Деловое письмо на английском — Formal letter
Несмотря на популяризацию различных виртуальных способов связи, многие люди довольно часто сталкиваются с необходимостью составления документов на бумаге. Особенно актуальным это становится в том случае, когда ведется деловая переписка на английском языке, где не принято пользоваться разговорной лексикой и использовать просторечные выражения. Кроме того, деловое письмо на английском языке требует подготовки не только с точки зрения владения соответствующей лексикой, но и правил составления. Так, практически любой образец делового письма подразумевает особое оформление, и некоторые фразы являются своего рода шаблонами, используемыми в такого типа языке. Поэтому важно ознакомиться с базовыми правилами деловой переписки на английском языке, так как практически каждый рано или поздно может столкнуться с необходимостью написать соответствующее письмо.
Основные принципы делового письма
Деловые письма на английском пишутся в самых разных случаях, но суть у них приблизительно одна: донести до второй стороны тот или иной вопрос в официальной манере, поскольку обе стороны, как правило, незнакомы или малознакомы друг другу. Кроме того, formal letter подчеркивает уважительное отношение к собеседнику и отмечает серьезный подход к определенному вопросу.
Применяется такой вид переписки в самых разных целях, и его виды напрямую влияют на стиль делового письма. Так, бывают letters для подачи резюме и поиска работы, в качестве жалобы касательно неудовлетворения определенным сервисом, для запроса конкретной услуги или отказа от нее, с целью выразить благодарность и пр. С точки зрения формата также можно выделить электронные и бумажные образцы formal letters. Далее речь пойдет о стандартной повседневной бумажной переписке, осуществляемой между несколькими лицами и передающей вполне естественные сведения, касающиеся, например, каких-либо рабочих моментов.
Правила оформления делового письма при бумажной переписке
Структура делового письма на английском языке является весьма четкой, что и объясняет необходимость детального исследования этой области языка. Фиксированность формата является типичной чертой formal letters как в русском, так и в английском языке. Именно поэтому стоит изучить соответствующий шаблон для того, чтобы не ошибиться с оформлением и не ударить в грязь лицом перед собеседником.
При составлении подобного документа стоит учитывать, что следующие пункты обязательно должны быть упомянуты вверху справа:
- Имя отправителя;
- Должность;
- Название организации;
- Точный адрес
Все эти сведения подразумевают начало делового письма; они располагаются друг под другом без какой-либо пунктуации, что также типично для подобной переписки. Далее слева с соблюдением отступа в пределах трех строк обозначается: дата написания, а чуть ниже слева полное имя получателя, название компании и адрес
При этом обращение на английском в деловом письме обязательно подразумевает вежливую форму наподобие «Mr.», «Mrs.» и пр.
Общие правила составления
Одна из главных особенностей business correspondence – использование всевозможных клише и шаблонов, зная которые, можно без труда написать любое обращение и при этом не выглядеть невеждой в глазах собеседника.
Перед тем, как начать деловое письмо на английском, важно убедиться, что оба адреса написаны верно. Далее должно идти приветствие, которое, как уже упоминалось, обычно начинается со слов «мистер», «миссис» и пр. Далее следует цель письма, где описывается конкретный запрос, предложение и т. д.
Как правило, примеры начала подобных писем могут быть следующими:
Dear Mr. …, Dear Sir, …, Dear Sales Manager, … и пр.
Также ниже представлены особенные шаблонные конструкции с переводом, которые довольно часто используются в business correspondence:
- This letter is to confirm … – Это письмо является подтверждением того, что …
- With reference to your letter of … – Относительно Вашего письма от …
- We acknowledge receipt of your letter … – Мы подтверждаем получение Вашего письма …
- Please be informed … – Доводим до Вашего сведения …
Практически любой пример делового письма имеет типовое окончание, где принято подводить итог вышесказанному и поблагодарить за внимание, высказывая при этом уважение к собеседнику. Закончить текст с уважением на английском можно разными способами. Так, в деловой переписке на английском языке kind regards означает «с уважением».
Дополнительные популярные варианты того, как закончить текст с уважением:
- Sincerely yours,
- Yours faithfuly,
- Fairly yours
что примерно означает одного и то же – «С уважением».
За проявлением вежливости в самом конце обычно идет подпись, а также особая пометка о вложениях, которая будет заканчивать весь текст (в том случае, если соответствующие материалы имеются). Начинаться такая конструкция будет с сокращения Enc., что означает enclosure – «приложение».
Основные типы деловых писем
Перед тем, как писать деловое письмо, следует ознакомиться со списком возможных вариантов такой корреспонденции. При переводе с английского на русский суть таких писем меняться не будет. Так, встречаются следующие виды business correspondence:
- Просьба, запрос;
- Предложение;
- Подтверждение;
- Рекомендательное письмо;
- Напоминание;
- Приглашение;
- Жалоба;
- Реклама;
- Извинение;
- Благодарность и пр.
Ориентируясь во всех видах деловой корреспонденции, можно добиться понимания со стороны собеседника и при этом не выглядеть как человек, который не способен грамотно построить деловое письмо на английском. Использование соответствующих шаблонов позволяет существенно сократить время на написание, а правильное оформление поможет проявить себя как ответственного и образованного собеседника. Несоблюдение формата, напротив, отрицательно скажется на репутации отправителя, кроме того, может вызвать некоторые проблемы с доставкой.
mcenglish.ru
При написании письма, начало, то есть обращение к адресату, играет важную роль. Обращение в английском письме значительно отличается от обращения в русском. Поэтому для написания правильного с точки зрения этикета письма, необходимо знать некоторые правила. Всегда помните, что форма обращения в письме зависит от степени знакомства или родственных связей с лицом, которому вы адресуете письмо. Общая модель обращения: Dear /My dear + имя адресата (с вежливым обращением или без) + двоеточие где вежливое обращение – это формы Mr., Mrs., Miss, Ms., Sir, Madam, которые используются только с фамилией (точки после форм Mr., Mrs., Ms., как правило, ставятся). Основные правила обращения в английском письме. 1. Строго официальные по тону и содержанию письма следует начинать с Dear/My dear и вежливого обращения:
2. В официальных письмах к незнакомым людям, фамилий которых вы не знаете, используются следующие вежливые формы:
Последние два обращения употребляются как по отношению к замужним, так и к незамужним женщинам. Сочетание Dear Miss в качестве обращения в английском языке не употребляется. 3. В менее официальной и полуофициальной переписке можно встретить такие формы:
4. Если вы не знаете имени адресата, не следует употреблять фразы To whom it may concern (Кого это касается). Вместо этого следует указать должность или приветствие общего характера: Dear Recruiter: 5. Если вы не знаете пол адресата, напишите его полное имя, опустив вежливое обращение: Dear Dana Simms: 6. Если вы сомневаетесь в выборе обращения к женщине (Miss или Mrs.), употребляйте нейтральное Ms. 7. Если вы пишите двум лицам, обязательно укажите оба имени в приветствии: Dear Mr. Trujillo and Ms. Donne: 8. Никогда не пишите полностью следующие вежливые обращения: Данные обращения, напротив, не следует сокращать: 9. Если вы пишете письмо не какому-то конкретному человеку, а организации, употребляйте в обращении ее название: Dear Syntax Training: 10. В упрощенных деловых письмах не используйте приветствие вообще. Вместо этого нужно указать тему заглавными буквами, после которой будет идти тело письма WAYS TO BEGIN A BUSINESS LETTER 11. В приветствии письма к малознакомым или незнакомым людям следует употреблять вежливое обращение и фамилию.
12. В неофициальных ситуациях, т.е. при обращении к знакомым, родственникам, друзьям, используются только имена (без вежливого обращения):
Вежливые обращения My dear Sir, My dear Madam, Sir, Madam являются строго официальными. Dear Sir, Dear Madam несколько менее официальны. Однако все эти формы употребляются в официальных ситуациях. Как видно из предыдущих примеров, после обращения может стоять как запятая, так и двоеточие. Запятая ставится в соответствии с британской традицией, а двоеточие – в соответствии с американской, однако в настоящее время это отличие почти не соблюдается. Кроме того, запятая используется в письмах менее официального стиля (social letters), к которым относятся письма с выражением сочувствия, благодарности, личные поздравления (со свадьбой, днем рождения, продвижением по службе и пр.), а двоеточие – в строго официальных письмах. 13. Обращение к женщине
Правила написания Email на английскомДля написания email официального стиля (электронное деловое письмо) следуйте всем выше перечисленным правилам, касающимся официального стиля (пункты 1-11). Неформальное электронное письмо начинается, как правило, следующим образом. Dear Han, Или просто начните первое предложение с имени: Bart, you were absolutely right about the matter. Сводная таблица обращений в письмах на английском языке.
Также о вежливых формах обращения и приветствиях см. Формы обращения в английском языке / English Titles Учи английский, получи поездку в Дублин бесплатно! Записаться Теги: business english | english titles | miss ms mr mrs | mrs miss ms отличия | деловое письмо на английском | обращение mr mrs ms miss | формы обращения английский |
www.englishelp.ru
При написании письма, начало, то есть обращение к адресату, играет важную роль. Обращение в английском письме значительно отличается от обращения в русском. Поэтому для написания правильного с точки зрения этикета письма, необходимо знать некоторые правила. Всегда помните, что форма обращения в письме зависит от степени знакомства или родственных связей с лицом, которому вы адресуете письмо. Общая модель обращения: Dear /My dear + имя адресата (с вежливым обращением или без) + двоеточие где вежливое обращение – это формы Mr., Mrs., Miss, Ms., Sir, Madam, которые используются только с фамилией (точки после форм Mr., Mrs., Ms., как правило, ставятся). Основные правила обращения в английском письме. 1. Строго официальные по тону и содержанию письма следует начинать с Dear/My dear и вежливого обращения:
2. В официальных письмах к незнакомым людям, фамилий которых вы не знаете, используются следующие вежливые формы:
Последние два обращения употребляются как по отношению к замужним, так и к незамужним женщинам. Сочетание Dear Miss в качестве обращения в английском языке не употребляется. 3. В менее официальной и полуофициальной переписке можно встретить такие формы:
4. Если вы не знаете имени адресата, не следует употреблять фразы To whom it may concern (Кого это касается). Вместо этого следует указать должность или приветствие общего характера: Dear Recruiter: 5. Если вы не знаете пол адресата, напишите его полное имя, опустив вежливое обращение: Dear Dana Simms: 6. Если вы сомневаетесь в выборе обращения к женщине (Miss или Mrs.), употребляйте нейтральное Ms. 7. Если вы пишите двум лицам, обязательно укажите оба имени в приветствии: Dear Mr. Trujillo and Ms. Donne: 8. Никогда не пишите полностью следующие вежливые обращения: Данные обращения, напротив, не следует сокращать: 9. Если вы пишете письмо не какому-то конкретному человеку, а организации, употребляйте в обращении ее название: Dear Syntax Training: 10. В упрощенных деловых письмах не используйте приветствие вообще. Вместо этого нужно указать тему заглавными буквами, после которой будет идти тело письма WAYS TO BEGIN A BUSINESS LETTER 11. В приветствии письма к малознакомым или незнакомым людям следует употреблять вежливое обращение и фамилию.
12. В неофициальных ситуациях, т.е. при обращении к знакомым, родственникам, друзьям, используются только имена (без вежливого обращения):
Вежливые обращения My dear Sir, My dear Madam, Sir, Madam являются строго официальными. Dear Sir, Dear Madam несколько менее официальны. Однако все эти формы употребляются в официальных ситуациях. Как видно из предыдущих примеров, после обращения может стоять как запятая, так и двоеточие. Запятая ставится в соответствии с британской традицией, а двоеточие – в соответствии с американской, однако в настоящее время это отличие почти не соблюдается. Кроме того, запятая используется в письмах менее официального стиля (social letters), к которым относятся письма с выражением сочувствия, благодарности, личные поздравления (со свадьбой, днем рождения, продвижением по службе и пр.), а двоеточие – в строго официальных письмах. 13. Обращение к женщине
Правила написания Email на английскомДля написания email официального стиля (электронное деловое письмо) следуйте всем выше перечисленным правилам, касающимся официального стиля (пункты 1-11). Неформальное электронное письмо начинается, как правило, следующим образом. Dear Han, Или просто начните первое предложение с имени: Bart, you were absolutely right about the matter. Сводная таблица обращений в письмах на английском языке.
Также о вежливых формах обращения и приветствиях см. Формы обращения в английском языке / English Titles Учи английский, получи поездку в Дублин бесплатно! Записаться Теги: business english | english titles | miss ms mr mrs | mrs miss ms отличия | деловое письмо на английском | обращение mr mrs ms miss | формы обращения английский |
www.englishelp.ru
Основы деловой переписки на английском
Здесь вы найдете как общеупотребительные в деловой переписке слова и выражения, так и готовые примеры писем на различную тематику.
1. Общие правила составления делового письма на английском языке
Составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам:
- Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.
- В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.
- Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
- Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.
- Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
- Главная мысль письма может начинаться с причины обращения: «I am writing to you to …»
- Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности («Thank you for your prompt help…») и приветствием «Yours sincerely,» если автор знает имя адресата и ‘Yours faithfully’, если нет.
- Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
- Подпись автора ставится между приветствием и именем.
Образец делового письма на английском:
Mr Nikolay Valuev
Kefline-company
Office 2004, Entrance 2B
Tverskaya Street
Moscow
RUSSIA 15 October 2013
Dear Nikolay
I’m writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.
In England we have two schools, Brighton and Bath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions. Brighton is a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby. Bath is one of the most famous historic cities in England, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.
Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.
Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials.
I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.
Yours sincerely,
Jhon Green
Managing Director
2.Основные выражения, принятые в деловой переписке
Существуют стандартные выражения, часто употребляемые в деловой переписке на англиском языке, использование которых придаст вежливый и официальный тон вашему посланию.
1. Обращение | |
| Dear Sirs, Dear Sir or Madam | (если вам не известно имя адресата) |
| Dear Mr, Mrs, Miss or Ms | (если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”) |
| Dear Frank, | (В обращении к знакомому человеку) |
2. Вступление, предыдущее общение. | |
| Thank you for your e-mail of (date)… | Спасибо за ваше письмо от (числа) |
| Further to your last e-mail… | Отвечая на ваше письмо… |
| I apologise for not getting in contact with you before now… | Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам… |
| Thank you for your letter of the 5th of March. | Спасибо за ваше письмо от 5 Марта |
| With reference to your letter of 23rd March | Относительно вашего письма от 23 Марта |
| With reference to your advertisement in «The Times» | Относительно вашей рекламы в Таймс |
3. Указание причин написания письма | |
| I am writing to enquire about | Я пишу вам, чтобы узнать… |
| I am writing to apologise for | Я пишу вам, чтобы извиниться за… |
| I am writing to confirm | Я пишу вам, что бы подтвердить… |
| I am writing in connection with | Я пишу вам в связи с … |
| We would like to point out that… | Мы хотели бы обратить ваше внимание на … |
4. Просьба | |
| Could you possibly… | Не могли бы вы… |
| I would be grateful if you could … | Я был бы признателен вам, если бы вы … |
| I would like to receive | Я бы хотел получить…… |
| Please could you send me… | Не могли бы вы выслать мне… |
5. Соглашение с условиями. | |
| I would be delighted to … | Я был бы рад … |
| I would be happy to | Я был бы счастлив… |
| I would be glad to | Я был бы рад… |
6. Сообщение плохих новостей | |
| Unfortunately … | К сожалению… |
| I am afraid that … | Боюсь, что… |
| I am sorry to inform you that | Мне тяжело сообщать вам, но … |
| We regret to inform you that… | К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о… |
7. Приложение к письму дополнительных материалов | |
| We are pleased to enclose … | Мы с удовольствием вкладываем… |
| Attached you will find … | В прикрепленном файле вы найдете… |
| We enclose … | Мы прилагаем… |
| Please find attached (for e-mails) | Вы найдете прикрепленный файл… |
8. Высказывание благодарности за проявленный интерес. | |
| Thank you for your letter of | Спасибо за ваше письмо |
| Thank you for enquiring | Спасибо за проявленный интерес… |
| We would like to thank you for your letter of … | Мы хотели бы поблагодарить вас за… |
9. Переход к другой теме. | |
| We would also like to inform you … | Мы так же хотели бы сообщить вам о… |
| Regarding your question about … | Относительно вашего вопроса о… |
| In answer to your question (enquiry) about … | В ответ на ваш вопрос о… |
| I also wonder if… | Меня также интересует… |
10. Дополнительные вопросы. | |
| I am a little unsure about… | Я немного не уверен в … |
| I do not fully understand what… | Я не до конца понял… |
| Could you possibly explain… | Не могли бы вы объяснить… |
11. Передача информации | |
| I’m writing to let you know that… | Я пишу, чтобы сообщить о … |
| We are able to confirm to you… | Мы можем подтвердить … |
| I am delighted to tell you that… | Мы с удовольствие сообщаем о … |
| We regret to inform you that… | К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о… |
12. Предложение своей помощи | |
| Would you like me to…? | Могу ли я (сделать)…? |
| If you wish, I would be happy to… | Если хотите, я с радостью… |
| Let me know whether you would like me to… | Сообщите, если вам понадобится моя помощь. |
13. Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа | |
| I look forward to … | Я с нетерпением жду, |
| hearing from you soon | когда смогу снова услышать вас |
| meeting you next Tuesday | встречи с вами в следующий Вторник |
| seeing you next Thursday | встречи с вами в Четверг |
14. Подпись | |
| Kind regards, | С уважением… |
| Yours faithfully, | Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно) |
| Yours sincerely, | (если имя Вам известно) |
3.Оформление письма — запроса информации
Письмо-запрос информации (Enquiry Letter) отправляется, когда необходимо получить более подробную информацию об интересующем вас товаре или услуге.
В начале письма следует поместить название и адрес вашей компании, ниже должно идти название компании, в которую вы обращаетесь. Составить текст письма вы можете с помощью следующих стандартных выражений.
1. Официальное обращение, поскольку с адресатом вы не знакомы.
Dear Sir or Madam, Dear Sirs
2. Указание источника информации о компании
With reference to your advertisement (ad) in…
Относительно вашей рекламы в
Regarding your advertisement (ad) in …
Касательно вашей рекламы в …
3. Просьба выслать необходимые данные
Сould you please send me …
Не могли бы вы выслать мне
I would be grateful if you could…
Я был бы благодарен, если вы…
Can you give me some information about…
Можете ли вы дать мне информацию о…
Could you send me more details…
Могли бы вы выслать мне подробную информацию…
4. Дополнительные вопросы
I would also like to know …
Я бы также хотел узнать…
Could you tell me whether …
Скажите, пожалуйста…
5. Подпись
Yours faithfully, Искренне Ваш, (если имя Вам не известно)
Yours sincerely, (если имя Вам известно)
Пример
Kenneth Beare
2520 Visita Avenue
Olympia, WA 98501
Jackson Brothers
3487 23rd Street
New York, NY 12009
September 12, 2000
Dear Sirs,
With reference to your advertisement in yesterday’s «New York Times», could you please send me a copy of your latest catalogue. I would also like to know if it is possible to make purchases online.
Yours faithfully,
(Signature)
Jhon Kefline
Administrative Director
English Learners & Company
4.Оформление письма — ответа на запрос информации
Когда компания получает письмо (Inquiry Letter) с просьбой выслать подробную информацию о ее продукции, товаре или услуге, в ответном письме очень важно произвести благоприятное впечатление на потенциального клиента или партнера. Вежливый, грамотно составленный ответ обязательно будет способствовать созданию подобного впечатления.
1. Обращение
Dear Mr, Ms
2. Благодарность за оказанное внимание
Thank you for your letter of
Спасибо за ваше письмо…
We would like to thank you for enquiring about …
Мы хотели бы поблагодарить вас за проявленный интерес…
3. Предоставление требуемой информации
We are pleased to enclose …
Мы с удовольствием вкладываем…
Enclosed you will find …
В прикрепленном файле вы найдете…
We enclose …
Мы прилагаем…
4. Ответ на дополнительные вопросы
We would also like to inform you …
Мы также хотели бы сообщить вам о…
Regarding your question about … Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about … Отвечая на ваш вопрос…
5. Высказывание надежды на дальнейшее плодотворное сотрудничество
We look forward to …
Мы надеемся
hearing from you
услышать вас снова
receiving your order
получить от вас заказ.
welcoming you as our client (customer)
что вы станете нашим клиентом
6. Подпись
Помните, когда вы обращаетесь к человеку, имя которого вам не известно, следует писать ‘Yours faithfully’ и, когда имя известно, — ‘Yours sincerely’,
Пример ответа на запрос информации
Jackson Brothers
3487 23rd Street
New York, NY 12009
Kenneth Beare
Administrative Director
English Learners & Company
2520 Visita Avenue
Olympia, WA 98501
September 12, 2000
Dear Mr Beare,
Thank you for your enquiry of 12 September asking for the latest edition of our catalogue.
We are pleased to enclose our latest brochure. We would also like to inform you that it is possible to make purchases online at http://www.kefline.com .
We look forward to welcoming you as our customer.
Yours sincerely,
(Signature)
Position
5.Оформление письма — жалобы
Письмо, содержащее жалобу или претензии по качеству приобретенного товара и оказанных услуг, называется Complaint Letter. Основная цель такого письма — передать полную информацию по возникшей проблеме. Письмо также может выступать в качестве официального документа, уведомляющего о необходимости проведения проверки и устранения неполадок.
Письмо должно содержать всю необходимую информацию, касающуюся данной услуги или товара. Напишите полное название и описания товара, дату приобретения или указания услуги и т.д. Ваша цель – объяснить все детали, но не перегружать письмо ненужными подробностями. Кроме того, необходимо указать ваши пожелания, условия и сроки устранения проблем.
Кому адресовать данное письмо?
При приобретении товара или заключении договора на предоставление услуг вы получаете контактный адрес или телефон человека, который может решить все возникшие сложности. Обычно в небольших компаниях эти вопросы решает владелец компании. В организациях среднего уровня – его заместитель или высший руководящий состав. В крупных компаниях обычно существует отдел по работе с клиентами, который занимается решением таких вопросов.
Из каких основных частей состоит письмо?
1. Вступление
Name of Contact Person
Полное имя адресата ( если известно)
Title, if available
Company Name
Название компании
Consumer Complaint Division
Отдел по работе с клиентами
Street Address
City, State, Zip Code
Адрес компании
Dear (Contact Person):
Обращение
2. Введение, содержащее информацию приобретенном товаре либо услуге.
On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction).
1 июля я (приобрел, сдал в наем, арендовал, отремонтировал) ( полное название товара с серийным номером или вид услуги) по адресу … ( далее указывается другая важная информация о совершенной сделке)
I am writing to draw your attention to a problem in your customer service section.
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к проблеме в отделе по работе с клиентами.
I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff
Я бы хотел выразить претензии к обращению со мной вашего сотрудника.
I am writing to express my strong dissatisfaction with the goods I received this morning.
Я пишу, чтобы выразить недовольство продуктами, полученными сегодня утром.
I am writing to complain about the quality of the product I purchased on-line from your website.
Я пишу, чтобы выразить недовольство качеством продуктов, заказанных на вашем сайте.
I am writing in connection with the negative attitude of a member of your staff.
Я пишу в связи с негативным отношением члена вашей компании.
3. Описание возникшей проблемы
Unfortunately, your product (or service) has not performed well (or the service was inadequate) because (state the problem). I am disappointed because (explain the problem: for example, the product does not work properly, the service was not performed correctly, I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented, etc.).
К сожалению, ваш товар ( услуга) не отвечает необходимым требованиям , так как (указывается проблема). Я разочарован, поскольку (объясняется ситуация: например, прибор плохо работает некачественно, мне предъявили неправильную сумму к оплате, что-то не было объяснено)
The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently.
Заказанное оборудование все еще не доставлено, несмотря на то, что я уже звонил вам на прошлой неделе и сообщил, что оно требуется немедленно.
To resolve the problem, I would appreciate it if you could (state the specific action you want—money back, charge card credit, repair, exchange, etc.). Enclosed are copies of my records (include copies of receipts, guarantees, warranties, cancelled checks, contracts, model and serial numbers, and any other documents).
Для решения проблемы я был бы благодарен варианту, если бы вы (указываются ваши требования: вернули деньги, кредит, провели ремонт, произвели обмен и т.д.) Копии документов прилагаются ( приложите копии квитанции, гарантийный талон, аннулированые чеки, контракты и другие документы.)
I look forward to your reply and the resolution of my problem, and will wait until (set a time limit) before seeking help from a consumer protection agency or the Better Business Bureau. Please contact me at the above address or by phone at (home and/or office numbers with area code).
Я жду вашего ответа с решением по моей проблеме и буду ждать до ( указывается крайний срок) прежде чем обратиться за помощью в организацию по защите прав потребителей. Свяжитесь со мной по следующему адресу или телефону ( уазывается адрес и номер телефона)
Please deal with this matter urgently. I expect a reply from you by tomorrow morning at the latest.
Пожалуйста, решите эту проблему немедленно. Я жду вашего ответа не позднее завтрашнего утра.
I insist on a full refund otherwise I will be forced to take the matter further.
Я настаиваю на полном возмещении расходов, иначе я буду вынужден …
Unless I receive the goods by the end of this week, I will have no choice but to cancel my order.
Если я не получу данный товар до конца недели, у меня не будет другого выбора, кроме как аннулировать заказ.
I hope that you will deal with this matter promptly as it is causing me considerable inconvenience.
Я надеюсь, вы разберетесь с этим делом немедленно, поскольку это доставляет мне серьезные неудобства.
4. Окончание письма
Yours sincerely/Yours faithfully
Your name
6.Оформление письма — принесения извинений
Письмо с извинениями (Apology Letter) отправляется в ответ на письмо-жалобу (Complaint Letter). Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут/были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем. Ниже вы найдете несколько фраз, используемых при написании Apology Letter
1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации
Thank you for bringing the matter/issue/problem to our attention.
Спасибо, что сообщили нам об этом деле/проблеме.
I appreciated your advising me of this incident…
Для меня очень важно ваше сообщение.
2.Выражение сожаления.
We are very sorry to hear that…
Нам тяжело слышать об этом..
I am very sorry for this situation…
Я очень сожалею о сложившейся ситуации.
3. Извинение
We apologise for…
Мы просим прощения за…
Please accept our apologises for…
Примите наши извинения…
4. Объяснение действий компании
Please be assured that we will…
Будьте уверены, что мы…
You have my assurance that …
Я гарантирую вам…
To compensate for the inconvenience caused…
Для возмещения причиненных неудобств…
We are doing everything we can do to resolve the issue
Мы делаем все возможное для решения проблем
I can assure you that this will not happen again
Обещаю, что это впредь это не повторится
I am trying to sort it out/sort the problem out as a matter of urgency.
Я пытаюсь разобраться с этим/ решить эту проблему немедленно
Please return the faulty goods, and we will refund you/repair them/replace them
Пожалуйста, верните некачественный товар и мы возместим ваши затраты/произведем ремонт/обменяем его.
5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества
We value your custom highly
Для нас очень важно сотрудничество с вами.
Your satisfaction is our priorit
7.Письмо-просьба
- Если вы пишете начальнику — будьте предельно вежливы, особенно, если вы не уверены, что он(а) знает ваше имя. Не используйте конструкции, отмеченные ниже значением строгости или настоятельной просьбы. Нейтральным и универсальным вариантом будет:
I would be grateful if…
Просьба, стилистически повышенная и наиболее вежливая, заключается также в выражениях:
Если вам не трудно, дайте, пожалуйста,…
Could you possibly give me/let me have…, please?
Если вас не затруднит, дайте, пожалуйста,…
Can/May I trouble you for sth./to give/hand me…, please?
Сделайте одолжение, дайте, пожалуйста,…
Could you do me a favour and give me/let me have…, please?
He откажите в любезности, дайте, пожалуйста,…
Would you please give me…?
Окажите любезность, дайте, пожалуйста,…
Would you kindly give me…, please?
He сочтите за труд, дайте, пожалуйста,…
Could you possibly give me/let me have,.., please?
- Если вы пишете коллеге и он(а) не является вашим другом, выберите нейтральный стиль — средний между формальным и неформальным.
Could you..?
Удобные в этом случае формы с глаголом «хотеть»:
Я хочу (хотел бы) попросить…
I’d like (to ask) you to …
Мне хочется (хотелось бы) вас попросить…
Could I ask you to…?
Я хочу попросить вас купить для меня эту книгу.
Could I ask you to buy this book for me?
Мне хочется попросить тебя съездить в воскресенье на дачу.
Could I ask you to go to the country house this Sunday?
- Если вы пишете малознакомому человеку — будьте вежливы.
I wonder if you could..?
Здесь будут удобны просьбы, выраженные вопросительным предложением с модальным глаголом «мочь»:
Я могу попросить вас…?
Could I ask you to do sth.?
Могу я попросить вас…?
May I ask you to do sth.?
Могу ли я попросить вас…?
Would you please/ kindly do sth.?
Не могу я попросить вас…?
Could you possibly do sth.?
Не могу ли я попросить вас…?
I’d be much obliged if…
Вы можете…?
Can/Could you do sth.?
Вы не можете…?
Вы не могли бы…?
Could you…?
Можете ли вы…?
Can/Could you…?
Не можете ли вы…?
Could you…?
Не могли бы вы…?
Could you…? Would you…?
- Если вы пишете работнику другой компании — стиль должен зависеть оттого, знакомы ли вы с ним/ней или обращаетесь впервые.
I would be grateful if… (к незнакомому)
Could you..? (к знакомому)
Здесь может помочь просьба, выраженная вопросительным предложением с частицами «не», «бы», «ли»:
Вам не трудно…?
Вас не затруднит…?
Would you mind doing sth.?
Не трудно ли вам…?
He затруднит ли вас…?
Could you (possibly)…, please?
- Если вы пишете вашему подчиненному, который не выполнил каких- либо указаний, то стиль просьбы может стать строгим:
Could I ask you..? (холодная просьба)
Также просьба с оттенком нарочитой строгости может быть выражена фразой:
Очень (убедительно, настоятельно) прошу вас (тебя)…
Could/Would you…, please…?
Could/Would you kindly…?
Do…
I would appreciate it very much if you would/ could…
8.Письмо-запрос платежа
В своих первых письмах по поводу неоплаченных счетов следует быть исключительно вежливыми – в них не должно быть идеи, что ваш партнер не хочет платить.
Если вы вынуждены написать серию писем с запросом платежа, каждое последующее можно делать более твердым, но оставаться в рамках вежливости.
Пример
Письмо 1
According to our records, the sum of $4,500 is still outstanding on your account.
We trust that our service was to your satisfaction, and we would appreciate your cooperation in resolving this matter as soon as possible.
Письмо 2
On [DATE] I wrote to you regarding your company’s unpaid account, amounting to $4,500.
May we please remind you that this amount is still outstanding. We would be grateful to receive a bank transfer in full settlement without further delay.
Письмо 3
I wish to draw your attention to my previous emails of [DATES] about the overdue payment on your account. We are very concerned that the matter has not yet received your attention.
Clearly, this situation cannot be allowed to continue, and we trust urge you to take immediate action to settle your account.
Письмо 4
Following my emails of [DATES] I must inform you that we have still not received payment for the outstanding sum of $4,500. Unless we receive payment within seven days we shall have no alternative but to take legal action to recover the money.
In the meantime, your existing credit facilities have been suspended.
9.Отчет о встрече
Отчет о встрече состоит из 4 частей:
Introduction – Вступление (предмет отчета, кто его написал и по чьему запросу)
Background — Исходные данные (общее описание имеющейся ситуации, проблемы)
Findings — Полученные данные (возможные пути развития ситуации, решения проблемы)
Conclusion, recommendations — Выводы и рекомендации
Пример Отчета о встрече
Subject: Cost-cutting measures
As requested at the Board meeting of 18 April, here is my report. The full report is attached as a Word document, but I have written a brief summary below.
Introduction
The purpose of the report is to suggest ways to reduce costs across the company. It is based on the figures sent to me by different departments last month. I have divided the report into three sections: background, findings and recommendations.
Background
As can be seen in table 1 in the attached document, demand for our products has been falling over the last year, and sales and profits are both down. This has led a situation where cost-cutting measures are necessary.
Findings
There are three main areas where cost reductions are possible:
- The marketing budget is very high. As mentioned above, sales are going down, but we are still spending large sums on magazine advertising and street posters. This is not justified.
- Production costs are also high. Table 2 in the report shoes that raw material costs have gone up by 12% over the last year. We must find a way to bring these down.
- We may also have to dismiss a small number of administrative staff, which will be very unpopular. See section 4.2 of the full report for suggestions on how to proceed.
Recommendations
In conclusion, I suggest that the company should be able to cut costs significantly by the end of the year. My specific recommendations are as follows:
- Marketing Dept to make reductions in the advertising budget of 10% or 15%.
- Production Dept to identify opportunities of using different suppliers to bring down materials costs.
- Head Office to investigate the possibility for cutting a limited number of jobs, in case the situation deteriorates.
Please have a look at the full report and let me have your comments by 2 June at the latest. This will then be circulated to all departmental managers in time for the meeting on 16 June. Please feel free to contact me if you have any questions.
10.Особенности оформления электронных писем (e-mail)
Электронная почта стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам. Следуйте следующим правилам при общении по электронной почте:
- Хорошо представьте себе адресата. Оттого, кому вы пишете, будет зависеть стиль письма. Чем ближе отношения — тем меньше формальностей.
- Сделайте ваше послание по возможности кратким и четким. Это правило распространяется на все виды делового общения, но для электронной почты становится наиболее актуальным, поскольку воспринимать информацию с монитора сложнее, чем с листа. Дайте возможность вашему адресату ответить также коротко. Например, вместо того, чтобы писать:” Let me know what you think”, лучше поставить вопрос так:”Is 3 PM or 5 PM best for you?”
- Поле “тема” должно быть заполнено так, чтобы четко отражать основную идею письма.
- Приветствие (Dear Sir/Madam) не обязательно для стандартной переписки, однако в деловых письмах не будет лишним.
- В первых словах надо сформулировать, в связи с чем вы пишете письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то. Например: I am replying to your letter dated 15 January 2007 wherein you asked for information concerning our Spring courses on Business Writing.
- Если в электронном письме вы начинаете слово с заглавной буквы, это означает, что вы хотите выделить его, как наиболее важную мысль.
- Длина каждой строки не должна превышать 65 знаков, в противном случае текст может исказиться при прочтении письма на другом компьютере.
- Письмо должно быть хорошо структурировано — вступление, основная часть (факты) и вывод.
- KISS (Keep it short and simple). Помните, что вероятно ваш адресат получает десяток писем в день, — стоит экономить его время.
- Использование стандартных сокращений, характерных для повседневной переписки, такие как ”IMHO” ( In My Honest Opinion) также не приветствуются.
- Тщательно проверьте письмо, изменить или удалить его после отправки уже нельзя.
- Обратный электронный адрес и имя отправителя лучше написать в конце письма, на случай, если письмо будет выведено на печать.
- Общение по электронной почте предполагает активное взаимодействие поэтому, получив электронное письмо, на которое вы не можете ответить немедленно, следует отправить сообщение о получении письма и предполагаемом времени отправки полного ответа.
11.Написание неформального e-mail
Даже в неформальном письме следует оставаться вежливым и стараться сделать письмо понятным и хорошо его структурировать.
Рекомендуемый порядок основных пунктов такой:
1. дружеское приветствие
2. благодарность или другое упоминание предыдущего контакта
3. наиболее важный пункт письма или проблема
4. другие важные пункты
5. менее важные пункты
6. выражение надежды на будущий контакт
7. завершение (пожелания и подпись)
Пример:
Hello, Ili
Thanks for sending the agenda for our meeting.
I’m afraid I may not be able to make the 8:00 start. The train connections can be very difficult at that time of day.
Would it be possible to start at 9:00? It means we would finish at 17:00 instead of 16:00. Please let me know if that’s a problem for you.
Ypu asked me to send the feasibility report and I am attaching it here. Please note that this is not yet in the final draft and there may be some mistakes.
I’m looking forward very much to seeing you next week.
Best regards, Jacqui
12.Поздравлениe с праздниками
Перед праздниками часто возникает вопрос — поздравлять или не поздравлять бизнес-партнеров и клиентов. Всегда лучше поздравить, чем не поздравить, т.к., поздравляя, вы можете:
1. укрепить отношения с существующими клиентами/партнерами
2. привлечь новых клиентов
3. напомнить старым клиентам о том, что вы существуете
4. выказать признательность по отношению к наиболее лояльным клиентам
Однако, решая, с каким именно праздником поздравить, лучше справиться о нем в списке национальных и религиозных праздников на текущий год.
Если вы сомневаетесь в том, что именно празднует ваш партнер по бизнесу, напишите просто MERRY HOLIDAYS.
Когда отправлять поздравление? Лучше раньше, чем позже. Пусть лучше ваша открытка придет перед праздниками и будет замечена одной из первых, чем исчезнет в куче поздравлений, которые, к тому же, вероятно, будут разбираться уже после каникул.
12.Как писать поздравление:
Поздравление – это только поздравление, повод для хороших пожеланий и выражения добрых чувств. Бизнес-вопросы здесь не должны упоминаться.
Поздравление в английском языке строится иначе, чем в русском. Ниже приведены несколько образцов поздравлений, которые можно модифицировать в зависимости от ситуации.
At this joyous time of year, we are grateful for our work with you. We wish you abundance, happiness, and peace in a new year filled with hope. Happy holidays!
I hope you and all your coworkers, family, and friends have a lovely holiday season filled with joy and meaning. Best wishes for a prosperous new year.
It has been a pleasure to work with you this year. We wish you the best of holidays and a happy new year!
As the year ends, we think about all we are grateful for. Our relationship with you is one thing we treasure. Thank you for the opportunity to serve you. We wish you a merry Christmas and much success in the new year.
As gifts are given and received this holiday season, I think of the gift of knowing you. Thank you for the pleasure of working with you. Happy holidays!
Thank you for giving me the opportunity to work with you this year. It has been an honor and a valuable experience for me. I wish you a happy Hanukkah and a new year filled with all good things.
Merry Christmas! I hope you have a holiday that fills your heart with joy!
www.kefline.ru
Как составить письмо на английском языке
21 февр.
Часто ли вам приходится писать деловые письма на английском языке? Если да, то вы уже знаете, что письма всегда пишутся по одному и тому же образцу, а что делать, если вам предстоит сделать это впервые или вы боитесь, что вашего уровня знания языка не хватит?
Грамотно написанное деловое письмо производит правильное впечатление на ваших партнеров и является одной из ступеней лестницы, ведущей к успеху.
Давайте рассмотрим структуру делового письма. Несмотря на то, что письма делятся на несколько видов:
- письмо-запрос
- письмо-предложение
- письмо подтверждения
- рекламное письмо
- сопроводительное письмо
Все они имеют определенную форму, что значительно облегчает нашу задачу.
Итак:
- Шапка письма. Как правило, письма пишутся на официальных бланках, где уже присутствует название компании и ее контакты;
- Адрес того, кому предназначено письмо и дата написания;
- Обращение. Стандартные формулы: Dear Sir, Dear Madam, Dear Ms. Jones (важно: к женщинам следует обращаться Ms., если вас не попросили использовать другое обращение: Miss – для незамужних женщин, Mrs. – для замужних). После обращения необходимо поставить запятую.
- Упоминание или ссылка на происходивший ранее разговор или рекламу продукта. В этом случае можно использовать выражения: in reference to, referring to, with reference to и т.д.
- Причина, по которой было написано письмо: I am writing to ….. inquire about, apologize for, confirm, comment on и т.д.
- Вопросы, которые вы хотели бы прояснить: could you inform us about …?, please inform us as soon as possible about…, Please let us know …, We would like to have further details about …
- Если вы общаетесь с этой компанией в первый раз, то важно дать информацию о вашей фирме: As distributors we have a large network of …, We are distributors (retailers, importers, exporters) of …, Our company specializes in …
- Ремарка о вложенных документах: I am enclosing…, Please find enclosed…, Enclosed you will find…
- Выражение надежды на дальнейшее сотрудничество: I look forward to hearing from you soon, If your prices are competitive, you can expect repeat orders, Your prompt answer would be highly appreciated
- Окончание письма: Best wishes, best regards (если вам хорошо известен человек, которому вы пишете), Yours faithfully (если вы не знаете имени адресата), Yours sincerely (если вы знаете его имя). После этих фраз нужно поставить запятую и написать свое имя.
Вот и все. Желаю успехов в написании профессиональных деловых писем и до новых встреч на Learnathome.ru!
Добавлено: 21.02.12
www.learnathome.ru
Правила cоставления деловых писем
Содержание:
Составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам:
- Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.
- В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.
- Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
- Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.
- Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
- Главная мысль письма может начинаться с причины обращения: «I am writing to you to …»
- Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности («Thank you for your prompt help…») и приветствием «Yours sincerely,» если автор знает имя адресата и ‘Yours faithfully’, если нет.
- Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
- Подпись автора ставится между приветствием и именем.
Образец делового письма на английском:
Mr Nikolay Roshin
ABC-company
Office 2002, Entrance 1B
Tverskaya Street
Moscow
RUSSIA 20 June 2004
Dear Nikolay,
I’m writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.
InEnglandwe have two schools, Brighton andBath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions.Brightonis a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby.Bathis one of the most famous historic cities inEngland, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.
Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.
Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials.
I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.
Yours sincerely,
Tomas Green
Managing Director
Стандартные Выражения в деловой переписке
1. Обращение
Dear Sirs, Dear Sir or Madam
(если вам не известно имя адресата)
Dear Mr, Mrs, Miss or Ms
(если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”)
Dear Frank,
(В обращении к знакомому человеку)
2. Вступление, предыдущее общение.
Thank you for your e-mail of (date)…
Спасибо за ваше письмо от (числа)
Further to your last e-mail…
Отвечая на ваше письмо…
I apologise for not getting in contact with you before now…
Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…
Thank you for your letter of the 5th of March.
Спасибо за ваше письмо от 5 Марта
With reference to your letter of 23rd March
Относительно вашего письма от 23 Марта
With reference to your advertisement in «The Times»
Относительно вашей рекламы в Таймс
3. Указание причин написания письма
I am writing to enquire about
Я пишу вам, чтобы узнать…
I am writing to apologise for
Я пишу вам, чтобы извиниться за…
I am writing to confirm
Я пишу вам, что бы подтвердить…
I am writing in connection with
Я пишу вам в связи с …
We would like to point out that…
Мы хотели бы обратить ваше внимание на …
4. Просьба
Could you possibly…
Не могли бы вы…
I would be grateful if you could …
Я был бы признателен вам, если бы вы …
I would like to receive
Я бы хотел получить……
Please could you send me…
Не могли бы вы выслать мне…
5. Соглашение с условиями.
I would be delighted to …
Я был бы рад …
I would be happy to
Я был бы счастлив…
I would be glad to
Я был бы рад…
6. Сообщение плохих новостей
Unfortunately …
К сожалению…
I am afraid that …
Боюсь, что…
I am sorry to inform you that
Мне тяжело сообщать вам, но …
We regret to inform you that…
К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
7. Приложение к письму дополнительных материалов
We are pleased to enclose …
Мы с удовольствием вкладываем…
Attached you will find …
В прикрепленном файле вы найдете…
We enclose …
Мы прилагаем…
Please find attached (for e-mails)
Вы найдете прикрепленный файл…
8. Высказывание благодарности за проявленный интерес.
Thank you for your letter of
Спасибо за ваше письмо
Thank you for enquiring
Спасибо за проявленный интерес…
We would like to thank you for your letter of …
Мы хотели бы поблагодарить вас за…
9. Переход к другой теме.
We would also like to inform you …
Мы так же хотели бы сообщить вам о…
In answer to your question (enquiry) about …
В ответ на ваш запрос
I also wonder if…
Меня также интересует…
10. Дополнительные вопросы.
I am a little unsure about…
Я немного не уверен в …
I do not fully understand what…
Я не до конца понял…
Could you possibly explain…
Не могли бы вы объяснить…
11. Передача информации
I’m writing to let you know that…
Я пишу, чтобы сообщить о …
We are able to confirm to you…
Мы можем подтвердить …
I am delighted to tell you that…
Мы с удовольствие сообщаем о …
We regret to inform you that…
К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
12. Предложение своей помощи
Would you like me to…?
Могу ли я (сделать)…?
If you wish, I would be happy to…
Если хотите, я с радостью…
Let me know whether you would like me to…
Сообщите, если вам понадобится моя помощь.
13. Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа
I look forward to …
Я с нетерпением жду,
hearing from you soon
когда смогу снова услышать вас
meeting you next Tuesday
встречи с вами в следующий Вторник
seeing you next Thursday
встречи с вами в Четверг
14. Подпись
Kind regards,
С уважением…
Yours faithfully,
Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно)
Yours sincerely,
(если имя Вам известно)
Письмо – Запрос
Письмо-запрос информации (Enquiry Letter) отправляется, когда необходимо получить более подробную информацию об интересующем вас товаре или услуге.
В начале письма следует поместить название и адрес вашей компании, ниже должно идти название компании, в которую вы обращаетесь. Составить текст письма вы можете с помощью следующих стандартных выражений.
1. Официальное обращение, поскольку с адресатом вы не знакомы.
Dear Sir or Madam, Dear Sirs
2. Указание источника информации о компании
With reference to your advertisement (ad) in…
Относительно вашей рекламы в
Regarding your advertisement (ad) in …
Касательно вашей рекламы в …
3. Просьба выслать необходимые данные
Сould you please send me …
Не могли бы вы выслать мне
I would be grateful if you could…
Я был бы благодарен, если вы…
Can you give me some information about…
Можете ли вы дать мне информацию о…
Could you send me more details…
Могли бы вы выслать мне подробную информацию…
4. Дополнительные вопросы
I would also like to know …
Я бы также хотел узнать…
Could you tell me whether …
Скажите, пожалуйста…
5. Подпись
Yours faithfully, Искренне Ваш, (если имя Вам не известно)
Yours sincerely, (если имя Вам известно)
ПРИМЕР
Kenneth Beare
2520 Visita Avenue
Olympia, WA 98501
Jackson Brothers
3487 23rd Street
New York, NY 12009
September 12, 2000
Dear Sirs,
With reference to your advertisement in yesterday’s «New York Times», could you please send me a copy of your latest catalogue. I would also like to know if it is possible to make purchases online.
Yours faithfully,
(Signature)
Kenneth Beare
Administrative Director
English Learners & Company
Письмо-ответ на запрос информации
Когда компания получает письмо (Inquiry Letter) с просьбой выслать подробную информацию о ее продукции, товаре или услуге, в ответном письме очень важно произвести благоприятное впечатление на потенциального клиента или партнера. Вежливый, грамотно составленный ответ обязательно будет способствовать созданию подобного впечатления.
1. Обращение
Dear Mr, Ms
2. Благодарность за оказанное внимание
Thank you for your letter of
Спасибо за ваше письмо…
We would like to thank you for enquiring about …
Мы хотели бы поблагодарить вас за проявленный интерес…
3. Предоставление требуемой информации
We are pleased to enclose …
Мы с удовольствием вкладываем…
Enclosed you will find …
В прикрепленном файле вы найдете…
We enclose …
Мы прилагаем…
4. Ответ на дополнительные вопросы
We would also like to inform you …
Мы также хотели бы сообщить вам о…
Regarding your question about …
Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about …
Отвечая на ваш вопрос…
5. Высказывание надежды на дальнейшее плодотворное сотрудничество
We look forward to …
Мы надеемся
hearing from you
услышать вас снова
receiving your order
получить от вас заказ.
welcoming you as our client (customer)
что вы станете нашим клиентом
6. Подпись
Помните, когда вы обращаетесь к человеку, имя которого вам не известно, следует писать ‘Yours faithfully’ и, когда имя известно, — ‘Yours sincerely’,
ПРИМЕР
Jackson Brothers
3487 23rd Street
New York, NY 12009
Kenneth Beare
Administrative Director
English Learners & Company
2520 Visita Avenue
Olympia, WA 98501
September 12, 2000
Dear Mr Beare,
Thank you for your enquiry of 12 September asking for the latest edition of our catalogue.
We are pleased to enclose our latest brochure. We would also like to inform you that it is possible to make purchases online at http://jacksonbros.com.
We look forward to welcoming you as our customer.
Yours sincerely,
(Signature)
Position
Письмо-жалоба
Письмо, содержащее жалобу или претензии по качеству приобретенного товара и оказанных услуг, называется Complaint Letter. Основная цель такого письма — передать полную информацию по возникшей проблеме. Письмо также может выступать в качестве официального документа, уведомляющего о необходимости проведения проверки и устранения неполадок.
Письмо должно содержать всю необходимую информацию, касающуюся данной услуги или товара. Напишите полное название и описания товара, дату приобретения или указания услуги и т.д. Ваша цель – объяснить все детали, но не перегружать письмо ненужными подробностями. Кроме того, необходимо указать ваши пожелания, условия и сроки устранения проблем.
Кому адресовать данное письмо?
При приобретении товара или заключении договора на предоставление услуг вы получаете контактный адрес или телефон человека, который может решить все возникшие сложности. Обычно в небольших компаниях эти вопросы решает владелец компании. В организациях среднего уровня – его заместитель или высший руководящий состав. В крупных компаниях обычно существует отдел по работе с клиентами, который занимается решением таких вопросов.
Из каких основных частей состоит письмо?
1. Вступление
Name of Contact Person
Полное имя адресата ( если известно)
Title, if available
Company Name
Название компании
Consumer Complaint Division
Отдел по работе с клиентами
Street Address
City, State, Zip Code
Адрес компании
Dear (Contact Person):
Обращение
2. Введение, содержащее информацию приобретенном товаре либо услуге.
On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction).
1 июля я (приобрел, сдал в наем, арендовал, отремонтировал) ( полное название товара с серийным номером или вид услуги) по адресу … ( далее указывается другая важная информация о совершенной сделке)
I am writing to draw your attention to a problem in your customer service section.
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к проблеме в отделе по работе с клиентами.
I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff
Я бы хотел выразить претензии к обращению со мной вашего сотрудника.
I am writing to express my strong dissatisfaction with the goods I received this morning.
Я пишу, чтобы выразить недовольство продуктами, полученными сегодня утром.
I am writing to complain about the quality of the product I purchased on-line from your website.
Я пишу, чтобы выразить недовольство качеством продуктов, заказанных на вашем сайте.
I am writing in connection with the negative attitude of a member of your staff.
Я пишу в связи с негативным отношением члена вашей компании.
3. Описание возникшей проблемы
Unfortunately, your product (or service) has not performed well (or the service was inadequate) because (state the problem). I am disappointed because (explain the problem: for example, the product does not work properly, the service was not performed correctly, I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented, etc.).
К сожалению, ваш товар ( услуга) не отвечает необходимым требованиям , так как (указывается проблема). Я разочарован, поскольку (объясняется ситуация: например, прибор плохо работает некачественно, мне предъявили неправильную сумму к оплате, что-то не было объяснено)
The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently.
Заказанное оборудование все еще не доставлено, несмотря на то, что я уже звонил вам на прошлой неделе и сообщил, что оно требуется немедленно.
To resolve the problem, I would appreciate it if you could (state the specific action you want—money back, charge card credit, repair, exchange, etc.). Enclosed are copies of my records (include copies of receipts, guarantees, warranties, cancelled checks, contracts, model and serial numbers, and any other documents).
Для решения проблемы я был бы благодарен варианту, если бы вы (указываются ваши требования: вернули деньги, кредит, провели ремонт, произвели обмен и т.д.) Копии документов прилагаются ( приложите копии квитанции, гарантийный талон, аннулированые чеки, контракты и другие документы.)
I look forward to your reply and the resolution of my problem, and will wait until (set a time limit) before seeking help from a consumer protection agency or the Better Business Bureau. Please contact me at the above address or by phone at (home and/or office numbers with area code).
Я жду вашего ответа с решением по моей проблеме и буду ждать до ( указывается крайний срок) прежде чем обратиться за помощью в организацию по защите прав потребителей. Свяжитесь со мной по следующему адресу или телефону ( уазывается адрес и номер телефона)
Please deal with this matter urgently. I expect a reply from you by tomorrow morning at the latest.
Пожалуйста, решите эту проблему немедленно. Я жду вашего ответа не позднее завтрашнего утра.
I insist on a full refund otherwise I will be forced to take the matter further.
Я настаиваю на полном возмещении расходов, иначе я буду вынужден …
Unless I receive the goods by the end of this week, I will have no choice but to cancel my order.
Если я не получу данный товар до конца недели, у меня не будет другого выбора, кроме как аннулировать заказ.
I hope that you will deal with this matter promptly as it is causing me considerable inconvenience.
Я надеюсь, вы разберетесь с этим делом немедленно, поскольку это доставляет мне серьезные неудобства.
4. Окончание письма
Yours sincerely/Yours faithfully
Your name
Письмо с извинениями
Письмо с извинениями (Apology Letter) отправляется в ответ на письмо-жалобу (Complaint Letter). Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут/были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем. Ниже вы найдете несколько фраз, используемых при написании Apology Letter
1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации
Thank you for bringing the matter/issue/problem to our attention.
Спасибо, что сообщили нам об этом деле/проблеме.
I appreciated your advising me of this incident…
Для меня очень важно ваше сообщение.
2.Выражение сожаления.
We are very sorry to hear that…
Нам тяжело слышать об этом..
I am very sorry for this situation…
Я очень сожалею о сложившейся ситуации.
3. Извинение
We apologise for…
Мы просим прощения за…
Please accept our apologises for…
Примите наши извинения…
4. Объяснение действий компании
Please be assured that we will…
Будьте уверены, что мы…
You have my assurance that …
Я гарантирую вам…
To compensate for the inconvenience caused…
Для возмещения причиненных неудобств…
We are doing everything we can do to resolve the issue
Мы делаем все возможное для решения проблем
I can assure you that this will not happen again
Обещаю, что это впредь это не повторится
I am trying to sort it out/sort the problem out as a matter of urgency.
Я пытаюсь разобраться с этим/ решить эту проблему немедленно
Please return the faulty goods, and we will refund you/repair them/replace them
Пожалуйста, верните некачественный товар и мы возместим ваши затраты/произведем ремонт/обменяем его.
5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества
We value your custom highly
Для нас очень важно сотрудничество с вами.
Your satisfaction is our priorit
Письмо-просьба
Если вы пишете начальнику — будьте предельно вежливы, особенно, если вы не уверены, что он(а) знает ваше имя. Не используйте конструкции, отмеченные ниже значением строгости или настоятельной просьбы. Нейтральным и универсальным вариантом будет:
I would be grateful if…
Просьба, стилистически повышенная и наиболее вежливая, заключается также в выражениях:
Если вам не трудно, дайте, пожалуйста,…
Could you possibly give me/let me have…, please?
Если вас не затруднит, дайте, пожалуйста,…
Can/May I trouble you for sth./to give/hand me…, please?
Сделайте одолжение, дайте, пожалуйста,…
Could you do me a favour and give me/let me have…, please?
He откажите в любезности, дайте, пожалуйста,…
Would you please give me…?
Окажите любезность, дайте, пожалуйста,…
Would you kindly give me…, please?
He сочтите за труд, дайте, пожалуйста,…
Could you possibly give me/let me have,.., please?
Если вы пишете коллеге и он(а) не является вашим другом, выберите нейтральный стиль — средний между формальным и неформальным.
Could you..?
Удобные в этом случае формы с глаголом «хотеть»:
Я хочу (хотел бы) попросить…
I’d like (to ask) you to …
Мне хочется (хотелось бы) вас попросить…
Could I ask you to…?
Я хочу попросить вас купить для меня эту книгу.
Could I ask you to buy this book for me?
Мне хочется попросить тебя съездить в воскресенье на дачу.
Could I ask you to go to the country house this Sunday?
Если вы пишете малознакомому человеку — будьте вежливы.
I wonder if you could..?
Здесь будут удобны просьбы, выраженные вопросительным предложением с модальным глаголом «мочь»:
Я могу попросить вас…?
Could I ask you to do sth.?
Могу я попросить вас…?
May I ask you to do sth.?
Могу ли я попросить вас…?
Would you please/ kindly do sth.?
Не могу я попросить вас…?
Could you possibly do sth.?
Не могу ли я попросить вас…?
I’d be much obliged if…
Вы можете…?
Can/Could you do sth.?
Вы не можете…?
Вы не могли бы…?
Could you…?
Можете ли вы…?
Can/Could you…?
Не можете ли вы…?
Could you…?
Не могли бы вы…?
Could you…? Would you…?
Если вы пишете работнику другой компании — стиль должен зависеть оттого, знакомы ли вы с ним/ней или обращаетесь впервые.
I would be grateful if… (к незнакомому)
Could you..? (к знакомому)
Здесь может помочь просьба, выраженная вопросительным предложением с частицами «не», «бы», «ли»:
Вам не трудно…?
Вас не затруднит…?
Would you mind doing sth.?
Не трудно ли вам…?
He затруднит ли вас…?
Could you (possibly)…, please?
Если вы пишете вашему подчиненному, который не выполнил каких- либо указаний, то стиль просьбы может стать строгим:
Could I ask you..? (холодная просьба)
Также просьба с оттенком нарочитой строгости может быть выражена фразой:
Очень (убедительно, настоятельно) прошу вас (тебя)…
Could/Would you…, please…?
Could/Would you kindly…?
Do…
I would appreciate it very much if you would/ could…
Письма — запрос платежа
В своих первых письмах по поводу неоплаченных счетов следует быть исключительно вежливыми – в них не должно быть идеи, что ваш партнер не хочет платить.
Если вы вынуждены написать серию писем с запросом платежа, каждое последующее можно делать более твердым, но оставаться в рамках вежливости.
Пример
Письмо 1
According to our records, the sum of $4,500 is still outstanding on your account.
We trust that our service was to your satisfaction, and we would appreciate your cooperation in resolving this matter as soon as possible.
Письмо 2
On [DATE] I wrote to you regarding your company’s unpaid account, amounting to $4,500.
May we please remind you that this amount is still outstanding. We would be grateful to receive a bank transfer in full settlement without further delay.
Письмо 3
I wish to draw your attention to my previous emails of [DATES] about the overdue payment on your account. We are very concerned that the matter has not yet received your attention.
Clearly, this situation cannot be allowed to continue, and we trust urge you to take immediate action to settle your account.
Письмо 4
Following my emails of [DATES] I must inform you that we have still not received payment for the outstanding sum of $4,500. Unless we receive payment within seven days we shall have no alternative but to take legal action to recover the money.
In the meantime, your existing credit facilities have been suspended.
Отчет о встрече
Отчет о встрече состоит из 4 частей:
Introduction – Вступление (предмет отчета, кто его написал и по чьему запросу)
Background — Исходные данные (общее описание имеющейся ситуации, проблемы)
Findings — Полученные данные (возможные пути развития ситуации, решения проблемы)
Conclusion, recommendations — Выводы и рекомендации
Пример Отчета о встрече
Subject: Cost-cutting measures
As requested at the Board meeting of 18 April, here is my report. The full report is attached as a Word document, but I have written a brief summary below.
Introduction
The purpose of the report is to suggest ways to reduce costs across the company. It is based on the figures sent to me by different departments last month. I have divided the report into three sections: background, findings and recommendations.
Background
As can be seen in table1 in the attached document, demand for our products has been falling over the last year, and sales and profits are both down. This has led a situation where cost-cutting measures are necessary.
Findings
There are three main areas where cost reductions are possible:
- The marketing budget is very high. As mentioned above, sales are going down, but we are still spending large sums on magazine advertising and street posters. This is not justified.
- Production costs are also high. Table2 inthe report shoes that raw material costs have gone up by 12% over the last year. We must find a way to bring these down.
- We may also have to dismiss a small number of administrative staff, which will be very unpopular. See section 4.2 of the full report for suggestions on how to proceed.
Recommendations
In conclusion, I suggest that the company should be able to cut costs significantly by the end of the year. My specific recommendations are as follows:
- Marketing Dept to make reductions in the advertising budget of 10% or 15%.
- Production Dept to identify opportunities of using different suppliers to bring down materials costs.
- Head Office to investigate the possibility for cutting a limited number of jobs, in case the situation deteriorates.
Please have a look at the full report and let me have your comments by 2 June at the latest. This will then be circulated to all departmental managers in time for the meeting on 16 June. Please feel free to contact me if you have any questions.
Оформление электронных писем
Электронная почта стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам. Следуйте следующим правилам при общении по электронной почте:
- Хорошо представьте себе адресата. Оттого, кому вы пишете, будет зависеть стиль письма. Чем ближе отношения — тем меньше формальностей.
- Сделайте ваше послание по возможности кратким и четким. Это правило распространяется на все виды делового общения, но для электронной почты становится наиболее актуальным, поскольку воспринимать информацию с монитора сложнее, чем с листа. Дайте возможность вашему адресату ответить также коротко. Например, вместо того, чтобы писать:” Let me know what you think”, лучше поставить вопрос так:”Is 3 PM or 5 PM best for you?”
- Поле “тема” должно быть заполнено так, чтобы четко отражать основную идею письма.
- Приветствие (Dear Sir/Madam) не обязательно для стандартной переписки, однако в деловых письмах не будет лишним.
- В первых словах надо сформулировать, в связи с чем вы пишете письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то. Например: I am replying to your letter dated 15 January 2007 wherein you asked for information concerning our Spring courses on Business Writing.
- Если в электронном письме вы начинаете слово с заглавной буквы, это означает, что вы хотите выделить его, как наиболее важную мысль.
- Длина каждой строки не должна превышать 65 знаков, в противном случае текст может исказиться при прочтении письма на другом компьютере.
- Письмо должно быть хорошо структурировано — вступление, основная часть (факты) и вывод.
- KISS (Keep it short and simple). Помните, что вероятно ваш адресат получает десяток писем в день, — стоит экономить его время.
- Использование стандартных сокращений, характерных для повседневной переписки, такие как ”IMHO” ( In My Honest Opinion) также не приветствуются.
- Тщательно проверьте письмо, изменить или удалить его после отправки уже нельзя.
- Обратный электронный адрес и имя отправителя лучше написать в конце письма, на случай, если письмо будет выведено на печать.
- Общение по электронной почте предполагает активное взаимодействие поэтому, получив электронное письмо, на которое вы не можете ответить немедленно, следует отправить сообщение о получении письма и предполагаемом времени отправки полного ответа.
Даже в неформальном письме следует оставаться вежливым и стараться сделать письмо понятным и хорошо его структурировать.
Рекомендуемый порядок основных пунктов такой:
- дружеское приветствие
- благодарность или другое упоминание предыдущего контакта
- наиболее важный пункт письма или проблема
- другие важные пункты
- менее важные пункты
- выражение надежды на будущий контакт
- завершение (пожелания и подпись)
Пример:
Hello, Ili
Thanks for sending the agenda for our meeting.
I’m afraid I may not be able to make the 8:00 start. The train connections can be very difficult at that time of day.
Would it be possible to start at 9:00? It means we would finish at 17:00 instead of 16:00. Please let me know if that’s a problem for you.
Ypu asked me to send the feasibility report and I am attaching it here. Please note that this is not yet in the final draft and there may be some mistakes.
I’m looking forward very much to seeing you next week.
Best regards, Jacqui
Письмо-поздравление
Перед праздниками часто возникает вопрос — поздравлять или не поздравлять бизнес-партнеров и клиентов. Всегда лучше поздравить, чем не поздравить, т.к., поздравляя, вы можете:
- укрепить отношения с существующими клиентами/партнерами
- привлечь новых клиентов
- напомнить старым клиентам о том, что вы существуете
- выказать признательность по отношению к наиболее лояльным клиентам
Однако, решая, с каким именно праздником поздравить, лучше справиться о нем в списке национальных и религиозных праздников на текущий год.
Если вы сомневаетесь в том, что именно празднует ваш партнер по бизнесу, напишите просто MERRY HOLIDAYS.
Когда отправлять поздравление? Лучше раньше, чем позже. Пусть лучше ваша открытка придет перед праздниками и будет замечена одной из первых, чем исчезнет в куче поздравлений, которые, к тому же, вероятно, будут разбираться уже после каникул.
Как писать поздравление:
Поздравление – это только поздравление, повод для хороших пожеланий и выражения добрых чувств. Бизнес-вопросы здесь не должны упоминаться.
Поздравление в английском языке строится иначе, чем в русском. Ниже приведены несколько образцов поздравлений, которые можно модифицировать в зависимости от ситуации.
At this joyous time of year, we are grateful for our work with you. We wish you abundance, happiness, and peace in a new year filled with hope. Happy holidays!
I hope you and all your coworkers, family, and friends have a lovely holiday season filled with joy and meaning. Best wishes for a prosperous new year.
It has been a pleasure to work with you this year. We wish you the best of holidays and a happy new year!
As the year ends, we think about all we are grateful for. Our relationship with you is one thing we treasure. Thank you for the opportunity to serve you. We wish you a merry Christmas and much success in the new year.
As gifts are given and received this holiday season, I think of the gift of knowing you. Thank you for the pleasure of working with you. Happy holidays!
Thank you for giving me the opportunity to work with you this year. It has been an honor and a valuable experience for me. I wish you a happy Hanukkah and a new year filled with all good things.
Merry Christmas! I hope you have a holiday that fills your heart with joy!
www.portal-investor.ru
Деловое письмо на английском языке: особенности написания
В деловом мире переписка играет огромную роль. Начиная от коммерческих предложений и заканчивая пересылкой накладных и счетов-фактур. В настоящее время практически вся деловая переписка ведется в электронном виде, однако это не отменяет общепринятых правил деловых писем, даже если они электронные. У вас возникла необходимость написать деловое письмо человеку, говорящему на английском языке? Давайте вместе с вами разберемся в том, как правильно написать деловое письмо на английском языке.
Если по роду вашей деятельности вам часто приходится вступать в переписку с зарубежными партнерами, не стоит опасаться. На самом деле бизнес-корреспонденция в английском языке имеет четкие законы, соблюдая которые вы легко справитесь с любым деловым письмом.
Business letter — деловое письмо
Основные типы деловых писем
- Поздравление — Congratulation Letter
- Предложение — Commercial Offer — отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
- О приёме на работу — Acceptance-уведомляет вас, что вы приняты на работу.
- Заявление — Application- содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
- Отказ- Refusal letter — деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
- Жалоба -Complaint Letter — содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
- Письмо-извинение — Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
- Письмо-запрос- Enquiry Letter -отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
- Письмо-ответ на запрос — Reply Quotation- в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
- Письмо-благодарность — Thank-you letter — тут, кажется, всё понятно.
Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.), и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.
Правила составления делового письма
Правил на самом деле не так уж и много. Человеку со средними знаниями в английском я зыке не составит труда его составить, как бы трудно это ни казалось. Самое главное, что письмо состоит из блоков. Эта структурность позволяет быстро считывать информацию. И здесь экономят время все и получатель, и отправитель. Отправитель собирает блоки воедино: адрес отправителя, дата, адрес получателя, обращение, введение и т. д. А получатель уже знает где находится основная информация и знакомится с ней.
Также блочная структура подразумевает ряд особенностей:
- тело письма строится из абзацев с одинарным отступом;
- красная строка отсутствует;
- весь текст выравнивается по левому краю.
Вторая особенность состоит в том, что не нужно писать слишком витиеватыми фразами. Предложения строятся просто и лаконично.
Составные части делового письма
А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:
- Заголовок (шапка):
- Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.
- Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).
- Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются.
- Приветствие (обращение), или как начать письмо.
- Главная мысль (основной текст послания) — в центральной части письма.
- Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений). Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
- Вложение — говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
- Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.
Образец письма
Matryoshka Ltd.
34 Tverskaya street
Moscow, 121 121
6th April, 2012
Mrs. Diana Ross
World Treasures Inc.
100 East 24th Street
Washington, 20 024
USA
Dear Mrs. Ross:
I received your address from «The Moscow Times» and would like to propose you cooperation with
our company. We produce Russian nesting dolls called «Matryoshka» that are famous among tourists
visiting Russia. Our dolls are made ofsound wood and are colored with natural paint.
The catalogue numbers about 500 types of matryoshkas of various sizes.
Weoffer considerable discounts for our regular customers.
You will find enclosed our latest catalogue. We would be happy
to have an opportunity to do business with your company.
Sincerely yours,
Mikhail Smirnov
Senior Manager
Enclosure: catalogue
Перевод письма
Уважаемая миссис Росс,
Я увидел адрес Вашей компании в «The Moscow Times» и хотел бы предложить сотрудничество с нашей фирмой.
Мы производим русских национальных кукол «матрешек», известных среди туристов, посещающих Россию. Наши куклы сделаны из цельных пород древесины и выкрашены натуральной краской. В каталоге представлено около 500 моделей матрешек разных размеров. Постоянным клиентам мы предоставляем значительные скидки.
К письму прилагаю наш последний каталог. Будем рады сотрудничеству с Вашей компанией.
С уважением,
Михаил Смирнов
Старший менеджер
Приложение: каталог
Стандартные Выражения в деловой переписке
Обращение к партнеру по переписке
Обращение, которое следует использовать, зависит от близости вашего знакомства с получателем письма.
- Если вы вообще не знакомы, или же обращаетесь к группе лиц (к примеру, ваше письмо адресовано отделу компании), то следует использовать вариант:
Dear Sir/Madam, или Dear Sirs, - Если вы знакомы или точно знаете, кто будет получателем письма, напишите:
Dear Mr./Ms. [фамилия],
(Раньше при обращении к женщине использовали сокращение Mrs. (от Missis) или Ms. (Miss). Сейчас их обычно объединяют в один вариант — Ms.). - При близком общении или обращении к хорошо знакомым сотрудникам можно сказать просто:
Dear [имя],
Тело делового письма
В теле письма передается суть вашего послания. Для точной передачи причины, побудившей вас написать это письмо, можно использовать следующие выражения:
- I am writing to inquire about… — Я хочу запросить/спросить…
- I want to apologize for… — Я хочу извиниться за…
- I am writing to confirm… — Я хочу подтвердить…
- I want to comment on… — Я хочу прокомментировать…
- After having received your address from…, I… — Получив ваш адрес от/из…, я…
- With reference to your letter of [дата]… — Ссылаясь на Ваше письмо от [дата]…
- I recently wrote to you about… — Недавно я писал вам о…
- Thank you for your letter of [дата]… — Спасибо за Ваше письмо от [дата]…
- Thank you for your letter regarding… — Спасибо за Ваше письмо, которое касалось…
- In reply to your letter of [дата]…, we are glad to inform you that… — В ответ на Ваше письмо от [дата]…, мы рады сообщить Вам, что…
- Thank you for contacting us. — Спасибо, что связались с нами.
- In reply to your request, … — В ответ на Ваш запрос, …
- Could you possibly… — Не могли бы Вы…
- I would be grateful if you could… — Я был бы благодарен, если бы Вы…
- With reference to our telephone conversation… — По результатам нашего телефонного разговора…
Чтобы попросить о чём-то партнёра по переписке, используйте такие фразы:
- Could you please send/tell us/let us know… — Не могли бы Вы, пожалуйста, переслать/cообщить нам/дать нам знать…
- I would be grateful if you could… / I would appreciate it if you would… — Я был бы признателен, если бы Вы…
- I am interested in receiving/obtaining… — Я заинтересован в получении…
Если вы хотите сообщить о каком-либо положительном результате, подойдут такие выражения:
- I am pleased to announce you that… / I am delighted to inform you that… — Рад сообщить Вам, что…
- You will be pleased to learn that… — Вы будете рады узнать, что…
- We have some good news for you: … — У нас для Вас хорошие новости: …
Если же результат не слишком хорош, сказать об этом помогут такие фразы:
- Unfortunately, … — К сожалению, …
- We regret to inform you that… — С сожалением сообщаем Вам, что…
- I’m afraid it is not possible to… — Боюсь, оказалось невозможным…
Сразу после этого может оказаться уместным предложение помощи:
- Would you like me to…? — Если Вы хотите, я мог бы…
- I would be happy to… — Я с радостью…
- I could help you to… — Я мог бы помочь Вам…
Заключительные фразы делового письма
- Thank you for your help. — Спасибо за Вашу помощь.
- Please contact us if we can help. — Пожалуйста, обращайтесь, если потребуется наша помощь.
- Feel free to contact us if there are any problems. — Не стесняйтесь обращаться к нам, если возникнут трудности.
- I look forward to hear from you. — С нетерпением ожидаю от Вас известий.
- Hope to hear from you soon. — Надеюсь на скорейший ответ.
Если вы прикладываете какие-либо документы, обратите на это внимание получателя:
- I am enclosing… — Я прикладываю…
- Please find enclosed… — Пожалуйста, посмотрите в приложении…
- Enclosed you will find… — В приложении вы найдёте…
Окончание делового письма
Для прощания в деловом письме существуют устойчивые формы, за которыми должно следовать ваше имя. Желательно указывать имя и фамилию в полном варианте, либо первую букву имени и фамилию. Также можно добавить вашу должность.
- Yours faithfully, [имя]
- Yours sincerely, [имя]
- Best wishes, [имя]
- Best regards, [имя].
Аббревиатуры при написании писем
- asap = as soon as possible — как можно скорее
- enc. = enclosure — вложение, приложение (когда вы прилагаете документы к письм)
- ps = postscript — поскриптум — (это выражение знакомо всем, используем, когда хотим добавить что-то уже после того, как письмо закончено и подписано)
- pto (informal) = please turn over — пожалуйста, переверни (убедиться, что человек, читающий письмо найдет информацию на следующей странице)
- RSVP = от французского. Répondez s’il vous plaît, пожалуйста, ответь.
Надеемся, что данный образец делового письма на английском поможет найти вам новую работу или создать деловые связи в ближайшее время.
Видео — Деловое письмо на английском.
englandlearn.com
