Как оформлять деловые письма на английском языке? | Вопросы подписчиков
Какова последовательность оформления и особенности написания текста деловых писем на английском языке?
Последовательность подготовки документов и их отправление определены стандартами бизнеса. Их четкое оформление и своевременная отправка – залог эффективной работы офиса.
Интересная информация об образцах писем-поздравлений размещена здесь.
При современном доминировании электронных средств корреспонденции (которые зачастую выполнены на английском языке) важно не потерять культуру ведения документации в принципе и деловой переписки в частности. Ваш партнер по бизнесу без труда поймет, имеет ли он дело с профессионалом или любителем. Качество составления письма на английском языке – это качество работы вашей компании.
Более подробно о разновидностях деловых писем вы можете узнать в статье.
Помня о роли контроля за бизнес-коммуникацией, начнем с формата делового письма: последовательность оформления делового письма осуществляется в следующем порядке:
1. Sender’s Company / Sender’s Address – Компания и адрес отправителя.
2. Your Ref/ Our Ref. – Исходящий номер адресата и отправителя.
3. Addressee’s Name/ Addressee’s Title /Addressee’s Company/Addressee’s Address –
имя получателя/ должность (если имя неизвестно) /адрес компании/ адрес
получателя
4. Date – Дата
5. Salutation – Обращение
6. Subjec – Тема письма
7. Body of the Letter – Содержание письма
8. Complimentary Close – окончание
9. Signature – подпись
10. Sender’s Name/Sender’s Title— Имя отправителя/должность отправителя
11. Enclosure – вложение
При оформлении письма это будет выглядеть, в основном, следующим образом:
|
British Suppliers PLC 1 Hoxtech House, Wrights Way Glasgow G12 8QQ 2 Your Ref: Ch/T 3/2 Our Ref: J/Ms 4 13 March 2009 3 Mr. Dave Baker BenefitsLink 8 Minnesota Avenue, Suite H Winter Park FL 32789 5 Dear Mr. Baker 6 Order 2313 7 Thank you for your letter of 3 February enclosing your catalogue and price-list. Please find enclosed my order. As we agreed, settlement will be by banker’s draft, when we receive the shipping documents. And we expect delivery within six weeks. We would be grateful if you could inform us if there are any problems with delivery. We look forward to receiving acknowledgement of our order at your earliest possible convenience. 8 Yours sincerely 9 10 Jane Muss Buying Manager |
При составлении делового письма необходимо обращать внимание как на форму, так и на содержание письма. Рассмотрим основные правила написания текста письма на английском языке.
Salutation – Обращение
Если вам неизвестно имя адресата, а известна только должность, пишут:
a) только должность – Dear Sales Manager;
b) на имя компании – Dear Sirs или Dear Sir/Madam;
c) на имя служащего, если вы знаете, что это женщина, но не знаете ее имени – Dear Madam;
d) на имя служащего-мужчины – Dear Sir;
e) в конце письма – yours faithfully.
|
Dear Sirs Dear Sir/Madam Dear Sir Dear Madam Dear Sales Manager Dear Personal Director |
Yours faithfully
С уважением |
Если вам известно имя адресата, вы пишите:
а) Dear Mr Smith – указывается только фамилия (surname), имя не указывается.
b) Dear Mrs Smith – обращение к замужней женщине.
c) Dear Miss Smith – обращение к незамужней женщине.
d) Dear Ms Smith – обычное современное обращение к женщине (без указания замужем она или нет).
e) в конце письма – yours sincerely; менее формально – best regards или truly yours.
|
Dear Mr Smith Dear Mrs Smith Dear Miss Smith Dear Ms Smith Dear Dr Smith |
Your sincerely (Искренне Ваш, с уважением) Sincerely (Искренне Ваш) Best Regards (С наилучшими пожеланиями, с уважением) Truly yours (С уважением) |
Если письмо пишется другу или родственнику, вы обращаетесь Dear и указываете имя, а заканчиваете best wishes, love, regards:
|
Dear John Dear Jane |
Best Wishes (С наилучшими пожеланиями, всего хорошего) Love (Пока) Regards (С наилучшими пожеланиями) |
Основной текст письма
The Body of the Letter. После обращения к адресату переходим к самому письму, которое состоит из трех частей:
1. The opening – начало.
2. The main message – основная часть.
3. The closing – заключительная часть.
Основную задачу письма можно выразить следующим образом: внимание – интерес – побуждение – действие.
1. The Opening – начало/вступление. Чтобы привлечь внимание адресата, с первых строк акцент делается на основную тему:
а) если вы пишите адресату в первый раз, объясните причину написания письма (выразите ваш интерес).
|
We are writing in connection with your Order № 267 |
Мы пишем вам в связи с заказом № 267 |
|
|
Я хотел бы получить от вас информацию о… |
|
We are interested in…(the prices of air conditioners) |
Нас интересует: … (ваши цены на кондиционеры) |
b) если отвечаете на письмо, начните со ссылки на письмо, заказ, телефонный звонок и т.д., тем самым вы обратите внимание адресата на предмет документа или письма.
|
Thank you for your letter of 3 March enquiring … |
Благодарим вас за письмо от 3 марта, где вы делаете запрос о… |
|
We have received your letter of (date) enclosing… |
Мы получили ваше письмо с приложением от (число)… … |
|
Further to our conversation yesterday…. . |
В подтверждение нашего вчерашнего телефонного разговора … |
2. Основная часть письма – The main message.
Исходя из практики написания писем, основная часть письма, как правило, содержит:
· либо положительную информацию, где автор подтверждает совершение сделки и др.
· либо отрицательную информацию, где автор исключает возможность сделки.
В первом и во втором случаях используется специальная лексика, связанная:
— с положительной для вас информацией,
|
We are |
pleased delighted |
to |
tell inform advise |
you that |
— с неприятной для вас информацией.
|
We |
regret are sorry |
to |
tell inform advise |
you that |
Согласно нормам делового письма составитель письма не только излагает возможность или невозможность выполнения заказа, оплаты расходов, проведения платежей, принятие предложений или другой операции, но и указывает на возможность и причину их выполнения или невыполнения. Это обусловлено обязательным условием бизнеса: уважением к партнеру как равному участнику процесса. Для этих случаев вам помогут фразы:
|
We are able to (pay) |
Мы можем / способны (выплатить) |
|
We are unable to (supply) |
Мы не сможем (поставить) |
|
We have been forced to because of |
Мы вынуждены (сделать или не сделать что-то из-за) |
Обратите внимание на фразы due to и owing to
Owing to, как правило, используется в связи с негативной информацией.
3. The closing – заключительная часть.
Чтобы обратить внимание получателя на то, что вы ждете от него ответа, заказа, продукцию и т.д., в заключительной части письма напомните вашему корреспонденту об этом:
|
Looking forward to hearing from you |
С нетерпением жду вашего ответа. |
|
We look forward to receiving you order/ reply/ products /etc. |
Надеемся получить от вас заказ/ ответ/ продукцию/ и т.д. |
|
I look forward to your reply. |
Ждем вашего ответа. |
Если же вы отправляете дополнительную информацию, не забудьте ему на это указать:
|
Please, contact me if you need any further information |
Пожалуйста, напишите нам, в случае если вам понадобится дополнительная информация. |
|
Please, feel free to contact me if you have any further questions |
Если у вас возникнут вопросы, пожалуйста, сразу обращайтесь к нам. |
|
Please let me know if you need any additional information |
Пожалуйста, сообщите нам в случае, если вам понадобится дополнительная информация |
|
I hope that this information will help you |
Надеюсь, что эта информация будет полезной |
|
Please do not hesitate to contact us to arrange for a suitable time and date for the presentation |
Сразу сообщите нам удобное для вас время и дату презентации. |
Более подробно о том, как выразить отказ в деловом письме, вы можете узнать в статье.
Подводим итоги
- Качество составления письма – это качество работы вашей компании. Следуйте международным стандартам написания письма на английском языке.
- Если деловое сообщение имеет электронный формат, отправляйте его на фирменных бланках – шаблонах на английском или других языках, содержащих логотип организации, ее адрес и телефон.
- Учитывайте особенности и этикет переписки, характерные для той или иной страны (обращения, даты и т.д.).
- Практикуйте написание писем на английском языке каждый день.
Читайте подробнее о административной поддержке руководителя по этой ссылке.
www.sekretariat.ru
Как оформлять письма на английском языке
В разных обществах существуют свои особенности составления и форматирования писем. Хоть сегодня бумажные письма все больше вытесняются электронными, иногда бывают случаи, когда нужно посылать какие-нибудь официальные обращения и запросы в бумажном виде, где и могут пригодиться знания того, как стоит их составлять. К тому же есть ряд особенностей составления самого текста письма, которые имеют место и в электронных сообщениях.
Конечно же, не существует одного обязательного формата даже внутри одной страны, и многие люди могут придерживаться своих привычек в этом. Тем не менее, в этой статье мы рассмотрим то, как обычно это делают большинство англоговорящих (с учетом различий между американским и британским стилем).
1. На письме в первую очередь пишется адрес отправителя в правой верхней части листа. В написании почтового адреса стоит придерживаться следующего порядка: номер дома, улица, город, страна. Почтовый индекс и телефонный номер идут последними, в то время как имя вместе с адресом обычно не ставится.
2. Дату отравления можно поставить прямо под адресом. Стоит использовать стандартный формат даты, который поймут и в США (где преобладает формат месяц/день/год) и, скажем, в Великобритании (где преобладает привычный для нас формат день/месяц/год). Поэтому, чтобы никого не запутать, лучше писать месяц прописью, например “12 November 2012”.
3. В формальных или деловых обращениях поставьте имя и адрес адресата письма в левой части листа, начиная с того уровня (или чуть ниже), на котором вы поставили дату справа.
4. Как было упомянуто ранее, такой формат, конечно же, не является единственно “правильным”. Например, многие компании на своих бланках писем могут использовать немного другой формат. Так дату иногда ставят слева, а адрес адресата в конце письма.
5. Начинают текст, как правило, с “Dear …”, обращаясь к лицу:
- по их имени (напр., “Dear John”), что довольно неформально;
- с помощью “Mr”, “Ms”, “Mrs”, “Dr” и т.д. и фамилии (напр., “Dear Mr Smith”), что будет звучать более формально;
- фразой “Dear Sir/Madam/Sir or Madam” тогда, когда вам не известно имя адресата;
- просто по имени и фамилии (напр., “Dear Susan Ericson”).
При этом не стоит использовать имя и фамилию вместе с обращениями вроде “Mr” (“Dear Mr David Smith”).
6. После обращения “Dear …” не ставьте восклицательный знак, как это часто делают русскоговорящие. Вместо этого можно поставить просто запятую, либо вообще ничего не ставить (как это часто делают в Великобритании). В США нередко можно заметить такую особенность – в личной переписке чаще всего ставят запятую, а в деловой двоеточие (хотя это встречается все реже).
После этого, начинать текст письма стоит либо на следующей строчке (при этом отступив немного от края, т.е. начав с “красной линии”, как нас учили в школе), либо отступить дополнительную строчку, чтобы между строчкой с “Dear …” и началом основного текста была пустая строчка. Чаще всего используют именно второй вариант.
7. Формальные письма, начинающиеся на “Dear Sir or Madam” (т.е. абсолютно не известным людям) или “Dear John Smith” заканчивают обычно фразой “Yours faithfully” (используемой только в британском английском) или “Yours sincerely”. В неформальной переписке концовка может быть в виде “Yours”, “See you” или даже просто в виде глагола “Love” (который, правда, не употребляется в переписке между мужчинами). Однако очень часто как в формальных, так и неформальных письмах можно встретить простые подписи типа “Best regards”, “With kind regards” или “With best wishes”.
8. Если письмо бумажное, то после этого отправитель нередко от руки подписывается своим именем и фамилией (в формальном стиле) или просто именем (в неформальном). При этом обращения типа “Mr” вместе с именем использовать не надо.
9. Если письмо написано печатными буквами, то после рукописной подписи в виде имени и фамилии, их также стоит напечатать.
10. В неформальных письмах, после завершения основного текста и подписей можно дописать еще пару “запоздалых” предложений после обозначения “P S” (от латинского “post scriptum”, т.е. “написанное после”).
11. Между британским и американским английским есть некоторые различия и в оформлении, чаще всего заключающиеся в использовании точек и запятых. В Британии люди, как правило, не используют запятых или точек в обращениях типа “Mr”, инициалах, адресах, датах, а также в приветственных и заключительных частях сообщения.
Среди американцев же более распространены следующие особенности форматирования писем:
- Запятые нередко используются в конце каждой строчки в обозначении адреса, в то время как в конце адреса ставят точку. Обращения типа “Mr” используются вместе с точками, т.е. “Mr.”. После приветствия типа “Dear …” чаще всего используются запятые, иногда можно встретить и двоеточие, особенно в деловых письмах.
- Вместо “Dear Sirs” (что распространено в Британии), в США чаще всего пишут “Gentlemen”.
- Как уже упоминалось ранее, формат даты чаще всего имеет вид “месяц/дата/год”
- Выражение “Yours faithfully” (которое распространено в Британии) почти никогда не используется. Вместо этого употребляются выражения “Sincerely”, “Sincerely yours” или “Yours truly”, после которых идет запятая.
- Американцы чаще всего официально подписываются своим именем в следующем формате “James K. Johnson”, где “K.” является первой буквой второго имени (так называемое “middle name”). Иногда русскоговорящие вместо этого “middle name” пишут свое отчество (или его первую букву), хоть оно и не является “middle name” в английском понимании этих слов.
13. Наконец, когда обращение идет к незнакомому лицу, в первую очередь после приветствия лучше всего написать причину, по которой вы пишите данному человеку. Например:
“Dear …,
I am writing you to request … …”
Как мы писали выше, в написании и форматировании писем нет каких-то “законов”, которые нужно во чтобы то ни стало исполнять. Даже если вы сделаете все так, как привыкли вы, ничего страшного в этом не будет. Однако если вы желаете чтобы ваши письма и электронные сообщения имели такой вид, какой англо говорящие привыкли видеть, то стоит иметь в виду вышеизложенные особенности их форматирования.
weblog.radugaslov.ru
Деловое письмо на английском – оформление
Существуют определенные стандарты для оформления деловых писем на английском языке, хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, между европейским и североамериканским деловым письмом). Вот несколько основных принципов:
- Используйте форматы A4 (Европейский) или 8,5 x 11 дюймов (Северная Америка) бумаги или бланков
- Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон
- Используйте простой шрифт, такие как Times New Roman или Arial
- Используйте размер шрифта 10 – 12 пунктов
- Используйте запятую после приветствия (Dear Mr Bond,)
- Одинарный отступ в абзацах
- Двойной отступ между параграфами
- Двойной отступ между последним предложением и концовкой письма (Sincerely, Best wishes)
- Оставьте 4 или 5 отступов для собственноручной подписи
- Сложите письмо втрое (горизонтально) перед помещением его в конверт
- Используйте форматирование без выравнивания с правой стороны
Оформление деловых писем
Блочный формат является наиболее распространенным форматом, используемым в современном бизнесе. В этом формате не используется выравнивания по центру. Адрес отправителя, адрес получателя, дата и все новые параграфы начинаются с левого края, как в примере ниже:
| Wicked Wax Co. Ltd 22 Charlton Way London, SE10 8QY | Адрес отправителя, возможно, напечатать логотип или адрес компании |
| 5th December, 2006 | Дата |
| Mr. Tadao Price Aero Space Inc. 103 West 3th Street New York, NY, 10026 USA | Адрес получателя |
| Your ref: 123 | Ссылка получателя (если есть) |
| Our ref: abc | Ссылки отправителя (если есть) |
| Dear Mr. Price, | Приветствие |
| Forthcoming Meeting | Тема |
| First paragraph…Second paragraph…Third paragraph… | Тело письма |
| Sincerely, | Концовка письма |
| Michael Johnson | Подпись (рукописная) |
| Michael Johnson, President | Имя, должность |
Оформление конвертов для деловых писем
При оформлении делового письма на английском языке лучше всего напечатать текст на конверте. Большинство компьютерных программ для редактирования текста содержат функции для нанесения разметки, которые значительно облегчают процесс оформления конверта для деловых писем. Все, что вам нужно сделать, это указать используемый размер конверта и ввести необходимую информацию в соответствующих полях, например:
Mr. Tadao Price |
Оформление служебных записок
Служебные записки это короткие внутренние деловые письма, отправленные другим сотрудникам в рамках одной организации. Служебные записки также могут быть вывешенными где-то внутри компании у всех на виду. Служебные записки используются все реже, в то время как электронные письма становятся все более распространенным явлением. В отличие от деловых писем, служебные записки обычно не содержат приветствия или заключительной части и могут быть как напечатанными, так и рукописными. Основная часть служебной записки, как правило, оформляются в блочном формате. Служебные записки на английском языке должны включать поля «From» (от кого), «To» (кому) , «Date» (дата) , «Subject» (тема) и само сообщение, например:
[Логотип компании]
MEMORANDUM (Служебная записка)
От: [имя или инициалы]
Кому: [имя или инициалы]
Дата:
Тема: [короткое описание]
Сообщение начинается отсюда…
- Часто начиная
- с
- пунктов
- списка
businessenglish.kiev.ua
Как написать email на английском языке + 4 сайта для поиска друзей по переписке
Электронная почта, пожалуй, самое популярное средство общения после телефона. Мы пишем письма и отвечаем на них почти каждый день, и иногда приходится составлять их не только на русском. В этой статье мы объясним вам, как правильно писать электронное письмо на английском языке, приведем примеры формального и неформального email, а также расскажем, где бесплатно найти друга по переписке.
Мы рассмотрим как формальные email, так и неформальные. Конечно, в них нужно использовать совершенно разную лексику, поэтому для начала мы разберемся, какие письма относятся к формальным, а какие — к неформальным.
Формальные:
- письмо клиенту, коллеге или деловому партнеру;
- письмо-отклик на вакансию;
- письмо с запросом информации или письмо-жалоба в техподдержку, онлайн-магазин и т. д.
Неформальные:
- письмо другу, знакомому, коллеге;
- письмо родственникам.
А теперь давайте узнаем, из каких частей должен состоять email на английском языке и какие фразы можно использовать при его написании. Обратите внимание: в нашей статье мы рассказываем, как писать обычные email. Если вас интересует письмо другу для экзамена, вы найдете подробную инструкцию по этой теме в статье о ЕГЭ по английскому языку.
Структура электронного письма на английском языке и полезные фразы для каждой части
1. Тема письма (subject)
Театр начинается с вешалки, а email — с темы письма, которая размещается в специальной строке сверху. Наличие заполненной темы письма — элементарное правило хорошего тона, особенно важно не забывать о нем в формальной переписке. Многие игнорируют тему и переходят сразу к тексту письма, а зря, ведь четко обозначенная тема сразу даст понять адресату, о чем пойдет речь в письме, важное оно или нет и т. д. Более того, если вы пишете деловое предложение партнерам, у письма с темой больше шансов быть прочтенным, а не заброшенным в корзину.
Что писать: Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма. Например, в формальном письме с информацией о совещании в следующем месяце можно написать: Meeting on the 26th March at 11 a.m. (совещание 26 марта в 11 утра). В неформальном письме знакомому можно написать: Thanks for your present (спасибо за твой подарок). А, например, если вы пишете письмо в интернет-магазин, обязательно укажите в теме письма номер заказа, по которому хотите задать вопрос.
2. Обращение (начальная фраза)
Начинать письмо надо с обращения к адресату. Оно пишется на первой строке и отделяется запятой, а текст после него пишется уже с новой строки.
Что писать: Если вы пишете конкретному человеку в формальном стиле, используйте такие обращения:
| Обращение | Комментарий |
|---|---|
| Dear Mr. Jenkins, | Обращение к конкретному мужчине. |
| Dear Ms. Jenkins, | Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме. |
| Dear Sir or Madam, | Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо. |
| To whom it may concern, | Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо. |
Неформальное письмо можно начинать следующими способами:
| Обращение | Комментарий |
|---|---|
| Hello / Hi / Hi there / Hello again Tom, | Неформальное дружеское приветствие. |
| Greetings / Good morning / Good afternoon Tom, | Приветствия, которые звучат чуть формальнее Hello или Hi. |
| Dear Tom, | В этом приветствии присутствует оттенок формальности, поэтому оно используется при написании письма на ЕГЭ. |
3. Текст письма
В первом абзаце вам нужно сообщить адресату, для чего вы пишете ему письмо. Если вы хотите выразить несколько мыслей в своем email, то каждую из них начинайте писать с нового абзаца.
Правильное оформление письма — залог того, что его прочтут внимательно и ваши мысли будут правильно поняты. Используйте форматирование, чтобы сделать письмо более читабельным и легким для восприятия. Особенно важно учитывать этот момент, когда вы пишете длинные формальные письма. Сплошное полотно текста рискует быть отправленным в корзину сразу же после открытия.
Что писать: Начальное предложение в формальном письме может звучать так:
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| I am writing to inform you / to ask you / to thank you… | Я пишу, чтобы сообщить Вам / спросить Вас / поблагодарить Вас… |
| I regret to inform you… | Мне жаль сообщать Вам… |
| I would like to thank you… | Я бы хотел поблагодарить Вас… |
Если же вы пишете письмо другу, можно начать его так:
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Many thanks for your recent letter. | Большое спасибо за твое недавнее письмо. |
| It was nice to hear from you recently. | Было приятно услышать о тебе недавно. |
| How are things? | Как жизнь? |
4. Вложения
Довольно часто мы не просто отправляем письмо, а пересылаем документ или фотографию по электронной почте. В таком случае обязательно сообщите адресату, что вы прикладываете к письму дополнительный файл.
Что писать: И в формальном, и в неформальном письме можно использовать следующие фразы:
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Please find attached… (my CV and cover letter). | Пожалуйста, посмотри(-те)… (мое CV и сопроводительное письмо). |
| I am attaching… (the document you requested). | Я прилагаю… (документ, который ты/Вы просил(-и)). |
| I am sending you… (the photo from our vacation). | Я высылаю тебе/Вам… (фото из нашего отпуска). |
| Please see… (the file attached). | Пожалуйста, посмотри(-те)… (приложенный файл). |
5. Заключительная фраза
Если в письме есть начальная фраза, то будет и заключительная. Она пишется с новой строчки в конце письма, и после нее всегда стоит запятая.
Как писать: В конце формального письма можно использовать такие фразы:
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Yours sincerely/faithfully/truly, | С уважением, |
| Regards, | С уважением, |
| Sincerely yours, | Искренне Ваш, |
| With best wishes, | С наилучшими пожеланиями, (чуть менее формальное) |
| With many thanks and best wishes, | С благодарностью и наилучшими пожеланиями, (чуть менее формальное) |
| Kind/best regards, | С наилучшими пожеланиями, / Сердечный привет, |
После заключительной фразы в формальном электронном письме на английском надо написать свои имя и фамилию. Если вы пишете от лица компании своему контрагенту, укажите свою должность и название предприятия. Если же вы пишете письмо коллеге, можно не указывать эти данные и оставить в подписи только имя и фамилию.
Неформальное письмо можно завершить следующими фразами.
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Kind/best regards, | С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное) |
| With best wishes, | С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное) |
| With many thanks and best wishes, | С благодарностью и наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное) |
| Best wishes, | С наилучшими пожеланиями, |
| All the best, | Всего доброго, / С наилучшими пожеланиями, |
| Cheers, | Будь здоров, |
| Bye for now, | Ладно, пока, |
| See you soon, | До скорой встречи, / Скоро увидимся, |
| Rgds, | Неформальная манера написания Regards |
| Love / Lots of love, | С любовью, |
После заключительной фразы в неформальном письме нужно просто поставить свое имя.
После указания своего имени вы можете написать постскриптум: на новой строке напишите P.S. и предложение, которое забыли поставить в основной текст письма. Казалось бы, в электронном письме на английском языке можно просто вставить забытое предложение в текст, зачем же нам постскриптум? Наша психика устроена так, что лучше всего мы запоминаем первый и последний кусок информации, так что вы можете намеренно «забыть» указать что-то важное в теле письма и вынести это в постскриптум.
А теперь давайте рассмотрим примеры формального и неформального электронных писем.
Пример формального письма на английском языке:
Пример электронного письма другу на английском языке:
Примеры написания формального электронного письма на английском вы найдете на сайтах blairenglish.com и learnenglishteens.britishcouncil.org. Также советуем вам зайти на сайт pbskids.org. На открывшейся страничке вы найдете пример неформального email на английском языке. Наведите курсор мыши на любую строку письма и увидите поясняющий текст, который расскажет, как писать каждую часть письма.
7 ценных советов по написанию email на английском языке
- Обращайте внимание на цитирование
Если вы ведете формальную переписку, обязательно сохраняйте цитирование (текст письма, на которое вы отвечаете). При этом свой собственный текст размещайте над блоком с цитированием в письме, а не под ним, иначе адресат не найдет ваш ответ.
- Пишите тему кратко
Не нужно вмещать в тему все письмо, даже если оно совсем короткое. Напишите всего несколько важных слов, которые сразу дадут понять адресату, о чем пойдет речь.
- Используйте форматирование
Обязательно применяйте форматирование в своем письме (выделение жирным, курсивом, цветом и т. д.), это улучшит читабельность текста. В то же время не переусердствуйте: в формальной переписке лучше ограничиться выделением жирным и создание списков, чем разукрашивать шрифт во все цвета радуги.
- Очищайте форматирование
Если вы вставляете в письмо отрывок из другого документа, очищайте форматирование, иначе вставленный текст может неуместно выделяться на фоне остального. Во всех почтовых клиентах есть кнопка «Очистить форматирование», пользуйтесь ей при необходимости.
- Не пользуйтесь верхним регистром
Хотите подчеркнуть важность какой-то информации? НЕ НУЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВЕРХНИЙ РЕГИСТР (Caps Lock), иначе у получателя письма может возникнуть ощущение, что на него кричат. Выделите жирным важные моменты, и они уж точно не останутся незамеченными.
- Используйте нумерованные и маркированные списки
Списки значительно облегчают восприятие информации и упорядочивают ее. Но при их составлении важно соблюдать 2 правила:
- В деловом письме, если у вас имеется большое количество вопросов к адресату (например, уточнения по техзаданию и т. д.), то их лучше оформлять нумерованным (а не маркированным) списком, чтобы потом проще было ссылаться на отдельные вопросы в дальнейшей переписке.
- В списке никогда не следует объединять два или более вопросов в один пункт, даже если они тесно связаны друг с другом или один следует из другого. Опыт показывает, что в большинстве случаев вам ответят только на первый вопрос, а следующие проигнорируют. Так что задавайте все вопросы отдельными пунктами.
- Составьте белый список
Чтобы ответное письмо вашего адресата не попало в спам, добавьте адрес его электронной почты в «белый список контактов», «избранные» или тому подобный список, письма из которого не отправляются в папку спама.
Где найти друга по переписке: 4 лучших сайта
Итак, вы уже поняли, как легко написать email на английском языке, и с нетерпением ждете момента, когда можно будет применить знания на практике. Предлагаем вам найти друга по переписке, ведь это отличный способ улучшить английскую письменную речь да и просто расширить свой круг общения, познакомиться с зарубежной культурой. Для поиска друга советуем посетить такие сайты:
- interpals.net — на сайте можно бесплатно зарегистрироваться и найти друга по переписке, предварительно просмотрев его профиль и решив, найдете ли вы интересные темы для общения. Ресурс довольно активный, постоянно находятся онлайн как минимум 3000-4000 человек.
- mylanguageexchange.com — бесплатный сайт для поиска друзей за границей. На сегодняшний день общее количество членов сайта — более 550 000.
- studentsoftheworld.info — тоже полностью бесплатный сервис для поиска друга по переписке. Ориентирован как раз на студентов, изучающих английский язык.
- penpalworld.com — на сайте зарегистрировано более 2 000 000 пользователей. Бесплатно можно писать только 3 пользователям в день (в принципе, этого может быть вполне достаточно для общения). Чтобы писать бо́льшему числу участников, нужен платный аккаунт.
Думаем, теперь у вас не возникнет вопросов о том, как написать электронное письмо на английском языке и где найти друга по переписке. Если же у вас есть сложности с письменной английской речью, наши преподаватели английского языка помогут вам улучшить знания.
© 2018 englex.ru, копирование материалов возможно только при указании прямой активной ссылки на первоисточник.
englex.ru
Электронное письмо на английском языке: структура, оформление — Englishhobby.ru
Уважаемые посетители сайта www.englishhobby.ru! На этой странице вы найдете материалы по следующим темам: Электронное письмо. Деловое электронное письмо. Письмо по электронной почте. Как написать электронное письмо. Подпись в электронном письме. Правила электронного письма. Деловое электронное письмо. Электронное письмо на английском. Оформление электронного письма. Написание электронного письма. Правила написания электронного письма. Как писать электронное письмо. Как подписать электронное письмо. Официальное электронное письмо. Электронное письмо на английском языке. Правила оформления электронного письма. Создание электронного письма. Как оформить электронное письмо. Структура электронного письма. Этикет электронного письма. Как правильно написать электронное письмо. Официальное электронное письмо.
Электронное письмо на английском языке: структура, оформление
Главными преимуществами электронной почты (e-mail) по сравнению с обычной почтой, или snail-mail, «улиточной» почтой, как её в шутку называют по-английски, являются ее скорость и прямая, без посредников, связь с адресатом. Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа или ожидаем от адресата каких-либо быстрых действий. Независимо от того, является ли электронное письмо формальным или неформальным, оно должно иметь четкую логичную структуру. Электронное письмо должно быть коротким и содержать понятную адресату информацию об основном содержании сообщения.
Электронный адрес
В верхней строке формы электронного сообщения вводится адрес электронной почты (e-mail address). Следите за его правильностью, так как при отсутствии всего одного подчеркивания или точки письмо не дойдёт до адресата.
Тема
Тема электронного письма (subject line) – важная составляющая его структуры. Иногда можно слышать мнение, что в неофициальной переписке тему указывать необязательно. Однако этикет современного электронного письма требует, чтобы тема в нем была, независимо от того, кому предназначено сообщение. Наличие темы – дополнительный знак, показывающий заинтересованность пишущего в установлении хороших отношений с адресатом. Соответственно, отсутствие темы в электронном письме – знак пренебрежения адресатом.
Приветствие
Так же, как и при написании обычного письма, электронное письмо на английском языке начинается с формального или неформального приветствия. Форма приветствия определяется во многом тем, знаком ли вам человек, к которому вы обращаетесь в письме, и каков уровень этого знакомства. Если вы незнакомы с адресатом лично, но знаете его имя, обращайтесь к нему Mr / Mrs / Ms (обращение Ms, в отличие от Mr и Mrs, не является аббревиатурой и используется по отношению к женщине, чье семейное положение вам неизвестно). Обращение Dear Sir or Madam используется в случае, если вам неизвестен пол лица, к которому обращаетесь, например, если вы пишете письмо о приеме на работу в компанию и вам известна только должность адресата. Если же вы уже встречались с человеком и обращались к нему по имени, такая же форма обращения допустима и в электронном письме. Иногда, в процессе обмена сообщениями e-mail, если переписка носит длительный характер, можно обращаться к адресату просто по имени.
Первое предложение
Первое предложение в электронном письме на английском языке должно начинаться с большой бувы, независимо от того, поставили ли вы запятую после приветствия (наличие или отсутствие запятой после приветствия – дело вашего личного выбора). Более формальное письмо на английском языке может начинаться, например, так: I’m writing to …. (сообщение о цели письма). Пример начала менее формального письма: Just a quick note to…
Заключение
В заключении следует указать, какие действия вы ожидаете от собеседника. Например: Looking forward to your reply. (более формальное заключение) или Hope to hear from you soon (дружеское завершение письма в разговорном стиле).
Вежливая концовка письма
Как и в обычном письме, концовка может быть формальной (Yours sincerely, если вы обращались к адресату по имени или фамилии) универсальной (Regards / Best wishes – эти формулы подходят как для формальных, так и для неформальных писем) или разговорной, неформальной (например, Love / Yours / Bye / the Best / Best или просто имя или инициалы отправителя, например: Jane / Tom). Запятая после концовки письма ставится в случае, если вы поставили ее в начале письма после обращения (например, Dear Sir, …….. Regards,). Если же вы не ставили запятую после обращения, то не следует ее ставить и в концовке.
Вложения
Вложения прикрепляются нажатием соответствующей «кнопки» (Прикрепить документ) под текстом электронного письма. Следует обязательно указывать в самом тексте письма о том, что в нем есть вложения. Например: Enclosed is…
Следуя этим простым правилам, вы сможете правильно оформить электронное письмо на английском языке.
Деловые письма на английском языке
Карта сайта
На главную
englishhobby.ru
Как оформить официальное письмо на английском
В наши дни многие люди для общения выбирают электронную почту и обмен мгновенными сообщениями. Наверняка, многие из вас уже чувствуют ностальгию по бумажным письмам. По тем ощущениям, которые сопровождали нас, когда мы вдумчиво и старательно писали интересные и остроумные письма.
Современные технологии и социальные сети изменили нашу реальность, ведь сейчас пообщаться с человеком другой культуры на его языке может даже школьник. Дети потеряли те чувства, которые испытывали мы, когда писали письмо от руки.
Безусловно, электронные сообщения эффективны, поскольку отправка и получение их мгновенны. В бизнесе слова превратились в аббревиатуры, в повседневном общении мы часто используем сокращения, бумага и ручка постепенно исчезают из нашего обихода.
К счастью, письма все еще являются неотъемлемой частью экзаменов по языку. В свете этого нам следует рассмотреть два вида письма — официальное и неофициальное. При написании письма важно помнить, кто будет его читать (друг, член семьи или потенциальный работодатель), основные темы, которые вы хотите описать, и любую другую информацию, которую, по вашему мнению, читатель должен узнать. Мы разберем написание неофициальных писем.
Неофициальное письмо
Сначала мы должны посмотреть на формат и стиль написания неофициального письма. При его оформлении мы используем сокращенные формы глаголов (I’m, I’ll etc.). Предложения и вопросы должны быть короткими и простыми, также лучше использовать простые схемы связей между ними.
Некоторые простые схемы:
- «But»
- «Because»
- «Also»
- «Then»
- «However«, и т.д.
Ваш адрес в письме должен быть написан на правой верхней части страницы с датой прямо под ним. Пропустив строку, приветствие начинают с левой стороны страницы.
Как правило, его начинают с «Dear…» или «Hi…», после которых не ставится запятая.
Следующий абзац — начало самого письма — нужно писать с небольшим отступом вправо. Здесь необходимо обратиться к тому, кому Вы пишите — «It was great to hear from you» или «Thank you for your letter, it was lovely to hear from you», также можно прокомментировать причину, по которой написали вам. Например, если тот, кто Вам писал, сообщил о том, что получил повышение или прошел очень важный тест, стоит его с этим поздравить: «Well done on passing your test / getting that promotion…».
Во втором абзаце Вы можете написать ответы на те вопросы, которые Вам, возможно, задали в письме — скажем, на просьбу высказать мнение или дать совет.
- Выражения, используемые при обосновании своего мнения: «In my opinion…», «It’s my belief that…», «I definitely think that…»
- Выражения, используемые при предоставлении совета или предложения: «If I were you I would….», «Why not try…«, «I suggest that…», «You should perhaps…»
После этого Вы, в свою очередь, можете задать несколько вопросов — например, разузнать о чем-то поподробнее, или написать о том, что происходит в вашей жизни.
Изложив все, что Вы хотели, дайте читателю знать, что ваше письмо подходит к концу. Вы можете использовать такие фразы, как:
- «I look forward to hearing back from you soon»
- «Hope to hear from you soon»
- «Keep in touch»
Заканчивая письмо, Вы можете подписаться по-разному, разумеется, учитывая личность человека, к которому вы обращаетесь:
- «Best Wishes»
- «Sincerely (yours)»
- «(Lots of) Love»
- «(Best) Regards» и тд.
marina58.ru
Правила оформления письма в Англии
Во всех странах приняты свои правила оформления и написания писем. Давайте посмотрим, как это делают в Великобритании.Англичане неукоснительно соблюдают требования к оформлению писем, особенно если дело касается деловой корреспонденции. С кем бы вы не переписывались – с друзьями или с деловыми партнерами, грамотно оформленное письмо всегда станет залогом взаимного уважения и хороших отношений.
Итак, перечислим основные правила, как оформить письмо?
Адрес отправителя пишется в правом верхнем углу. Адрес пишут в следующей последовательности: номер или название дома, улица, название города, затем почтовый индекс, номер телефона, адрес электронной почты. Имя отправителя здесь указывать не нужно.
Дата написания письма ставится под адресом отправителя.
Имя и адрес получателя пишутся в верхнем левом углу на том же уровне, что и адрес отправителя или на уровне даты.
Обращение. Eсли имя адресата неизвестно, пишут Dear Sir(s)/Madam, если известно — Dear+Mr(Mrs, Ms). Если письмо неформальное, то Dear+name. После обращения должна быть либо запятая, либо вообще никаких знаков. Ни в коем случае не ставьте не восклицательный знак.
Текст письма начинают через одну строку под обращением. Каждый параграф также отделяют пропущенной строкой. Если адресат вам не знаком, не нужно спрашивать в начале письма, как как он поживает. Переходите сразу к делу: «I’m writing to ask…»
Заключительные слова. Если в обращении стоит Dear Sir(s)/Madam, то в подписи должно быть «Yours faithfully». Если же в обращении есть конкретное имя, в подписи будет «Yours sincerely». В неформальном письме в конце можно написать «Kind/best regards», «With best wishes», «Yours…» и т. д. Знаки препинания в заключительных словах не нужны.
Подпись. Если ваше письмо неформальное, подпишитесь просто своим именем. В формальном письме подписываются полным именем (имя+фамилия или инициалы+фамилия). У инициалов точки не ставятся. Титул здесь не нужен, в исключительных случаях титул добавляют к своему имени доктора (Dr). Если письмо на бумаге, между заключительными словами и напечатанным именем ставят подпись от руки (ваши имя и фамилия).
Как подписать почтовый конверт? Если вы хотите, чтобы ваше письмо было доставлено максимально быстро, обратите внимание на правила заполнения конверта. В центре ближе к левому краю пишут имя получателя или имя+титул, а ниже адрес. Все должно быть выравнено по левому краю. В адресе запятые и точки не ставятся. Обычно первая строка — это имя, вторая — номер дома и улица, третья — город и т. д. В Великобритании обратный адрес пишут на обратной стороне конверта: «return address: …»
www.esltutor.ru
