Вопросы в письме на английском в письме – Образец письма на английском на любые случаи жизни

фразы и советы / Нетология corporate blog / Habr

Елена Соловьева, менеджер проектов в компании Лаборатория Касперского, специально для блога Нетологии поделилась советами о том, как вести деловую переписку с иностранными коллегами и партнерами на английском языке. Статья участвует в конкурсе.

Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.

Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.

Этикет

Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.

1. Четко укажите тему письма (Subject).

По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.

Нет: «Idea».

Да: «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017».

2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.

Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».

Да: «Dear», «Hello», «Hi».

3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.

4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.

5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.

6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:

• I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
• I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
• Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
• Please note → Пожалуйста, имейте в виду.

Аудитория

Английский язык —  универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.

Китай, Япония, арабские страны

При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:

• Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
• Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
• Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?  

Используйте максимально вежливые формы запроса:

• I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
• Could you please be so kind… → Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:

• Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
  
• I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
  
• I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.
  

США

Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might, тем лучше.

Африка, Южная Америка

Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.

Языковые принципы

Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.

Сокращайте

В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма — без потерь донести ваше сообщение. Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.

Нет

You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him.

→ Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

Да

John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

Откажитесь от жаргонизмов

Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.

Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника

В русском языке все просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:

Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.

Откажитесь от шуток и личных комментариев

Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.

Уберите предлоги там, где это возможно

Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Вместо фразовых глаголов come up with — придумать, и find out — выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine.

Избегайте восклицательных знаков

Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.

Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.

Ограничьтесь пятью предложениями

По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени.

Используйте короткие слова, предложения и абзацы

Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.

Откажитесь от страдательного залога

Нет: The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.

Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Используйте списки

Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes. Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.

Поставьте дедлайн

Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.

Структура письма

Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:

1. Приветствие.
2. Сообщение.
3. Закрытие.
4. Прощание.
5. Подпись.

Рассмотрим стандартные фразы для каждой части.

Приветствие

Используйте слова Dear, Hello, Greetings (если вы еще не знакомы с собеседником) и Hi (ближе к неформальному).

Сообщение

Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.

Как открыть сообщение

Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.

Формально	Полуформально	Нейтрально
I am writing to… Пишу, чтобы…	Just a quick note to tell you that… Короткая ремарка, …	Thank you for your mail… Спасибо за письмо…
In accordance with your request… В соответствии с вашим запросом…	This is to… Это письмо, чтобы…	Thank you for your mail regarding… Спасибо за письмо относительно…
We refer to our mail regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно …	I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас…	In reply to your mail … В ответ на ваше письмо…
I am writing with regard  to… Пишу насчет…		Referring to your email dated … Ссылаясь на ваше письмо от …
Thank you for your e-mail of (date) regarding… Спасибо за ваше письмо от (дата)…
With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что …
I am writing to enquire about… /in connection with…/to let you know that…/to confirm… Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить…

Как уточнить дедлайн

Укажите час и часовой пояс. Без этого дедлайн размывается и воспринимается как пожелание:
Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET → Пожалуйста, пришлите ваш отчет/ответ 10 марта до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени.

Как просить и давать детали

Даем детали:

Формально	Нейтрально
We would also like to inform you… Мы так же хотели бы сообщить вам о…	I’ll keep you in the loop. Я буду держать вас в курсе.
In answer to your question (enquiry) about… В ответ на ваш вопрос (запрос) о…	I’ll keep you posted. Я буду держать вас в курсе.
	I will include you in the loop. Я включу вас в переписку.
	Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…

Просим детали:

Формально	Нейтрально
I would be grateful if you could… Я был бы признателен вам, если бы вы могли…	For further details… Более подробно/для более подробной информации…
Could you possibly explain… Не могли бы вы объяснить…	I do not fully understand what… Я не до конца понял, что…
Could you please let me know… Не могли бы вы мне сообщить…	I also wonder if… Меня также интересует, если…
Please could you send me… Не могли бы вы выслать мне…

Как сообщить о проблеме

1. Для ввода проблемы часто используют глагол to flag в значении «указывать, подчеркивать»:
Flagging you about the issue on… →  Указывая вам на проблему с…
With this letter, I want to flag one problem to you… → Своим письмом я хочу указать вам на одну проблему…

2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side — «с моей/нашей/твоей стороны».

3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround  —  выход из ситуации, обходное решение.

Как поставить коллег в копию

1.  Чтобы попросить поставить вас с в копию, используйте фразу Cc me, где Cc выступает в качестве глагола «копировать», т. е. ставить в строку Cc. От слова Cc образуется причастие cc’ed — обратите внимание на написание. Фраза I was cc’ed переводится как «Меня поставили в копию».

2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread — Добавляю (имя) в разговор.

3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? — @Стив, думаю, следующий шаг твой, так?

Как принести извинения

Формально	Нейтрально
We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…	Unfortunately… К сожалению…
I am sorry to inform you that… Мне тяжело сообщать вам, но…	I am afraid that… Боюсь, что…
Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за…	I would be glad / delighted to/happy to…   Я был бы рад /Я был бы счастлив…
I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что…	I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра.
I would like to apologize for any inconvenience caused. Я прошу прощения за причиненные неудобства.	Thank you for your understanding. Спасибо за понимание.
	We apologize for… Мы извиняемся за…
	I am (extremely) sorry that/for… Прошу извинить за то, что…

Как просить и предлагать помощь

Предлагаем помощь:

Формально	Нейтрально
If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью…	If you have any questions, please don’t hesitate to contact me. Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне.
We are willing to arrange another meeting with… Мы бы хотели назначить еще одну встречу с…	Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…?
Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me. Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь.	How about I come and help you out? Может я приду и помогу?
If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me. Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной.
Please do let me know if I can be of further assistance. Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь.
Let me know whether you would like me to… Сообщите, если вам понадобится моя помощь…

Просим помощи:

Формально	Нейтрально
Could you please… (for me)? Не могли бы вы…	Can I ask you to…? Могу я вас попросить? Could I ask you a favor? Могу я попросить вас об одолжении?
Could you possibly…? Не могли бы вы…	Please let me know… Пожалуйста, сообщите…
I would appreciate… Я был бы очень признателен	Would you mind…? Могли бы вы…
I was wondering if you could come. Скажите, могли бы вы прийти.	Could you do me a favor? Можете оказать мне услугу?

Переговоры

Часто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы.

Выражаем удовлетворение:

Формально	Нейтрально
We were very pleased to… Нам было очень приятно…	We are delighted that… Мы очень рады, что…
Your help is highly appreciated… Мы будем очень признательны…	I am pleased to… Рад (что-то сделать)…
	I will be happy to discuss with you… Буду рад обсудить с вами…
	We are glad/happy to inform you… Мы рады/счастливы сообщить…

Предлагаем:

Формально	Нейтрально
We’d like to propose that… Я бы хотел предложить…	We propose / suggest… Я предлагаю…
	Maybe it would be better to… Возможно, было бы лучше…
	May we offer an alternative? Мы можем предложить альтернативу?

Соглашаемся:

• I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
• You have a strong point there. → Здесь вы правы.
• I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…  
• I don’t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.

Не соглашаемся:

Формально	Нейтрально
I’d have to disagree with you there. Вынужден с вами не согласиться здесь.	From my perspective… С моей точки зрения…
	I’m afraid that doesn’t work for me. Я боюсь, мне это не подходит.

Приглашаем:

Формально	Нейтрально
We’d be glad to have you accompany us. Мы были бы рады, если бы вы к нам присоединились.	I’d like to invite you to… Я бы хотел вас пригласить…
	Would you like to join us for (event) at (time)? Не хотите ли присоединиться к нам на (событие) в (время).

Выражаем недовольство:

Формально	Нейтрально
I am writing to express my dissatisfaction with… Я пишу, чтобы выразить свое неудовольствие…	I’m sorry to say that you’re… Вынужден сообщить, что вы…
I was not completely satisfied with… Я не совсем доволен…	I hope you won’t mind me saying that… Надеюсь, вас не обидят мои слова о том, что…

Как приложить к письму дополнительные материалы

Если вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз:

• Please find attached → К настоящему письму прилагается.
• You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении…
• I am enclosing… → Я прикладываю…
• I forward to you… → Я пересылаю вам…
• We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
• Attached you will find… → В прикрепленном файле вы найдете…

Закрытие

Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.

Формально	Нейтрально
I look forward to hearing from you. Жду вашего ответа	Looking forward to hearing from you. Жду вашего ответа
I look forward to your reply. Жду вашего ответа	Hope to hear from you soon. Надеюсь скоро получить от вас сообщение.
Do not hesitate to contact me if you need any assistance. Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь.	Let me know if you need anything else. Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще.
Should you have any question, please feel free to let me know. Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.	Have a nice day/weekend. Хорошего дня/недели.
Thank you for your kind assistance. Спасибо большое за помощь.	Thank you for your help. Спасибо за помощь.
Thank you in advance! Заранее благодарю.	Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you. Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку.
Apologize for the inconvenience! Приношу свои извинения за неудобства!

Как разобраться в аббревиатурах

Обратите внимание на аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке вне зависимости от стиля:

• EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
• SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
• EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
• TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
• PTO (paid time off) → отпуск.
• OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.  
• FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
• POC (point of contact) → контактное лицо.
• FYI (for your information) → для вашей информации.
• AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
• AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
• BTW (By The Way) →кстати.
• CU (see you) → увидимся
• F2F (face to face) → наедине.
• IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.

Прощание

Для прощания используйте фразы: best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально).

Подпись

Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.

Шаблоны

Если вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них. Объявление о продвижении по службеSubject Line: Firstname Lastname — New Position

I am pleased to announce the promotion of [Firstname Lastname] from [Old Position] to [New Position]. [Firstname] has been with [Name of Company] for [X years] and has worked in [insert Names of Departments/Positions]. S/he will be gaining these new responsibilities [list].

[Firstname] attended [Name of University] and came to [Name of Company] after graduation.
During her/his tenure here, [Firstname] has implemented protocols which have improved efficiency in the [Name of departments] and has frequently been recognized for outstanding achievement.

Please join me in congratulating [Firstname] on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.

Warm Regards,
Name
Title

Тема: Имя, фамилия — новая должность

Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название). (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела).

(Имя) учился в (имя университета) и пришел в (название компании) после его окончания.
За время его/ее работы здесь, (имя) запустил протоколы, которые повысили эффективность в (название департамента), и часто получал признание за свои достижения.

Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).

С уважением,
Имя
Должность

Поздравление с новой должностьюSubject line: Congratulations on Your Promotion

Dear [Firstname],
Congratulations on your promotion to [insert Names of Departments/Positions]. I heard about your well-deserved promotion through LinkedIn. You have done a fine job there for many years, and you deserve the recognition and responsibility of the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title

Тема: Поздравляю с новой должностью

(Имя), поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела). Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для соискателя)Subject line: Welcome!
Dear [Firstname],
I was pleased to hear that you accepted the position with our firm, and that you’ll be joining us September 7. Welcome aboard!

You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.

I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.

Best wishes,
Name
Title

Тема: Добро пожаловать!

(Имя), я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать!
Мы будем тесно работать вместе первые пару недель, пока вы не познакомитесь с нашими порядками.
Жду ваших идей. Звоните, пишите смс, присылайте емейлы, если у вас появятся вопросы до вашего первого дня.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для коллег)Dear Staff:
[Firstname, Lastname] is joining our team on May 1. [Firstname] will work as a [insert Names of Positions] in the [insert Names of Departments] department.

So, if you see a new face on May 1, let [Firstname] know that you are excited about his/her joining our team.

[Firstname] has worked at two other [insert name] companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about [insert name].

[Firstname]’s Bachelor’s degree is from [University name] where he/she majored in [insert name].

[Firstname] has a passion for [insert name].

I appreciate you joining me in providing a warm welcome for [Firstname].

With excitement,
Name of Department Manager / Boss

Уважаемые коллеги,
(Имя, фамилия) присоединится к нашей команде 1 мая. (Имя) будет работать в качестве (название должности) в (название отдела).

Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя), что вы рады видеть его/ее в своей команде.

(Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области).

(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета).

(Имя) увлекается (название).

Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя).

С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.

Уход из компанииDear colleagues,
I’d like to let you know that I am leaving my position at [insert name] on [date].
I have enjoyed my tenure at[insert name], and I appreciate having had the opportunity to work with you. Thank you for the support and encouragement you have provided me during my time at [insert name].

Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.

Please keep in touch. I can be reached at my personal email address [insert email] or my cell phone [insert number]. You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It’s been a pleasure working with you.

Best Regards,
Your [Firstname]

Дорогие коллеги,
Хочу сообщить, что я покидаю свой пост в компании (название компании) (дата).
Я был рад работать в (название компании), и ценю предоставленную возможность
работать с вами. Спасибо за поддержку и вдохновение, которые вы давали мне во время
моей работы в (название компании).

Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.

Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес
электронной почты) или телефону (номер). Меня также можно найти в LinkedIn: (адрес страницы).
Еще раз спасибо. Я был рад работать с вами.

С уважением,
Ваш (имя)

День РожденияЕсли нужно поздравить коллегу с днем рождения, полезно иметь под рукой несколько дежурных фраз:

• May all your wishes come true → Пусть все твои мечты сбудутся.
  
• I wish you a happy birthday → Желаю тебе счастливого дня рождения.
  
• Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → С Днем Рождения! Наслаждайся своим чудесным днем.
  
• I want to wish you all the best! I hope it is as fantastic as you are, because you deserve the best →Я хочу пожелать тебе всего самого наилучшего! Надеюсь, что этот день такой же чудесный, как и ты, ведь ты заслуживаешь самого лучшего.
  
• Have a wonderful day! I wish you many nice presents and a lot of fun! → Пусть у тебя будет чудесный день! Желаю тебе много приятных подарков и массу удовольствия!
  

Перенос или отмена встречи/звонкаHi everyone,
Due to [name of a problem], the time of the [name of a meeting] has been changed from [date] at [time] in [venue] to [date] at [time] in [venue].
If you have any questions, please feel free to contact me.
Best regards,
Name

Всем привет!
Из-за (название проблемы) время (название мероприятия) меняется: с (дата) (время) в (место встречи) на (дата) (время) в (место встречи).
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением,
Имя

Dear colleagues,
Because of some unavoidable circumstances, I have to reschedule our meeting to [date & time] at [venue]. I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. If you/any of you have a problem with this new program, please inform me at your earliest convenience.
Sorry for the inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title

Уважаемые коллеги!
В силу неустранимых обстоятельств, я вынужден перенести нашу встречу на (дата, время) в (место проведения). Я надеюсь вам/всем подходит новое расписание. Если вам/кому-либо не подходит новая программа, пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Прошу прощения за неудобства!
С уважением,
Имя
Должность

Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте https://www.thebalance.com.

Работа с языком

Электронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Если плохо владеешь языком, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле?

Используйте толковые словари

Двуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идет о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и дается описание ситуаций использования слова.

Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн :https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org,  http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com. Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно.

Строение словарной статьи:

• часть речи,
• транскрипция с возможностью прослушать произношение,
• определение,
• примеры использования,
• синонимы,
• часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.

Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами.

Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.

Используйте словари-активаторы

Эти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.

Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.

Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска

Если в русской фразе слова сочетаются, их совместный перевод на английский не всегда корректен. Забейте фразы на английском языке в поисковик и проверьте, встречаются ли слова рядом.

Проверяйте грамматику текста

Если вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру, Grammarly.

Заключение

Если вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом:

• Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
• Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
• Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
• Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
• Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
• Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
• Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла?  В нем есть жаргонизмы?
• Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
• Нажмите Send!

От редакции

Курсы «Нетологии» по теме:

habr.com

Деловая переписка на английском. Советы эксперта.

Мы живем в век информационных технологий, поэтому вся наша жизнь так или иначе связана с компьютерной техникой, Интернетом. Например, вряд ли найдется фирма, сотрудники которой не ведут электронную переписку с другими организациями. Если ваша компания имеет партнеров за рубежом, то ее работники должны владеть правилами написания делового письма (на родном языке и на иностранном), которые включают не только использование специфической лексики, стиля, но и определенный формат, которого следует придерживаться.

Итак, давайте посмотрим, как следует писать деловое письмо (business letter). Как правило, в официальном письме выделяют три блока:

— Вступление/ Introduction

В этой части письма формулируется цель его написания.

— Основная часть письма/ Body of the letter

В среднем, это два-четыре абзаца, в которых автор письма информирует получателя, задает ему вопросы, отвечает на вопросы получателя, содержащиеся в предыдущем письме.

— Заключительная часть/ Conclusion

В этой части письма содержится информация о последующих действиях получателя, предложенных отправителем, информация о будущих контактах.

 

АДРЕСАТ/ ADDRESSEE

 

Текст начинается с обращения к адресату (addressee).

Отправитель может знать имя получателя письма, в этом случае обращение может выглядеть следующим образом:

Dear Mr. Robinson,

Dear Mrs. Seefob,

Dear Ms. Ching,

Dear Prof. Chensky,

После имени получателя ставится запятая.

Если вы не знаете имя получателя, начните письмо с одной их следующих фраз:

To whom it may concern,

Dear Sir,

Dear Madam,

Dear Sir/Madam,

 

В этом случае также ставится запятая.

Если ваш адресат – коллективное лицо, то обращение выглядит следующим образом:

Dear all,

Dear Colleagues,

Dear Marketing Team,

 

ТЕЛО ПИСЬМА/ BODY OF THE LETTER

 

Основанная часть письма может включать элементы официального стиля (formal style), стилистически нейтральный словарь и профессиональную лексику. Также следует обратить внимание на клише, которые традиционно используются в деловой переписке.

Очень важно помнить, что в официальных письмах не допускаются сокращения типа:

Don’t – do not, isn’t – is not won’t – will not haven’t – have not и т.д.

ВСТУПИТЕЛЬНЫЙ АБЗАЦ /OPENING PARAGRAPH

Вступительный абзац предполагает указание цели написания письма, в нем также может быть выражена благодарность за полученное ранее письмо или какие-либо действия адресата. Можно воспользоваться следующими клише:

I am writing to … — Я пишу, чтобы…

I am writing to confirm… — Я пишу, чтобы подтвердить…

Thank you for contacting us… — Благодарим Вас за то, что написали нам…

Thank you for your letter dated… — Благодарю Вас за письмо от (дата)…

With reference to your e-mail… — В ответ на Ваше электронное письмо…

This is to confirm that…— Настоящим подтверждаем, что

 

БЛАГОПРИЯТНЫЕ ИЗВЕСТИЯ/ GOOD NEWS

 

Если вам необходимо сообщить адресату какую-либо положительную информацию, воспользуйтесь следующими фразами:

We are delighted to confirm…— Нам очень приятно подтвердить…

We are pleased to tell you… — Нам приятно сообщить Вам…
You will be happy to know… — Вам будет приятно узнать…

НЕГАТИВНЫЕ НОВОСТИ/ BAD NEWS

 

Информация негативного характера вводится предельно корректно:

We regret to inform you… — Мы с сожалением сообщаем Вам…

I am sorry, but… — Приношу свои извинения, но…

I am sorry to say that… — С сожалением сообщаю Вам, что…

I am afraid that we will not be able to…— Я боюсь, что мы не сможем…

ЗАПРОС ИНФОРМАЦИИ/ REQUESTING INFORMATION

Если вам требуется определённая информация от адресата, вы можете запросить ее таким образом:

We would appreciate it, if you could… — Мы были бы Вам признательны, если бы Вы могли…
Could you…? – Не могли бы Вы…?

Please let us know…— Пожалуйста, сообщите нам… 

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПОМОЩИ/ OFFERING HELP

В некоторых случаях вам приходится предлагать свою помощь адресату. Для этого можно воспользоваться следующими клише:

We would be happy to help you with… — Мы были бы рады помочь Вам с…
Would you like us to…? – Не хотели бы Вы, чтобы…?

ИЗВИНЕНИЯ/ SAYING SORRY

 

В определенных ситуациях отправителю письма приходится приносить извинения:

We must apologize for… — Мы должны извиниться за…

We deeply regret that… — Мы глубоко сожалеем, что…

We apologize for any inconvenience… — Мы приносим извинения за какие-либо неудобства…
Please accept my sincere apologies for… — Пожалуйста, примите мои самые искренние извинения за…

ПРИКРЕПЛЕННЫЕ ФАЙЛЫ/ ATTACHING FILES

Деловая корреспонденция предполагает не только отправление самого письма, но и текстовых или иных файлов, которые прикрепляются к письму, о чем следует сообщить в тексте письма:

Please find attached the files… — Ниже прилагаются файлы…, Смотрите в приложении…

I am attaching the following files… — Направляю Вам файлы…, К настоящему прилагается…  

ЗАКЛЮЧЕНИЕ/ CLOSING REMARKS

 

Изложив всю необходимую информацию, вы должны перейти к заключительной части письма, сформулировав ваши дальнейшие контакты с адресатом:

Do not hesitate to contact us if you require any further… — Свяжитесь с нами незамедлительно, если Вам необходимы дальнейшие…

If you have any questions, please feel free to contact us… — Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь к нам.

Thank you for your help. – Благодарим Вас за помощь.

I look forward to hearing from you. – С нетерпением жду от Вас сообщений.

We look forward to seeing/meeting you. – Мы с нетерпением ждем встречи с Вами.

ПОДПИСЬ/ SIGNATURE LINE

 

Подписывая текст письма, укажите свое имя, желательно его полную форму. Также необходимо указать должность и контактную информацию. Фразу «Yours sincerely» («Sincerely») следует писать в том случае, если в начале письма вы указали имя адресата.

В остальных случаях выбор клишированной фразы определяется характером ваших отношений с адресатом. В таблице представлены три группы клише – от официального стиля до полуофициального и неофициального:

Type	Formal	Semi-formal	Informal
Business	With gratitude, Kindest regards, Sincerely, Thank you, Regards,	Best, Yours truly, Cordially, Yours respectfully, Wishing you well,	Thanks, Regards, Best wishes, Take care, Until next time,

Ниже выбранной вами фразы пишется имя и должность отправителя. Например,

Sincerely,

Angela Dooning
Administrative Assistant

Вот пример официального письма, написанного в соответствии с требованиями к деловому письму:

 

Мы надеемся, что рекомендации по написанию делового письма и примеры, иллюстрирующие эти правила, окажутся полезными и вы непременно воспользуетесь ими.

lingua-airlines.ru

Письмо-ответ на запрос на английском языке: примеры с переводом

Приветствую вас, дорогой гость! Здесь вы сможете ознакомиться с разнообразными примерами писем-ответов на английском языке (Reply quotation). Все они  представлены с переводом на русский язык.

---

Все о деловых письмах на английском и их типах

---

Полезные фразы для деловой переписки

---

Письмо 1

Ms Jennifer Watson

Sales Manager

ParkInn Hotel

7834 17th Street

Tampa, Florida

 

Mr Ken Smith

9034 Commerce Street

Detroit, Michigan

USA, 90345

 

June 30, 2013

 

Dear Mr Smith

Thank you for your enquiry about the staying in our hotel. We have a single room available at the period you stated. The price is $85 per night. Breakfast and other meals are not included as we do not have such service. But there is a buffet in our hotel where you can have meals at any time of the day and night. We have airport transfer service, it’s free for our guests, as well as Wi-Fi. It is also possible to rent a car in our hotel in advance together with reserving a room. If you have any more questions we are ready to answer

 

Kind regards,

Jennifer Watson

Sales Manager

Перевод:

От: г-жи Дженнифер Уотсон, менеджер по продажам, Отель ПаркИнн

7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида

 

Кому: г-н Кен Смит

9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345

 

30 июня 2013 года

 

Уважаемый г-н Смит

Спасибо за Ваш интерес к нашему отелю. У нас есть свободный одноместный номер на период времени, который Вы указали в своем письме. Стоимость составляет 85 долларов США за ночь. Завтрак, обед и ужин не входят в стоимость, так как у нас нет такой услуги. Но у нас в отеле есть буфет, где вы можете пообедать в любое время суток. У нас есть услуга по доставке наших гостей из аэропорта, она бесплатная, также как и беспроводной интернет. Также Вы можете заранее заказать аренду автомобиля при бронировании номера. Если у Вас еще есть вопросы, то мы с радостью ответим на них.

 

С уважением,

Дженнифер Уотсон

Менеджер по продажам

 

Письмо 2

Ms Liza Smith

Sales Manager

Travel With Us Ltd

7834 Grand Street

Jacksonville, Florida

 

Mrs Emma Trunk

9034 Nord Street

Jacksonville, Florida

USA, 90345

 

April 03, 2012

 

Dear Mrs Trunk

We have received your enquiry about the Disneyland tours. This is a bus tour, it starts on Friday evening and ends on Sunday late evening. It includes 2 night accommodation in the hotel (you may choose the one from the list according to your budget), weekend entry ticket to the Disneyland, drinks and snacks in the bus. The price for an adult starts from $250 and depends on the hotel cost. The price for children below 5 years old is $100, for older children it is $150-200. We enclose brochure with additional information and some pictures.

 

Kind regards,

Liza Smith

Sales Manager

Перевод:

От: г-жа Лиза Смит, менеджер по продажам, Трэвэл Уиз Ас Лтд

7834 Гранд стрит, Джексонвилль, Флорида

 

Кому: г-жа Эмма Транк

9034 Норд стрит, Джексонвилль, Флорида, США 90345

 

03 апреля 2012 года

 

Уважаемая г-жа Транк

Мы получили Ваш запрос по поводу тура в Диснейленд. Это автобусный тур, он начинается в пятницу вечером и заканчивается поздно вечером в воскресенье. В стоимость включены 2 дня проживания в отеле (вы можете выбрать отель из списка в соответствии с Вашим бюджетом), входные билеты в Диснейленд на весь уик-енд, напитки и снеки в автобусе. Стоимость тура для взрослого начинается от 250 долларов США и зависит от выбранного Вами отеля. Стоимость тура для ребенка младше 5 лет – 100 долларов США, старше 5 лет от 150 до 200 долларов США. Мы прилагаем брошюру, посвященную этому туру, где Вы сможете найти дополнительную информацию и фото из поездки.

 

С уважением,

Лиза Смит

Менеджер по продажам

 

Письмо 3

Mr Pete Johnson

Sales Manager

Four Seasons

9034 Main Street

London, UK

 

Ms Sally Swift

9034 Cooper Street

Fresno, California

 

July 10, 2005

 

Dear Ms Swift

We received your enquiry of confirmation letter. We checked everything and send you confirmation of reservation that you requested. Please check whether it is what you need. Thank you for choosing our hotel for staying during your trip.

 

Kind regards,

Pete Johnson

Sales Manager

Перевод:

От: г-н Пит Джонсон, менеджер по продажам, Фор Сизонс

9034 Мэйн стрит, Лондон, Объединенное Королевство

 

Кому: г-жа Салли Свифт

9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния

 

10 июля 2005 года

 

Уважаемая  г-жа Свифт

Мы получили Ваш запрос подтверждения брони. Мы все проверили и высылаем Вам подтверждение брони, которое Вы запрашивали. Пожалуйста, проверьте, подходит ли оно Вам. Благодарим Вас за выбор нашего отеля для Вашей поездки

 

С уважением,

Пит Джонсон

Менеджер по продажам

 

Письмо 4

Mr Tim Thompson

Sales Manager

Office Plus Inc.

9034 East Street

Sacramento, CA

USA, 90345

 

Mr John Peters

General Manager

Electroworld Ltd

4567 Marcony Street

Sacramento, CA

 

June 10, 2001

 

Dear Mr Peters

Thank you for your recent enquiry regarding our products.  We enclose our catalog so that you can make an order. By the way this month we have a discount of 10% for new clients.

 

Kind regards,

Tim Thompson

Sales Manager

Перевод:

От: г-н Тим Томпсон, менеджер по продажам, Офис Плюс Инк.

9034 Ист стрит, Сакраменто, штат Калифорния, США 90345

 

Кому: г-н Джон Питерс, генеральный менеджер, Электроуорлд Лтд

4567 Маркони стрит, Сакраменто, штат Калифорния

 

10 июня 2001 года

 

Уважаемый г-н Питерс

Благодарим Вам за Ваш интерес к нашей продукции. Мы прилагаем наш каталог, чтобы Вы могли сделать заказ. Кроме того в этом месяце у нас действует скидка 10% для новых клиентов.

 

С уважением,

Тим Томпсон

Менеджер по продажам

 

Письмо 5

Mr Harry Willson

Sales Manager

Rent  A Car

9034 Orland park Street

Chicago, Illinois

USA, 90345

 

Mr Jim Frank

4567 Golden Street

Fresno, California

 

June 15, 2009

 

Dear Mr Frank

With reference to your enquiry about renting a car in Chicago we are sending you a little  brochure with all necessary information and a map of Chicago airport with our location marked on it. If you have any questions you may call us 8-800-459-2398

 

Kind regards,

Harry Willson

Sales Manager

Перевод:

От: г-н Гарри Уилсон, менеджер по продажам, Рент Э Кар,

9034 Орланд Парк стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345

 

Кому: г-н Джим Фрэнк

4567 Голден стрит, Фресно, Калифорния

 

15 июня 2009 года

 

Уважаемый г-н Фрэнк

Относительно Вашего письма по поводу аренды автомобиля в Чикаго, мы высылаем Вам небольшую брошюру со всей необходимой информацией и картой аэропорта Чикаго с обозначением нашего офиса там. Если у Вас еще есть вопросы, то Вы можете обращаться по телефону 8-800-459-2398.

 

С уважением,

Гарри Уилсон

Менеджер по продажам

 

 

lizasenglish.ru

Деловая переписка на английском языке [АйТи бубен]

• Деловые сообщения начинаются с приветствия. В тексте автор что-то утверждает, сообщает, спрашивает, отвечает, обсуждает, просит.

• Суть следует излагать в первом абзаце.

• Все слова в наименованиях фирм, организаций и их подразделений пишутся с прописной буквы, за исключением предлогов, артиклей и союзов. Такое же правило написания относится к наименованиям должностей. С прописной буквы пишутся также все слова в указании на общее содержание письма, наименование документов, валют, товаров.

Время становится все более дорогим и люди не хотят читать лишних слов. Меньше слов – меньше ошибок.

Приветствие и прощание

• Greetings, если вы не знаете кто будет читать ваше письмо. Переводится: приветствия. Hello! Greetings for the day!

• Dear Madam or Sir можно использовать вместо Greetings.

Выбор правильного прощания в деловых письмах зависит от знакомства с получателем.

• Best wishes / Best regards, <your name> — обращается к друзьям/сослуживцам (Dear [имя]).

• Yours faithfully, <your name> — заключительная фраза в официальном письме, начинающемся с обращения, в котором не указывается имя или фамилия адресата; например, Dear Sir, Dear Madam, Dear Sirs. Переводится: С уважением, преданный или преданная Вам, с совершенным почтением.

• Yours sincerely, <your name> — фраза в конце письма, начинавшегося с обращения, в котором указывается имя или фамилия адресата; например, Dear Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия]. Yours sincerely, Mary. — Искренне Ваша, Мэри.

Вступление (первый абзац)

Примеры формального вступления (первый абзац):

• Following our meeting / phone conversation, … В продолжение нашей встречи/переговоров, …

• With reference to … Со ссылкой на …

• Regarding our … Относительно …

• I’m writing to confirm … Пишу подтвердить …

• Hope you are doing well, I checked with my billing team … — Надеюсь у вас всё хорошо, …

Ссылки на предыдущие письма

Вводные строки деловых писем ссылаются на предыдущую переписку, объясняют способ нахождения получателя или причину обращения.

• After having seen your advertisement in …, I would like … После просмотра Вашей рекламы в …, я бы хотел …

• After having received your address from … , I … Узнав Ваш адрес из …, я …

• I received your address from … and would like … Я получил Ваш адрес из … и хотел бы …

• I am writing to enquire about … Обращаюсь для справки о …

• I/We recently wrote to you about … Я/мы недавно писали Вам о …

• Further to our letter of … we … В дополнение к нашему письму от … мы …

• Thank you for your letter of [date] Благодарю за Ваше письмо от [дата]

• Thank you for your letter regarding … Спасибо за Ваше письмо относительно …

• Thank you for your letter/e-mail about … Благодарим за Ваше письмо о …

• In reply to your letter of [date], … В ответ на Ваше письмо от [дата], …

• In reply to your letter of … we are glad(pleased) to inform you that … В ответ на Ваше письмо от … мы рады сообщить Вам, что …

• In accordance with your order of … В соответствии с Вашим заказом от …

• In accordance with your request of… В соответсвии с Вашим запросом от…

• With reference to your fax dated … we are pleased to confirm that … Ссылаясь на Ваш факс, датированный …, мы рады подтвердить, что …

• With reference to your letter of [date] … Ссылаясь на Ваше письмо от [дата] …

• We refer to our letter regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно …

• We refer to our telephone conversation regarding… Ссылаясь на наш телефонный разговор относительно…

• Referring to your letter of … Ссылаясь на Ваше письмо от …

Заключение

Заключительные строки деловых писем предваряют будущие события, повторяют извинения или предлагаю помощь.

• If you require any further information, don’t hesitate to write me. Если вам потребуется дополнительная информация, не стесняйтесь, пишите мне.

• Thank you in advance for quick reply. Спасибо заранее за быстрый ответ.

• I am (We are) looking forward to your calling. — Я(Мы) с нетерпением жду вашего звонка.

• Once again, I apologize for any inconvenience. Повторно извиняюсь за неудобство. / И еще раз хотелось бы извиниться за беспокойство.

look(ing) forward to если за предлогом следует глагол, он оканчивается на -ing (Герундий)

• Looking forward to a mutually beneficial relationship. — Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество.

• If you are not willing to accept this invoice, please inform us as soon as possible by replying to this e-mail letter. — Если вы не готовы принять этот счет, пожалуйста, сообщите нам как можно скорее, ответив на это письмо на почту.

• If you require any further information, feel free to contact me. Если Вам понадобится дополнительная информация, прошу связаться со мной.

• I look forward to your reply. Жду Вашего ответа. С нетерпением жду Вашего ответного письма (ответа).

• I look forward to hearing from you. Жду обратной связи. / С нетерпением буду ждать вестей от Вас (тебя). / Надеюсь на Ваш скорый ответ.

• I look forward to seeing you. До встречи. /С нетерпением жду нашей встречи. / Будем рады встретиться с Вами.

• We are looking forward to hearing from you. Ждём Вашего ответа.

• We look forward to your reply. Ждём Вашего ответа.

• Please advise as necessary. Прошу сообщать по необходимости.

• We look forward to a successful working relationship in the future. Надеемся на успешное взаимодействие в будущем.

• Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. В случае заинтересованности не стесняйтесь обращаться ко мне

• We hope that we may continue to rely on your valued custom Надеемся и дальше полагаться на Вашу постоянную клиентуру

• I would appreciate your immediate attention to this matter. Буду благодарен за Ваш скорейший отклик на это.

• Your early reply will be appreciated. Заранее благодарим Вас за скорый ответ.

• We would appreciate your cooperation on this matter. Будем благодарны Вам за сотрудничество в этом вопросе.

• I would appreciate your immediate attention to this matter. Хотелось бы выразить Вам признательность (Благодарим) за оперативность в рассмотрении данного вопроса.

• Awaiting your prompt reply В ожидании скорейшего ответа

• Feel free to send the feedback to me. Не стесняйтесь, присылайте обратную связь для меня.

• Feel free to contact us for further information. Если Вам необходима дальнейшая информация, просим связаться с нами.

• Feel free to contact us if you have any other questions or comments. Если у Вас есть какие-либо другие вопросы или комментарии, просим связаться с нами.

• If you have any questions or comments on the above mentioned do not hesitate to contact us. Если у Вас имеются вопросы или замечания по вышесказанному, пожалуйста, не замедлите связаться с нами.

• If you require any further information we shall be happy to let you have this, on request. Если Вам потребуется какая-нибудь дополнительная информация, мы будем рады предоставить Вам ее по Вашей просьбе.

• If we can be of further assistance to you, do not hesitate to write us. Если мы сможем в дальнейшем быть Вам полезны, не замедлите написать нам.

Извинения

• Thank you for your understanding. Спасибо за понимание.

• If you like to continue this conversation, please feel free to call(contact) with me: Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной с помощью: (телефона или email)

• We very much regret to say, that… К большому сожалению, сообщаем, что…

• We apologize for… Мы извиняемся за …

• Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за…

• I am sorry that…Прошу извинить за то, что…

• I am sorry for (см.герундий если извинения за прошедшие действия, а не текущие) — Я извиняюсь за что-то (Я виноват в чем-то). Пример: I’m sorry for the delay of response. — Я прошу прощения за задержку ответа.

• I am sorry, but I cannot be of assistance to you in this matter. Извините, но я не могу помочь Вам в этом деле.

• I was extremely sorry that… Я очень виноват в том, что…

• I must apologise that… Должен извиниться за то, что…

• I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что…

Приложения к письму

• Please see the attached file … Пожалуйста, смотрите прикреплённый(приложенный) файл …

• We enclose / are enclosing … Мы прилагаем …

• We are attaching to this letter… Мы прилагаем к этому письму…

• We are sending you … under separate cover Отдельно направляем Вам …

• Please enclose … with your reply … Просим приложить к Вашему ответу …

• Enclosed you will find a copy of the contract. Копия договора прилагается.

Соединительные словосочетания структурируют деловую переписку.

• Apart from the above … Помимо вышеуказанного …

• As requested by you … В соответствии с Вашей просьбой…

• At the same time we would like to remind you that… Одновременно хотели бы напомнить Вам, что…

• Besides … Кроме того …

• First of all / In the first place … В первую очередь …

• Please note that … Просим принять во внимание, что …

• Further to the above … (In addition to the above …) В дополнение к вышеуказанному …

• In accordance with the contract inclosed … В соответствии с прилагаемым контрактом …

• In case of your refusal… В случае Вашего отказа…

• In case of your failure to make payment… В случае неуплаты…

• In case of delay in delivery (in payment) … В случае задержки в поставках (в уплате)

• In fact … Фактически …

• In this connection … В связи с этим …

• In connection with your request … В связи с вашей просьбой …

• In view of the above … Ввиду вышеизложенного …

• It is self understood …It goes without saying … Само собой разумеется, что …

• On the other hand … С другой стороны …

• Otherwise we shall have… В противном случае мы будем вынуждены…

• Moreover … Более того …

• Nevertheless … Тем не менее …

• The matter is/ The point is … Дело в том, что …

• To avoid delay in … Во избежание задержки в …

• Under the… enclosed… В соответствии с прилагаемым…

• We are sure (confident) that… Мы совершенно уверены, что…

• We are taking the opportunity to remind you that … Пользуясь возможностью напомнить, что …

• We cannot accept your point of view for the following reasons… Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам…

• We think/believe … Мы считаем, что …

• We have (no) difficulty in… Мы (не) испытываем трудности в…

• We have to admit that… Необходимо признать, что…

• We find (consider) it necessary (important, reasonable) to note … Считаем необходимым (важным, целесообразным) отметить …

• We wish to bring to you notice that / We would like to note that / We would like to note that … Обращаем ваше внимание на тот факт, что …

• We would welcome the opportunity… Мы были бы рады иметь возможность…

• You state (write, are writing) in your letter that … В Вашем письме Вы заявляете, что …

• AAMOF As A Matter Of Fact в сущности

• AFAIK As far as I know насколько я знаю
• BTW By The Way кстати

• CU see you увидимся

• F2F face to face наедине

• FOAF Friend of a Friend из третьих рук

• FYA For Your Amusement к вашей радости

• FYI For Your Information к вашему сведению

• HSIK How Should I Know? понятия не имею

• IMO In My Opinion по моему мнению
• IMHO In My Humble (Honest) Opinion по моему скромному мнению
• IOW In Other Words иными словами

• IWBNI It Would Be Nice If хорошо бы

• KIS Keep It Simple говори проще

• NRN No Reply Needed ответ необязателен

• OS Operating system операционная система

• OTL Over The Line сверх положенного

• OTOH On The Other Hand с другой стороны

• R Received получено

• TFS Thanks For Sharing спасибо за ссылку

• TIA Thanks in Advance заранее благодарен

• WOBTAM Waste of Bloody Time and Money потеря времени и денег

• WRT With Respect To с уважением к

Dear Partners,

Thank you for your email. I am out of office until Monday, March 25th. I do apologize for any inconvenience.

Best regards, Nina Simone

delovaja_perepiska.txt · Последние изменения: 2018/01/25 12:34 (внешнее изменение)

wiki.dieg.info

Деловая переписка на английском языке: тонкости бизнес-общения

Из этой статьи вы узнаете:

• Какие правила необходимо соблюдать, ведя деловую переписку на английском языке

• Как ведется деловая переписка на английском языке с представителями разных стран

• Как вести деловую переписку на английском языке по электронной почте

• Какие фразы использовать при деловой переписке на английском языке

Современный мир открыт людям, владеющим иностранными языками. Это уже скорее насущная потребность, нежели увлечение. Сотрудничество предпринимателей из разных стран никого не удивляет. Поиску партнёров и поддержанию контактов способствует умение вести деловую переписку. Поскольку в мире бизнеса документам и официальным письмам уделяется особое внимание, обсудим все требования, которым должна соответствовать деловая переписка на английском языке на конкретных примерах.

По каким правилам ведется деловая переписка на английском языке

Очевидно, что умение писать официальные письма на английском языке – важный навык для компаний, работающих с иностранными партнерами. Свободное владение языком, знание деловой этики и делопроизводства могут быть определяющими критериями отбора кандидата на вакантное место в организации.

Проведем условное деление деловых писем на две большие группы:

1. Письма в свободной форме.

2. Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.

Составление писем в свободной форме – более сложная задача, поскольку шаблонные письма требуют лишь соблюдения формы, и чаще всего в организациях разработаны типовые бланки, а также инструкции по их заполнению. Поэтому имеет смысл потратить время и познакомиться с правилами свободного изложения текста. Различные сопроводительные документы, заявки, отчёты и прочие письма, имеющие унифицированную форму, вы освоите в процессе работы.

Рекомендуемые к прочтению статьи:

Начать знакомство с правилами ведения деловой переписки следует с определения текстовых блоков, содержащихся в деловом письме на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.

Адрес отправителя

Правый верхний угол отводится под указание сведений об отправителе, которые располагаются в строго определенном порядке без использования знаков препинания.

Реквизиты	Пример
Фамилия и имя	Sobolev Anton
Должность	PR manager
Название компании	T&T Corporation
Номер дома и название улицы	45 Parkovaya St
Город и почтовый индекс	Volgograd 167890
Страна	Russian Federation

Дата

Отступив на три строки вниз, укажите дату составления письма. Правилами деловой переписки допускаются различные форматы написания сведений о времени написания документа:

October 29, 2017.

29 October, 2017.

29th October, 2017.

October 29th, 2017.

29 Oct. 2017.

Использование только числовых обозначений даты – не лучший вариант, поскольку в странах, где говорят на английском языке, могут неправильно прочесть запись вследствие наличия специфичных правил написания такой информации. В частности, отличается порядок указания конкретной даты, месяца и года в Англии и США.

12.10.2017 – 12 октября 2017 (Европа и Англия).

12.10.2017 – 10 декабря 2017 (Америка).

Реквизиты получателя

Данные адресата размещаются в левой части листа. Перечень сведений и порядок их указания сходен с последовательностью реквизитов отправителя. И все же, некоторые отличия есть.

Реквизиты	Пример
Обращение и фамилия	Mr Alex Colton
Должность	Editor in chief the Daily Mirror
Название компании	J Media UK Ltd
Номер дома и название улицы	15 Stratton Street
Город и почтовый индекс	London W1J 8LQ
Страна	United Kingdom

Обратите внимание на значимость обращения к собеседнику при ведении деловой переписки. В английском языке принят ряд сокращений, призванных продемонстрировать уважительное отношение к собеседнику: мужского пола – Mr, женского пола – Ms. Обращаясь к замужней женщине, принято использовать приставку Mrs, к не состоящей в браке – Miss.

Приветствие

Первое, что прочтет ваш собеседник – адресованные ему приветственные слова. Манера обращения напрямую зависит от того, насколько хорошо вам знаком адресат. Деловая переписка предполагает использование стандартных фраз: Dear Mrs/Ms и фамилия собеседника на английском языке. Если письмо надо написать человеку, чье имя вам не известно, следует воспользоваться словосочетанием Dear Sir or Madam. Адресуя послание нескольким лицам, начните его с фразы: Dear Sirs, Dear Colleagues и т.п. В ряде случаев допускается отступление от формальных правил, в частности, обращение по имени: Dear Mary. Обратите внимание: в английском языке обращение отделяется запятой, а в американском варианте – двоеточием.

Английский вариант	Американский вариант
Dear Mr Higgins, I am writing with…	Dear Mr Higgins: I am writing with…

Основная часть

Следующий раздел письма передает суть послания отправителя, поэтому требует особенно тщательной проработки.

Начинается письмо с лаконичного вводного предложения. В случае, когда вы продолжаете уже начатую переписку с деловым партнером, вступление на английском языке может выглядеть так:

Пример	Перевод
This letter is to confirm…	Это письмо – подтверждение того, что…
Thank you for your letter…	Спасибо за ваше письмо…
We acknowledge receipt of your letter…	Подтверждаем получение вашего письма…
With reference to your letter of…	Относительно вашего письма от…

Избегайте употребления сокращенных форм сказуемых I’m, you’re и т.п. при составлении официальных деловых посланий.

Цели и причины вашего обращения должны быть изложены с соблюдением всех правил английского языка и логично приводить к сообщению об ожидании обратной связи. Правильность понимания текста собеседником обеспечивает грамотная разбивка письма на небольшие абзацы, где мысль завершена, без использования красной строки/табуляции. Этот блок рассмотрим позднее на практических примерах.

Заключение

Завершая послание, прибегните к использованию стандартных фраз, выражающих благодарность, заверения в ожидании ответа, предложения сотрудничества, приглашение к последующему общению.

Пример	Перевод
Please acknowledge receipt…	Пожалуйста, подтвердите получение…
If you have any questions, do not hesitate to contact us.	Если у вас возникнут какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам.
Thanking in advance.	Заранее благодарим.
We value your custom highly.	Нам очень важно сотрудничество с вами.
Please contact us again if we can help in any way.	Пожалуйста, обращайтесь к нам снова, если мы можем вам чем-то помочь.
Thank you and we are looking forward to hearing from you.	Спасибо вам, ожидаем вашего ответа.

Подпись

Вежливый тон должен быть выдержан во всех разделах письма. Поэтому перед тем, как указать свое имя, прибегните к принятым в деловой переписке пожеланиям всех благ или выражению уважения. На английском языке подобные фразы выглядят так:

Yours sincerely – С искренним уважением (к знакомому собеседнику).

Yours faithfully – С уважением (к незнакомому адресату).

Best wishes – С наилучшими пожеланиями (нейтральное высказывание).

Отделив данную фразу запятой, спуститесь на строку ниже и подпишите документ, а также укажите свои имя, фамилию и должность.

Yours faithfully, Samuel Frankston General Manager Enc. A copy of the license

Yours sincerely, Vadim Grachev Sales Manager Enc. Catalogue

Если вы планируете присоединить к вашему письму какие-либо документы, их перечень указывается сразу после подписи. Правилами деловой переписки предусмотрено использование сокращения Enc., что в переводе с английского языка означает «Приложение» (enclosure), после которого идет перечисление приложенных документов.

Читайте материал по теме: Как написать деловое письмо на английском, чтобы произвести хорошее впечатление

Деловая переписка на английском языке с представителями разных стран

Культурные традиции разных стран порой серьезно различаются, даже если для общения выбран такой универсальный язык, как английский. Эти особенности важно учитывать, ведя переписку с зарубежными партнёрами.

Китай, Япония, арабские страны

В странах азиатского региона и на востоке вежливость ценится особо, поэтому постарайтесь включать в письмо максимально вежливые формы, особенно в начале знакомства. Возможными вариантами, учитывающими правила этикета, могут быть следующие фразы:

• Hope this email finds you well. – Надеюсь, у вас все хорошо.

• Sorry for bothering you. – Прошу прощения за то, что отвлекаю.

• Might I take a moment of your time? – Могу я занять у вас минуту?

Используйте максимально вежливые формы запроса:

• I would be grateful if you could… – Я бы был очень признателен, если бы вы могли…

• Could you please be so kind… – Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Вежливость к партнерам следует сочетать с более лаконично составленным текстом:

• Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. – Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь.

• I would appreciate your help in this matter. – Буду признателен за вашу помощь.

• I await a response at your earliest convenience. – Ответьте при первой возможности.

США

Оборотами речи, которые должны присутствовать в письме по правилам этикета, можно пренебречь. Исключение составляют ситуации, когда вашим собеседником является стоящий выше вас коллега или партнер. Четко опишите ситуацию и ваши ожидания. Чем меньше конструкций с would, could, might, тем лучше.

Африка, Южная Америка

Вопросы на личные темы в деловой переписке могут иметь место при общении с человеком, который вам знаком. Уточните, как дела у собеседника, как поживает его семья. Это будет воспринято положительно, и отношения с партнером станут более надежными.

Читайте материал по теме: Бизнес-английский по скайпу: за и против

Деловая переписка на английском языке: примеры писем и фразы

Под понятием «официальное письмо» подразумевается большое количество документов, составление которых преследует разные цели. Это может быть запрос, предложение коммерческого характера, жалоба, извинения, заявление о приеме на работу, гарантийное письмо об обязательствах и т.п. Данный раздел посвящен обсуждению правил и примеров составления деловых писем на английском языке, используемых клише. Для удобства разделим образцы на группы.

Заявление

Многие планируют трудоустроиться на работу в иностранную компанию. При этом лишь единицы понимают, что даже правильно составленным заявлением можно зарекомендовать себя с положительной стороны. Кроме информации, изложенной ранее в статье, в письме можно использовать различные фразы.

Пример	Перевод
I am writing in connection with	Я пишу в связи с …
With reference to your vacancy …I am sending…	В ответ на вашу вакансию… Я высылаю…
I am writing in response to your advertisement…	Я пишу в ответ на ваше объявление …
As for my experience it includes…	Мой опыт работы включает…
I worked for…as…	Я работал в течение… на должности…
I would like to apply for this job because…	Я бы хотел получить эту работу потому…

Полностью оформленное заявление приобретет следующий вид:

Artem Kosarev

14 Green St

Birmingham B48 7JN

United Kingdom

29 Oct. 2017

Frost logistic ltd

23 Groove St

London WZ2 EA4

United Kingdom

Dear Sirs,

My name is Artem and I am writing in response to your advertisement for a computer operator in today’s Independent newspaper.

I have an experience of work as a computer operator for Trust General Company and appropriate education. I would like to apply for this job because I decided to move to London. I am a reliable person and would be a good worker for you. I am ready to come to an interview at any time.

Thank you for your attention.

Yours faithfully,

Artem Kosarev

Enc. Resume

Запросы и просьбы

Рассматриваемый тип корреспонденции часто используется для получения необходимых документов в деловой переписке. Например, это может быть письмо-просьба о предоставлении дополнительной информации, такой как каталог продукции для ознакомления с образцами и заключения договора. Запрос или просьба на английском языке могут выражаться устоявшимся выражением, используемым в переписке нередко.

Пример	Перевод
This is to request you to grant…	Это просьба/запрос предоставить…
Please inform us …	Просим информировать нас…
We are writing to enquire about …	Мы просим сообщить о…
I would be grateful if you could …	Я был бы признателен вам, если бы вы…
We should appreciate your sending to us …	Мы будем очень признательны, если вы вышлете нам…
Could you please send me …	Не могли бы выслать мне…
Can you give me some information about…	Могли бы вы дать мне информацию о…
Could you send me more details…	Не могли бы вы выслать подробную информацию…

Dear Mr Brams

I am writing with reference to your advertisement in Guardian. Can you give me some information about your proposal? I would like to receive a copy of your latest price-list. I also wonder if it is possible to get discounted price for buying in volume.

Thank you and I am looking forward to hearing from you.

 Yours sincerely,

Kate Gordon

Sales Manager

T&K Corporation

Читайте материал по теме: Изучение английского языка удаленно – обучение без границ

Жалоба

Если сотрудники контрагента допустили ошибку или услуги по качественным показателям не соответствуют условиям договора, в практике деловой переписки прибегают к составлению претензионных писем. Жалобы и требования формулируют в стиле, предполагающем формальное общение. Допустимо использовать следующие шаблонные выражения на английском языке:

Пример	Перевод
I’m writing to let you know that…	Я пишу, чтобы сообщить…
In this way it ruined all my plans as…	Таким образом, мои планы были нарушены…
I am writing to complain about…	Я пишу, чтобы выразить жалобу на…
I am writing to draw your attention to…	Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к …
I hope I can expect…	Я надеюсь, что могу ожидать…
…to avoid a recurrence of such …	…чтобы избежать повторного случая…
…to claim for compensation…	…требовать возмещения…

Текст письма должен содержать описание произошедшего, предполагаемых причин, могут потребоваться и документы, подтверждающие факт нарушения достигнутых договоренностей.

Dear Ms Melts,

I’m writing to complain about ineffective work of your delivery service.

On the 13th of December I ordered from you ten computers and six laser printers. I had especially stipulated delivery with your manager for 20th of December that to ensure punctual arrival. Today is 22th of December and the equipment I ordered has still not been delivered.

I would like to receive my purchases as soon as possible. I hope that you will deal with my problem promptly as it is causing me considerable inconvenience.

 Yours sincerely,

Bob Murray

Ответы и извинения

Еще один вариант писем – ответные сообщения и извинения на английском языке в деловой переписке. Отвечая на сообщение партнера, поблагодарите его за полученное письмо, тактично объясните причины возникших проблем, изложите возможные варианты выхода из сложившейся ситуации. Приведем примеры фраз, соответствующих стилю делового общения.

Пример	Перевод
Thank you for bringing the problem to our attention.	Спасибо за привлечение нашего внимания к этой проблеме.
We are very sorry to hear that…	Нам очень жаль слышать, что…
Please accept our apologises for…	Просим принять наши извинения за …
You have my assurance that…	Я уверяю вас, что…
Please be assured that we will…	Будьте уверенны, что мы…
To compensate for the inconvenience caused…	Для компенсации причиненных неудобств…

Рассмотрим пример.

Dear Mr Murray,

Please accept our apologies for the recent problems you had regarding our delivery service.

Our company recently had experienced some problems with the software. The vendor has since applied a patch, and our systems are now 100% functional. Please be assured that you will receive your order not later, than the day after tomorrow.

To compensate for the inconvenience caused we have applied a 20% discount on equipment you ordered. We value your custom highly.

Sincerely,

Nick Harley
Customer Service Manager

Читайте материал по теме: Собеседование на английском языке: подготовка, вопросы, рекомендации

Деловая переписка на английском языке по e-mail

В межличностном общении электронная почта используется редко, ее место практически полностью занято различными социальными сетями и мессенджерами. Общение с деловыми партнерами – совсем другое дело: рабочие вопросы принято решать посредством телефонного общения и обмена письмами.

Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском?

Этот вопрос, как правило, возникает внезапно, специалист не успевает подготовиться заранее, а потому вынужден импровизировать. В ряде случаев это приводит к потере важной информации из-за неверно воспринятых данных.

Необходимо запомнить правила произношения электронного адреса:

• Символ ‘@’ читается как at, ни в коем случае не dog!

• Точка в адресе электронной почты называется dot, а не point, full stop или period .

• Символ ‘-‘ читается как hyphen, иногда не вполне корректно называют dash (dash — это тире, то есть более длинный вариант hyphen).

• Символ ‘_’читается как underscore, реже: understrike, low dash, low line.

Примеры:

Если в адресе использованы слова, нет смысла читать их по буквам. Это не касается адресов, в составе которых есть имена собственные, трудные по написанию, личные имена и фамилии, случайная последовательность букв. В таких случаях не стоит полагаться на то, что партнер без проблем поймет вас, произносите данные по буквам:

• [email protected] — a l y o n u s h k a at nomail dot net.

Для вашего собеседника могут быть гораздо более известны такие доменные зоны, как com, net, org – произносите их одним словом. Не имеющие такого распространения домены, например, ru, лучше стоит назвать по буквам.

• [email protected] — example underscore address at mail dot r u.

Композиция текста email на английском языке

Письмо должно быть более содержательным, чем простое текстовое сообщение, которыми принято обмениваться в мессенджерами или с помощью различных средств связи («text» – обобщенное наименование коротких сообщений, «texting» – процесс переписки). Но не менее важным является и требование четкой формулировки мыслей при соблюдении этики общения.

Вам может пригодиться информация о принятых в английском языке сокращениях по наименованию адресата:

• gov — правительственная организация;

• edu — образовательное учреждение;

• org — организация;

• com — корпорация, компания;

• net — интернет-компания;

• mil — военное ведомство.

«Шапка» электронного делового письма состоит из следующих пунктов:

Составляя письмо, учтите ряд важных правил:

• не пишите весь текст строчными буквами, потому что получателю будет неясно, как расценить данное сообщение;

• не используйте бранных и жаргонных выражений;

• излагайте информацию четко;

• сообщите о наличии прикрепленных файлов, иначе они могут остаться незамеченными вашим собеседником;

• ограничьте применение сокращений и смайлов;

• пишите кратко и лаконично.

Главные составляющие электронного письма:

1. Приветствие — желательно обращаться к собеседнику по имени, если оно вам известно.

2. Вступление — в ситуациях, когда приходится отправлять письмо незнакомому человеку, следует коротко представиться.

3. Цель сообщения — данная часть email отводится под указание причин вашего обращения.

4. Подробности — при наличии каких-либо важных обстоятельств, которые могут повлиять на исход дела, сообщите о них собеседнику по деловой переписке. В случаях, когда вы ожидаете ответных действий от партнера, напишите об этом и постарайтесь, чтобы сообщение было понято однозначно.

5. Подпись — завершите письмо, применив одну из форм вежливости, а затем подпишите его, указав имя, фамилию, если уместно – место и адрес работы, а также контактный номер телефона.

Разберем подробнее приветствие и подпись — они пишутся шаблонно.

Варианты приветствия в электронном письме на английском

В большинстве случаев просто пишут «Hello и имя адресата», например: Hello James.

Более формально: Dear James.

Пусть вас не смущает обращение «Dear» — в формате делового общения это означает «уважаемый/ уважаемая». По правилам английского языка, после слов «hello» или «dear» не надо ставить запятую. Когда предполагаемый адресат неизвестен, например, вы пишете в «HR department» какой-либо компании, напишите «Hello», «Dear Colleagues» (если это коллеги), «Dear All» (группе коллег), «Dear HR department».

Вам могут встретиться такие обращения к незнакомому мужчине или женщине, как: Dear Sir, Dear Madam или Dear Sir or Madam в случае, когда пол собеседника неизвестен, либо To Whom It May Concern (всем, кого это может коснуться). Использование в деловой переписке первых двух выражений не рекомендуется, поскольку вы можете ошибиться с полом адресата, оставшиеся два варианта считаются устаревшими, хотя до сих пор находят применение при общении партнёров на английском языке. Если есть такая возможность, лучше обращаться по имени (Dear Margaret) или к отделу/департаменту (Dear Marketing Department).

В случаях, когда вашим письмом продолжается переписка, либо сообщение будет отправлено знакомому человеку, коллеге, обращение может не предваряться приветственным словом, например, просто «James». Приветствовать друг друга в каждом письме в течение одного дня не обязательно.

Читайте материал по теме: Русские имена на английском языке: пишем и произносим правильно

Как завершить email

Основы деловой переписки на английском языке допускают завершение письма указанием своих имени и фамилии, но лучше добавить какое-нибудь вежливое пожелание собеседнику. Среди самых популярных:

• Best regards! (или просто «Regards!») — С наилучшими пожеланиями!

• Kind regards! — то же самое.

• Best wishes / Warm wishes – то же самое.

Из школьной программы или курса английского языка в институте вы можете вспомнить фразы: «Sincerely yours» или «Faithfully yours», что в переводе звучит как «искренне ваш». В деловой переписке они применяются все реже и считаются излишне формальными и устаревшими. Собственно, как и «искренне ваш» по-русски. А вот фразу «Sincerely» в конце письма можно встретить нередко.

Есть некоторые правила, руководствуясь которыми можно легко составить электронное письмо партнеру:

Упрощайте предложения, избегайте сложных конструкций, нагромождения слов. В деловой переписке всему этому нет места. Цель, которую вы преследуете – максимально четко донести информацию до собеседника. Проанализируйте текст и решите, что именно затрудняет понимание письма, а затем сократите лишнее.

Нет:
You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. – Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

Да:
John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. – Джон Джонсон сейчас работает над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

• Откажитесь от жаргонизмов.

Жаргонные слова и деловая переписка не совместимы между собой. Даже если вы общаетесь с коллегами, которые понимают смысл вашего сообщения, письмо может быть переадресовано совсем другим лицам и вызвать проблемы.

• Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника.

Даже в русском языке есть фамилии, по которым нельзя однозначно определить пол носителя. С английским языком ситуация сложнее: окончания слов ни о чем не говорят, ряд имен могут носить представители обоих полов. Например, сумеете ли вы определить, с кем имеете дело, если имя собеседника Jody Jonson?

Чтобы с достоинством выйти из ситуации, заблаговременно расспросите коллег, найдите аккаунт интересующего человека в социальных сетях, постарайтесь найти о нем информацию. Перепутав Mr Johnson с Mrs Johnson, вы поставите себя в неловкое положение.

• Откажитесь от шуток и личных комментариев.

Не будьте излишне формальным, но будьте профессионалом. Ошибкой будет использование в деловой переписке шуток, сарказма в общении с англоязычными партнерами. Вы можете показаться бестактным, остаться непонятым. Важно ясно и конкретно излагать суть сообщения.

• Уберите предлоги там, где это возможно.

Избыток предлогов усложняет восприятие текста и создает эффект «воды». К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy – «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting – «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Подбирайте синонимы слов, в которых отсутствуют предлоги. Сравните: generate вместо come up with (придумать), determine вместо find out (выяснить).

• Избегайте восклицательных знаков.

Текст не передаёт эмоционального состояния отправителя корректно, поэтому использование восклицательного знака может быть ошибочно воспринято как повышение тона.

Пытаясь обратить внимание собеседника постановкой большого количества восклицательных знаков, можно добиться обратного эффекта: важные нюансы ускользнут от внимания.

• Ограничьтесь пятью предложениями.

Известное высказывание Гая Кавасаки гласит: если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени. Воспользуйтесь им как действенной рекомендацией.

• Используйте короткие слова, предложения и абзацы.

Подумайте о том, как ваш собеседник будет читать сообщение. Вполне возможно, что он воспользуется телефоном или планшетом, и длина текста будет играть значительную роль в том, как скоро вы получите ответ. Если написанное вами письмо достаточно лаконично, весьма велики шансы, что его очень быстро прочитают, так что умение кратко излагать мысли – ваше преимущество.

Простота текста – ещё один ваш союзник. Не перегружайте своего собеседника по деловой переписке лишней информацией. Прежде всего, это не выгодно вам. Чем запутаннее вы пишете, тем труднее понять суть сообщения.

Нагромождение терминов может быть не только избыточным, но и показаться излишне высокомерным. И уж совсем неприятно, если при этом вы употребите слово не в том значении.

• Откажитесь от страдательного залога.

Нет: The information was sent me by Peter – Информация была отправлена мне Петром.
Да: Peter sent me this information – Петр отправил мне эту информацию.

• Используйте списки.

Если вас интересует мнение партнера по деловой переписке, какая из альтернатив должна быть выбрана, предложите ему варианты в виде пронумерованного списка. Так можно избежать односложного ответа, непонятного вам. Чтобы ваш собеседник дал быстрый и точный ответ, он должен получить короткий и понятный текст сообщения. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других случаях списки структурируют текст и помогают пониманию.

• Поставьте дедлайн.

Есть разные способы заострить внимание собеседника на значимости срока ответа. Укажите в письме конкретную дату, до которой необходимо получить отклик.

• Излагайте в теме суть письма.

Думайте о человеке, с которым ведёте переписку. Открывая почту и видя там не менее двадцати писем различной тематики, что должен понять адресат о цели вашего сообщения? Изложите тему письма так, чтобы даже беглого просмотра было достаточно, чтобы уловить, о чем оно. Плохая идея – писать абстрактные и оторванные от самого письма темы вроде «Please read it», «Important», «Hi». Пишите конкретнее: «Booking Approval», «Flight Delayed to 12:00 a.m.», «Orientation at 9:00 on Tuesday», «Schedule for May».

• Будьте вежливы.

Деловая переписка на английском языке ведётся с соблюдением требований этикета. Помните о том, что общаться с людьми невежливыми не очень приятно, а в мире бизнеса и без этого достаточно сложностей.

Пропустив такое, казалось бы, не несущее смысловой нагрузки слово «please», можно построить фразу, больше напоминающую приказ, что лишь усугубит эмоциональную сухость письма.

• Send me the annual report. — Пришли мне годовой отчет (приказ).

• Please, send me the annual report. — Пожалуйста, пришли мне годовой отчет (просьба).

Приказной тон совершенно неприемлем, когда вы о чем-то просите, что-то предлагаете или даете распоряжение (а это содержание 90 % писем в деловой переписке).

• Если нужно, структурируйте письмо.

Какую бы информацию вам ни пришлось излагать, поработайте с текстом, выделите его структурные элементы. Создайте в тексте список там, где он уместен.

• Ясно давайте понять читателю, что от него хотят.

Некоторые письма оставляют в недоумении: автор уведомил о каком-либо факте или ожидает встречных действий от получателя? Если подразумевается, что после прочтения собеседник должен ответить, переслать сообщение, сделать что-либо еще, убедитесь, что формулировка письма содержит четкие указания на этот счет.

• Проверяйте письмо перед отправкой.

Прежде чем отправить письмо, прочитайте его еще раз. Важно убедиться, что сообщение составлено по всем правилам этики, не содержит двусмысленных положений, оно краткое и понятное. В деловой переписке вполне допустимы неочевидные ошибки, например, наличие лишней запятой. Это не критично, даже многие носители английского языка не могут похвастаться стопроцентной грамотностью. Однако это не касается грубых неточностей и опечаток – их быть не должно.

• Поучитесь у коллег, почитайте переписку в компании.

Работа в компании предполагает также и возможность обмена опытом. Важно поучиться у коллег и ознакомиться с образцами писем именно потому, что часто разным организациям присущи собственные правила, в соответствии с которыми ведётся переписка с бизнес-партнерами. К тому же, так вы гораздо быстрее научитесь составлять письма.

Читайте материал по теме: 17 причин, почему важно знать английский язык

Деловая переписка на английском языке без ошибок + полезные фразы

Приветствие на английском языке в деловой переписке не обязательно составляется с использованием шаблонных слов. Начать или закончить письмо можно так:

I hope you are doing well — Надеюсь, у вас все хорошо. Широко используемый аналог фразы «How are you?». Если ваше приветствие должно носить более формальный характер, напишите: I hope this email finds you well.

I just wanted to update you on… — Я просто хотел дополнить, что… Таким образом вы сумеете обратить внимание собеседника на некоторые важные моменты, которые были ранее упущены.

 I just wanted to let you know that… Я просто хотел сообщить вам, что… Воспользовавшись данной фразой, можно не только дополнить уже известную информацию, но и начать письмо о значимых деталях, касающихся рабочих моментов.

FYI — сокр. от For Your Information. Данная фраза означает «примите к сведению». О необходимости избегать сокращений уже говорилось ранее. Допустимо сокращать слова при обсуждении рядовых вопросов в переписке с коллегами. Если письмо адресовано незнакомому вам человеку или клиенту, пишите фразы полностью.

Please find (see) attached — в буквальном переводе фраза звучит как «найдите во вложении». В действительности, ею вы дадите понять собеседнику, что к письму прилагаются иные документы. Например: Please find attached the report — Доклад во вложении.

For futher details — означает «более подробно», «за более подробной информацией». Фраза удачно сочетается со ссылками и уместна в конце делового письма: For futher details please contact my assistant — За более подробной информацией, пожалуйста, обратитесь к моему ассистенту.

I look forward to your reply / hearing from you —Жду (с нетерпением) вашего ответа. Данной фразой вы заостряете внимание собеседника на том, что ждёте обратной связи.

Thank you for your time — Спасибо за то, что уделили мне время. Универсальная формула, которую будет уместно поставить перед подписью.

www.englishpatient.org

Вам письмо: 40 полезных фраз для деловой переписки на английском

Деловая переписка на английском требует особого внимания, в том числе и ко многим деталям. Мы собрали выражения, которые помогут начать письмо, проявить вежливость и структурировать изложить свою мысль.

Приветствие

• Dear Mr … – Уважаемый мистер …

• Dear Ms … – Уважаемая мисс …

• Dear Sir – обращение в случае, если вы не знаете имени адресата

• Dear Madam – обращение в случае, если вы не знаете имени адресата

• Dear Sir /Madam – обращение в случае, если вы не знаете имени и пола адресата

Начало

• I am writing to inform you that … – Я пишу, чтобы уведомить вас …

• I am writing to confirm … – Я пишу, чтобы подтвердить …

• I am writing to enquire about … – Я пишу, чтобы узнать о …

• I am contacting you for the following reason … – Я пишу вам по следующей причине…

• I received your address from (name) and would like to … – Ваш адрес мне дал (имя) и я хотел бы …

• With reference to your letter of 8 June, I … – Относительно вашего письма от 8 июня, я …

• Thank you for your letter. – Спасибо за ваше письмо.

• Thank you for contacting us. – Спасибо, что вы с нами связались.

• In reply to your request, … – В ответ на ваш запрос, …

• Thank you for your letter regarding … – Спасибо за ваше письмо касательно …

• With reference to our telephone conversation yesterday … – В связи/в контексте нашего вчерашнего разговора по телефону …

• Further to our meeting last week … – В продолжение нашей встречи, состоявшейся на прошлой неделе…

• It was a pleasure meeting you in … last month. – Для меня была большим удовольствием наша встреча в … в прошлом месяце.

Читайте еще: 43 полезных выражения для телефонных разговоров на английском

Запрос/просьба

• I would be grateful if you could … – Я был бы очень благодарен, если бы вы могли…

• Could you please send me … – Не могли бы вы прислать мне …

• I am interested in (obtaining / receiving) … – Я хотел бы получить …

• Could you possibly tell us / let us have … – Не могли бы вы сообщить нам…

• In addition, I would like to receive … – Кроме того, я хотел бы получить …

• It would be helpful if you could send us … – Было бы очень полезным, если бы вы могли прислать нам …

Сообщение

• We are pleased to announce that … – Мы с удовольствием сообщаем, что …

• I am delighted to inform you that … – Мне приятно сообщить вам, что …

• You will be pleased to learn that … – Вам будет приятно узнать, что …

• We regret to inform you that … – Мы с сожалением сообщаем …

• After careful consideration we have decided … – После тщательной оценки мы приняли решение …

• I’m afraid it would not be possible to … – Боюсь, это невозможно …

• Unfortunately we cannot / we are unable to … – К сожалению, мы не можем / мы не в состоянии …

Читайте еще: Hello, HR: 44 полезные фразы, чтобы написать сопроводительное письмо на английском языке

Жалобы

• I am writing to express my dissatisfaction with … – Я пишу, чтобы выразить свое неудовлетворение …

• I am writing to complain about … – Я пишу, чтобы пожаловаться …

Заключительная часть

• I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я был бы очень признателен за ваше неотложное внимание к этому делу.

• Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. – Если вам понадобится дополнительная информация, без сомнений связывайтесь со мной.

• If you require any further information, feel free to contact me. – Если Вам понадобится дополнительная информация, без сомнений связывайтесь со мной.

• I look forward to hearing from you. – Жду вашего ответа.

• Yours sincerely … – С уважением …

• Yours faithfully … – С уважением … (в том случае, если вам неизвестно имя адресата)

• Best regards … – С наилучшими пожеланиями …

По материалам Good Luck IELTS,  Speakspeak.

Читайте еще: Small talk: 30 полезных фраз, чтобы начать разговор на английском

thepoint.rabota.ua

Деловое письмо на английском: стандартные фразы (2)

Благодарим Вас за Ваше письмо, датированное 15 мая.	We thank you for your letter dated 15th May.
Мы получили Ваше письмо от 15 мая.	We have received your letter of 15th May.
Мы своевременно получили Ваше письмо от …	We duly received your letter of …
Мы спешим подтвердить получение Вашего письма …	We hasten to acknowledge receipt of your letter …
Мы признательны за Ваше письмо от …	We are obliged for your letter of …
Мы получили подтверждение …	We have received confirmation …
Мы подтверждаем, что …	We confirm that …
Мы с благодарностью подтверждаем получение Вашего письма	We acknowledge with thanks receipt of your let­ter …
Настоящим мы подтверждаем получение …	We hereby acknowledge receipt of …
Подтверждаем получение Вашего письма от …	We acknowledge (the) receipt of your letter of …
В дополнение к нашему письму от 15-го февраля	Further to our letter of the 15th February …
В соответствии с Вашими указаниями …	In conformity (accordance) with your instruc­tions …
В соответствии с условиями нашего соглашения	In accordance with the terms of our agreement
Мы ссылаемся на наше (Ваше) письмо …	We refer to our (your) letter …
Из Вашего письма явствует …	It appears from your letter …
Относительно Вашего письма …	This has reference to your letter of …
Ссылаясь на Ваше письмо от …	Referring to your letter of …
Ссылаясь на Ваш запрос …	With reference to your inquiry …
В ответ на Ваше письмо от …	In reply (In answer) to your letter of …
Мы возвращаемся к нашему письму от …	We revert to our letter of …
Благодарим Вас и надеемся на Ваш скорый ответ.	We thank you and hope to hear from you soon.
В заключение, мы с удовольствием прилагаем при сем копии …	Finally, we are pleased to attach herewith copies of …
В ожидании ваших сообщений …	Hoping to hear from you …
В свете вышеизложенного …	In the light of the above we are …
Вы меня очень обяжете подтверждением получе­ния …	You will greatly oblige me by acknowledging the receipt of …
Заранее благодарим …	Thanks beforehand …
Заранее благодарим Вас…	Thank you in advance …
К сему прилагаем копии …	We attach hereto copies of …
Мы будем делать все возможное …	We should have done our best …
Мы будем благодарны за Ваше содействие в этом вопросе (деле).	We shall appreciate your cooperation in this matter.
Мы будем Вам благодарны за Ваш скорый ответ.	An early reply will be much appreciated.
Мы будем признательны за скорый ответ.	An early reply will oblige.
Поэтому, мы возлагаем на Вас ответственность за …	We are, therefore, holding you responsible for …
Мы высоко ценим Ваше товарищеское сотрудничество …	We appreciate very much your friendly coopera­tion …
Мы ожидаем Вашего скорого ответа.	We are awaiting your reply as soon as possible.
Мы просим Вас ускорить ответ.	We would ask you to accelerate your reply.
Мы просим Вас подтвердить получение …	We would ask you to acknowledge the receipt of …
Мы просим Вас ускорить ответ на наше письмо …	We would ask you to accelerate your reply to our letter…
Мы просим Вас информировать нас своевременно о …	We would request you to inform us in due time of the …
Мы хотели бы, чтобы Вы сделали все возможное, чтобы …	We should like you to do the best to …
Надеемся на Ваш скорый ответ …	We trust to get an early reply …
Остаемся с совершенным почтением …	We remain yours faithfully …
Очень просим ответить немедленно …	We request the favour of a very early reply …
Пожалуйста, известите нас своевременно о …	Please let us know in due time of …
Прилагаем при сем …	Please find herewith …
Принимая во внимание вышеизложенное, мы …	In view of the foregoing we are …
Просим передать всем наши поздравления и при­ветствия …	Our compliments and greetings to one and all…
Я буду держать Вас в курсе дальнейших событий.	I shall keep you well informed of further developments.
Я приму все меры, которые сочту необходимыми.	I’ll take all the steps that I consider neces­sary.
Я сделал все, что в моих силах (все, что мог) …	I did my very utmost …
Я сохраняю за собой право принять решение …	I reserve the right to reach a decision …
Я с нетерпением и интересом жду Вашего ответа.	I look forward with interest to your answer.

more-angl.ru