Что значит секретарь референт – Профессия секретарь-референт (чем занимается, функции, навыки, как стать) | должностные обязанности секретаря, требования к должности

какое отличие между референтом и секретарем директора?

Референт — это должностное лицо в организации, и он является непосредственным помощником своего руководителя. Обязанности референта — подбор материалов документального характера для ознакомления и изучения руководством компании, составление докладов, консультации по различным вопросам.
Секретарь:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.
Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п.) , а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация) , ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

otvet.mail.ru

Секретарь-референт — Википедия

Материал из Википедии — свободной энциклопедии

Секретарь-референт — офисный работник с широким кругом обязанностей от приёма телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

Обязанности

• Приём телефонных звонков, поступающих руководителю
• Работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация
• Планирование и подготовка приёма посетителей
• Помощь в заказе гостиниц и авиабилетов
• Участие в подготовке деловых переговоров
• Заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда — обеспечение руководителя продуктами

По данным рекрутинговой компании MarksMan, секретарь — это одна из тех должностей, которые связаны с большим количеством переработок и работы вне рабочего времени. Секретари-референты, а также водители и работники некоторых других специальностей вынуждены приспосабливаться к рабочему графику своего начальства и большую часть своего времени находятся в состоянии готовности

[1].

Видео по теме

История

Слово секретарь происходит от лат. secretus: в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица; первоначально ими были мужчины. Секретари могли сосредотачивать в своих руках значительную власть, подменяя собой господина, при котором состояли^[2], что выразилось в появлении таких должностей как генеральный секретарь и государственный секретарь (статс-секретарь).

Начиная с 1880-х годов (с изобретением печатной машинки) профессия секретаря начала приобретать и женское лицо, и к концу Первой мировой войны в этой профессии стали появляться женщины секретари-референты.

С развитием интернет технологий появилась новая разновидность секретарей — виртуальный секретарь

[en], или виртуальный ассистент. Это частное лицо или фирма, предоставляющая нанимателю услуги, традиционно составляющие обязанности секретаря, без физического присутствия в офисе. Эта разновидность онлайн-услуг востребована как начинающими предпринимателями, которым просто выгодно купить услугу написания писем или приёма переведённых телефонных звонков, нежели снимать офис, нанимать работника и платить за него социальные налоги, так и крупным компаниям, стремящимся подчеркнуть свою креативность и созвучность новым технологиям. Также этот вид секретаря позволяет получить наиболее качественные услуги от разных специалистов в своём деле по цене одного работника.

Образ секретаря в коллективном сознании

Должностные обязанности секретаря часто ассоциируются с умением варить кофе и печатать на печатной машинке (персональном компьютере)^{[3][неавторитетный источник?]} или отвечать на телефонные звонки. Согласно официально проведенным ^[кем?

] исследованиям, главным рабочим качеством секретаря считается исполнительность^{[4][неавторитетный источник?]}, организованность, дипломатичность, ответственность и пунктуальность.

См. также

Примечания

wiki2.red

Референт – Описание профессии. Где учиться и где работать

Описание профессии

Профессия тесно пересекается с секретарем. Референт — это должностное лицо в организации, и он является непосредственным помощником своего руководителя.

Обязанности референта — подбор материалов документального характера для ознакомления и изучения руководством компании, составление докладов, консультации по различным вопросам. Но чаще можно встретить комбинированную должность — секретарь-референт, в которой функции референта выполняет секретарь.

Референт — это, прежде всего, человек, помогающий и облегчающий работу руководителя. Во все времена в цивилизованном обществе, начальники любых рангов опирались на своих верных и исполнительных помощников, которые, обладая определённой властью, выполняли различные поручения, записывали указы, мудрые мысли и размышления руководителя.

Функции современных секретарей-референтов — делопроизводство, работа с базами данных, организация и координация связи между отделами, непосредственная помощь руководителю, обеспечение его комфортной работы.

 

 

Личные качества

Немаловажные качества — коммуникабельность, общительность, высокая степень ответственности. Ведь руководитель полностью доверяет профессионализму секретаря-референта. Подвести руководителя — значит поставить пятно на его репутации и самой организации.

Требования, предъявляемые руководителями к личности референта довольно обширны. Кроме высокого уровня владения профессией требуется пунктуальность, находчивость, исполнительность, организационные способности, приятная внешность.

Образование (Что надо знать?)

Референту понадобятся навыки работы на компьютере и другой оргтехнике, знание офисных программ, хорошая скорость печати, владение иностранными языками. Профессию референта отдельно получить в нашей стране затруднительно.

Некоторые учебные заведения по подготовке секретарей вводят в курс программу реферирования. Так что, желающие работать по специальности секретарь-референт могут получить её в техникумах, на курсах секретарей, переводческих курсах. Но на работу все-таки берут с образованием и лучше с высшим.

Место работы и карьера

Профессия очень массовая. Специалисты требуются в любых офисных организациях. Профессия секретарь-референт — отличная стартовая площадка для многих молодых людей. Узнать изнутри работу офиса, принципы работы с документацией, архивами, ведение протоколов, составление приказов, работа с корреспонденцией, посетителями и телефонными звонками — все это бывает очень полезно для будущей карьеры менеджера.

Работа личного ассистента
Личный ассистент анонимно рассказал, почему нельзя часто ходить в туалет, зачем знать, как выглядит министр экономического развития, и что будет, если разочаровать начальника.

Родственные профессии:

Архивариус, Архивариус (архивист), Менеджер по персоналу, Офис-менеджер, Секретарь

Где учиться?

obrazovanie66.ru

В чем состоят должностные обязанности секретаря

Для того чтобы четко определить должностные обязанности секретаря, необходимо знать, о ком именно идет речь. Ведь эту должность можно рассматривать в нескольких ракурсах. Известен, например, секретарь-референт как офисный служащий, Генеральный секретарь как руководитель (глава) некой организации, Государственный секретарь как госслужащий, секретарь как дипломатическое лицо, секретарь руководителя как служащий и другие варианты. Чаще всего, упоминая эту должность, имеют в виду служащего, который выполняет задания (поручения) как директора предприятия, так и отдельных руководителей его структурных подразделений. Получается, что должностные обязанности секретаря в этом случае сводятся к выполнению разовых поручений для решения организационных и технических вопросов.

Что обязан знать и должен делать секретарь

Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:

1. Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
2. Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
3. Принимать и вести учет телефонограмм.
4. Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
5. Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
6. Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В должностные обязанности секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
7. Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
8. Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:

• весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;
• устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;
• нормативные документы для должного ведения делопроизводства;
• правила пользования средствами оргтехники и связи;
• правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;
• правила организации труда на рабочем месте;
• нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.

Специфика делопроизводителя

Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, должностные обязанности секретаря-делопроизводителя. В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству. Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей. В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:

1. Работа с корреспонденцией. Прием, обработка ее современными способами и своевременная отправка.
2. Правильное ведение внутренней документации.
3. Регистрация, строгий учет и передача документов в архив на хранение.

Особенности работы референта

На некоторых предприятиях вводится в штат такая должность, которая включает в себя широкий круг обязанностей: от «стола справок» до «помощника директора». Такой специалист должен обладать разносторонними знаниями и хорошо владеть обстановкой. Должностные обязанности секретаряреферента немного расширены в связи с увеличением полномочий. В целом, это – обычная работа секретаря, но слово «референт» вносит некоторые дополнения в стандартный список. В частности, секретарь-референт может самостоятельно вести прием посетителей по некоторым вопросам. Владея определенной информацией, он в состоянии самостоятельно принимать решения. Кроме этого, референт выполняет ответственные поручения руководителя относительно хозяйственной деятельности организации (предприятия). Иногда секретарю-референту вменяют в обязанности ведение кадрового делопроизводства. Делается это лишь тогда, когда общий объем работы позволяет выполнять дополнительные обязанности.

fb.ru

референт — это… Что такое Секретарь-референт?

Секретарь-референт — офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

Список обязанностей

• Прием телефонных звонков, поступающих руководителю
• Работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация
• Планирование и подготовка приема посетителей
• Помощь в планировании рабочего графика начальника, иногда — заказ гостиниц и авиабилетов
• Участие в подготовке деловых переговоров
• Заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда — обеспечение руководителя продуктами

По данным рекрутинговой компании MarksMan, секретарь — это одна из тех должностей, которые связаны с большим количеством переработок и работы вне рабочего времени. Секретари-референты, а также водители и работники некоторых других специальностей вынуждены приспосабливаться к рабочему графику своего начальства и большинство своего времени находиться в состоянии готовности^[1].

История

Слово секретарь происходит от латинского слова секрет. В Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Первоначально они были мужчинами. При царских особах секретари могли сосредотачивать в своих руках значительную власть

[2], что выразилось в появлении таких должностей как генеральный секретарь и государственный секретарь (статс-секретарь).

Начиная с 1880-х (с изобретением печатной машинки) профессия секретаря начала приобретать женское лицо и к концу Первой мировой войны практически не осталось мужчин секретарей-референтов.

Образ секретаря в коллективном сознании

Должностные обязанности секретаря часто ассоциируются с умением варить кофе и печатать на печатной машинке (персональном компьютере)^[3] или отвечать на телефонные звонки.

В фильмах и анекдотах особенно подчеркиваются сексуальные отношения («интим») секретарши и начальника^[4][5]. Нельзя считать это только мифом, поскольку Фёдор Достоевский женился именно на своей секретарше («стенографистке») Анне Сниткиной, также широкую огласку получили отношения Билла Клинтона с Моникой Левински.

Cекретарь в США

Отчасти это вызвано тем, что при приеме на работу одним из непременных ее качеств считается «приятная внешность»

[6]. Отсюда костюм секретарши иногда подразумевает миниюбку^[7]. Другим атрибутом секретаря считается блузка с воротником, переходящим в шарфик или бантик^[8].

Примечания

См. также

3dic.academic.ru

Секретарь референт Его роль в офисе

СЦЕНАРИИ УРОКА
Раздел программы: Имидж и этикет современного делового человека
Тема: Секретарь-референт. Его роль в офисе
Класс: 10 класс
Время: 45 минут
Образовательные цели урока — учащиеся должны усвоить следующие знания:
1.                Ознакомиться с ролью секретаря-референта в офисе.
2.                Ознакомиться с профессиональными качествами секретаря-референта.
3.                Ознакомиться с особенностями этикета телефонных разговоров с имиджем делового человека.
Развивающие цели урока — учащиеся должны развить умения и навыки:
1.           Знать профессиональные качества секретаря-референта.
2.           Знать особенности этикета телефонных разговоров с имиджем делового человека.
Воспитательные цели уроков — учащиеся должны овладеть следующими видами действии:
1.                Уметь воспроизводить профессиональные качества секретаря-референта.
2.                Уметь строить ответы на создаваемые вопросы.
Тип урока: урок изучения нового материала
Метод проведения урока: эвристическая беседа
Оборудование: наглядные пособия и плакаты
Литература:
1.                Тищенко А.Т., Самородский П.С., Симоненко В.Д., Шипицын Н.П. Технология. Пробный учебник для мальчиков 10 класса / под ред. В.Д. Симоненко – Издательство Брянского пед. университета. – Брянск, 1995.
2.                Подготовка учителя технологии к уроку. Учебно-методическое пособие. Автор-сост.: В.Г. Соловьянюк — Бирск, 2007.
Место проведения: Учебные мастерские
Ход урока
I. Организационный этап
Учитель: Здравствуйте! Садитесь! (Ученики стоят у своих мест и садятся после слов преподавателя). Дежурный кто сегодня отсутствует? (Дежурный класса сообщает об отсутствующих, если они есть).
II. Мотивационный этап
Учитель: Секретарь-референт — это лицо фирмы. От его про­фессионализма зависит во многом эффективность работы руководителя, имидж фирмы, взаимоотношения с контро­лирующими организациями и с партнерами.
III. Сообщение темы и цели урока
Учитель: Теперь запишите сегодняшнее число и тему урока: «Секретарь-референт. Его роль в офисе», ознакомимся с ролью секретаря-референта в офисе, выде­лим его профессиональные качества, поговорим об этикете телефонных разговоров, (ученики под диктовку записывают тему урока в тетради под диктовку, учитель контролирует, чтобы все записали).
IV. Изучение нового материала
Учитель: Пока что у нас нет учебных заведений, которые гото­вили бы специалистов, отвечающих тем требованиям, которые предъявляются к секретарям в цивилизованных странах. В Европе, Америке, Азии есть многоступенчатая подготовка секретарей. Там это престижная женская про­фессия, а значит, и хорошо оплачиваемая.
Учитель: В сложившейся практике труда секретаря можно выде­лить профессиональные качества, которыми он должен об­ладать для успешной работы.
Учитель: Квалифицированность подразумевает умение стеногра­фировать, печатать, пользоваться компьютером, знать ор­фографию и пунктуацию.
Учитель: Что такое инициативность?
Ученики: ???
Учитель: Инициативность — самостоятельность в пределах своей компетентности.
Учитель: Что такое инициативность?
Ученики: ???
Учитель: Организованность — умение рационально организовать свое рабочее место, планировать распределение обязаннос­тей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.
Учитель: Что такое инициативность?
Ученики: ???
Учитель: Осведомленность — знание проблем и направление дея­тельности, в котором работает руководитель и организация в целом.
Ответственность — уметь самостоятельно и грамотно оформлять документы, расшифровывать стенограммы, диктограммы и четко выполнять поручения руководителя.
Пунктуальность — способность выполнять свою работу в установленное время, своевременно готовить документы для руководителя. Недопустимы опоздания на работу, на де­ловые встречи, совещания, заседания.
Дипломатичность, умение хранить служебную тайну, использовать только фактическую, строго проверенную информацию при подготовке документов, беседе с посети­телями и по телефону. Недопустимо разглашать не только секретную информацию, но и такую, которая может нане­сти ущерб делу или отдельным лицам. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.
Хорошая память. Ее можно развить, как и любую свою способность, стараясь запоминать информацию, а также уметь использовать возможности оргтехники.
Секретарь находится в постоянном общении — непо­средственном диалоге со своим руководителем, сослужив­цами, посетителями офиса и опосредованном — с помощью телефона, факса, почтовой связи. И от его умения разгова­ривать зависит эффективность работы офиса. Секретарь должен соблюдать любезность, корректность, вежливость и доброжелательность. В общении он должен всегда прийти на помощь, в случае необходимости — пойти на некоторые личные неудобства ради общего дела. Профессиональный секретарь знает, что обстоятельства управляют поступками. Иногда следует действовать строго по этикету, а бывают случаи, когда здравый смысл — лучший советник. Хороший секретарь обладает чувством такта. Говорят, хорошие секретари умеют выбрать подходящее время и выражения для нейтрализации негативной ситуации. Тактичный сек­ретарь знает, кому из посетителей приемной надо оказать почет, кому любезность, когда «смягчить удары», получен­ные от грубого руководителя…
Учитель: В чем секрет личного обаяния секретаря? В приятной внешности, уме, модной одежде или дорогих украшениях?!
Ученики: ???
Учитель: Нет. Люди не любят, когда им демонстрируют свое превос­ходство. Они отдают предпочтение скромным и доброжела­тельным секретарям. Личное обаяние проявляется в манере поведения: в выражении глаз и лица, в позах и жестах, в тембре и тоне голоса. Владение языком жестов и интонаций помогает умному секретарю быстро и легко устанавливать личные контакты, выражать свое отношение, не прибегая к банальным фразам, понять человека, подметить неискрен­ность и хитрость.
Учитель: Манера поведения, стиль, имидж играют решающую роль при формировании первого впечатления, которое складывается у людей быстро и прочно. Руководитель офи­са и его секретарь должны это знать. Человек сначала видит (посетителя, гостя, покупателя…), а затем слышит, как он говорит, и лишь потом понимает, что он говорит. Психоло­ги утверждают, что первое впечатление примерно на 50% за­висит от внешности, одежды и манеры поведения, на 40% — от тона голоса и лишь на 10% — от содержания его сообще­ния. Надо всегда помнить, что у нас не будет второй возможности произвести первое впечатление.
Предприниматели и менеджеры любят повторять, что речь человека — это его судьба. Речь секретаря характеризу­ет уровень его культуры, образованность, компетентность, воспитанность… Секретарь никогда не скажет: «позвонит», «позвонишь», «позвоните», но непременно «позвонит», «позвонишь», «позвоните».
Секретарь, занимающийся текущими делами офиса, ведет переговоры по телефону. Его голос по телефону может быть первым впечатлением людей о фирме. Недооценка психологического фактора этой формы общения может привести к конфликтам, несостоявшемуся сотрудничеству и упущенной прибыли.
Учитель: Этикет телефонных разговоров. Быстро берите трубку звонящего телефона, это свидетельствует о вашей деловито­сти и расторопности.
Сняв трубку, представьтесь или назовите фирму: «Ива­нова слушает», «Фирма слушает Вас» и т.д. Не следует гово­рить «Алло», «Да», «Вас слушают» по служебному телефону.
Вежливо попросите звонящего представиться, если он не сделал этого: «Представьтесь, пожалуйста», или «С кем я говорю», или «Прежде чем ответить Вам, я должна знать, с кем говорю», или «В мои обязанности входит фиксировать, кто и с какой целью звонил». На вопросы: «А Вы кто?», «Кто Вы такой?», сказанные с грубой интонацией, обычно не от­вечают.
Тон голоса секретаря должен сочетать в себе спокойную доброжелательность и деловитую скромность одновременно. Запрещены в его тоне высокомерие, издевательство, крик, а также услужливость, подобострастие, унижение, страх.
Учитель: Если человек, которому звонят, отсутствует, следует спросить: «Что ему передать?», «Могу ли я чем-нибудь по­мочь?», «Позвоните, пожалуйста, в … часов».
Ученики: ???
Учитель: Если звонит постоянный клиент или деловой партнер фирмы и вы узнали его по голосу, обязательно покажите это и назовите его по имени и отчеству прежде, чем он предста­вится. Скажите ему что-нибудь приятное: «Рада Вам», «Как поживаете?» и т.д.
Будьте терпеливы и не грубите даже в ответ на грубость или когда не поняли вашего исчерпывающего ответа, или ошиблись номером. Не спешите класть трубку, если звоня­щий не договорил, скорее всего он позвонит снова и в более раздраженном состоянии. Заканчивает разговор тот, кто позвонил. Он же пере­званивает, если разговор был прерван по каким-либо при­чинам.
В заключение разговора также следует тепло попро­щаться: «Рада была слышать Вас», «Всегда Вам рада», «Ус­пехов Вам» и т.д.
Учитель: Если звоните вы, то:
— подготовьтесь к разговору, мысленно «проговорив» возможные его варианты и выбрав наилучший;
— не набирайте номер по памяти, ошибочное попада­ние может испортить вам настроение;
— прежде всего поздоровайтесь, затем уточните, куда вы попали;
— если попали не туда, не спрашивайте: «Какой это но­мер?», а сами назовите номер, какой набрали, и не забудьте извиниться;
— обязательно назовите себя (даже если звоните впер­вые и вас там никто не знает), отношение к вам будет лучше, и вы получите более исчерпывающую информацию;
— не говорите более 3 минут, если хотите пользоваться авторитетом делового человека;
— узнайте, с кем вы говорите: «Как Вас зовут?», «С кем имею честь?», «Как я могу к Вам обращаться?» и т.д.;
— спросите, удобно ли говорить вашему абоненту или лучше обсудить важный вопрос в другое, более подходящее для него время;
— звонить в учреждение по личным делам и домой по служебным можно лишь в исключительных случаях;
— звоните с 9 до 22 часов;
— старайтесь быть приятным собеседником, чтобы вам всегда были рады.
Учитель: В деловом общении неизбежно возникают эмоции, тре­бующие выхода. Что советуют по этому поводу психологи?
Ученики: ???
Учитель: Для пользы дела лучше говорить людям приятное, поддер­живать и подбадривать, восхищаться их успехами, чем уни­жать их достоинство.
Деловая культура секретаря. Современный секретарь-референт должен уметь читать быстро,  избирательно, осмысленно и надолго запоминать прочитанное. В против­ном случае он не сможет поддерживать свой уровень компе­тентности. На базе достаточно высокого культурного уров­ня он должен знать:
— правовые основы управления: административное, трудовое и хозяйственное право;
— законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;
— основы управления;
— отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;
— функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали;
— основы менеджмента, общей и социальной психоло­гии, этику и эстетику, этикет;
— делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами, бездоку­ментное обслуживание, архивное дело…
Учитель: Необходимым условием достижения эффективности работы секретаря является организация его рабочего места. Здесь следует иметь в виду следующее:
— рабочее место секретаря в приемной располагается рядом с кабинетом руководителя так, чтобы легко можно было видеть входящих;
— в приемной должны находиться только те предметы, которые непосредственно необходимы секретарю и другим работникам;
— мебель для посетителей должна находиться в зоне, хо­рошо просматриваемой секретарем.
Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет. Поэтому он должен иметь возмож­ность удобно вытянуть ноги, свободно встать, менять позу при работе на компьютере или пишущей машинке, чтении.
В комплект мебели для оборудования рабочего места секретаря обычно входят: канцелярский стол, вспомога­тельный стол или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемно-поворотное на колесиках, стулья для посетителей, шкафы или полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хра­нения документов, штампов, бланков.
Учитель: Кроме профессиональных, у секретаря есть обязаннос­ти и светского характера. Успех деловых встреч, приема гостей и культурной программы зависит от умения и знания этикетных норм и имиджа секретаря.
Если в офис пригласили гостей, то секретарь заранее готовит встречу. Он подготавливает документы, образцы рекламной продукции, составляет варианты культурной программы. Встречает гостей, помогает раздеться и приглашает в комнату переговоров. В разговоре он сдер­жан, любезен, обменивается визитными карточками своей фирмы.
Посещая с гостями театр, секретарь должен помнить следующие правила. Если места в ложе, то гости занимают передние места. Передние места всегда предоставляются дамам, как бы ни был почтенен возраст мужчин и их поло­жение. В театре секретарь общается только с гостями.
Учитель: Если в офисе какое-либо торжество, то секретарь гото­вит пригласительные билеты, заранее их рассылает пригла­шенным или обзванивает их. Настаивать на приглашении можно с известным тактом и определенной долей настой­чивости. ( Настойчивость в приглашении иногда приятна для человека, так как она доказывает, что его обществом дорожат.)
Для больших собраний и заседаний секретарь также го­товит пригласительные билеты даже тем, кому было сдела­но личное приглашение. Приглашение вежливее рассылать с курьером, чем по почте.
Никогда не посылайте по почте визитные карточки на­чальству или почетному лицу: их относят лично.
Часто на секретаря возлагается обязанность по подбо­ру сувениров для гостей фирмы. В качестве сувениров можно использовать недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, значки… На эти предметы наносится название фирмы, иногда адрес и телефон. Этикет предполагает, что во время первой встре­чи подарки преподносит хозяин, пригласивший гостей, а не гости. При последующих встречах обмен ими стано­вится обязательным. При выборе подарка нужно по­мнить, кому он будет вручен и что было подарено этому человеку ранее.
Отправляясь по делу, да и в повседневной работе необ­ходимо обратить особое внимание на костюм. Непозволи­тельно являться в старом изношенном платье, но в то же время оно не должно иметь ни малейшего следа роскоши. Секретарь одевается в стиле деловой женщины, только чуть скромнее.
Секретарь должен придерживаться правил светского разговора. Крайне невежливо прерывать собеседников. Если необходимо что-либо сообщить шефу, секретарь пода­ет ему, молча записку и ждет ответа или прерывает беседу словами: «Прошу извинить меня…».
Учитель: В разговоре не следует спорить. Главное — уметь слу­шать и слышать говорящего. Расспрашивать поменьше, рассказывать больше, но еще больше слушать. Иронии и насмешки следует избегать. Разговаривать следует не шепо­том и не крикливо (ибо обе эти крайности вульгарны).
Во многом успех работы секретаря зависит от личных контактов с руководителем. А это возможно только при условии взаимного доверия. Секретарь помогает в планиро­вании рабочего дня руководителя, выполнении намеченных мероприятий, освобождает его от вспомогательных техни­ческих операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонные вызовы посетителей…
Учитель: Профессия секретаря, несмотря на высокий уровень обязанностей, относится к разряду обслуживающих. Выбор личного помощника всегда за руководителем. Он должен доверить ему не только свои секреты, но и секреты фирмы, свои привычки, методы работы, круг общения… Он следит за событиями личной жизни руководителя, например забо­тится о цветах для специальных случаев, поздравлениях. Для оказания помощи руководителю секретарь должен уметь рационально планировать свое рабочее время. Для этого полезно вести специальный календарь-дневник работы руководителя и секретаря, куда вносить данные, которые могут быть интересны руководителю, уточнять во­просы у специалистов… Секретарь должен информировать о текущих вопросах и корреспонденции утром через 2 часа после начала работы и вечером за 2—3 часа до окончания рабочего дня.

coolreferat.com

СЕКРЕТАРЬ — это… Что такое СЕКРЕТАРЬ?

Секретарь — может означать: Птица секретарь Должности Секретарь референт  вспомогательная офисная должность. Генеральный секретарь  глава организации. Государственный секретарь (статс секретарь)  должность высокопоставленного госслужащего.… …   Википедия

СЕКРЕТАРЬ — (фр. secretaire) письмоводитель; лицо, на обязанности которого лежит писание писем, бумаг и проч. для лица или присутственного места, при котором он состоит: секретарь посольства, секретарь редакции и проч. Словарь иностранных слов, вошедших в… …   Словарь иностранных слов русского языка

секретарь — помощник, референт; делопроизводитель, госсек, секретаришка, соколообразный, птица, мирза, генсек, секретутка. Ant. руководитель, начальник, шеф Словарь русских синонимов. секретарь сущ., кол во синонимов: 21 • автосекретарь …   Словарь синонимов

СЕКРЕТАРЬ — СЕКРЕТАРЬ, я, муж. 1. Работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения. Личный с. С. машинистка. 2. Лицо, ведущее протокол собрания, заседания. 3. Выборный руководитель организации. 4. Ответственный,… …   Толковый словарь Ожегова

Секретарь — Секретарь, дѣлопроизводитель, письмоводитель (лицо, ведущее тайную, личную переписку кого либо). Ср. Судей такихъ видали, Которые весьма умны бывали, Пока у нихъ былъ умный секретарь. Крыловъ. Оракулъ. Ср. Родился въ Персіи, а чиномъ былъ сатрапъ …   Большой толково-фразеологический словарь Михельсона (оригинальная орфография)

секретарь — Комиссии, назначаемый в соответствии со статьей XII (МККЗР) (МККЗР, 1997). [Mеждународные стандарты по фитосанитарным мерам МСФМ № 5. Глоссарий фитосанитарных терминов] Тематики защита растений EN secretary FR secrétaire …   Справочник технического переводчика

СЕКРЕТАРЬ — (от средневекового лат. secretarius первоначально доверенное лицо),1) служащий, ведающий делопроизводством учреждения, отдельного лица.2) Составитель протокола собрания, заседания общественно политических организаций …   Большой Энциклопедический словарь

СЕКРЕТАРЬ — птица отряда соколообразных. На голове несколько направленных назад перьев (напоминающих гусиное перо за ухом писца). Высота ок. 1 м. В саваннах Африки (южнее Сахары). Пищу (саранча, термиты, грызуны и др.) добывает на земле. Птенцы легко… …   Большой Энциклопедический словарь

СЕКРЕТАРЬ — (Sagittarius serpentarius), хищная птица, единств, вид одноим. сем. соколообразных. Дл. 120 150 см. Когти острые, изогнутые. На затылке чёрный хохол из удлинённых перьев (напоминает перья за ухом писца, отсюда назв.). Хорошо летает, быстро ходит… …   Биологический энциклопедический словарь

Секретарь — (от средневекового лат. secretarius, первоначально доверенное лицо) 1) служащий, ведающий делопроизводством учреждения, отдельного лица; 2) составитель протокола собрания, заседания общественно политических организаций. Политическая наука:… …   Политология. Словарь.

dic.academic.ru