (если имя получателя известно)
  • или

  • Yours faithfully (если речь идет о письмах с обращением Dear Sir/Madam).
  • Примеры деловых писем:

    Oб особенностях деловой переписки читайте также

    Также в разделе Learning English:

    правила написания в бумажном и электронном виде / TeachMePlease

    Знание правил официальной переписки на английском пригодится для заявок на поступление в зарубежную школу или университет, поездку на летнюю или зимнюю школу за границу, сдачи ЕГЭ, переписки с зарубежными партнёрами. В статье мы расскажем, как написать деловое письмо или e‑mail на английском языке.

    Структура бумажного письма

    Есть девять обязательных элементов, без которых не обойтись при написании официального письма на английском языке:

    Образец структуры делового письма

    Адрес отправителя: первое, что указывается в письме – это ваш адрес. Его пишут в правом верхнем углу листа.

    Дата: под адресом вы указываете дату составления письма. Не забудьте пропустить строку между адресом и датой.

    Адрес получателя: после даты пишется адрес получателя. Он располагается в левой половине письма ниже адреса отправителя и даты написания письма.

    Приветствие: Расположено под адресом получателя. Над и под приветствием сделайте отступ размером в строку.

    Тема письма: как и e‑mail, официальное письмо должно иметь тему или причину, по которой вы обращайтесь к получателю.

    Основная часть: здесь находится основной текст письма. Запомните правило: одна мысль – один абзац. В конце основной части обозначьте, какие действия вы ожидаете от адресата после того, как он получит письмо.

    Заключение: перед заключением не забудьте сделать отступ. Подробнее о том, как правильно закончить письмо, читайте далее.

    Подпись: подпись ставится после заключительной фразы вашего письма вручную.

    Ваше имя печатными буквами: под подписью укажите имя и фамилию.

    Как написать приветствие

    Начните официальное письмо с обращения «Dear». Запрещены слова вроде «hi» или другие неформальные приветствия. Если вы хотите сделать письмо более строгим, не обращайтесь к адресату по имени, ограничьтесь фамилией. В некоторых ситуациях обращение по имени допустимо: если вы знаете человека лично или он настоял на обращении по имени. В остальных случаях, придерживайтесь следующих правил:

    • Sir и Madam – начните письмо с обращения «Dear Sir or Madam» в случае, если не знаете имя получателя: когда вы пишете в администрацию университета и не знаете, кто прочтёт письмо.
    • Mr, Mrs, Dr и др. – когда знаете имя получателя, обращайтесь к нему по фамилии с использованием титула или звания, если таковые имеются. Если адресат мужчина используйте сокращение Mr.+фамилия: «Mr. Smith», если женщина – сокращение Ms.+фамилия – «Ms.Smith». Исключение составляют случаи, когда вы знаете, что получатель имеет титул или звание, например «Dr.Smith» или «Captain Smith».

    Как написать заключение

    Есть несколько способов закончить письмо:

    • Yours faithfully – используется, если вы начали письмо словами «Dear Sir or Madam».
    • Yours sincerely – пишется, если в начале письма вы обратились к адресату по имени.
    • Yours truly – используется, если вы знакомы с получателем, но не встречались в реальной жизни. Обращение используется в основном в Америке.

    Не забывайте, что в конце заключительной фразы должна стоять запятая.

    Правила написания электронных писем

    Электронные письма считаются менее формальными, чем бумажные, но это не значит, что в них можно использовать фамильярные выражения или сленг. Вы должны быть вежливыми, даже если в форме письма допускаются некоторые вольности.

    Обязательные пункты в электронном письме:

    Ваш e‑mail адрес

    Заведите отдельный ящик для профессиональных целей, таких как написание писем в приёмную комиссию университета или потенциальным работодателям.

    Адрес со смешным названием не произведет впечатление на адресата, он может не воспринять ваше письмо всерьез. Воспользуйтесь следующим шаблоном для e‑mail адреса: имя.фамилия[email protected]

    Тема

    В этой строке нужно кратко изложить суть электронного письма. Не делайте описание слишком подробным – укажите главное. Данная строка играет важную роль – именно она может привлечь внимание получателя и выделит ваше письмо среди других.

    Избегайте в теме письма слов «Urgent!» или «Attention!», если ваша ситуация не требует незамедлительного ответа. Если вы пишете, что письмо срочное, а это на самом деле не так, это разозлит получателя.

    Приветствие

    Если вы хотите придерживаться официального стиля в электронном письме, то придерживайтесь рекомендаций для официального бумажного письма.

    Если вы уже вели переписку – обратите внимание, как человек подписывал письма: письмо было подписано именем и фамилией – придерживайтесь такого же формата при обращении. Запомните, что обращаться к адресату нужно также, как он обращается к вам: если его письмо начинается с «Dear», ваш ответ также должен начинаться с этого слова. Если письмо начинается с «Hi», вы вправе ответить также.

    Другим вариантом приветствия, который можно отнести как к формальному, так и неформальному, является «Good day» и «Good evening». Оно чуть более дружественное и личное, нежели «Dear».

    В случае менее официального общения, допускается поприветствовать адресата словами «Hello» или «Hi».

    Подпись

    Электронные письма носят более неформальный характер, чем бумажные, поэтому подпись «Yours sincerely» будет смотреться странно. Если вы начали электронное письмо в более официальном стиле, то имеет смысл придерживаться его до конца.

    Если вы использовали неформальное приветствие, выберите один из вариантов:

    – Best wishes,

    – Kind regards,

    – Best regards,

    – All the best,

    – Thanks,

    – Many thanks,

    Последние два больше подходят для случаев, когда вы обращаетесь к получателю с просьбой или намерением узнать ответ на вопрос. Не забудьте, что в конце каждой из этих фраз должна стоять запятая.

    Если у вас настроен шаблон, который ставится в конце электронных писем автоматически, убедитесь, что его содержание является приемлемым для вашего адресата. Забавные подписи и картинки недопустимы для использования в официальном письме.

    Правила хорошего тона

    Ещё 4 совета по написанию официального письма:

    • Не используйте разговорную лексику и сленг.
    • Пишите по делу: если хотите, чтобы ваше письмо дочитали до конца, излагайте мысли короче и яснее.
    • Перечитывайте письмо перед тем, как отправить: там не должно быть ошибок – они могут подорвать ваш профессиональный имидж!
    • При написании электронных писем, старайтесь без необходимости не прикреплять документы, а также не использовать смайлики и эмоджи 🤓.

    Мы надеемся, что данные советы помогут показать себя профессионалом в деловой переписке.

    Хотите знать больше? Записывайтесь на курсы и индивидуальные занятия по английскому языку!

    Электронное письмо на английском языке: структура, оформление — Englishhobby.

    ru
    Уважаемые посетители сайта www.englishhobby.ru! На этой странице вы найдете материалы по следующим темам: Электронное письмо. Деловое электронное письмо. Письмо по электронной почте. Как написать электронное письмо. Подпись в электронном письме. Правила электронного письма. Деловое электронное письмо. Электронное письмо на английском. Оформление электронного письма. Написание электронного письма. Правила написания электронного письма. Как писать электронное письмо. Как подписать электронное письмо. Официальное электронное письмо. Электронное письмо на английском языке. Правила оформления электронного письма. Создание электронного письма. Как оформить электронное письмо. Структура электронного письма. Этикет электронного письма. Как правильно написать электронное письмо. Официальное электронное письмо.

    Электронное письмо на английском языке: структура, оформление

    Главными преимуществами электронной почты (e-mail) по сравнению с обычной почтой, или snail-mail,  «улиточной» почтой, как её в шутку называют по-английски, являются ее скорость и прямая, без посредников, связь с адресатом. Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа или ожидаем от адресата каких-либо быстрых действий. Независимо от того, является ли электронное письмо формальным или неформальным, оно должно иметь четкую логичную структуру. Электронное письмо должно быть коротким и содержать понятную  адресату информацию об основном содержании сообщения.

    Электронный адрес

    В верхней строке формы электронного сообщения вводится адрес электронной почты (e-mail address). Следите за его правильностью, так как при отсутствии всего одного подчеркивания или точки письмо не дойдёт до адресата.

    Тема

    Тема электронного письма (subject line) – важная составляющая его структуры. Иногда можно слышать мнение, что в неофициальной переписке тему указывать необязательно. Однако этикет современного электронного письма требует, чтобы тема в нем была, независимо от того, кому предназначено сообщение. Наличие темы – дополнительный знак, показывающий заинтересованность пишущего в установлении хороших отношений с адресатом. Соответственно, отсутствие темы в электронном письме – знак пренебрежения адресатом.

    Приветствие

    Так же, как и при написании обычного письма, электронное письмо на английском языке начинается с формального или неформального приветствия. Форма приветствия определяется во многом тем, знаком ли вам человек, к которому вы обращаетесь в письме, и каков уровень этого знакомства. Если вы незнакомы с адресатом лично, но знаете его имя, обращайтесь к нему Mr / Mrs / Ms (обращение Ms, в отличие от Mr и Mrs, не является аббревиатурой и используется по отношению к женщине, чье семейное положение вам неизвестно). Обращение Dear Sir or Madam используется в случае, если вам неизвестен пол лица, к которому обращаетесь, например, если вы пишете письмо о приеме на работу в компанию и вам известна только должность адресата. Если же вы уже встречались с человеком и обращались к нему по имени, такая же форма обращения допустима и в электронном письме. Иногда, в процессе обмена сообщениями e-mail, если переписка носит длительный характер, можно обращаться к адресату просто по имени.

    Первое предложение

    Первое предложение в электронном письме на английском языке должно начинаться с большой бувы, независимо от того, поставили ли вы запятую после приветствия (наличие или отсутствие запятой после приветствия – дело вашего личного выбора). Более формальное письмо на английском языке может начинаться, например, так: I’m writing to …. (сообщение о цели письма). Пример начала менее формального письма: Just a quick note to…

    Заключение

    В заключении следует указать, какие действия вы ожидаете от собеседника. Например: Looking forward to your reply. (более формальное заключение) или Hope to hear from you soon (дружеское завершение письма в разговорном стиле). 

    Вежливая концовка письма

    Как и в обычном письме, концовка может быть формальной (Yours sincerely, если вы обращались к адресату по имени или фамилии) универсальной (Regards / Best wishes – эти формулы подходят как для формальных, так и для неформальных писем) или разговорной, неформальной (например, Love / Yours / Bye / the Best / Best или просто имя или инициалы отправителя, например: Jane / Tom). Запятая после концовки письма ставится в случае, если вы поставили ее в начале письма после обращения (например, Dear Sir, ……..  Regards,). Если же вы не ставили запятую после обращения, то не следует ее ставить и в концовке.

    Вложения

    Вложения прикрепляются нажатием соответствующей «кнопки» (Прикрепить документ) под текстом электронного письма. Следует обязательно указывать в самом тексте письма о том, что в нем есть вложения. Например: Enclosed is…

    Следуя этим простым правилам, вы сможете правильно оформить электронное письмо на английском языке.

    Деловые письма на английском языке

    Карта сайта

    На главную

    Как написать официальное письмо для студентов KS3 English

    Шаг 1 : Запишите общую цель вашего письма — какова причина вашего письма? Что вы собираетесь делать? Какого результата вы хотите?

    Шаг 2 : Выделите маркером основные моменты, которые вы хотите сделать (запишите любые ключевые слова, которые вы, возможно, захотите использовать). В конечном итоге это может быть то, что вы говорите в каждом абзаце.

    Например:

    • Пишу для подачи заявки на вакансию, поясняю, что прилагаю свое резюме для рассмотрения
    • Пригласите их на свяжитесь с нами, если у них есть какие-либо вопросы или они хотели бы получить дополнительную информацию.

    Шаг 3 : Запишите, как вы собираетесь начать и закончить свое письмо — у вас есть имя получателя? Если да, напомните себе, что вам нужно закончить письмо словами «С уважением».Если нет, напомните себе, что вам нужно закончить словами «С уважением».

    Шаг 4 : Составьте свое письмо, подумав о том, где вы размещаете свои адреса и дату. Убедитесь, что вы были ясны и оставались профессиональными и формальными на протяжении всего процесса, при необходимости редактируя.

    Шаг 5 : Вычитайте письмо, проверяя орфографию, пунктуацию и грамматику на предмет ошибок.

    букв | Академическое письмо на английском языке

    Несмотря на то, что большая часть письменного общения сегодня осуществляется по электронной почте, иногда возникает необходимость написать правильное письмо . Письмо обычно отправляется за пределы организации. Это среда, через которую организация или бизнес могут общаться с другой организацией или бизнесом. Поскольку так много общения осуществляется через электронную почту, правильные письма считаются более формальными, важными и постоянными. Типичное использование письма — это контракты, предложения и заявки.

    Формат письма зависит от способа его печати и форматирования. Два разных способа форматирования письма: полный блок и незаблокированный формат (Björk & Räisänen 1997).Полный формат блока означает, что текст с его абзацами выровнен (на одном уровне) с левым полем, в начале абзаца не используются отступы, а дата, приветствие и приветственное закрытие также выровнены по левому краю с остальной частью текст. С другой стороны, в незаблокированном формате заголовок, дата и дополнительное закрытие имеют отступ примерно на две трети страницы, тогда как все остальные компоненты выровнены по левому краю. Однако абзацы имеют отступ. Чтобы увидеть примеры двух форматов, нажмите на ссылки ниже:

    Старая пословица «первое впечатление остается последним» применима не только к внешнему виду в деловом мире, но и к письму.Выбор приветствия (приветствие) и закрытия (окончание) во многом зависит от цели переписки и знакомства получателя. Ниже приведены таблицы с примерами приветствий и закрытий со сравнением вариантов британского и американского английского.

    Академические звания

    *

    Приветствие (приветствия / открытие)

    Кому:

    Британский английский

    Американский английский

    Узнать титул

    Узнать титул

    Профессор (контакт неизвестен)

    Уважаемый профессор Смит

    Уважаемый профессор Смит

    Врач (контактное лицо неизвестно)

    Уважаемый д-р Смит

    Уважаемый д-р. Смит

    Официальные случаи

    Узнайте имя

    Узнайте имя

    Имя и пол неизвестны

    Для кого это может касаться

    Кого это может касаться

    Мужчина (имя неизвестно)

    Уважаемый господин *

    Уважаемый господин *

    Женщина (имя неизвестно)

    Уважаемая госпожа *

    Уважаемая госпожа *

    Пол (неизвестен)

    Уважаемый господин / госпожа *

    Уважаемый господин / госпожа *

    Женщина ( женат или вдовец)

    Уважаемая миссис Смит

    Уважаемая миссисСмит

    Женщина (не замужем)

    Мисс Смит
    Мисс Смит **

    Мисс Смит
    Мисс Смит **

    Женщина (семейное положение неизвестно )

    Г-жа Смит **

    Г-жа Смит **

    Мужчина

    Уважаемый г-н Смит

    Уважаемый г-н Смит

    Супружеская пара

    Уважаемые г-н и миссис Смит

    Уважаемый г-н. и миссис Смит

    Супружеская пара, разные имена

    Уважаемые мистер Смит и миссис Джонс

    Уважаемые мистер Смит и миссис Джонс

    Пара, не состоящая в браке

    Уважаемый мистер Смит и мисс / мисс Джонс

    Уважаемые мистер Смит и мисс / мисс. Джонс

    Коллеги

    Физические лица

    Уважаемый

    Уважаемый

    35

    Hi

    Hi

    Группы

    Уважаемые коллеги

    Уважаемые коллеги

    2 Уважаемые все 900 Все

    Friendly

    Hi

    Hi

    Друг или знакомый

    мне известно

    Уважаемый Терри

    Уважаемый Терри

    Hi

    Hi

    Hi

    Hi ***

    * Ms произносится как [mz] — используется, когда женщины предпочитают нейтральный титул
    ** Избегайте сексистских и высокопарных заголовков, таких как «Дамы и господа».
    *** Может значительно отличаться в зависимости от родства Выбор правильного закрытия во многом зависит от формальности вступительного приветствия. Ниже приведены примеры типичных приветствий, сочетающихся с их типичным завершением; однако есть и другие варианты, менее распространенные и менее формальные, которые не используются в деловой или университетской письменной форме.

    0 Dear50

    Приветствие

    Закрытие

    Британский английский

    Американский английский

    С уважением

    С уважением

    Уважаемый господин / госпожа / госпожа / доктор / профессор

    С уважением

    С уважением

    С уважением

    Уважаемый Джон

    (С) С наилучшими пожеланиями

    С уважением

    С уважением

    Всего наилучшего

    (С) С наилучшими пожеланиями

    С уважением

    С уважением

    Неформальный ***

    90 034 Спасибо

    Ура

    Большое спасибо

    Спасибо

    Большое спасибо

    *** Может значительно различаться в зависимости от родства. Ниже приводится банк фраз, обычно используемых при написании английских букв. Каждый заголовок представляет собой причину написания, за которой следует маркированный список фраз.

    Начало / открытие письма

    • Мы пишем , чтобы сообщить вам, что …
      для подтверждения
      для запроса
      для запроса о …
    • Я связываюсь с вами по следующей причине .
    • Я недавно читал / слышал о ______ и хотел бы знать
    • Увидев вашу публикацию в ______, я хотел бы
    • Я бы заинтересовался (получение / получение) …
    • Я получил ваш адрес от _______ и хотел бы
    • Я пишу , чтобы сообщить вам о …

    Ссылаясь на предыдущий контакт

    • Спасибо за письмо от 13 ноября.
    • Спасибо, что обратились к нам .
    • В ответ на ваш запрос …
    • Спасибо за ваше письмо относительно
    • По поводу , наш вчерашний телефонный разговор …
    • В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе. ..
    • Было очень приятно встретить вас в Дании в прошлом месяце.
    • Мне понравилось, пообедал с вами на прошлой неделе на конференции.
    • Я просто хотел бы подтвердить основных пунктов, которые мы обсуждали на встрече во вторник.

    Оформление запроса

    • Мы были бы признательны , если бы вы …
    • Я был бы признателен , если бы вы могли …
    • Не могли бы вы, , пришлите мне …
    • Не могли бы вы, возможно, сообщить нам / дайте нам …
    • Кроме того, я хотел бы, чтобы . ..
    • Было бы полезно , если бы вы могли прислать нам…
    • Меня интересует (получение / получение …)
    • Я был бы признателен за ваше немедленное внимание к этому вопросу.
    • Пожалуйста, дайте мне знать , какие действия вы предлагаете предпринять.

    Предлагаем помощь

    • Мы будем рады
    • Хотите, чтобы нас …
    • Мы вполне готовы
    • Наш университет будет доволен в…

    Давать хорошие новости

    • Мы рады сообщить , что …
    • Я рад сообщить вам , что …
    • Вам будет приятно узнать , что …

    Сообщать плохие новости

    • Мы, , с сожалением сообщаем вам, что …
    • Я боюсь, что невозможно . ..
    • К сожалению мы не можем
    • После тщательного рассмотрения мы решили (не) …

    Жалоба

    • Я пишу , чтобы выразить свое недовольство
    • Я пишу , чтобы пожаловаться на . ..
    • Обратите внимание на , что ________ не было поставлено.
    • Мы, , с сожалением сообщаем вам, что ________ теперь значительно просрочено .
    • Я хотел бы, чтобы запросил о понесенных затратах, которые кажутся необычно высокими.

    Прошу прощения

    • Приносим свои извинения за задержку с ответом …
    • Я сожалею о любых неудобствах причиненных
    • Я хотел бы извиниться за (задержка / неудобства)
    • Еще раз прошу прощения, , за неудобства .

    Заказы

    • Спасибо за предложение
    • Мы рады разместить заказ с…
    • Мы хотели бы отменить. ..
    • Пожалуйста, подтвердите получение о f …
    • Я рад, что подтвердите получение
    • Ваш запрос будет обработан как можно быстрее.
    • потребуется около (трех) недель , чтобы обработать ваш
    • Мы можем дать гарантии
    • К сожалению, этих вариантов больше нет

    Цены

    • Пожалуйста, пришлите нам вашего прайс-листа.
    • В приложении вы найдете нашего последнего каталога и прайс-листа.
    • Обратите внимание, , что наши цены могут быть изменены без предварительного уведомления.
    • Мы с удовольствием приложим к приложению с подробным предложением.
    • Мы можем сделать вам твердое предложение
    • Наши условия оплаты следующие:

    Что касается оплаты

    • Наши записи показывают , что мы еще не получили платеж в размере …
    • Согласно нашим данным
    • Пожалуйста, отправьте платеж как можно скорее.
    • Вы получите кредит-ноту на на сумму

    Прилагаемые документы

    • Я прилагаю
    • Пожалуйста, найдите прилагаемую
    • Вы получите найти прилагается

    Заключительные замечания

    • Если мы сможем оказать любую дополнительную помощь , пожалуйста, дайте нам знать
    • Если я могу помочь каким-либо образом , пожалуйста, , не стесняйтесь, свяжитесь со мной
    • Если вам требуется дополнительная информация . ..
    • Для подробнее
    • Спасибо за , принимая это во внимание
    • Спасибо за вашу помощь .
    • Мы надеемся, что вам понравилась эта компоновка .
    • Мы надеемся, что вы сможете решить этот вопрос к нашему удовлетворению
    • Мы надеемся, что сможем решить этот вопрос к вашему удовлетворению

    Обращаясь к будущему

    • Мы, , надеемся на успешных рабочих отношений в будущее
    • Мы были бы (очень) довольны
    • Я был бы счастлив иметь возможность

    Обращаясь к будущему контакту

    • Я с нетерпением жду встречи с нетерпением вас на следующей неделе
    • С нетерпением жду , чтобы услышать от вас
    • С нетерпением жду, , чтобы получить ваших комментариев
    • Я с нетерпением жду встречи вас 13-го числа
    • Я был бы признателен за ответ при первой возможности .

    【решено】 Как написать письмо на английском

    Как мне написать официальное письмо?

    Как написать официальное письмо

    1. Настройте шрифт и поля.
    2. Создайте заголовок.
    3. Напишите свое приветствие.
    4. Используйте абзацы основного текста, чтобы указать причины, по которым написал .
    5. Добавьте заключительный абзац основного текста и подпись.
    6. Упомяните и добавьте свои вложения.
    7. Вычитайте и отправьте свое письмо .

    Как написать новое письмо?

    Начните с официального приветствия, например «Уважаемый господин / госпожа», если вы не знаете имени человека. Будьте вежливы и конкретны. Если вы запрашиваете информацию, просто укажите «Я запрашиваю информацию о». Кратко объясните, почему вы пишете , , письмо .

    Как написать официальное письмо на английском языке?

    Как написать официальное письмо

    1. Начните с буквы . Начните букву с вашего адреса в правом верхнем углу страницы, а также адреса и имени человека, которому вы пишете, в верхнем левом углу.
    2. Написание буквы . Ваше письмо не должно быть длинным, но четким.
    3. Расписывание.

    Что такое формальный пример письма?

    Официальное письмо : Официальное письмо — это письмо, написанное на упорядоченном и общепринятом языке в соответствии с определенным установленным форматом .Пример официального письма — это написание заявления об отставке письмо руководителю компании с указанием причины отставки в том же письме .

    Какие бывают 3 типа писем?

    Какие 3 типа письма ?

    • Официальные Письма .
    • Неофициальные Письма .
    • Полуформальный Письма .

    Какие бывают 2 типа букв?

    Давайте сначала поймем, что существует двух типов письма , а именно формальных писем и неформальных писем .

    Какие два вида официальных писем?

    Типы официальных писем

    • Письмо с запросом.
    • Приказ Письмо .
    • Письмо Жалобы.
    • Ответ на письмо с жалобой.
    • Акция Письмо .
    • Продажи Письма .
    • Восстановление Письма .

    Как начать букву, если вы не знаете имени?

    Если вы не знаете имя человека , вы пишете кому, начинаете с Уважаемый господин или Уважаемый господин или госпожа или дорогая госпожа и заканчиваете свое письмо словом «С уважением», за которым следует Ваше полное имя и обозначение.

    Как начать трудное письмо?

    В сложном письме сообщение обычно простое: «Извините». «Спасибо.» Напишите это, немного уточните, и у вас будет заметка. Просмотрите письмо . Дайте любому потенциально колючему письму постоять день, прежде чем отправлять его по почте. Покажите это тому, кому вы доверяете, и спросите откровенное мнение.

    Как начать деликатное письмо?

    Будьте ясны, точны и кратки.Не используйте громкие слова, косвенные фразы или «слишком приятные» формулировки, потому что они могут раздражать получателя. Просто изложите факты и другие детали прямым и понятным языком.

    Лучше написать письмо или поговорить лично?

    Иногда написание письма — это лучший способ открыть дверь для личного разговора. Иногда, когда записывает букву , вы можете глубже понять, что на самом деле с вами происходит, что является отличным делом, прежде чем вы поговорите с кем-то .

    Как написать сердечное послание?

    Подумайте, что именно вы хотите написать в своем письме . Определите эмоции, которые вы испытываете в связи с различными обстоятельствами или ситуациями, которые вы хотите включить. Напишите краткое начало в начале буквы . Вы можете спросить, как себя чувствует получатель письма или что она делала в последнее время.

    Как написать эмоциональное письмо?

    Ключ к написанию письма на ваши эмоции — это передача ваших мыслей и чувств .Для этого задайте себе преднамеренные вопросы о том, как эта конкретная эмоция недавно появилась в вашей жизни. Затем запишите ответы, как если бы вы разговаривали с самой эмоцией .

    Как написать образец письма?

    Пример формата письма

    1. Контактная информация (Включите свою контактную информацию, если только вы не пишете на фирменном бланке, который уже включает его.) Твое имя. Ваш адрес.
    2. Дата.
    3. Контактная информация (Физическое лицо или компания, которой вы пишете ) Имя. Заголовок.
    4. Приветствие (Приветствие Примеры )
    5. Тело Письма .
    6. Закрытие.
    7. Подпись.
    8. Машинная подпись.

    Какие 5 частей дружеского письма?

    В этом раздаточном материале выделено 5 частей дружеского письма — заголовок, приветствие, основной текст, закрытие и подпись.

    Как долго длится дружеское письмо?

    Постарайтесь включить как минимум 3–4 предложения. Дружественные письма — это форма случайной переписки, поэтому количество абзацев и предложений в абзаце может сильно различаться. Обратите внимание на отсутствие интервалов между абзацами и использование отступов для обозначения начала нового абзаца.

    Как написать деловое письмо, которое не останется без внимания

    В наши дни написание письма может показаться совершенно архаичным.Я имею в виду, люди вообще больше отправляют почту? Или они общаются только через электронную почту и сообщения?

    Однако в деловом мире письма по-прежнему имеют решающее значение для сотрудничества. Чтобы убедить кого-то предложить вам работу, вам нужно написать убедительное сопроводительное письмо. А чтобы убедить кого-то выступить на мероприятии вашей компании, вам нужно написать захватывающую презентацию.

    Многие профессионалы упускают из виду важность написания качественных деловых писем, потому что они кажутся устаревшими.В результате большинство людей на самом деле не знают, как их написать.

    К счастью, если вы находитесь в одной лодке, мы вас прикрыли. Ниже мы научим вас, как составить убедительное деловое письмо для любых целей и ситуаций.

    Как оформить деловое письмо

    1. Напишите дату и имя получателя, компанию и адрес.
    2. Выберите профессиональное приветствие, например «Дорогой».
    3. Создайте захватывающее вступление.
    4. Укажите свои намерения в основном тексте письма.
    5. Завершите свое письмо убедительным призывом к действию.
    6. Выберите профессиональное закрытие, например «С уважением».
    7. Физически подпишите письмо своей подписью.
    8. Введите свое имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

    Чтобы научить вас писать деловое письмо более подробно, чем приведенный выше фрагмент, давайте взглянем на письмо, которое я написал Дхармешу Шаху, техническому директору HubSpot, когда я был студентом колледжа с широко открытыми глазами, пытаясь убедить его выступить на моя школа.

    Я проанализирую самые важные части своего письма — введение, основной текст и призыв к действию — и объясню, как и почему они могут усилить ваши деловые письма.

    Пример делового письма

    1 октября 2016 г.

    Дхармеш Шах

    HubSpot

    Первая улица 25,

    Кембридж, Массачусетс 02141

    Уважаемый господин Шах,

    Когда мой первый год обучения в колледже закончился, мне посчастливилось работать стажером по цифровому маркетингу в стартапе под названием SlideBatch.Они выводили на рынок новый инструмент контент-маркетинга, и моя работа заключалась в том, чтобы применить этот инструмент к маркетинговым кампаниям их клиентов в социальных сетях и доказать, что SlideBatch является эффективным маркетинговым решением. Я был так взволнован, чтобы приступить к работе, но у меня была одна небольшая проблема. Я не знал, что такое контент-маркетинг. Итак, я провел небольшое исследование в Интернете и обнаружил маркетинговый блог HubSpot.

    Перенесемся на полтора года вперед, а я все еще читаю маркетинговый блог HubSpot и использую его идеи на своей третьей стажировке по цифровому маркетингу.Чтение ваших блогов изменило мою жизнь. Я поступил в колледж, полагая, что финансовое консультирование — это моя судьба. Но, узнав о философии входящего маркетинга HubSpot — о том, как помощь людям — лучший способ повысить доверие к бренду и повысить вовлеченность — меня зацепило. Вскоре после того, как моя стажировка в SlideBatch закончилась, я решил заняться цифровым маркетингом вместо финансовых консультаций. С тех пор я не оглядывался.

    Влияние HubSpot на мою жизнь — это причина, по которой я пишу вам сегодня. Я уверен, что если бы вы рассказали в моей школе, Университете ДеПау, о своей жизни, HubSpot и философии входящего маркетинга, были бы сотни нерешительных студентов, которые начали бы заниматься цифровым маркетингом. Я знаю это, потому что серия DePauw’s McDermond Speaker Series — одна из лучших платформ для бизнес-лидеров, чтобы продемонстрировать свою страсть к своей отрасли, компании и работе. Брэд Стивенс из Boston Celtics, Энджи Хикс из Angie’s List и Билл Расмуссен из ESPN успешно использовали серию динамиков McDermond, чтобы вдохновить следующее поколение бизнес-лидеров мира, и я знаю, что вы тоже можете.

    Для нас будет честью, если вы выступите в нашей школе. Спасибо за ваше время и внимание, и мы с нетерпением ждем вашего ответа!

    С уважением,

    Клиффорд Чи

    ул. Южного Саранчи, 313

    Гринкасл, IN 46136

    555-555-5555

    [email protected]

    Введение (первый и второй абзацы)

    Чтобы мгновенно привлечь внимание Дхармеша и побудить его прочитать оставшуюся часть моего письма, вы заметите, что я не вел стандартное вступление «Я пишу вам сегодня, потому что…». Вместо этого я привлек его рассказом о том, как я открыл для себя HubSpot и как его компания изменила мою жизнь. Я думал, что это будет сильно резонировать с ним, потому что я предполагал, как соучредитель HubSpot, он хотел бы увидеть, как работа его жизни принесла пользу другим.

    В своих деловых письмах необязательно рассказывать историю, чтобы сразу зацепить читателя и убедить его продолжить чтение. Но вы обязательно должны описать, как она повлияла на вашу жизнь. Это то, что действительно привлечет и удержит ее внимание.

    Основной текст (третий абзац)

    После моего представления я быстро понял, почему я пишу Дхармешу — попросить его выступить в моей школе. Личные анекдоты — эффективный способ привлечь читателей, но я бы потерял внимание Дхармеша, если бы не перешел к делу.

    Как только я изложил намерения своего письма, я быстро рассказал о преимуществах выступления в моей школе и укрепил репутацию серии лекций моей школы. Подчеркивая, как выступление в моей школе может вдохновить сотни студентов на использование цифрового маркетинга, и выделяя группу впечатляющих ораторов, к которым мог бы присоединиться Дхармеш, я сосредоточился на дивидендах, которые он получит от выступления оратора серии McDermond, а не на том, какую пользу принесет моя школа. его гостевой внешний вид.

    Итак, пытаетесь ли вы убедить кого-то нанять вас или выступить в вашей школе, вы должны сначала убедить своего читателя в том, что выполнение того, о чем вы его просите, в конечном итоге принесет им пользу и будет в их интересах.

    Призыв к действию (четвертый абзац)

    В моем последнем абзаце я вежливо прошу Дхармеша снова выступить в моей школе. Хотя я уже спрашивал его об этом ранее, важно, чтобы я закончил свое письмо четким следующим шагом. Это дает больше энергии и кристаллизирует желаемое действие в его голове.

    Сильный призыв к действию — важный элемент убедительного делового письма. Потому что, если вы не скажете своему читателю, что делать дальше, вы, возможно, вообще никогда не писали свое письмо.

    Пишу письмо, представляю себя

    При первом письме кому-то вы должны указать:

    A) ваше имя, ваш возраст, город, в котором вы живете, и краткое описание вашей семьи.

    B) Вы также должны включить некоторую информацию о ваших симпатиях и антипатиях, вашем любимом цвете, певце, музыке, ваших увлечениях и т. Д.

    Послушайте, как ваш учитель говорит о себе, и прочитайте текст ниже.

    ОБО МНЕ

    Меня зовут Линда а мне 49 лет. У меня день рождения 7 апреля, мне исполнится 50 в следующем апреле !!!

    Я живу в Бостоне с мужем и дочерью. Моего мужа зовут Петр, ему 47 лет. Старый. Моих дочерей зовут Мэдисон, ей 15 лет. Я учитель в Западной средней школе, и мои дочь ходит в эту же школу. Она учится в 10 классе и очень хорошо ученик.

    Я не очень спортивный человек, но я занимаюсь гимнастикой и пилатесом и хожу танцевать раз в неделю потому что я люблю танцевать! Еще я люблю читать и гулять с друзьями.Мой Любимый цвет — синий, а мой любимый певец — Стинг. Мне очень нравятся все его песни.

    Это я !!

    А теперь прочтите этот текст дочери Линды

    ОБО МНЕ

    Меня зовут Нам с Мэдисон 15 лет. У меня день рождения 7 февраля, так что мне будет 16 Февраль !!!

    Я живу в Бостоне с моими родителями. У меня нет братьев и сестер. Я единственный ребенок в семье. Мой отца зовут Петр, ему 47 лет. Мою мать зовут Линда и ей 49 лет.Она учитель в Западной средней школе, то же самое. школу, в которую я хожу. Я учусь в 10 классе. Я не учусь. не обращай внимания на школу, но я ненавижу делать уроки!

    Я очень спортивный песон, занимаюсь гимнастикой и хожу плавать два раза в неделю. Еще я люблю танцевать. В свободное время люблю гуляю с друзьями, и мне очень нравится ходить в кино. Я тоже люблю музыку. Я могу играть на гитаре и пианино. Мои любимые певцы — Дани Мартин, Джейсон Мраз и Бруно Марс.

    Это я !!


    ДУМАЙТЕ НА СВОЕМ ЧИТАТЕЛЕ !!!! Когда мы пишем, мы хотим, чтобы наши читатели получали удовольствие от того, что мы им рассказываем.Важно помочь им прочитать, сделав наш текст плавным, ясным и аккуратно изложенным. Вот несколько советов для этого!

    • Соедините свои предложения с соединителями вроде «и» или «но». (См. Модель выше)
    • Следите за своими знаками препинания и орфографическим .
    • Упорядочите все свои идеи по второстепенным темам (личные данные, лайки, хобби и т. Д.)
    • Напишите каждую тему в четко разделенном абзаце (с первого взгляда вы можете выделить четыре абзаца в модели выше)
    • Будьте аккуратно и чисто и следи за своим почерком.

    Начало и завершение неформального письма другу.
    Чтобы начать свое электронное письмо или письмо, используйте следующие выражения:
    Дорогая Мэри, / Дорогой друг, / Дорогой друг по переписке,

    Обратите внимание: мы используем запятую после имени !!!

    Чтобы закончить ваше письмо, введите:
    1- Хорошее предложение:

    Я с нетерпением жду вашего ответа
    Я надеюсь получить известие от вас в ближайшее время.

    2- Выражение дружбы:

    С уважением,

    Любовь,

    XXOO (поцелуи и объятия)

    3- Ваше имя или подпись:
    Пабло 914 / Давид


    Как писать официальные электронные письма на английском языке

    Эта статья поможет вам лучше общаться и писать официальные электронные письма на английском языке.

    Электронная почта — одно из наиболее часто используемых средств связи в мире. Они работают быстро, незамедлительно и позволяют взаимодействовать со всеми видами бизнеса в пределах и за пределами страны. На работе, прежде всего, правильное написание официальных электронных писем на английском языке требует определенных навыков, и, учитывая профессиональную ситуацию, важно не совершать ошибок, чтобы произвести хорошее впечатление о себе и своей компании.

    В этой статье вы найдете:

    • Правила написания официальных электронных писем на английском языке
    • Правильный формат использования
    • Примеры официальных электронных писем на английском языке

    Правила написания официальных электронных писем на английском языке Английский

    Чтобы правильно написать электронное письмо на английском, не импровизируйте! Прочтите следующий совет, чтобы избежать серьезных ошибок, которые могут поставить под угрозу успех электронного письма с момента его получения.

    Тема

    Тема — это первая часть информации, которую видят получатели электронного письма, и если оно написано неправильно или неясно, оно может подтолкнуть читателя к его удалению, даже не открывая! Поэтому важно с самого начала дать ясное и точное сообщение, указав содержание или причину написания двумя или тремя словами, которые привлекают внимание получателя.

    Стиль

    В отличие от многих других языков, которые требуют длинных сложных предложений в формальном письменном контексте, английский очень лаконичен и предпочитает короткие предложения и простую структуру.Убедитесь, что вы разбили текст на два или три абзаца — это позволит читателю быстро увидеть ключевые моменты.

    Формулы вежливости

    Когда вы пишете электронное письмо на английском, вы не только используете другой язык, но и попадаете в другую культуру с другими привычками. Англосаксы в целом уделяют много внимания формам вежливости и благодарности, поэтому никогда не забывайте добавлять их.

    Проверьте электронную почту

    Никогда не отправляйте электронное письмо на английском языке, не перечитав то, что вы написали.Грамматические ошибки или опечатки очень распространены даже на вашем родном языке, поэтому на английском вы можете легко ошибиться. Двойная проверка написанного — простой шаг, который поможет вам не выглядеть непрофессиональным и, прежде всего, небрежным.

    Подпись

    Убедитесь, что ваши электронные письма заканчиваются всей важной информацией о вас, включая:

    • имя и фамилию
    • должность
    • относительные данные о вашей компании (имя, адрес..)
    • ссылка на сайт компании

    Формат официального электронного письма на английском языке
    • Введение
    • Основной текст
    • Заключение

    Введение

    В зависимости от типа ваших отношений с человеком, которому вы пишете, есть разные способы начать электронное письмо, но любое электронное письмо всегда должно начинаться с приветствия. В нашем конкретном случае, будучи формальным, наиболее подходящими вариантами являются:

    • Уважаемый господин / госпожа / госпожа (фамилия получателя, e.г. Мистер Блэк)
    • Уважаемый господин / госпожа (если вы не знаете имя получателя) или, в более общем плане, «Кого это может касаться»

    После первого приветствия вам необходимо вступительное предложение, которое четко указывает причину письменной форме и соответствует теме электронного письма. Кратко представьтесь (длинные тексты часто мешают людям их читать), а затем продолжайте:

    • Я пишу в отношении… (тема письма)
    • Я пишу в связи с… (тема письма)
    • Я письмо со ссылкой на…

    Если вы пишете электронное письмо для отправки информации, вы можете начать с одного из следующих предложений:

    • Я пишу, чтобы сообщить вам…
    • Я рад сообщить вам… ( если вы сообщаете хорошие новости)
    • С сожалением сообщаю вам, что … (если вы сообщаете плохие новости)

    Если вместо этого вы отвечаете на полученное вами электронное письмо, вы можете сказать:

    • Я пишу в ответ на…
    • Пишу в ответ на…
    • Пишу, чтобы поблагодарить вас за… (если нужно поблагодарить получателя)

    Основной текст

    Общепринятых формул для писать тело текста, потому что это ва Работает в соответствии с функцией того, что вам нужно сообщить. Полезно подготовить первоначальный проект, а затем внести исправления.

    Общие правила заключаются в том, что текст должен быть разделен на короткие абзацы, избегая сокращений и акронимов, которые вы можете использовать, наоборот, при написании неформального электронного письма семье и друзьям.

    В зависимости от типа сообщения, которое вы отправляете, есть несколько способов написать окончательное приглашение до завершения электронного письма, например:

    • Я с нетерпением жду вашего ответа
    • Заранее спасибо
    • За для получения дополнительной информации, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне
    • Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы
    • Спасибо за ваше внимание

    Заключение

    Наиболее распространенный способ завершить электронное письмо:

    • С уважением
    • С уважением
    • С уважением (если вы начали письмо с «Уважаемый господин / госпожа», потому что не знаете имени получателя)
    • С уважением (если вы начали письмо с «Уважаемый господин / госпожа / Ms + surname)
    • С уважением

    Примеры официальных писем на английском языке

    Давайте посмотрим, как все это работает на практике.

    Пример 1: Задержка доставки заказа

    Тема: Задержка доставки

    Уважаемый г-н Паскаль,

    С сожалением сообщаем вам, что мы не сможем уважать предварительно согласованный срок доставки вашего заказа. Сегодня наш поставщик предупредил нас, что у него возникли проблемы с поставками, что приведет к задержке в нашей производственной цепочке. Надеемся на ваше понимание и благодарим за терпение.

    Приносим свои извинения.

    С уважением,

    Пример 2: Ответ на объявление о вакансии

    Тема: Должность редактора веб-контента

    Уважаемый ,

    Что касается вашего объявления о вакансии в xxx, я хотел бы подать заявку на должность редактора веб-контента в вашей компании.

    Я окончил Университет ххх по специальности «Коммуникационные науки» и несколько лет работал в цифровом агентстве в качестве специалиста по контенту. Я считаю, что мои навыки и опыт соответствуют требованиям, предъявляемым к занимаемой должности. Буду рад представиться на собеседовании, которое позволит вам лучше оценить мой возможный прием на работу.

    Копия моего резюме прилагается. С нетерпением жду Вашего ответа.

    С уважением,

    Пример 3: Отправка каталога продукции

    Тема: Новый каталог продукции

    Dearman, Ms.

    По вашему запросу мы недавно отправили вам наш новый каталог. Мы уверены, что это позволит вам убедиться в качестве нашей продукции. Наш местный агент свяжется с вами в ближайшее время, чтобы договориться о встрече в подходящий вам день и время, чтобы подробно обсудить, как наши продукты могут быть полезны для нужд вашей компании.

    Для получения дополнительной информации, пожалуйста, свяжитесь с нами.

    С уважением,

    Если вы хотите улучшить свой английский и научиться писать электронные письма, найдите курс английского языка, который соответствует вашим потребностям.

    Этот пост был адаптирован из блога WSE в Италии: Come Scrivere Email In English Esempi

    Различные деловые письма приветствия | Малый бизнес

    Кимберли Леонард Обновлено 7 марта 2019 г.

    В бизнесе отношения строят партнерские отношения и лояльных клиентов.При написании делового письма вы устанавливаете отношения с самого начала с приветствия. Независимо от того, отправляете ли вы деловые почтовые письма или электронную почту, существуют различные приемлемые методы обращения к читателю в приветствии. Убедитесь, что вы говорите профессионально и в соответствии с вашими профессиональными отношениями с получателем.

    Формальные приветствия

    Используйте формальные приветствия, если вы не знаете получателя, имеете более низкий титул или иным образом подчинены получателю. Формальные приветствия в деловых письмах являются традиционными и широко распространенными. Их следует использовать, когда вы не знаете, как обратиться к другой стороне.

    • Неизвестный получатель: Есть два традиционно приемлемых приветствия, когда вы пишете деловое письмо неизвестному получателю. Кому это может относиться или Уважаемые сэр или госпожа проявите уважение ко всем, кто является предполагаемым читателем.
    • Известный получатель: При отправке письма определенному человеку, чье имя у вас есть, вы должны начать с Уважаемый и использовать фамилию этого человека.По возможности укажите пол, семейное положение и профессиональное звание. Используйте идентификаторы Mr ., Ms ., Miss или Mrs . для определения пола и семейного положения. При обращении к врачу используйте Dr . перед фамилией. При обращении к профессору используйте Prof . Идентификаторы используются между Уважаемым и фамилией. Например, Уважаемый профессор Джонс, . Не используйте идентификатор пола, если у человека есть профессиональный идентификатор.
    • Гендерные особенности: Бывают случаи, когда у вас есть полное имя человека, но вы не уверены, мужчина это или женщина. Языковые различия, уникальное написание и неоднозначные имена могут вызвать путаницу. Не угадай. Если вы не уверены в половой принадлежности получателя, откажитесь от идентификатора пола и используйте полное имя. Например, Уважаемый Ян Джонс .

    По возможности узнавайте как можно больше о человеке, чтобы сделать приветствие как можно более представительным.Это может потребовать нескольких дополнительных минут работы, но часто дает лучшие ответы.

    Использование полуформального приветствия

    Если вы находитесь в равных условиях с получателем или имеете длительные отношения, позволяющие вам быть более дружелюбными, вы можете использовать полуформальное приветствие. Это то же самое, что вы отправили бы другу для бронирования вечеринки по случаю дня рождения, но издает тон, соответствующий тому, как вы общаетесь с человеком в реальной жизни.

    • Групповые получатели: При использовании программы слияния почты можно отправить письмо и настроить приветствие для каждого человека.Однако бывают случаи, когда письмо отправляется всей группе, а не индивидуально. В этом случае идентифицируйте группу вместе. Например, Уважаемые участники , Уважаемые коллеги или Уважаемая команда приемлемы.
    • Индивидуальный мужчина или женщина: В менее формальном письме слово «Уважаемый» по-прежнему используется, но с именем человека. Никаких идентификаторов не требуется. Опять же, это должно быть в тех случаях, когда вы уже ведете переговоры с получателем по имени.Например, Dear Joe работает, если вы не позвоните Джо мистеру Джонсу лично.
    • Стандартные цифровые приветствия: Электронная почта, как правило, соответствует более расслабленным правилам стиля. Еще раз определите взаимосвязь и целесообразность использования менее формальных приветствий, таких как Привет или Добрый день . Если вы сомневаетесь, постарайтесь быть немного более традиционным, чтобы не раздражать кого-то, кто может воспринять ваше приветствие как неуважение. Как и во всем в бизнесе, поймите, с кем вы общаетесь, чтобы принять это решение.

    Полуформальные приветствия используются как в почтовых письмах, так и в электронной переписке. Электронная почта по своей природе менее формальна, и эти приветствия используются в электронной почте чаще, чем формальные.

    Учитывайте тон всего письма

    Выбрать профессиональное приветствие — одно дело. Не менее важно, чтобы приветствие соответствовало тону письма. Вы можете быть дружелюбны с человеком, но если вы излагаете условия нового контракта, письмо будет формальным.Приветствие должно соответствовать тону и быть традиционным, например, Уважаемый мистер Смит, .

    Недостаточно выбрать приветствие, которое кажется правильным. Деловое письмо создается с определенной целью, и каждая его часть, от приветствия до приписки, создается с определенной целью.

    Комплексная проверка получателя

    Выделение времени для выяснения имени, должности и профессионального статуса человека имеет большое значение в деловой переписке. Проявляет уважение и профессионализм.Позвоните в компанию, чтобы поговорить с администратором или другим представителем и спросить, кому следует адресовать письмо по теме. Люди часто рады предоставить вам необходимую информацию, хотя вы можете столкнуться с проблемами с привратниками, которые фильтруют коммерческую корреспонденцию для боссов.

    Если вы не можете получить информацию по телефону, зайдите в Интернет и найдите справочник компании. Используйте свое суждение, чтобы решить, кому должно быть отправлено письмо. Даже если письмо отправлено не тому человеку, вероятность его пересылки выше, если оно не начинается с общего приветствия и без имени.

    Author: alexxlab

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *