Как пишется письмо на английском образец: Готовое деловое письмо на английском языке с переводом

как написать, структура, образец, примеры с переводом

Как и русский язык, английский включает в себя разные стили написания писем. Если вы читаете эту статью, то осознаёте, насколько важным является умение писать деловые письма. Этот навык может пригодиться практически в любой профессии, ведь сейчас многие работают с иностранными компаниями. Поэтому просто необходимо знать правила написания писем в формальном стиле. И кстати не только в английском – в русском это тоже очень ценно.

Если вы сомневаетесь, что не справитесь с этой задачей, или вам хочется, чтобы ваше письмо проверил профессионал, тогда стоит прийти в нашу школу на бесплатное занятие. Наши учителя с радостью помогут вам научиться грамотно писать не только деловые письма! Переходите по ссылке, чтобы записаться на урок.

Структура делового письма на английском

Существуют разные виды формальных писем. Вот некоторые из возможных вариантов:

Конечно, у каждого письма есть своя структура.

Её необходимо знать – так вы покажете получателю, что являетесь грамотным человеком. Плюс не придётся каждый раз задумываться о том, каким будет начало и конец. В разных источниках структура может слегка отличаться, но оформление базы всегда остаётся общим.

Ключевые моменты:

• Адрес отправителя

  Начинать формальное письмо (да и неформальное тоже) нужно с адреса отправителя, которое пишется в правом верхнем углу, но если вы напишите его слева, то это не будет катастрофой. Сначала указывается номер дома, затем название улицы, и через запятую номер квартиры. На новой строчке упоминается город и почтовый индекс. Следующая строчка – страна.

  78 Staroselskaya Street, 54
  Moscow, 139293
  Russia

• Дата

  Дата может писаться разными способами:

  11 January, 2021
  January 11th, 2021
  January 11, 2021
  

  11th January, 2021

  Чтобы не усложнять, запомните один вариант написания и используйте его каждый раз.

• Адрес получателя

  Пишется также как и адрес отправителя, только уже ниже и с левой стороны.

  34 Oxford Street, 12
  London 12893
  England

• Обращение

  Обращения бывают разными, но проще всего начать со слова Dear (уважаемый):

  Dear Sir/Madam – Уважаемый сэр / мадам Dear Mrs. Brown – Уважаемый мистер Браун Dear Ms/Mrs Brown – Уважаемая мисс / миссис Браун Dear Customer – Уважаемый покупатель Dear Colleague – Уважаемый коллега Dear Editor – Уважаемый редактор

  Это была шапка, которая является началом каждого письма.

• Вступление

  Здесь мы указываем, по какой причине беспокоим получателя (приём на работу, жалоба, предложение и т. д.).

  Обычно вступление начинается с фразы: I am writing (я пишу). Но об этом мы поговорим чуть позже.

• Основная часть

  Чаще всего основная часть разбита на несколько абзацев, но не всегда. Для начала мы расписываем детали ситуации. Например, если это жалоба – что именно не понравилось в оказанной услуге / сервисе. Помимо фактов можно задать вопросы: можно ли вернуть деньги за оказанную услугу и т.д.

  В новом абзаце можно внести свои предложения (по улучшению сервиса) и пожелания. Если это письмо с предложением работы, как раз в этой части будет говориться о том, что нужно сделать для дальнейшего сотрудничества.

  Последний абзац основной части содержит завершающее предложение типа: если у Вас остались вопросы / Я бы очень хотел / Очень жду Вашего ответа.

• Заключение

  Заключаем письмо вежливой фразой:

  Yours sincerely, – если вам знаком человек, которому вы пишите. И Yours faithfully, – если человек незнакомый.

  ?

  После запятой с новой строчки нужно подписать письмо:

  Maggie Simpson.

Клише для написания делового письма дать список полезных фраз с переводом

Поговорим подробнее о фразах, которые мы можем использовать в разных частях письма. Не забудьте сохранить эту таблицу себе — она очень пригодится, когда вы будете набивать руку в написании писем.

Обратите внимание, что в официальных письмах мы не используем сокращений типа: can’t, don’t и т.д. Все слова пишутся полностью.

Кстати, подборки необходимых выражений есть не только в этой статье. Почитайте подборку фраз для туристов. С ней вы сможете выжить в другой стране, найти нужное место, разобраться в магазине или аптеке, попросить помощи, если заблудились. Переходите по ссылке 100-fraz-na-anglijskom-dlja-puteshestvij

Образцы деловых писем на английском

Как вы уже заметили, вариантов деловых писем существует достаточно много. Шаблоны некоторых из них мы сейчас рассмотрим:

• Письмо-жалоба
• Письмо-запрос
• Благодарственное письмо
• Письмо-извинение

Готовы? Ух, что сейчас будет!

Письмо-жалоба на английском

Первое письмо – это жалоба. Допустим, вам не понравился отель, в котором вы решили остановиться во время отпуска. Вы читали рекламное объявление, прежде чем поехать туда, но по факту место оказалось намного хуже заявленного. В таком случае актуальной будет просьба вернуть часть денег. Но, конечно, необходимо упомянуть причины, по которым вы хотите оформить возврат.

Dear Sir,

I am writing to complain about the hotel where I was supposed to stay from 18th May till 25th May. I believe the description of this place was totally inaccurate.

To start with, the room was not commodious. I barely had any space for my belongings. Also, the distance to the city centre was 3 times farther than you mentioned.

Secondly, there was an awful view to the old wrecked house instead of the “stunning view” you promised. Also, there were not any of mentioned dishes at breakfast. Every day I had to eat cereals, but in the advertisement I saw the pictures of delicious dishes with sausages and meat.

Thirdly, I had no soap, shampoo or even towels in the bathroom. The receptionist told me the clean lady had just forgotten to put these things. Moreover, in two days there was no hot water. It was quite irritating. I wanted to spend my holiday with pleasure, not with lack of proper breakfast, water and personal hygiene items. After three days I did not want to stay any longer and returned home.

As you can imagine, I am extremely upset. It would be great to get a partial refund to an apology for the annoyance and discomfort. Your early reply will be appreciated.

Yours faithfully,

Sue Jim Pelton.

Перевод:

Уважаемый господин,

Я пишу с жалобой на отель, в котором я должен был остановиться с 18 по 25 мая. Я считаю, что описание этого места было совершенно неточным.

Начнем с того, что номер не был просторным. Там почти не было места для моих вещей. Кроме того, расстояние до центра города было в 3 раза дальше, чем вы упомянули.

Во-вторых, вместо “потрясающего вида” из окна, который Вы обещали, был ужасный вид на старый разрушенный дом. Кроме того, за завтраком не было ни одного из упомянутых блюд. Каждый день мне приходилось есть хлопья, но в Вашем рекламном объявлении я видел картинки вкусных блюд с колбасой и мясом.

В-третьих, у меня не было ни мыла, ни шампуня, ни даже полотенец в ванной. Администратор на респешн сказала мне, что уборщица просто забыла положить эти вещи. Более того, в течение двух дней не было горячей воды. Это было довольно раздражающе. Я хотел провести свой отпуск с удовольствием, а не с отсутствием качественного завтрака, воды и предметов личной гигиены. Через три дня я не захотел больше оставаться и вернулся домой.

Как Вы можете себе представить, я очень расстроен. Было бы здорово получить частичный возврат денег в качестве извинения за раздражение и дискомфорт. Ваш ранний ответ будет оценен по достоинству.

Искренне Ваш,

Сью Джим Пелтон.

Письмо-запрос на английском

Допустим, у вас свой бизнес, от которого вы решили отдохнуть, ну или боссу нужно, чтобы вы арендовали машину для его отпуска в Шотландии. Используйте готовое письмо формального характера в качестве образца.

Dear Sir or Madam,

I would like to rent a car in your town from 14 September till 24 September.

I need quite a big car for a family of 4 people. We would like to visit some nearby towns, so it would be great if we could use the car there too. I am ready to spend at around £195.

Could you please send me the pictures of the cars and prices? Is the mentioned time available? Could I take the car at the airport?

I am looking forward to you reply.

Yours faithfully,

James Li

Перевод:

Уважаемый сэр или мадам,

Я хотел бы арендовать автомобиль в вашем городе с 14 по 24 сентября.

Мне нужна довольно большая машина для семьи из 4 человек. Мы хотели бы посетить несколько близлежащих городов, так что было бы здорово, если бы мы могли воспользоваться машиной и там. Я готов потратить около 195 фунтов.

Не могли бы вы прислать мне фотографии автомобилей и цены? Доступно ли упомянутое время? Могу я взять машину в аэропорту?

C нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Джеймс Ли

Благодарственное письмо на английском

Благодарственное письмо – это самое приятное письмо, которое можно получить от кого бы то ни было. Согласны? Выразите благодарность директору компании-партнёра за успешное сотрудничество!

Dear James Craft,

I am writing to thank you for sending the samples of required goods. We would like to order all of the goods in the amount of 5 pieces each. We will appreciate early delivery.

We look forward to a successful working relationship in the future.

Yours  faithfully,

The manager of Viva Cosmetics Company.

Перевод:

Дорогой Джеймс Крафт,

Я пишу, чтобы поблагодарить Вас за отправку образцов запрошенных товаров. Мы хотели бы заказать все товары по 5 штук. Мы будем благодарны за быструю доставку.

Надеемся на успешное сотрудничество в будущем.

С уважением,

Менеджер косметической компании Viva.

Письмо-извинение на английском

Вы – хороший исполнитель, но по какой-то причине не отправили заказ клиенту в указанный срок? Выгодное предложение может помочь снова расположить к себе обиженного заказчика.

Dear Mr Burlington,

Please accept our sincerest apologies for not sending your order in time. We would like to correct the mistake and give you 70% discount on the next order.

We hope you will accept our apologies.

Yours faithfully,

Linsa International Inc.

Перевод:

Уважаемый мистер Берлингтон,

Примите наши искренние извинения за то, что не отправили Ваш заказ вовремя. Мы хотели бы исправить ошибку и предложить Вам скидку 70% на следующий заказ.

Мы надеемся, что Вы примете наши извинения.

С уважением, Linsa International Inc.

Примеры ответа на деловое письмо на английском

Надеемся, у вас получилось разобраться с тем, как составляются формальные письма. Но как правильно отвечать на них? Мы поможем вам составить письма-ответы.

Первый пример связан с ответом на заказ товаров у фирмы.

Dear Sir / Madam,

I am writing with reference to your letter about our sample goods. Thank you for your confidence to our company. We will send you our products as soon as possible. Would you prefer to pay in cash or by a credit card? What day and time is available for you to take the order from a courier?

Yours faithfully,

The manager of Elsa Company.

Перевод:

Уважаемый Сэр / мадам,

Я пишу, ссылаясь на Ваше письмо о наших образцах товаров. Спасибо Вам за доверие к нашей компании. Мы вышлем Вам продукты как можно скорее. Вы предпочитаете платить наличными или кредитной картой? В какой день и в какое время Вы можете принять заказ у курьера?

С уважением,

Менеджер компании Elsa.

Как видите, в ответном письме также можно (и даже нужно!) задавать вопросы менеджеру, если что-то осталось не понятным для вас.

А вот ответ на приглашение на конференцию:

Dear Mr Phillips,

I am honored to be invited to the conference on Ancient Egypt to be held 4th-6th December in London. I found the brochure will all the details, thank you! I have just one question: could anyone meet me at the airport?

I am looking forward to visiting London!

Very truly yours,

Magda Benfey,

Chairperson.

Перевод:

Дорогой мистер Филлипс,

Для меня большая честь быть приглашенной на конференцию по Древнему Египту, которая состоится 4-6 декабря в Лондоне. Я нашла брошюру со всеми подробностями, спасибо! У меня только один вопрос: может ли кто-нибудь встретить меня в аэропорту?

Я с нетерпением жду приезда в Лондон!

Искренне ваша,

Магда Бенфей,

Председатель.

Составление грамотных писем – вещь не простая. Как думаете, сколько писем нужно написать, чтобы стать уверенным в себе и больше никогда не бояться этого делать? По опыту учителей нашей школы можем сказать, что много… Да и без наставника сложно. Нужен тот, кто сможет проверить и объяснить, почему так, а не иначе. Записывайтесь к нам на занятие, если пока не решились – мы вас не укусим! Зато вы уже после первого (и, заметьте, бесплатного!) занятия у вас будут ценные знания! После усвоения такого навыка вашему начальнику не останется ничего другого, кроме как дать вам повышение! Что ж, ставьте уведомление о первом уроке и до встречи в Zoom!

Как писать письмо-запрос информации и ответ на него на английском языке

Заказываешь товары в зарубежных интернет-магазинах или учишь английский для работы? Тогда тебе надо уметь писать формальные письма на английском языке. В этой статье мы расскажем, как писать письмо-запрос информации и ответ на него на английском языке. Образцы и примеры прилагаются. Представим полезный набор фраз и примеры таких писем, чтобы ты смог по ним составить собственное письмо. А ещё мы рассказали о том, как писать другие виды формальных писем в статье «Как писать письмо-просьбу и письмо-заявление на английском языке».

Письмо-запрос информации требуется, если тебе необходимо получить подробную информацию по интересующему тебя вопросу.

В начале письма необходимо указать твой адрес или адрес и название компании, которую ты представляешь, а ниже — название и адрес компании, в которую ты обращаешься. Далее следует изложение самого запроса с объяснением его причины. В конце письма стоит указать срок, к которому ты хотел бы получить ответ.

Письмо-запрос должно быть написано в вежливом тоне, чтобы побудить адресата к действиям. Также оно должно быть кратким и ёмким, чтобы адресат, прочитав твоё письмо, чётко понял, что именно тебе нужно.

Будь особенно внимателен при написании своей контактной информации (адрес, телефон), чтобы ответ своевременно до тебя дошёл.

Написать письмо-запрос тебе помогут следующие фразы:

Пример письма-запроса информации: Пример письма-запроса информации

Такой вид письма — ответ на письмо-запрос информации. В начале письма-ответа стоит поблагодарить адресата за оказанное внимание. Письмо-ответ должно содержать всю информацию, которая была запрошена в письме-запросе. Ответ на каждый вопрос лучше писать в новом абзаце.

Предлагаем использовать следующие фразы при написании письма-ответа:

Пример письма-ответа на запрос информации: Пример письма-ответа на запрос информации

В таких письмах обсуждается какая-либо проблема и её причины, а также ожидаемый результат и последствия предлагаемого решения. Структура таких писем следующая:

• Введение, в котором указываются проблема и причины её возникновения;

• Основная часть, состоящая из нескольких абзацев, каждый из которых содержит предлагаемое решение проблемы и ожидаемый результат/последствия;

• Заключение, в котором подводится итог.

Следующие фразы помогут тебе грамотно составить письмо с твоими предложениями решения проблем:

Пример письма с предложениями решения проблемы: Пример письма с предложениями решения проблемы

Пишешь официальное письмо на английском и остались вопросы? Загляни на страницы наших пособий: «Пиши — поступай» и «The Dream Job — как заполучить работу мечты».

Деловое письмо на английском языке: особенности написания

В дело­вом мире пере­пис­ка игра­ет огром­ную роль. Начи­ная от ком­мер­че­ских пред­ло­же­ний и закан­чи­вая пере­сыл­кой наклад­ных и сче­тов-фак­тур. В насто­я­щее вре­мя прак­ти­че­ски вся дело­вая пере­пис­ка ведет­ся в элек­трон­ном виде, одна­ко это не отме­ня­ет обще­при­ня­тых пра­вил дело­вых писем, даже если они элек­трон­ные. Раз­бе­рем­ся как пра­виль­но напи­сать дело­вое пись­мо на англий­ском языке.

Business letter – дело­вое письмо

Основные типы деловых писем

• Поздрав­ле­ние – Congratulation Letter
• Пред­ло­же­ние – Commercial Offer – отправ­ля­ет­ся ваше­му потен­ци­аль­но­му дело­во­му парт­нё­ру с ваши­ми усло­ви­я­ми и пред­ло­же­ни­я­ми о сотрудничестве.
• О при­ё­ме на рабо­ту — Acceptance–уведомляет вас, что вы при­ня­ты на работу.
• Заяв­ле­ние – Application– содер­жит ваше резю­ме и пред­ло­же­ние себя в каче­стве работника.
• Отказ- Refusal letter – дело­вой «от-ворот-пово­рот» на ваше заяв­ле­ние или предложение.
• Жало­ба –Complaint Letter – содер­жит жало­бу или пре­тен­зии на каче­ство при­об­ре­тен­но­го това­ра или ока­зан­ных услуг.
• Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
• Пись­мо-запрос– Enquiry Letter –отправ­ля­ют, когда необ­хо­ди­мо полу­чить инфор­ма­цию об услу­ге или товаре.
• Пись­мо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, соб­ствен­но и содер­жит­ся запра­ши­ва­е­мая информация.
• Пись­мо-бла­го­дар­ность — Thank-you letter – тут, кажет­ся, всё понятно.

Суще­ству­ет ещё огром­ное коли­че­ство видов и под­ви­дов биз­нес-посла­ний (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.) , и потре­бу­ет­ся не одна ста­тья, что­бы боль­шин­ству уде­лить внимание.

Правила составления делового письма

Пра­вил на самом деле не так уж и мно­го. Чело­ве­ку со сред­ни­ми зна­ни­я­ми в англий­ском я зыке не соста­вит тру­да его соста­вить, как бы труд­но это ни каза­лось. Самое глав­ное, что пись­мо состо­ит из бло­ков. Эта струк­тур­ность поз­во­ля­ет быст­ро счи­ты­вать инфор­ма­цию. И здесь эко­но­мят вре­мя все и полу­ча­тель, и отпра­ви­тель. Отпра­ви­тель соби­ра­ет бло­ки воеди­но: адрес отпра­ви­те­ля, дата, адрес полу­ча­те­ля, обра­ще­ние, вве­де­ние и т. д. А полу­ча­тель уже зна­ет где нахо­дит­ся основ­ная инфор­ма­ция и зна­ко­мит­ся с ней.

Так­же блоч­ная струк­ту­ра под­ра­зу­ме­ва­ет ряд особенностей:

• тело пись­ма стро­ит­ся из абза­цев с оди­нар­ным отступом;
• крас­ная стро­ка отсутствует;
• весь текст вырав­ни­ва­ет­ся по лево­му краю.

Вто­рая осо­бен­ность состо­ит в том, что не нуж­но писать слиш­ком вити­е­ва­ты­ми фра­за­ми. Пред­ло­же­ния стро­ят­ся про­сто и лаконично.

Составные части делового письма

А сей­час мы раз­бе­рём, так назы­ва­е­мый, ске­лет дело­во­го пись­ма, его струк­ту­ру и рас­по­ло­же­ние элементов:

• Заго­ло­вок (шап­ка):

1. Адрес отпра­ви­те­ля — в верх­нем левом углу. Если бланк фир­мен­ный, то адрес уже проставлен.
2. Адрес полу­ча­те­ля — сле­ва, ниже адре­са отпра­ви­те­ля. Фор­мат: от мень­ше­го к боль­ше­му (Имя, №дома, ули­ца, город, индекс, страна).
3. Дата — три стро­ки ниже адре­са полу­ча­те­ля или в пра­вом верх­нем углу. Формат:день/месяц/год. Запя­тые не используются.

• Приветствие(обращение), или как начать письмо.
• Глав­ная мысль(основной текст посла­ния) – в цен­траль­ной части письма.
• Заклю­чи­тель­ная фраза(выражение бла­го­дар­но­сти и даль­ней­ших наме­ре­ний). Заклю­чи­тель­ная фор­му­ла веж­ли­во­сти; Под­пись; Имя, Фами­лия и долж­ность отправителя.
• Вло­же­ние – гово­рит о том, что в пись­мо вло­же­ны допол­ни­тель­ные мате­ри­а­лы (реклам­ный бук­лет или брошюра).
• Может содер­жать пост­скрип­тум, ини­ци­а­лы исполнителя.

Образец письма

Matryoshka Ltd.
34 Tverskaya street
Moscow, 121121

6th April, 2012

. Diana Ross
World Treasures Inc.
100 East 24th Street
Washington, 20024
USA

Dear Mrs. Ross:

I received your address from “The Moscow Times” and would like to propose you cooperation with our company. We produce Russian nesting dolls called “Matryoshka” that are famous among tourists visiting Russia. Our dolls are made ofsound wood and are colored with natural paint. The catalogue numbers about 500 types of matryoshkas of various sizes. Weoffer considerable discounts for our regular customers. You will find enclosed our latest catalogue. We would be happy to have an opportunity to do business with your company.

Sincerely yours,

Mikhail Smirnov
Senior Manager

Enclosure: catalogue

Пере­вод письма

Ува­жа­е­мая мис­сис Росс,

Я уви­дел адрес Вашей ком­па­нии в «The Moscow Times» и хотел бы пред­ло­жить сотруд­ни­че­ство с нашей фирмой.
Мы про­из­во­дим рус­ских наци­о­наль­ных кукол «мат­ре­шек», извест­ных сре­ди тури­стов, посе­ща­ю­щих Рос­сию. Наши кук­лы сде­ла­ны из цель­ных пород дре­ве­си­ны и выкра­ше­ны нату­раль­ной крас­кой. В ката­ло­ге пред­став­ле­но око­ло 500 моде­лей мат­ре­шек раз­ных раз­ме­ров. Посто­ян­ным кли­ен­там мы предо­став­ля­ем зна­чи­тель­ные скидки.
К пись­му при­ла­гаю наш послед­ний ката­лог. Будем рады сотруд­ни­че­ству с Вашей компанией.

С ува­же­ни­ем,
Миха­ил Смирнов
Стар­ший менеджер

При­ло­же­ние: каталог

Обра­зец дело­во­го пись­ма на англий­ском языке

Стандартные Выражения в деловой переписке

Обра­ще­ние к парт­не­ру по переписке

Обра­ще­ние, кото­рое сле­ду­ет исполь­зо­вать, зави­сит от бли­зо­сти ваше­го зна­ком­ства с полу­ча­те­лем письма.

• Если вы вооб­ще не зна­ко­мы, или же обра­ща­е­тесь к груп­пе лиц (к при­ме­ру, ваше пись­мо адре­со­ва­но отде­лу ком­па­нии), то сле­ду­ет исполь­зо­вать вариант:
  Dear Sir/Madam, или Dear Sirs,
• Если вы зна­ко­мы или точ­но зна­е­те, кто будет полу­ча­те­лем пись­ма, напишите:
  Dear Mr. /Ms. [фами­лия],
  (Рань­ше при обра­ще­нии к жен­щине исполь­зо­ва­ли сокра­ще­ние Mrs. (от Missis) или Ms. (Miss). Сей­час их обыч­но объ­еди­ня­ют в один вари­ант – Ms.).
• При близ­ком обще­нии или обра­ще­нии к хоро­шо зна­ко­мым сотруд­ни­кам мож­но ска­зать просто:
  Dear [имя],

Тело дело­во­го письма

В теле пись­ма пере­да­ет­ся суть ваше­го посла­ния. Для точ­ной пере­да­чи при­чи­ны, побу­див­шей вас напи­сать это пись­мо, мож­но исполь­зо­вать сле­ду­ю­щие выражения:

• I am writing to inquire about… – Я хочу запросить/спросить…
• I want to apologize for… – Я хочу изви­нить­ся за…
• I am writing to confirm… – Я хочу подтвердить…
• I want to comment on… – Я хочу прокомментировать…
• After having received your address from…, I… – Полу­чив ваш адрес от/из…, я…
• With reference to your letter of [дата]… – Ссы­ла­ясь на Ваше пись­мо от [дата]…
• I recently wrote to you about… – Недав­но я писал вам о…
• Thank you for your letter of [дата]… – Спа­си­бо за Ваше пись­мо от [дата]…
• Thank you for your letter regarding… – Спа­си­бо за Ваше пись­мо, кото­рое касалось…
• In reply to your letter of [дата]…, we are glad to inform you that… – В ответ на Ваше пись­мо от [дата]…, мы рады сооб­щить Вам, что…
• Thank you for contacting us.  – Спа­си­бо, что свя­за­лись с нами.
• In reply to your request, … – В ответ на Ваш запрос, …
• Could you possibly… – Не мог­ли бы Вы…
• I would be grateful if you could… – Я был бы бла­го­да­рен, если бы Вы…
• With reference to our telephone conversation… – По резуль­та­там наше­го теле­фон­но­го разговора…

Что­бы попро­сить о чём-то парт­нё­ра по пере­пис­ке, исполь­зуй­те такие фразы:

• Could you please send/tell us/let us know… – Не мог­ли бы Вы, пожа­луй­ста, переслать/cообщить нам/дать нам знать…
• I would be grateful if you could… / I would appreciate it if you would… – Я был бы при­зна­те­лен, если бы Вы…
• I am interested in receiving/obtaining… – Я заин­те­ре­со­ван в получении…

Если вы хоти­те сооб­щить о каком-либо поло­жи­тель­ном резуль­та­те, подой­дут такие выражения:

• I am pleased to announce you that… / I am delighted to inform you that… – Рад сооб­щить Вам, что…
• You will be pleased to learn that… – Вы буде­те рады узнать, что…
• We have some good news for you: … – У нас для Вас хоро­шие новости: …

Если же резуль­тат не слиш­ком хорош, ска­зать об этом помо­гут такие фразы:

• Unfortunately, … – К сожалению, …
• We regret to inform you that… – С сожа­ле­ни­ем сооб­ща­ем Вам, что…
• I’m afraid it is not possible to… – Боюсь, ока­за­лось невозможным…

Сра­зу после это­го может ока­зать­ся умест­ным пред­ло­же­ние помощи:

• Would you like me to… ? – Если Вы хоти­те, я мог бы…
• I would be happy to… – Я с радостью…
• I could help you to… – Я мог бы помочь Вам…

Заклю­чи­тель­ные фра­зы дело­во­го письма

• Thank you for your help.  – Спа­си­бо за Вашу помощь.
• Please contact us if we can help. – Пожа­луй­ста, обра­щай­тесь, если потре­бу­ет­ся наша помощь.
• Feel free to contact us if there are any problems. – Не стес­няй­тесь обра­щать­ся к нам, если воз­ник­нут трудности.
• I look forward to hear from you. – С нетер­пе­ни­ем ожи­даю от Вас известий.
• Hope to hear from you soon. – Наде­юсь на ско­рей­ший ответ.

Если вы при­кла­ды­ва­е­те какие-либо доку­мен­ты, обра­ти­те на это вни­ма­ние получателя:

• I am enclosing… – Я прикладываю…
• Please find enclosed… – Пожа­луй­ста, посмот­ри­те в приложении…
• Enclosed you will find… – В при­ло­же­нии вы найдёте…

Окон­ча­ние дело­во­го письма

Для про­ща­ния в дело­вом пись­ме суще­ству­ют устой­чи­вые фор­мы, за кото­ры­ми долж­но сле­до­вать ваше имя. Жела­тель­но ука­зы­вать имя и фами­лию в пол­ном вари­ан­те, либо первую бук­ву име­ни и фами­лию. Так­же мож­но доба­вить вашу должность.

• Yours faithfully, [имя]
• Yours sincerely, [имя]
• Best wishes, [имя]
• Best regards, [имя].

Аббревиатуры при написании писем

В англий­ском язы­ке суще­ству­ет мно­го , дело­вой стиль не стал исключением.

• asap = as soon as possible – как мож­но скорее
• enc. = enclosure – вло­же­ние, при­ло­же­ние (когда вы при­ла­га­е­те доку­мен­ты к письм)
• ps = postscript – поскрип­тум – (это выра­же­ние зна­ко­мо всем, исполь­зу­ем, когда хотим доба­вить что-то уже после того, как пись­мо закон­че­но и подписано)
• pto (informal) = please turn over – пожа­луй­ста, пере­вер­ни (убе­дить­ся, что чело­век, чита­ю­щий пись­мо най­дет инфор­ма­цию на сле­ду­ю­щей странице)
• RSVP = от фран­цуз­ско­го. Répondez s’il vous plaît, пожа­луй­ста, ответь.

Наде­ем­ся, что дан­ный обра­зец дело­во­го пись­ма на англий­ском помо­жет най­ти вам новую рабо­ту или создать дело­вые свя­зи в бли­жай­шее вре­мя. А если сей­час в этом нет необ­хо­ди­мо­сти, тогда напи­ши­те пись­мо дру­гу, ему будет приятно.

Видео – Дело­вое пись­мо на английском.

Деловая переписка на английском: как вести

Диана Акчурина

пишет письма на английском

Я учила английский с детства, но подлинный интерес пришел только в зрелом возрасте

Уже в университете я стала активно пользоваться языком: читать статьи на английском, смотреть фильмы и сериалы с субтитрами и без, общаться с иностранцами в поездках и писать письма, не полагаясь на «Гугл-переводчик».

В переписке на английском я особенно набила руку: одно время я вела блог в «Инстаграме» на тему путешествий и фотографии и часто писала с предложениями о сотрудничестве в иностранные инстаграм-сообщества.

Еще мне доводилось уточнять организационные моменты по деловым встречам и решать вопросы по оплате от фотобанков: я продаю снимки через фотостоки.

Если общаться с администратором инстаграм-страницы можно и в разговорном стиле, то писать электронные письма по деловым вопросам приходится формально, по правилам. Чтобы было легче, я научилась соблюдать определенную структуру письма и выучила стандартные обороты для формальной переписки.

Структура письма

В электронных письмах на английском структура текста состоит из нескольких частей:

1. Обращение.
2. Благодарности за письмо.
3. Сути письма.
4. Завершающей фразы.
5. Подписи и контактов.

Эти блоки разделяются пустотами: так собеседнику проще ориентироваться в письме и находить в нем нужную информацию.

Если решитесь написать сообщение на английском сплошным текстом, для собеседника это будет неудобно, а в отдельных случаях может показаться невежливым и фамильярным: в русскоязычных письмах большие блоки текста обычно не производят такого эффекта.

Слева — пример письма на английском языке с четкой структурой. Справа — письмо на русском сплошным текстом: такой формат обычно никого не смущает Пример письма на английском языке с четкой структурой Письмо на русском сплошным текстом: такой формат обычно никого не смущает

Обращение

Обычное обращение в англоязычном письме — это «Dear…». В контексте письма dear значит «уважаемый», а не «дорогой», «милый».

В конце любого обращения ставится запятая, несмотря на то, что следом письмо начинается с заглавной буквы. Обращение отделяется от дальнейшего текста отступом. Восклицательный знак в конце обращения не ставят, от него оно приобретает эмоциональную окраску, становится похоже на повышение голоса.

Формально. Если чувствуете, что нужно написать формально — письмо по работе, учебе, чиновнику или предпринимателю — воспользуйтесь обращениями ниже:

Dear Mr, Mrs, Ms + фамилия того, к кому вы обращаетесь — самый формальный вариант;

Dear + имя — менее формальный вариант, допустим в общении с коллегой, равным партнером;

Mx — гендерно-нейтральная форма обращения, читается как «микс»;

Dear Sir or Madam — можно написать так, если не знаете, кому пишете;

To Whom It May Concern — «для того, к кому это может относиться», это уместное обращение, если вы не знаете, к кому обращаетесь, или если обращаетесь к организации.

Также допустим вариант Dear имя + фамилия, особенно если вам еще не удалось узнать пол собеседника.

Часто после нескольких писем контакт налаживается, можно перейти можно перейти к менее формальному общению. Если собеседник подписался именем — это знак того, что вы можете назвать его Dear + имя и тоже подписаться именем.

Допустимые варианты обращений для формального (слева) и менее формального письма Допустимые варианты обращений для формального письма Допустимые варианты обращений для менее формального письма

Неформально. В неформальном стиле принято переписываться с друзьями, в социальных сетях, мессенджерах. Стандартное обращение — Hello, Hi, Hey + имя.

Если вы иногда терялись и не знали, представиться ли незнакомцу в соцсети, хотя имя и так видно — по моему опыту вежливее представиться.

Так можно написать более-менее знакомому человеку

Благодарность за письмо

Если вы начинаете диалог, пригодится короткая вежливая фраза после обращения, которая позволит, например, ненавязчиво поинтересоваться о делах собеседника. Такая фраза добавит такта в письмо, расположит собеседника. Будет звучать несколько грубо, если вы начнете письмо без нее. Раньше я сама писала без вводных фраз, и мои письма, как выяснилось, выглядели резкими и невежливыми.

В некоторых случаях приветственная фраза может быть неуместна. Например, вы пишете жалобу, и тут, на мой взгляд, приветственная фраза выглядит как издевка. Также необязательно каждый раз писать приветственную фразу, если вы продолжаете общение.

Если вы отвечаете собеседнику, стоит поблагодарить его за письмо или за информацию. Если вы пишете с предложением о сотрудничестве, сначала поприветствуйте собеседника, затем представьтесь. Несколько вариантов:

Как поприветствовать и поблагодарить собеседника

На английском	На русском	Пример
Trust this email finds you well (формально)	Надеюсь, у вас все хорошо	—
I hope you are doing well (полуформально)	Надеюсь, у вас все хорошо	—
I trust your week is off to a good start (неформально)	Надеюсь, что ваша неделя началась хорошо	—
I am glad to connect with you (неформально)	Рад с вами связаться	—
I appreciate you getting back to me (неформально)	Я ценю, что вы мне написали	—
Thank you for the details (нейтрально)	Спасибо за детали, подробности	Thank you for the details of the booking — Спасибо за детали бронирования
Thank you for your reply (нейтрально)	Спасибо за ваш ответ	Thank you for your prompt reply — Спасибо за оперативный ответ
Thank you for your cooperation (нейтрально)	Спасибо за сотрудничество	—

Trust this email finds you well (формально)

На русском

Надеюсь, у вас все хорошо

I hope you are doing well (полуформально)

На русском

Надеюсь, у вас все хорошо

I trust your week is off to a good start (неформально)

На русском

Надеюсь, что ваша неделя началась хорошо

I am glad to connect with you (неформально)

На русском

Рад с вами связаться

I appreciate you getting back to me (неформально)

На русском

Я ценю, что вы мне написали

Thank you for the details (нейтрально)

На русском

Спасибо за детали, подробности

Пример

Thank you for the details of the booking — Спасибо за детали бронирования

Thank you for your reply (нейтрально)

На русском

Спасибо за ваш ответ

Пример

Thank you for your prompt reply — Спасибо за оперативный ответ

Thank you for your cooperation (нейтрально)

На русском

Спасибо за сотрудничество

Содержание письма

В деловой переписке сразу переходят к сути письма. Невежливо заваливать собеседника ненужной информацией о своей жизни или новостями, которые не относятся к делу.

В первом абзаце обычно обозначают, с какой целью пишется письмо, а во втором и последующих — детали и дополнительные моменты. В зависимости от смысла примеры ниже подойдут как для описания сути письма, так и для описания деталей.

Два письма с одной сутью, но в разных стилях — формальном и неформальном Два письма с одной сутью, но в разных стилях — формальном А это пример неформального письма

Когда нужно представиться. Фразы в таблице подходят, когда вы пишете впервые и сначала необходимо познакомиться.

Фразы для знакомства

На английском	На русском	Пример
I am writing to introduce myself (формально)	Я пишу, чтобы представиться	I am writing to introduce myself. My name is Ken Adams. I am an IT specialist in company X — Я пишу, чтобы представиться. Меня зовут Кен Адамс. Я ИТ-специалист в компании X
I am (name) from… (полуформально)	Я (имя) из…	I am Ken Adams from X company — Я Кен Адамс из компании Х
It was a pleasure meeting you… (полуформально)	Было приятно встретить вас…	It was a pleasure meeting you on conference last week — Было приятно встретить вас на конференции на прошлой неделе
This is… (полуформально)	Это…	This is John Smith — new IT specialist in company X — Это Джон Смит, новый ИТ-специалист компании Х
Let me introduce myself… (неформально)	Позвольте представиться…	Let me introduce myself. My name is John Smith — Позвольте представиться, меня зовут Джон Смит

I am writing to introduce myself (формально)

На русском

Я пишу, чтобы представиться

Пример

I am writing to introduce myself. My name is Ken Adams. I am an IT specialist in company X — Я пишу, чтобы представиться. Меня зовут Кен Адамс. Я ИТ-специалист в компании X 

I am (name) from… (полуформально)

На русском

Я (имя) из…

Пример

I am Ken Adams from X company — Я Кен Адамс из компании Х

It was a pleasure meeting you… (полуформально)

На русском

Было приятно встретить вас…

Пример

It was a pleasure meeting you on conference last week — Было приятно встретить вас на конференции на прошлой неделе

This is… (полуформально)

На русском

Это…

Пример

This is John Smith — new IT specialist in company X — Это Джон Смит, новый ИТ-специалист компании Х

Let me introduce myself… (неформально)

На русском

Позвольте представиться…

Пример

Let me introduce myself. My name is John Smith — Позвольте представиться, меня зовут Джон Смит

Там, где примера нет — на английском полноценное предложение, его можно использовать просто так.

С чего начать смысловую часть. Фразы ниже подходят, чтобы сообщить информацию, уточнить детали, написать предложение. Некоторые выражения в зависимости от контекста могут быть использованы как в деловом письме, так и в повседневном общении.

С какой фразы перейти к сути письма

На английском	На русском	Пример
I kindly inform you… (формально)	Любезно сообщаю…	I kindly inform you are hired — Я любезно сообщаю, что вы приняты на работу
I regret to inform you that… (формально)	Я с сожалением сообщаю, что…	I regret to inform you that tomorrow is a holiday and the shop will be closed — Я с сожалением сообщаю, что завтра выходной и магазин будет закрыт
Kindly advise if you… (формально)	Предупредите (сообщите), если вы…	Kindly advise if you will be on time for the appointment — Пожалуйста, сообщите, будете ли вы вовремя на встрече
I am writing in reference to… (формально)	Я пишу относительно…	I am writing in reference to collaboration with brand ABC on a new product — Я пишу относительно сотрудничества с брендом ABC над новым продуктом
Regarding your request… (формально)	Касательно вашего запроса…	Regarding your request for a room number on the ground floor we will see what we can do for you — Касательно вашего запроса по поводу номера на первом этаже: мы посмотрим, что можем сделать для вас
I am interested in working with you… (неформально)	Мне интересно с вами поработать…	I am interested in working with you as a photographer — Мне интересно поработать с вами как с фотографом

I kindly inform you… (формально)

На русском

Любезно сообщаю…

Пример

I kindly inform you are hired — Я любезно сообщаю, что вы приняты на работу

I regret to inform you that… (формально)

На русском

Я с сожалением сообщаю, что…

Пример

I regret to inform you that tomorrow is a holiday and the shop will be closed — Я с сожалением сообщаю, что завтра выходной и магазин будет закрыт

Kindly advise if you… (формально)

На русском

Предупредите (сообщите), если вы…

Пример

Kindly advise if you will be on time for the appointment — Пожалуйста, сообщите, будете ли вы вовремя на встрече

I am writing in reference to… (формально)

На русском

Я пишу относительно…

Пример

I am writing in reference to collaboration with brand ABC on a new product — Я пишу относительно сотрудничества с брендом ABC над новым продуктом

Regarding your request… (формально)

На русском

Касательно вашего запроса…

Пример

Regarding your request for a room number on the ground floor we will see what we can do for you — Касательно вашего запроса по поводу номера на первом этаже: мы посмотрим, что можем сделать для вас

I am interested in working with you…(неформально)

На русском

Мне интересно с вами поработать…

Пример

I am interested in working with you as a photographer — Мне интересно поработать с вами как с фотографом

Уточняющие фразы. Следующие фразы будут уместны, чтобы задать дополнительные вопросы, показать заинтересованность в сотрудничестве, сообщить что-то, указать, что будете ждать ответа — уже после того, как вы сообщили, зачем написали.

С какой фразы уточнить детали

На английском	На русском	Пример
Would it be fine if…? (неформально)	Будет ли хорошо, если…?	Would it be fine if I meet you? — Будет ли удобно, если я встречу тебя? (неформально)
I just wanted to update you on… (неформально)	Я хотел дополнить, что…	I just wanted to update you on the photoshoot we are having on Sunday — Я просто хотел сообщить о фотосессии, которая планируется в воскресенье
Please find attached…(формальность зависит от контекста)	Пожалуйста, посмотрите во вложении…	Please find attached the itinerary — Пожалуйста, посмотрите маршрут во вложении
		Please find attached some of my suggestions as to the list of themes — Прилагаю свои предложения по списку тем (формально)
		Please find attached my photos — Пожалуйста, посмотри мои фотографии во вложении (неформально)

Would it be fine if…? (неформально)

На русском

Будет ли хорошо, если…?

Пример

Would it be fine if I meet you? — Будет ли удобно, если я встречу тебя? (неформально)

I just wanted to update you on… (неформально)

На русском

Я хотел дополнить, что…

Пример

I just wanted to update you on the photoshoot we are having on Sunday — Я просто хотел сообщить о фотосессии, которая планируется в воскресенье

Please find attached… (формальность зависит от контекста)

На русском

Пожалуйста, посмотрите во вложении…

Пример

Please find attached the itinerary — Пожалуйста, посмотрите маршрут во вложении

Please find attached some of my suggestions as to the list of themes — Прилагаю свои предложения по списку тем (формально)

Please find attached my photos — Пожалуйста, посмотри мои фотографии во вложении (неформально)

Фразы для извинений. Если в письме нужно попросить прощения, помогут следующие фразы.

С какой фразы начать извинение

На английском	На русском	Пример
I am writing to offer my apologize for… (формально)	Я пишу, чтобы выразить свои извинения за…	I am writing to offer my apologize for any inconvenience — Я пишу, чтобы выразить свои извинения за причиненные неудобства
I would like to apologize for… (формально)	Приношу извинения за…	I would like to apologize for delayed delivery of cargo — Приношу извинения за задержку поставки груза
Please accept my sincere apologies for… (формально)	Пожалуйста, примите мои искренние извинения за…	Please accept my sincere apologies for any inconvenience — Пожалуйста, примите мои искренние извинения за причиненные неудобства
We regret any inconvenience caused by…(формально)	Мы сожалеем о причиненных неудобствах, вызванных по причине…	We regret any inconvenience caused by flight delay — Мы сожалеем о причиненных неудобствах, вызванных по причине задержки рейса
I am sorry for… (неформально)	Извините за…	I am sorry for misunderstanding — Извините за недопонимание
Please sorry for… (неформально)	Пожалуйста, извините за…	Please sorry for our mistakes — Пожалуйста, извините за наши ошибки
I owe you an apology (неформально)	Я должен перед вами извиниться	—

I am writing to offer my apologize for…(формально)

На русском

Я пишу, чтобы выразить свои извинения за…

Пример

I am writing to offer my apologize for any inconvenience — Я пишу, чтобы выразить свои извинения за причиненные неудобства

I would like to apologize for… (формально)

На русском

Приношу извинения за…

Пример

I would like to apologize for delayed delivery of cargo — Приношу извинения за задержку поставки груза

Please accept my sincere apologies for… (формально)

На русском

Пожалуйста, примите мои искренние извинения за…

Пример

Please accept my sincere apologies for any inconvenience — Пожалуйста, примите мои искренние извинения за причиненные неудобства

We regret any inconvenience caused by…(формально)

На русском

Мы сожалеем о причиненных неудобствах, вызванных по причине…

Пример

We regret any inconvenience caused by flight delay — Мы сожалеем о причиненных неудобствах, вызванных по причине задержки рейса

I am sorry for… (неформально)

На русском

Извините за…

Пример

I am sorry for misunderstanding — Извините за недопонимание

Please sorry for… (неформально)

На русском

Пожалуйста, извините за…

Пример

Please sorry for our mistakes — Пожалуйста, извините за наши ошибки

I owe you an apology (неформально)

На русском

Я должен перед вами извиниться

Фразы для высказывания недовольства. Эти фразы пригодятся, чтобы подать жалобу, указать на ошибки и недочеты, прийти к компромиссу.

Как показать недовольство

На английском	На русском	Пример
I am writing to complain about… (формально)	Я пишу, чтобы пожаловаться…	I am writing to complain about the employees of your company — Я пишу, чтобы пожаловаться на сотрудников вашей компании
I suggest finding a solution that works on both sides (формально)	Предлагаю найти решение, которое подойдет обеим сторонам	—
I assume we can sort this matter out amicably (формально)	Я предполагаю, что мы можем разрешить эту ситуацию мирным путем.	—
We would like to express our dissatisfaction with… (формально)	Мы выражаем свое недовольство касательно…	We would like to express our dissatisfaction with new equipment — Мы выражаем свое недовольство касательного нового оборудования
I feel we deserve… (неформально)	Полагаю, мы заслужили…	I feel we deserve moral compensation — Полагаю, мы заслужили моральную компенсацию
I am afraid I am not happy with… (неформально)	Боюсь, что мне не нравится…	I am afraid I am not happy with material quality — Боюсь, что мне не нравится качество материала

I am writing to complain about… (формально)

На русском

Я пишу, чтобы пожаловаться…

Пример

I am writing to complain about the employees of your company — Я пишу, чтобы пожаловаться на сотрудников вашей компании

I suggest finding a solution that works on both sides (формально)

На русском

Предлагаю найти решение, которое подойдет обеим сторонам

I assume we can sort this matter out amicably (формально)

На русском

Я предполагаю, что мы можем разрешить эту ситуацию мирным путем…

We would like to express
our dissatisfaction with… (формально)

На русском

Мы выражаем свое недовольство касательно…

Пример

We would like to express our dissatisfaction with new equipment — Мы выражаем свое недовольство касательного нового оборудования

I feel we deserve… (неформально)

На русском

Полагаю, мы заслужили…

Пример

I feel we deserve moral compensation — Полагаю, мы заслужили моральную компенсацию

I am afraid I am not happy with… (неформально)

На русском

Боюсь, что мне не нравится…

Пример

I am afraid I am not happy with material quality — Боюсь, что мне не нравится качество материала

Фразы для высказывания положительных эмоций. Фразы ниже подойдут для одобрения собеседника: с их помощью можно показать, что вы согласны с его высказыванием или предложением.

Как показать радость

На английском	На русском	Пример
We are pleased to announce that… (формально)	Мы рады сообщить, что…	We are pleased to announce that transaction has completed successfully — Мы рады сообщить, что сделка успешно завершена
You will be pleased to learn that… (неформально)	Вам будет приятно узнать, что…	You will be pleased to learn that we are opening a new store — Вам будет приятно узнать, что мы открываем новый магазин
I take pleasure in…(неформально)	С удовольствием…	I take pleasure in conveying greetings to you from the colleagues — С удовольствием передаю вам привет от коллег
I am happy to announce… (неформально)	Я рад сообщить…	I am happy to announce you are accepted — Я рад сообщить, что вы приняты

We are pleased to announce that…(формально)

На русском

Мы рады сообщить, что…

Пример

We are pleased to announce that transaction has completed successfully — Мы рады сообщить, что сделка успешно завершена

You will be pleased to learn that… (неформально)

На русском

Вам будет приятно узнать, что…

Пример

You will be pleased to learn that we are opening a new store — Вам будет приятно узнать, что мы открываем новый магазин

I take pleasure in… (неформально)

На русском

С удовольствием…

Пример

I take pleasure in conveying greetings to you from the colleagues — С удовольствием передаю вам привет от коллег

I am happy to announce… (неформально)

На русском

Я рад сообщить…

Пример

I am happy to announce you are accepted — Я рад сообщить, что вы приняты

Фразы для просьбы или запроса. Подобные фразы необходимы, чтобы попросить собеседника об услуге или о чем-то еще.

Как попросить

На английском	На русском	Пример
Would you kindly… (формально)	Будьте любезны…	Would you kindly send us the review of the literature — Будьте любезны отправить нам обзор на литературу
We shall appreciate your cooperation in this matter (формально)	Мы будем благодарны за содействие в данном вопросе	—
We would appreciate it if you would… (формально)	Мы были бы признательны, если вы…	We would appreciate it if you would bring the present letter to the attention of the prosecutor’s office — Мы были бы признательны, если вы доведете настоящее письмо до сведения прокуратуры
Please do your best to bring this matter to a fast positive end (полуформально)	Пожалуйста, сделайте все возможное, чтобы прийти к положительному решению проблемы	—
Could you do me a favor?(неформально)	Не могли бы вы сделать мне одолжение?	—

Would you kindly… (формально)

На русском

Будьте любезны…

Пример

Would you kindly send us the review of the literature — Будьте любезны отправить нам обзор на литературу

We shall appreciate your cooperation in this matter (формально)

На русском

Мы будем благодарны за содействие в данном вопросе

We would appreciate it if you would…(формально)

На русском

Мы были бы признательны, если вы…

Пример

We would appreciate it if you would bring the present letter to the attention of the prosecutor’s office — Мы были бы признательны, если вы доведете настоящее письмо до сведения прокуратуры

Please do your best to bring this matter to a fast positive end (полуформально)

На русском

Пожалуйста, сделайте все возможное, чтобы прийти к положительному решению проблемы

Could you do me a favor? (неформально)

На русском

Не могли бы вы сделать мне одолжение?

Фразы для того, чтобы что-то предложить. Помогут написать предложение о сотрудничестве, помощи, рассказать о проекте, показать, что вы довольны сотрудничеством.

Призывы к действию

На английском	На русском	Пример
Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance (формально)	Пожалуйста, не стесняйтесь попросить о дополнительной помощи	—
Let us know whether you would like to… (формально)	Сообщите нам, хотели бы вы…	Let us know whether you would like to remain till Monday — Сообщите нам, хотите ли вы остаться до понедельника
I am sending a response to… (формально)	Я отправляю отклик на…	I am sending a response to vacancy of engineer — Я отправляю отклик на вакансию инженера
We look forward to doing business with you again (неформально)	С нетерпением ждем продолжения работы с вами	—

Please do not hesitate to contact us if 
you need any further assistance
(формально)

На русском

Пожалуйста, не стесняйтесь попросить о дополнительной помощи

Let us know whether you would like to… (формально)

На русском

Сообщите нам, хотели бы вы…

Пример

Let us know whether you would like to remain till Monday — Сообщите нам, хотите ли вы остаться до понедельника

I am sending a response to… (формально)

На русском

Я отправляю отклик на…

Пример

I am sending a response to vacancy of engineer — Я отправляю отклик на вакансию инженера

We look forward to doing business with you again (неформально)

На русском

С нетерпением ждем продолжения работы с вами

Конец письма

Обычно выглядит так:

1. Завершающая фраза.
2. Подпись.
3. Имя и контакты.

Завершающая фраза показывает призыв к действию, например надежду на скорый ответ. Они тоже могут быть формальными и неформальными.

Варианты завершающих фраз

На английском	На русском	Пример
I look forward to your reply (формально)	С нетерпением жду ответа	—
Looking forward to hearing from you (формально)	Надеюсь на скорый ответ	—
Kindly let me know if anything needs to be amended (формально)	Дайте мне знать, если что-то нужно изменить	Kindly let me know if anything needs to be amended in schedule — Дайте мне знать, если что-то нужно изменить в расписании
Bear with me или us (неформально)	Пожалуйста, отнеситесь к нам (или ко мне) снисходительно	—

I look forward to your reply (формально)

На русском

С нетерпением жду ответа

Looking forward to hearing from you (формально)

На русском

Надеюсь на скорый ответ

Kindly let me know if anything needs to be amended (формально)

На русском

Дайте мне знать, если что-то нужно изменить

Пример

Kindly let me know if anything needs to be amended in schedule — Дайте мне знать, если что-то нужно изменить в расписании

Bear with me или us (неформально)

На русском

Пожалуйста, отнеситесь к нам (или ко мне) снисходительно

Подпись. Я имею в виду сочетание вроде «С уважением», как часто пишут в деловой переписке на русском языке. На английском свои варианты.

Варианты подписи

На английском	На русском
Sincerely (нейтрально)	С уважением
Looking forward to hearing from you или to your response (нейтрально)	С нетерпением жду ответ
Yours Sincerely (больше формально)	Искренне ваш
Kind regards (формально)	С добрыми пожеланиями
Best wishes или warm wishes (не так формально, как best или kind regards)	С наилучшими пожеланиями
Be well (неформально)	Будьте здоровы

На английском

На русском

Sincerely (нейтрально)

С уважением

Looking forward to hearing from you или to your response (нейтрально)

С нетерпением жду ответ

Yours Sincerely (больше формально)

Искренне ваш

Kind regards (формально)

С добрыми пожеланиями

Best wishes или warm wishes (не так формально, как best или kind regards)

С наилучшими пожеланиями

Be well (неформально)

Будьте здоровы

Имя и контакты. Сначала пишется имя, а затем фамилия. В моем примере ниже можно разглядеть ошибку и так не делать. Можно указывать Mr, Mrs или Ms, но это необязательно.

Также, если вы пишете от лица компании, то после имени и фамилии укажите должность, а затем название компании. Контакты пишутся следующей строкой. В контактах указывают почту, телефон, ник в социальных сетях.

Как видно, я подписалась Akchurina Diana, хотя следовало Diana Akchurina А это пример подписи от редактора журнала, с которым я сотрудничала

Что почитать о деловой переписке

Твиттер-аккаунт Internal Tech Emails со скриншотами переписки известных предпринимателей вроде Стива Джобса и Билла Гейтса. Пригодится для пополнения словарного запаса.

«Новые правила деловой переписки», Максим Ильяхов и Людмила Сарычева. В книге описано, как вести деловые переписки четко и без воды. Книга о русском языке, но основные правила можно применять и в переписке на английском.

«Переписка с деловым партнером на английском языке: учебное пособие», Ольга Мазурина. Учебное пособие, в котором собраны примеры деловых писем на английском и русском языках. В пособии объясняются правила составления деловых писем, нормы ведения деловой переписки.

«Проще говоря», Джей Салливан. Эта книга поможет правильно подавать информацию и заинтересовать собеседника.

Формат письма-жалобы | Образцы, как написать письмо с жалобой?

Формат письма с жалобой: Письмо с жалобой — это письмо, направленное в соответствующие органы, если мы не удовлетворены предоставляемыми ими услугами. Эти письма обычно носят формальный характер. Иногда, когда мы заказываем товар, и он приходит с дефектом, мы пишем письмо соответствующему лицу или компании, жалуясь на товар. Следовательно, соответствующий департамент примет соответствующие меры по поданной жалобе.

Для написания писем с жалобами может быть много причин, таких как проступки, претензии, оскорбления, негодование, вызванные продуктом или услугой и т. Д. Каждый гражданин страны имеет право подать жалобу на несправедливые вещи, происходящие с ним. и получите продуктивный результат.

Получите другие типы письма, такие как формальные, неформальные и различные типы писем.

Например, если на дорогах в вашем районе есть выбоины, нам нужно написать письмо в соответствующий отдел, чтобы исправить это.В противном случае для людей, проживающих в таких районах, может возникнуть проблема с поездкой. Это также может стать причиной падения пешеходов или дорожно-транспортных происшествий. Следовательно, необходимо предпринять желаемые действия против него.

Государственные услуги, предоставляемые государством, служат обществу. Но если люди недовольны оказываемой им услугой, им следует повысить свой голос, написав письмо в правительственный орган того или иного района.

Какой формат письма-жалобы?

Формат письма с жалобой — это официальное письмо, направленное в соответствующий орган, если у вас есть какие-либо проблемы / спор / ошибки / ненадлежащее поведение или любые жалобы.Формат письма приведен ниже:

Адрес отправителя Дата: Адрес получателя Тема: (Укажите причину жалобы) Приветствия (Уважаемый / Г-н / Г-жа) Тело письма: Введение Основная причина написать письмо Заключение Закрытие письма (С уважением / С уважением) Подпись

Как написать письмо-жалобу?

Советы по написанию письма-жалобы:

• Напишите письмо вежливо. Хотя у вас есть жалоба на что-то, и вы разочарованы, но если вы напишете письмо вежливо, то оно произведет хорошее впечатление на заинтересованного человека, и шансы на получение решения также высоки.
• Всегда представляйтесь первым слева от письма
• Никогда не забывайте указывать дату написания письма
• Письмо получателя или получателя должно быть правильно указано вместе с ПИН-кодом.
• Укажите цель написания письма в строке темы.
• Начните письмо с приветствия или правильного приветствия.
• Напишите первый абзац, представившись, а затем укажите цель написания письма. Он должен быть очень громким и четким.
• Во втором абзаце дайте краткое описание жалобы и того, какие проблемы она вызывает у вас. Не отклоняйтесь от основной темы.
• Третий абзац должен включать заключительную часть, где вы указываете решение вашей проблемы.
• Закройте письмо, поблагодарив человека за то, что он уделил ему время.
• Проверьте грамматические и орфографические ошибки, если таковые имеются.
• Вы можете выделить важные моменты в письме, чтобы быстро привлечь внимание читателя.
• Представьте письмо в правильном формате.

Образцы писем с жалобами

Для написания письма с жалобой может быть много причин. Давайте посмотрим на некоторые образцы, основанные на различных ситуациях, чтобы прояснить написание письма-жалобы. Примеры писем с жалобами:

Письмо с жалобой на плохое обслуживание

Письмо с жалобой руководству

Есть много управленческих сообществ, которые работают с разными отделами.Давайте посмотрим здесь образец, чтобы написать орган управления.

Письмо с жалобой работодателю на заработную плату

Письмо с жалобой на получение поврежденных товаров

Часто задаваемые вопросы по формату письма с жалобой

Вопрос 1.
Что такое письмо с жалобой?

Ответ:
Письмо с жалобой — это письмо, направленное в соответствующие органы, если мы не удовлетворены предоставляемыми ими услугами. Эти письма обычно носят формальный характер.Иногда, когда мы заказываем товар, и он приходит с дефектом, мы пишем письмо соответствующему лицу или компании, жалуясь на товар. Следовательно, соответствующий департамент примет соответствующие меры по поданной жалобе.

Вопрос 2.
Каковы причины написания письма-жалобы?

Ответ:
Для написания писем с жалобами может быть много причин, например, на нарушения, претензии, оскорбления, негодование по поводу продукта или услуги и т. Д.Каждый гражданин страны имеет право подать жалобу на происходящее с ним несправедливо и получить продуктивный результат.

Вопрос 3.
В каком формате пишется жалоба?

Ответ:
Адрес отправителя

Дата

Адрес получателя

Тема

Обращение

Тело

Заключение

Закройте письмо

Деловое письмо | Формат, образцы, как написать деловое письмо?

Деловое письмо: Деловое письмо — это официальное письмо, используемое компанией для адресации другой компании. Это формальные документы, отправляемые организацией другой фирме или физическому лицу, клиентам, сотрудникам или заинтересованным сторонам. Он используется для профессиональной переписки между двумя людьми. Следовательно, он играет важную роль в корпоративных отраслях.

Деловое письмо также можно отправить по электронной почте, что в настоящее время является наиболее распространенным явлением. Но все же часто печатные деловые письма также используются для серьезных проблем, таких как письма о приеме на работу, предложения о работе, письма о назначении, рекомендательные письма, письма об освобождении и т. Д.

Получите другие типы письма, такие как формальные, неформальные и различные типы писем.

Значение делового письма заключается в том, что оно касается коммерческих фирм, где официальный формат письма распространяется для передачи какой-либо конкретной информации компаниям или частным лицам. Эти буквы могут быть короткими или длинными в зависимости от требований.

В этой статье мы рассмотрим формат деловых писем вместе с образцами / примерами деловых писем, которые помогут вам написать такие письма.Деловой формат Письмо 10 класса. Во-первых, давайте рассмотрим некоторые типы деловых писем.

Типы деловых писем

Может быть много видов деловых писем, написанных по определенным причинам, например:

Как написать деловое официальное письмо?

Шаблон современного делового письма должен быть таким, чтобы включать в себя все важные детали. Длина письма не должна быть слишком длинной, она должна быть короткой и включать только обязательные детали вместе с целью написания письма.Хорошее деловое письмо должно быть написано на фирменном бланке.

Открытие письма должно быть кратким. Вступление к письму должно включать информацию, объясняющую читателю цель письма.

Писатель не должен терять букву из-за извилистых предложений и написания ненужных слов. Письмо должно быть убедительным для другого человека для той цели, которую вы ему написали.

Если вы не знаете, кому адресовано письмо в компании XYZ, вы можете начать письмо со слов «Кому угодно, это может касаться».

Убедитесь, что вы правильно указали адреса в письме. Приветствие в письме очень важно, оно показывает вашу вежливость. Вы можете использовать Dear или Mr./Ms в начале.

Представьтесь в первом абзаце, во втором напишите цель письма и в третьем абзаце напишите заключение.

Деловое письмо Формат

Формат письма должен быть следующим:

Контактная информация отправителя

• Имя
• Должность
• Компания
• Адрес
• Город, Штат Почтовый индекс
• Телефон Номер
• Адрес электронной почты

Дата: Дата написания письма

Контактная информация получателя

• Имя
• Название
• Название компании
• Адрес компании
• Город, штат Почтовый индекс

Приветствие

• «К кому это может быть интересно», если вы не уверены, к кому конкретно обращаетесь.
• «Уважаемый господин / госпожа / доктор. [Фамилия] »,
• « Уважаемый [Имя] », только если у вас неформальные отношения с получателем.

Тело

• Параграф 1: Представьтесь
• Параграф 2: Напишите цель письма
• Параграф 3: Заключение

Завершение письма

• С уважением
• С уважением
• С уважением
• С уважением

Если ваше письмо менее формальное, используйте:

• Всего наилучшего
• Лучшего
• Спасибо
• С уважением

Подпись: Поставьте свою подпись и укажите полное имя, заголовок , номер телефона, адрес электронной почты и любые другие контактные данные, которые вы хотели бы указать.Всегда указывайте в письме альтернативную контактную информацию.

Образец делового письма

Образец делового письма приведен здесь. Вы можете использовать его как справочник при написании официального письма на английском языке заинтересованному лицу или компании. Убедитесь, что вы правильно указали такие сведения, как имя человека, адрес, контактные данные и т. Д.

Также обращайтесь к человеку вежливо, и во всем письме следует сохранять тот же тон. Закрывайте письмо с уважением / искренностью / искренностью.

Образцы написания деловых писем по электронной почте

Нам не нужно указывать адрес отправителя в начале делового письма, если мы отправляем его по почте. Но в конце письма следует указать имя, наименование, адрес, контактные данные.

Письмо с заявлением о приеме на работу

Письмо с заявлением о приеме на работу направляется физическим лицом в компанию, когда есть свободные вакансии. Если человек подходит для работы, он / она может подать заявление о приеме на работу, написав официальное письмо в отдел кадров компании.

Часто задаваемые вопросы о деловом письме

Вопрос 1.
Что такое деловое письмо?

Ответ:
Деловое письмо — это официальное письмо формата, используемое компанией для адресации другой компании. Это официальные документы, отправляемые организацией другой фирме или физическому лицу, клиентам, сотрудникам или заинтересованным сторонам. Он используется для профессиональной переписки между двумя людьми. Следовательно, он играет важную роль в корпоративных отраслях.

Вопрос 2.
Какой формат официального письма?

Ответ:
Если вы не знаете, кому адресовано письмо в компании XYZ, вы можете начать письмо со слов «Кому угодно, это может касаться». Убедитесь, что вы правильно указали адреса в письме. Приветствие в письме очень важно, оно показывает вашу вежливость. Вы можете использовать Dear или Mr./Ms в начале. Представьтесь в первом абзаце, во втором напишите цель письма, а в третьем абзаце напишите заключение.

Вопрос 3.
Какие бывают типы деловых писем?

Ответ:
Деловые письма бывают разных типов. Обычно они используются в профессиональных целях.

• Письмо с заказом
• Письмо с жалобой
• Письмо о продаже
• Письмо о трудоустройстве
• Письмо с предложением
• Рекомендательное письмо
• Письмо с запросом
• Благодарственное письмо
• Коммерческое письмо
• Письмо о назначении
• Рекомендательное письмо

Письмо о назначении | Формат письма о назначении на работу, образец письма о назначении, шаблоны

Письмо о назначении Значение: Письмо о назначении — это первый документ, который передается кандидату, который прошел собеседование и был выбран на должность. Это подтверждение того, что человек назначен на конкретную работу. Это официальное письмо, выпущенное организацией, в которой работает кандидат. Это информационное письмо, данное выбранному сотруднику для определенного назначения, например, специалиста по программному обеспечению, аудитора, учителя, бухгалтера, дизайнера и т. Д., Или для прохождения стажировки.

Письмо о назначении будет состоять из имени человека, нанятого на работу, а также имени назначения, названия компании и даты назначения.В этой статье мы увидим формат готового письма о встрече с некоторыми образцами. Эти образцы представлены в виде слов и представляют собой простой формат слов с буквами для встреч, которые можно легко подготовить.

Получите другие типы письма, такие как формальные, неформальные и различные типы писем.

Базовый документ формата письма о назначении в частную компанию будет состоять из имени, даты начала работы, даты присоединения, места работы, имени назначения, ролей и ответственности, CTC, рабочего времени, условия увольнения, изменения и обеспечения соблюдения, политики отпуска, уведомления пункт о сроке и т. д.В письме должны быть подробно изложены все условия. Обычно такой формат письма есть в частной компании. Даже государственные компании предоставят образец письма о назначении сотрудника законному кандидату, отправив ему сообщение или напрямую через свой веб-сайт. Недавно пищевая корпорация Индии (FCI) выпустила письмо о назначении для отобранных кандидатов на 2021 год.

Здесь также представлен образец письма с просьбой о встрече на деловой встрече, которое можно отправить по почте заинтересованному лицу.Эти письма-запросы могут быть отправлены сотрудником с просьбой о встрече с боссом или директором компании или клиенту для обсуждения бизнеса.

Формат письма о назначении

Каждый раз, когда компания обрабатывает набор для приема на работу соискателей, которые охотно ищут работу, им необходимо подать заявку на такую ​​работу, отправив письмо-заявку. Отобранным кандидатам будет отправлено письмо с вызовом в черновиках или по почте на адрес кандидата, и их вызовут на собеседование. После выбора подходящего кандидата на работу им будет предоставлено письмо о назначении в качестве подтверждения их назначения на работу. Вот формат шаблона письма о встрече в слове.

Образец письма о назначении: Вот несколько образцов писем о назначении, которые необходимо предоставить сотруднику после того, как он прошел собеседование и выбрал для назначенного профиля, были ли они назначены профессионалом в области программного обеспечения, учителем или бухгалтер и др.

Письмо о назначении на стажировку

Иногда компании также предлагают стажировку первокурсникам или студентам, которые уже хотят получить высшее образование, чтобы они узнали о рабочей атмосфере в организациях. Эти стажировки будут краткосрочными, например, иногда 3 месяца, иногда 6 месяцев, в зависимости от требований компании. Стажеры, как правило, многому учатся во время этих стажировок.

Письмо о назначении на работу / сотрудника

Письмо о назначении сотрудника на конкретное назначение или должность называется письмом о назначении на работу. Ниже приведен образец письма для профессионала в области программного обеспечения.

Как написать письмо о встрече?

Написать письмо о встрече становится проще, когда есть доступный формат. Таким образом, вот формат письма о встрече, которому вы можете следовать в целом. Этот шаблон очень полезен для написания любого письма о назначении для частных компаний.

Разница между письмом-предложением и письмом о назначении

Когда компания нанимает сотрудника для определенного назначения, она может отправить ряд корреспонденции до фактического заполнения должности.Два самых важных документа или письма, предоставляемые компанией после завершения процесса найма, — это письмо с предложением и письмо о назначении.

• Письмо с предложением : Письмо с предложением — это письмо, которое компания отправляет кандидату, когда он решает нанять сотрудника для работы. В этом письме будут указаны должность и зарплата, предлагаемая компанией. Также можно упомянуть другие льготы и преимущества, которые будут предоставлены компанией после того, как кандидат поступит на работу.Вместе с тем в предложении указывалась дата присоединения и место работы. Если компании требуется какая-либо другая информация о сотруднике, такая как свидетельство о рождении, удостоверение личности или какие-либо профессиональные лицензии, это будет указано в письме. Письмо будет содержать крайний срок, в течение которого сотрудник должен ответить, в противном случае он / она может потерять кандидатуру на работу. И на эту должность будет принят следующий кандидат.
• Письмо о назначении: Письмо о назначении — это письмо-подтверждение, отправленное компанией выбранному кандидату, в котором говорится, что он / она был назначен на определенную должность.Это письмо обычно состоит из названия, даты присоединения, места работы, заработной платы, с которой обе стороны договорились, льгот, рабочих часов, рабочих дней и условий компании.

Основное различие между письмом с предложением и письмом о назначении состоит в том, что кандидат должен ответить на письмо о том, что он / она принимает письмо с предложением должности, предлагаемой компанией. Кандидату предлагается либо взять распечатку письма с предложением, поставить свою подпись и отправить его обратно по почте или обычной почте для приема писем о назначении.Но в случае писем о назначении он предоставляется только тогда, когда кандидат принял письмо с предложением от компании.

Письмо о назначении для бухгалтера

Формат письма о назначении на должность бухгалтера в Индии должен включать дату приема на работу, место работы, зарплату и льготы, а также часы работы, в частности. Образец письма приводится ниже для справки.

Письмо о назначении FCI отобранным кандидатам на 2020 год

• Food Corporation of India (FCI) опубликовала список кандидатов, которые были отобраны на должности категории III, такие как младший инженер (JE) в области гражданского строительства и Электротехника, младший класс по бухгалтерии, общие, складские, технические и машинистка на хинди.
• Отобранные кандидаты могут посетить официальный веб-сайт (http://fci.gov.in/) FCI и проверить свои имена в списке.
• «Предложение о назначении» было отправлено по текущему адресу соответствующих кандидатов. Они должны следовать инструкциям, изложенным в их письме о назначении.

Часто задаваемые вопросы о письме о назначении

Вопрос 1.
Что такое письмо о назначении?

Ответ:
Письмо о назначении — это письмо-подтверждение, отправляемое компанией выбранному кандидату, в котором говорится, что он / она назначен на определенную должность.Это письмо обычно состоит из названия, даты присоединения, места работы, заработной платы, с которой обе стороны договорились, льгот, рабочих часов, рабочих дней и условий компании.

Вопрос 2.
Как настраивается письмо о встрече?

Ответ:
Письмо-запрос о приеме на работу (шаблон)

Кому

(полное имя)

(титул)

(учреждение)

(штат, город, почтовый индекс)

(дата)

От (Ф. И.О.) (Адрес)

Уважаемый г-н./ Г-жа (фамилия)

С уважением, С уважением. (Ф.И.О.)

Вопрос 3.
Что должно быть включено в письмо о встрече?

Ответ:

• Дата присоединения
• Обозначение
• Место работы
• Заработная плата и льготы
• Часы работы
• Условия увольнения
• Положения и условия

Заявление об увольнении | Как написать заявление об увольнении в компанию, формат и образцы

Заявление об увольнении: Когда сотрудник увольняется с работы, надлежащим протоколом является предоставление его / ее работодателю официального заявления об увольнении для досье сотрудника.Письмо — это способ официально объявить об увольнении сотрудника, даже если сотрудник уже обсуждал свое увольнение с начальником сотрудника или отделом кадров.

Написание письма — это также поведение, которое может помочь сотруднику поддерживать позитивные отношения со своим работодателем, что очень важно, если сотрудник надеется использовать их в качестве справочника и сохранить в качестве сетевого контакта. Читайте дальше, чтобы узнать больше о письме об увольнении руководителю / менеджеру, письме об увольнении для учителя / школы / инженера-программиста.

Получите другие типы письма, такие как формальные, неформальные и различные типы писем.

Советы по написанию шаблонов писем об увольнении

• Официальное уведомление: Если сотрудник увольняется, лучше всего уведомить начальника или менеджера за две недели. Если возможно, напишите письмо как минимум за две недели до увольнения с работы. Самая важная информация, которую следует включить в заявление об увольнении, — это дата, когда сотрудник планирует покинуть компанию.Это помогает облегчить переход как для работодателя, так и для работника. Объявите эту дату первой в письме.
• Будьте благодарны: Сотрудник также должен дать понять работодателю, что он / она ценит время, проведенное в компании. Если сотрудник не был особенно доволен в компании или если отношения между сотрудником и его руководителем или коллегами были противоречивыми, сотрудник может сохранить краткое выражение благодарности. Достаточно просто сказать: «Мне понравилось работать в компании ABC.»Или« Мои два года в компании ABC были для меня удовольствием ».
• Предложение помощи: Если возможно, предложите работодателю поддержку в поисках замены. Это облегчение может прийти в виде найма или обучения нового сотрудника. Сотрудник также может внести свой вклад в подготовку переходных документов или отправить личные электронные письма сотрудника для вопросов после того, как вы уволились из компании. Насколько щедрым он хочет быть, зависит от сотрудника.
• Задайте вопросы: Если у сотрудника есть какие-либо вопросы, в том числе о том, где оставить рабочие принадлежности или вопросы о льготах сотрудника, они также могут указать их в письме.
• Не жалуйтесь: Заявление об увольнении — не время, чтобы рассказывать о своих разочарованиях в отношении коллег, менеджеров или компании. Имейте в виду, что однажды сотруднику может потребоваться рекомендация от людей, которые увидят это письмо, поэтому лучше проявить доброту.
• Письмо должно быть кратким и точным: Заявление об увольнении должно быть простым, кратким, целенаправленным и по существу. О причинах увольнения сотрудника подробно рассказывать не нужно. Держите письмо профессиональным, а не копайтесь в личном.
• Напишите письмо в деловом формате: Обязательно соблюдайте правильный формат делового письма в письме сотрудника. Включите заголовок с именем и адресом работодателя, датой, а также именем и адресом сотрудника.
• Проверка перед отправкой: Сотрудник также должен тщательно вычитать письмо перед его отправкой. Опять же, сотруднику может потребоваться запросить рекомендацию у работодателя, а сотрудник хочет, чтобы вся его работа была безупречной.

Оптимальный формат заявления об увольнении

Имя сотрудника
Адрес сотрудника
Город сотрудника, штат Почтовый индекс
Номер телефона сотрудника
Электронный адрес сотрудника

Дата: XX-XX-XXXX

Имя менеджера
Должность или должность
Организация Имя

Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Уважаемый г-н / г-жа. Фамилия

Я хотел бы сообщить вам, что я ухожу с должности (Имя для обозначения) для (Название компании), вступившего в силу (Дата / Месяц / Год).

Большое спасибо за возможности профессионального и личного развития, которые вы предоставили мне в течение последних (Количество лет). Мне понравилось работать в агентстве, и я благодарен за поддержку, оказанную мне во время моего пребывания в компании.

Если я могу помочь во время этого перехода, пожалуйста, дайте мне знать.

С уважением,
Подпись сотрудника (бумажное письмо)
Напечатанное имя сотрудника

Примечание: Сотрудник должен отправить заявление об увольнении своему руководителю, а также в отдел кадров, чтобы у них было письмо в протоколе.

Образец письма об увольнении с работы Образец

Используйте приведенный ниже образец профессионального письма об увольнении в качестве шаблона, чтобы написать собственное письмо, но не забудьте переписать его так, чтобы оно соответствовало конкретной профессиональной ситуации сотрудника.

Priyanka Mehta

BTM 2-й этап

Bangalore — 29, Karnataka

74xxxxxx33

[адрес электронной почты защищен]

Дата: 5 февраля 2020 года

Suresh Sharma

The General Manager

vt.Ltd.

Sarjapur Road

Bangalore — 56, Karnataka

Уважаемый г-н Шарма,

Я хотел бы сообщить вам, что я ухожу с должности управляющего счетом в Oasis с 1 апреля 2020 года.

Я благодарен за возможности профессионального и личностного развития, которые вы предоставили мне в течение последних четырех лет. Мне понравилось работать в компании, и я ценю помощь, оказанную мне во время моего пребывания в компании.

Если я могу помочь во время этого перехода, пожалуйста, свяжитесь со мной в любое время.Мне было бы приятно оказать вам помощь.

С уважением,
Приянка Мета

Краткое заявление об увольнении

Дата: 5 февраля 2020 г.

Тема: Заявление об отставке

Уважаемый господин Шарма,

Я хочу сообщить вам, что ухожу с должности управляющего счетом в Oasis с 1 марта 2020 года.

Спасибо за то, что сделали меня частью этой компании и подарили мне самые лучшие впечатления.

Если я могу помочь во время этого перехода, пожалуйста, свяжитесь со мной в любое время.

С уважением,

Приянка Мехта

Электронная почта: [электронная почта защищена]

Тел. Номер: 74xxxxxx33

Образцы электронных писем об увольнении профессионала

Вот пример электронного письма об увольнении. Обязательно используйте четкую строку темы.

Тема: Заявление об увольнении — Приянка Мехта

Уважаемый г-н Шарма,

Я пишу, чтобы сообщить вам, что ухожу с должности бухгалтера компании Oasis с 1 марта.

Я рад возможности поучиться у вас и у команды. Спасибо за поддержку, наставничество и руководство за последние пять лет.

Мне было бы приятно, если бы я мог оказать какую-либо помощь во время перехода. Пожалуйста, дайте мне знать о том же.

С уважением,

Priyank Mehta

[электронная почта защищена]

74xxxxxx33

Важные моменты для написания писем об увольнении

Содержание сообщения сотрудника будет таким же, но следует помнить о некоторых вещах. профессионально и не сжигать мосты с сотрудниками, которые вскоре станут бывшими работодателями.

• По возможности поговорите с менеджером или HR. Вообще говоря, увольняться по электронной почте — не лучший вариант. Хотя электронная почта может быть приемлемой заменой бумажного письма, это не эквивалент личной беседы с начальником. Несколько исключений: если сотрудник работает удаленно на постоянной основе или считает, что увольнение при личной встрече небезопасно, электронная почта может быть лучшим вариантом для него.
• Включите всю необходимую информацию. Это означает предоставление четкой строки темы (например,, Увольнение — имя сотрудника) и дату фактического увольнения сотрудника, контактную информацию и предложение о помощи с переходом, если это возможно. Сотрудник также должен сообщить компании, куда отправить окончательную зарплату сотрудника, если у сотрудника нет прямого депозита, а также задать любые вопросы, которые могут возникнуть у сотрудника о льготах и ​​оплачиваемом отпуске.
• Вычитайте и проверяйте сообщения сотрудника. Последнее, чего хочет сотрудник, — это отправить электронное письмо сотрудника об увольнении только для того, чтобы обнаружить, что оно содержит опечатки или проблемы с форматированием, которые сотрудник мог бы обнаружить во время простого теста.Сначала отправьте сообщение себе и подумайте о том, чтобы зоркий друг проверил его на предмет ошибок, прежде чем сотрудник отправит его начальнику.

Часто задаваемые вопросы об увольнении

Вопрос 1.
Как написать хорошее заявление об увольнении?

Ответ:
Решение: Что нужно включить в заявление об увольнении:

• Дата написания письма
• Данные сотрудника (имя, должность, электронная почта, адрес, номер телефона)
• Имя и адрес касающееся лицо
• Заявление об увольнении
• Причина ухода
• Спасибо
• Имя и подпись

Вопрос 2.
Что такое заявление об увольнении?

Ответ:
Когда сотрудник хочет уволиться из компании или организации, в которой он / она в настоящее время работает, он должен предоставить официальное письмо с указанием причины и даты ухода из компании. Это письмо называется заявлением об увольнении.

Вопрос 3.
Почему нужно писать заявление об увольнении по почте?

Ответ:
Заявление об увольнении — это эффективный способ отправить один и тот же документ в различные отделы, чтобы все связанные стороны были хорошо информированы о вашем отъезде.

Руководство по написанию мотивационного письма + примеры на 2021 год

Написание мотивационного письма может нервировать.

На вопрос «Почему вы хотели бы стать частью этой организации?» вы обнаруживаете, что смотрите на пустую страницу, думая о том, как правильно сказать: « Я очень хочу поступить в колледж, чтобы не умереть от голода. ”

Два часа и три чашки кофе, вы пролистали свою ленту новостей в Facebook (дважды), посмотрели одну серию последнего сезона Игры престолов, отправили гневные твиты ее создателям и пожертвовали на операцию на колене двоим собаки.Вы возвращаетесь к своему открытому документу Word и вам удалось только написать: «Эта организация кажется забавной» или «Я отлично подойду» .

Вы знаете, что вы не такой общий или базовый. Вы способный парень или девушка, у которой есть что предложить, и ваше решение подать заявку на участие имеет веские причины.

Это сложно передать словами… И мы понимаем!

В этом руководстве мы проведем вас через процесс создания мотивационного письма, которое поможет вам повсюду.

• Что такое мотивационное письмо (и почему оно имеет значение)
• Как структурировать мотивационное письмо
• Как написать мотивационное письмо [+ несколько полезных советов, чтобы выбросить эти идеи из головы и в бумагу]
• Как (и почему) создать мотивационное письмо с помощью Novorésumé

Что такое мотивационное письмо и почему оно важно?

Мотивационное письмо — это письмо на одной странице, которое используется, чтобы описать , почему вы идеальный кандидат на определенную должность .Обычно он прилагается к вашему резюме.

Вам необходимо написать мотивационное письмо в этих 4 конкретных сценариях . ..

1. Вы подаете заявление на поступление на образовательную программу в колледже или университете (бакалавриате, магистратуре или аспирантуре).
2. Вы подаете заявление о приеме на работу в некоммерческую организацию .
3. Вы подаете заявление в качестве волонтера в организации.
4. Вы подаете заявку на стажировку в компании.

Мотивационное письмо не следует путать с сопроводительным письмом, цель которого — подчеркнуть, насколько конкретная информация в вашем резюме соответствует вакансии. Думайте о сопроводительном письме как о введении к вашему резюме для менеджера по найму, а о вашем мотивационном письме как о мощном заключительном коммерческом шаге для университета или некоммерческой организации.

Так почему именно мотивационное письмо имеет значение? Вы больше деятель, чем болтун: вы перечислили все, что нужно знать о себе, в своем резюме.Этого должно быть достаточно, правда? Неправильный!

Все организации ищут людей, которые искренне хотят быть рядом и с энтузиазмом относятся к тому, что они делают. Намерение должно быть вашей мотивацией вождения!

Написание хорошего мотивационного письма может полностью изменить правила игры. Это может обеспечить повышение на для вашего резюме на , но также восполнит недостаток необходимых навыков.

Как составить мотивационное письмо

Хорошим мотивационным письмом является одностраничное письмо , в котором вы представляете себя, свою историю и демонстрируете свой интерес к должности или организации, в которую вы подаете заявку.

Существует два основных способа структурировать ваше мотивационное письмо:

1. Использование классической структуры из 3 основных абзацев , где ваше мотивационное письмо имеет введение, основной текст и заключение.
2. Использование структуры 5-7 абзацев , где вы делите основной абзац на более мелкие абзацы из 1-3 предложений в соответствии с основными положениями.

Итак, какой вариант ВЫ выберете? Эмпирическое правило: если вы хотите быть более фактическим и конкретным, используйте структуру из 7 абзацев. Таким образом, вы можете использовать каждый абзац основного текста для обсуждения конкретных достижений или баллов.

Если, с другой стороны, вы предпочитаете более повествовательный подход, вы бы выбрали вариант из трех абзацев, чтобы не нарушать ход повествования.

Структура мотивационного письма

Какую бы структуру вы ни выбрали, она должна состоять из трех основных частей: введения, текста и заключения. Вот что нужно включить в каждый из них:

Введение: Краткое увлекательное сообщение о себе и о том, почему вы подаете заявку.Здесь вы можете указать:

• Личная информация. Кто ты и чем занимаешься?
• На что вы претендуете? Где?
• Введение к большей части вашего эссе. Назовите общую причину, по которой вы подаете заявку, а затем углубитесь в основную часть вашего мотивационного письма.

И, конечно же, не забудьте указать контактную информацию сверху.

Например:

Кому: Название школы / организации

Имя Фамилия

myemail @ mail. com

Номер телефона

Соответствующие социальные сети (LinkedIn, Quora, GitHub и т. д.)

Уважаемый [Имя контактного лица] ,

Меня зовут [Ваше имя ] , и я хотел бы выразить свою заинтересованность в подаче заявки на докторскую программу в области политических наук по телефону [название университета] . Я всегда мечтал стать политиком и помочь вернуть свою страну, и я считаю, что докторская степень.D. в политике из [название университета] помог бы мне на много миль вперед к достижению моей цели.

Тело мотивационного письма: это основная часть вашего мотивационного письма. Здесь вы действительно продаете себя, рассказывая истории своих достижений, навыков и страсти ко всему, на что вы претендуете.

Постарайтесь быть как можно более фактическим — любой, кто часто читает мотивационные письма, может рассказывать выдуманные истории из реальных. По возможности вы также можете использовать метрики для подтверждения своей квалификации.

Что вы можете упомянуть в своем мотивационном письме:

• Моя страсть к ______ началась, когда ______.
• Я хочу ______, потому что ______.
• Я был участником _________ в течение ___ месяцев / лет. Для меня это лучшее, потому что _______.
• Я помню, как однажды я ________, что заставило меня понять, что я _______.
• _______ резонирует со мной, потому что _________.
• Что отличает меня от сверстников, так это __________.

Я развил свою страсть к интернет-маркетингу во время стажировки по телефону [название компании] . Работа в небольшом стартапе позволила мне получить поверхностный опыт работы с большинством каналов цифрового маркетинга. Теперь я хотел бы углубиться и получить передовые ноу-хау, посетив программу [название университета] по цифровому маркетингу.

Заключение:

Наконец, вы можете свернуть мотивационное письмо и отправить его.В этом разделе вы можете:

• Кратко резюмировать ваши основные моменты — « Я считаю, что я бы хорошо подошел для программы из-за __________ »
• Назовите вашу общую цель — «Я бы хотел быть часть _______, поскольку это позволило бы мне ___________ ».
• Поблагодарите читателя и завершите мотивационное письмо

Теперь, когда вы знаете, как структурировать мотивационное письмо, давайте перейдем к содержанию!

Как написать мотивационное письмо

Итак, как написать мотивационное письмо, которое выделится из числа соискателей? Чтобы избежать обобщений и добавить глубины мотивационному письму, нужно адаптировать его к конкретной организации и программе / должности, на которую вы претендуете:

1. При написании мотивационного письма вы должны быть уверены, что знаете, что и где вы находитесь. обращаясь к. Узнайте, кто отвечает за вашу судьбу, и обращайтесь к ним напрямую в своем вступительном слове: Уважаемая миссис Смит .
2. Посмотрите требования программы и веб-сайт учреждения. Выясните три основных требования к должности и объясните, как вы лучший кандидат.
3. Продемонстрируйте, что вы разделяете ценности организации или обладаете исключительной квалификацией с помощью короткого рассказа или личных примеров.Быть конкретными.
4. Ваше мотивационное письмо должно демонстрировать, что вы действительно хотите быть там! Существует тонкая грань между мольбой и демонстрацией разумного интереса при одновременной продаже себя. Укажите конкретные причины, продемонстрируйте знания и выразите страсть к подаче заявления в учреждение или организацию без хвастовства и попрошайничества.
5. НЕ ВРАТЬ! Если вы напишете что-нибудь хотя бы отдаленно неверное, ваш читатель это почувствует. Подсознательно мы раздуваем чувства и идеи, когда лжем.Если вы расскажете фальшивую историю или преувеличите свой азарт или достижения, вы попадете в «стопку лежащих пинночио» . Считайте, что ваше дело рассмотрено, а ваше заявление отклонено.

Вопросы, на которые нужно ответить в вашем мотивационном письме [+ возможные ответы]

• Я бы хотел жить в [ местонахождение организации ], потому что ________.
• Я мечтаю стать частью [ название программы ], потому что _________.

• Значения [ название учреждения ] основаны на следующих: [ три общих значения, указанные на их веб-сайте ].Я продемонстрировал _____, потому что у меня ______, особенно в ______. Я также практикую ______ в моей профессиональной или трудовой жизни до __________.

• Требование: минимум 2 года волонтерского опыта

Я был волонтером в Африке в течение трех лет. Это один из самых приятных моментов для меня, потому что я очень хочу помогать другим и стал лучше. Я бы сделал это снова в мгновение ока.

• Требование: увлечен исследованиями

В любое время я бы выбрал бессонную ночь, проводя исследования, вместо ночи вне дома.Большую часть утра я провожу за чтением последнего выпуска «Маркетингового журнала». Во время учебы в Университете Колорадо я работал над тремя отдельными исследованиями.

Чтобы получить Magna Cum Laude, требовалось много тяжелой работы и самоотверженности, но образование было моей самой большой страстью в жизни, поэтому в этом процессе было больше радости, чем боли!

Ответьте на некоторые / все эти вопросы убедительно, верным для вас и вашего опыта, а затем превратите их в единый текст.

Пример отличного мотивационного письма

Ниже мы продемонстрируем, как написать потрясающее и вдохновляющее мотивационное письмо через письмо Джейн приемной комиссии Гарвардского университета. Она подает заявку на соискание степени доктора философии. на кафедре политологии.

Общие требования : : склонность к исследованиям, продемонстрированная страсть к политике и успеваемость выше среднего во время учебы в бакалавриате.

Ценности университета — честность, образование, уважение и подотчетность.

Она использует метод структурирования из трех пунктов .

Вы можете увидеть, как Джейн подчеркивает свои личные истории:

• То, что она знает историю университета и разделяет те же ценности
• Что она искренне воодушевлена ​​и увлечена программой и школой
• Какова ее квалификация и как они будут отличным для программы
• Чего она надеется достичь , если получит возможность учиться в Гарварде

Те же правила и дух применимы и к мотивационным письмам, не связанным с университетом.

Вы можете легко заметить, что Джейн, по сути, рассказала обо всех своих качествах личную историю. Прочитав это письмо, приемная комиссия почувствует, что знает Джейн, и вы также должны стремиться к этому: рассказать о себе, выделив свою историю с учетом учебного заведения и программы, на которую вы подаете заявку.

Как (и почему) создать мотивационное письмо с помощью Novorésumé

Теперь, когда вы знаете, как написать мотивационное письмо, вы можете решить, как оно будет выглядеть.

Черно-белый лист с буквами Times New Roman и размером шрифта 12 пунктов может быть отличным вариантом для официального документа, но он не выделит вас среди множества серых приложений.

Как можно выглядеть профессионально, не будучи скучным? Шаблоны мотивационных писем и интуитивно понятный редактор Novorésumé добавляют оттенок индивидуальности, который вам нужен, чтобы выделиться среди остальных.

Заключение

Итак, давайте подведем итог всему, что мы рассмотрели в этом посте:

• Мотивационное письмо — это официальное письмо, которое вам нужно написать, если вы подаете заявление на поступление в университет / колледж, некоммерческая организация, или волонтерское учреждение. При приеме на работу обычно требуется сопроводительное письмо.
• Есть два способа структурировать мотивационное письмо: из трех абзацев (введение, основной текст, заключение) или из 5-7 абзацев (где каждый абзац выделяет отдельный момент).
• Представьте себя и свое намерение во введении, опишите и выделите свои переживания в теле и поблагодарите читателя за его / ее внимание в заключении.
• Изучите, проявляйте неподдельный интерес и никогда, никогда не лгите.
• Если вы хотите, чтобы ваше мотивационное письмо выделялось, Novorésumé берет торт!

К резюме всегда прилагается мотивационное письмо. Хотите также выделить его среди остальных?

Прочтите наше руководство о том, как создать впечатляющее резюме и отправьте его вместе с потрясающим мотивационным письмом, чтобы вас приняли где угодно!

Наши шаблоны мотивационных писем созданы для отражения шаблонов резюме и шаблонов резюме, что очень важно при создании заявления о приеме на работу. Выбор одинаковых шаблонов, шрифтов, цветов улучшит ваш личный бренд и увеличит ваши шансы быть вызванным на собеседование.

Рекомендуемая литература:

Формат деловых писем | Блог словаря Macmillan

Как написать деловое письмо

Деловое письмо: начало

A. Название вашей компании, за которым следуют все контактные данные (включая адрес, телефон, факс, URL-адрес веб-сайта компании и электронную почту).

B. Адрес получателя (включая его имя и титул, если вы его знаете).

C. Дата в правой или левой части страницы.

D. При необходимости добавьте ссылки на файлы, как свои, так и получателя (используйте «Ref» как сокращение от «reference»).

Деловое письмо: содержание

E. Приветствие.

Обычный: Уважаемый [ имя и фамилия ] Официально: Уважаемый г-н [ фамилия ] для мужчины или Уважаемая г-жа [ фамилия ] для женщины. Если вы не знаете имя получателя, используйте Dear Sir or Madam или Dear Sir / Madam.

F. Указание темы письма с использованием Re (используется как сокращение для относительно ).

г. Вот несколько вариантов начала письма:

Я хотел бы узнать (или есть ли)…
Я пишу относительно…
Я пишу в ответ на…
Я пишу, чтобы сообщить вам, что / из…
Я пишу, чтобы пожаловаться на…
В дополнение к моему письмо от 15 мая…

H. Подробности письма должны быть добавлены здесь.

Деловое письмо: конец

I. Вот выражения, которыми можно закончить деловое письмо.

Пожалуйста, дайте мне знать, если…
Я с нетерпением жду вашего ответа.
Заранее благодарю за вашу помощь.
Буду очень признателен, если вы сообщите мне…

J. Для случайной концовки используйте С уважением или С наилучшими пожеланиями . Официальное окончание (если вы знаете получателя), используйте Sincerely или Yourslyly .Официальное окончание (если вы не знаете получателя): С уважением, или С уважением, .

K.
pp : указывает, что письмо было подписано от имени другого лица
cc: эти люди получили копию письма
прилагается : к этому письму прилагаются документы

Как написать хорошее письмо в службу поддержки клиентов — с примерами

Мы рассмотрим, как составить отличное письмо службы поддержки клиентов, приведя примеры, которые помогут воплотить в жизнь передовой опыт.

Четырехэтапный подход

Вот четырехэтапный подход, который поможет улучшить письма в службу поддержки клиентов, рекомендованный Фрэн Фиш из Mazaru.

1. Прозрачный

Используйте простой, понятный английский. Никакого жаргона. Используйте заголовки и маркированные списки, чтобы содержание было легко читаемым.

2. Достоверный

Убедитесь, что нет опечаток и вся предоставленная информация «верна». Но письмо также должно выглядеть и читать часть — оно должно «выглядеть и звучать как ваш бренд».”

3. ответил

Ответьте на все вопросы, которые были заданы (и любые, которые могут появиться после). Быстро переходите к делу, так как это лучший способ уменьшить разочарование и избежать повторных контактов.

4. Тон

Используйте правильный тон, который соответствует читателю (или покупателю) и причине, по которой вы с ним обращаетесь. Мы ожидаем, что тон письма с извинениями будет отличаться от тона электронного письма со специальным предложением.

Fran также рекомендует «сохранять личный и человечный характер и учитывать, действительно ли письмо или электронное письмо является правильным носителем.Иногда лучше всего работает быстрый старый добрый звонок ».

Сделайте это личным и человечным и подумайте, действительно ли письмо или электронное письмо является подходящим средством. Иногда лучше всего работает быстрый старый добрый звонок.

Fran Fish

Помните, что, хотя в большинстве случаев лучше придерживаться предпочтений клиента, иногда лучше взять трубку. Например, если клиент отправил три или более писем по проблеме, лучше всего взять трубку, чтобы подавить растущее недовольство клиентов в зародыше.

Пример использования этого четырехэтапного подхода

В качестве примера того, как этот четырехэтапный подход может быть реализован, ниже приведены два примера писем службы поддержки клиентов, которые были написаны компанией по страхованию автомобилей в ответ на тот же запрос клиента.

Первый ответ — это то, как компания изначально думала отвечать клиенту, следуя своим старым процедурам. Второй пример — это переработка первого, который был создан с использованием четырехэтапного подхода.

Эти письма представляют собой ответы на запрос клиента: «Могу ли я получить страховую защиту, если ноутбуки моих детей украдут из машины во время отпуска?» В письме-запросе клиента были указаны его имя и фамилия.

Оригинальное письмо (Плохой пример)

Уважаемый г-н [ФАМИЛИЯ] Спасибо за ваш запрос.

Приносим извинения за задержку с ответом.

Страхование

«Личные вещи» распространяется на потерю или повреждение (некоторых) личных вещей во время пребывания в застрахованном автомобиле или на нем.

Застрахованный должен проявлять разумную заботу об имуществе, и это не распространяется на деньги, кредитные или дебетовые карты. Крышка также не предусмотрена для автомобилей с откидным верхом / открытым небом. Сумма к оплате будет указана в Приложении к политике . Это покрывает вам до 300 фунтов стерлингов за заявку.

Надеюсь, это ответ на ваш вопрос.

С уважением,

Переписанное письмо (хороший пример)

Привет, [Имя]! Спасибо, что связались с iPad по поводу iPad ваших детей.Извините, мне потребовалось немного больше времени, чтобы ответить.

Если iPad был украден из вашей машины, мы компенсируем до 300 фунтов стерлингов их стоимости.

Совет: стоит проверить, покрывает ли ваша страховка жилья более высокую стоимость.

Просто чтобы вы знали, если худшее все же произойдет (и вы захотите подать иск), нам потребуется, чтобы вы проявили «разумную заботу о собственности». Это означает:

• замок дверей, багажника и багажного отсека,
• закрыть крышу и окна,
• возьмите ключи от машины и
• убирает iPad из поля зрения в бардачке, багажнике или на крыше, когда вы выходите из машины.

Я также должен вам сказать, что мы не покрываем кражи из автомобилей с открытым верхом и автомобилей с тентованным верхом. Дополнительную информацию о том, что входит, а что нет, вы найдете в нашем Приложении правил в Интернете.

Если вы решите оформить страховку вместе с нами, самый быстрый и простой способ — это подать заявление онлайн.

Если я могу вам чем-то еще помочь, дайте мне знать.

Удачного праздника!

Как буква была адаптирована к лучшему?

Фрэн Фиш показывает, как переписывание является улучшением с точки зрения «критериев ясности, достоверности, ответа и тона».

прозрачный

• Быстро переходят к делу
• Отвечает и соответствует потребностям клиента
• «Самый простой способ — подать заявку онлайн» — влияет на выбор клиентом канала обслуживания.
• Использует маркеры для размещения информации в удобном для чтения формате

Надежный

• Включает детали страхования — демонстрирует знания и опыт
• «Наконечник» дает варианты страхования — укрепляет доверие

ответил

• Сначала отвечает на запрос клиента: «Мы покрываем до 300 фунтов стерлингов от их стоимости.
• Меньше усилий для клиента — не нужно копаться в Приложении правил

Тон

• Соответствует характеру запроса
• Используется чуткий и личный тон

Какую пользу принесло автомобильной страховой компании переход на четырехэтапный подход?

Mazaru и независимые исследователи ICM поделились обоими примерами писем о страховании автомобилей с 2000 потребителей. Потребителей попросили поделиться предпочтениями и «дальнейшими действиями» при сравнении двух букв.

Результаты показали, что автомобильная страховая компания могла бы получить выгоду от каждого из следующих способов, навсегда переключившись на стиль переписывания:

• Меньше общих контактов — на 19% меньше потребителей заявили, что им нужно получить больше информации
• Количество запросов о продажах увеличилось — на 24% больше потребителей заявили, что они захотят узнать цену
• Оценка удовлетворенности увеличилась — 27% больше оценили удовлетворенность своих клиентов ответом «высоко», т. Е.е. 7–10 из 10
• Сдвиг канала увеличился — На 9% больше потребителей заявили, что заходят в Интернет, чтобы узнать цену
• Адвокация / NPS увеличились — Еще 22% заявили, что будут продолжать и рекомендовать страховщика друзьям или семье

Шаблон письма о хорошем обслуживании клиентов

Изучив отличные результаты переписанного письма службы поддержки клиентов, мы захотели создать шаблон для письма клиента, который был бы ясным, достоверным, отвечал бы и использовал правильный тон.

Итак, мы вернулись к Фрэн Фиш, который предоставил нам следующее:

[название фамилия / имя], [название]

[Название компании]

[Почтовый адрес]

[Почтовый индекс]

[Дата]

Тема письма (не слишком формально, поясняйте)

Список литературы

Уважаемый [название фамилия / имя],

Если это ответ, скажите спасибо, что связались по [теме].

Прямо к делу

Что хочет знать заказчик? Почему вы отправили им это письмо? Если это извинение, то извинитесь здесь.

Привлечь внимание читателя

Разбивайте длинные фрагменты текста на короткие предложения.

Придерживайтесь одной идеи в абзаце / предложении. Это помогает прояснить ситуацию.

Вместо длинных списков используйте маркеры — запоминание:

• Запись
• В вашем
• Тон голоса

Окончательная информация, призыв к действию

Предоставьте покупателю необходимую информацию. Скажите им, что им следует делать, и дайте им все необходимое для этого.

Для дополнительного подтверждения

Сообщите нам, если вам что-нибудь понадобится. Сообщите им, как лучше всего получить информацию в Интернете или как с ними связаться (и когда).
Например. Вы можете написать нам по электронной почте на [адрес] или позвонить нам по [номеру]. Мы работаем с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00.

С уважением,

Имя советника

Хотя многие могут сомневаться в использовании шаблонов, этот пример поможет контакт-центру создать структуру, которая упростит общение для консультантов по всем каналам.Он обеспечивает легкую для понимания структуру и дает рекомендации относительно того, где можно персонализировать ответ.

Шаблоны

имеют свою ценность, как говорит нам Фрэн: «Они просто должны быть действительно хорошо построены, составлять часть общей структуры и поддерживаться обучением и контролем качества (QA). Когда шаблоны создаются произвольно и не обновляются, они становятся проблемой ».

Шаблоны просто должны быть действительно хорошо построены, составлять часть общей структуры и поддерживаться обучением и контролем качества (Quality Assurance).

Fran Fish

Итак, когда мы советуем вам использовать шаблон, лучше представить рекомендации в виде структуры, подобной приведенному выше примеру. Избегайте шаблонов с большей частью уже заполненных формулировок, советников которых просят: «[ВСТАВИТЬ ИМЯ]» или «[ВСТАВИТЬ МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ]».

Чтобы получить отличный совет по проверке шаблонов писем, прочтите нашу статью: Электронные письма и письма службы поддержки клиентов: как просмотреть и улучшить свои шаблоны

10 ключей к отличному письму об обслуживании клиентов

Мы составили список советов по написанию писем, которые мы можем передать консультантам вместе с шаблоном, выделенным выше.

1. Начните с выражения «Спасибо»

Вашим клиентам не нужно делать покупки вместе с вами. Признание этого — отличное начало разговора. Сразу после того, как вы получили благодарность, перейдите к «сути» разговора, ответив на все вопросы в порядке их важности для клиента.

После первоначальной благодарности не помешает продолжить подчеркивать, что «ваш бизнес очень ценится». Как клиент, вы не чувствуете, что вас воспринимают как должное.

2. Используйте повседневный язык и придерживайтесь одной идеи в предложении

Советнику лучше всего писать так, как если бы он объяснял что-то другу или члену семьи. Итак, постарайтесь разбить длинные фрагменты информации на короткие предложения, придерживаться одной идеи в предложении и использовать простые слова вместо сложных фраз и сокращений.

Как говорит Фрэн Фиш: «Писать для служения сложно. В школе нас учат составлять сложные предложения и абзацы и пополнять словарный запас.Для обслуживания нам нужно сократить это, чтобы делиться информацией было намного проще ».

«Итак, если организации пытаются найти каналы связи, они попадают в хорошую компанию!»

3. Используйте заголовки и маркированный список, большие фрагменты информации

В длинных буквах заголовки могут быть отличным способом сегментировать текст и улучшить структуру.

Кроме того, хотя можно разбивать большие блоки информации на простые предложения, маркеры также полезны, поскольку они помогают обеспечить лучшее визуальное воздействие, чем большие абзацы информации.

Если вы открываете письмо и видите только слова и длинные абзацы, в первую очередь трудно понять, что важно.

Fran Fish

Фрэн добавляет: «Если вы открываете письмо и видите только слова и длинные абзацы, в первую очередь трудно понять, что важно. Для этого особенно полезны маркированные списки и заголовки ».

«Заголовки особенно хороши, поскольку они помогают указывать читателю на то, что для него важно, делая письмо максимально чистым и простым. ”

4. Избегайте холодных, слишком формальных выражений

Существует много недоразумений в отношении того, что означает «профессиональный» в написании писем для обслуживания клиентов. Многие считают, что «мы должны звучать и писать как профессиональная компания», но это распространенное заблуждение, которое часто приводит к тому, что компании проявляют чрезмерную формальность.

Это согласно Фрэн, который говорит: «Формальный язык холоден и отстранен. Это не подходит для обслуживания клиентов. Есть простые методы, которым можно научиться, чтобы делать буквы профессиональными и четкими, не делая их формальными.”

Уловка заключается в выработке тона голоса, подходящего для вашего бренда. Обучайте консультантов быть теплыми, чуткими и позитивными, и вы на полпути, при этом также важно использовать активный язык вместо пассивного.

Активный язык помогает взять на себя ответственность за запрос клиента. Вы можете проверить, что пишете в активе, добавляя слова «роботами» в конце каждого предложения. Если предложение по-прежнему имеет смысл, оно пишется пассивным. Однако, если этого не происходит, он записывается в активный.

Совет «от роботов» более подробно обсуждается в нашей статье: 10 лучших практик для улучшения живого чата

5. Направьте клиента к любым подтверждающим документам.

Чтобы повысить ценность письма, направьте клиента к любым дополнительным документам или инструкциям. Это может помочь клиенту легко найти информацию для себя и избавить его от необходимости снова писать в контакт-центр.

В свою очередь, это помогает сократить количество повторных контактов с клиентами. Тем не менее, убедитесь, что предлагаются дополнительные заверения, чтобы клиент был счастлив снова связаться с другим вопросом.

6. Определите ожидания с таймфреймами

Хотя это применимо не ко всем типам запросов, предложение следующих шагов и ожидаемые сроки являются ключевыми при обработке жалоб, поскольку они помогают успокоить клиентов.

Как говорит Фрэн: «При рассмотрении жалоб все клиенты действительно интересуются:« Ты меня слушаешь? »,« Тебе небезразличен я? »И« Что ты собираешься с этим делать? »»

При рассмотрении претензий все клиенты действительно заинтересованы в том, «ты меня слушаешь?», «Тебе небезразличен я?» И «Что ты собираешься с этим делать?»

Fran Fish

Рекламные предложения, благодарственные письма и подтверждение бронирования не обязательно требуют «следующих шагов», и в некоторых случаях их предложение в письме может увеличить количество контактов.

7. Открывайте диалог, чтобы быстро исправить любые проблемы

Шаблон, представленный ранее, дает покупателю дополнительную уверенность, предлагая ему возможность связаться еще раз и предоставить дополнительную контактную информацию. Это помогает открыть диалог дальше.

Большинству клиентов знакомо чувство страха, возникающее при подаче жалобы в компанию… Как долго я буду ждать в ожидании? Они мне поверят? Будет ли решена моя проблема?

Раннее начало диалога и обещание положительного ответа помогает избавиться от этого беспокойства при любом последующем контакте, который может потребоваться.

8. Помните, что слушать нужно не только для телефонных звонков

Fran считает, что «все мы способны лучше слушать, улучшать свои коммуникативные навыки и строить взаимопонимание с помощью языка и слов».

Клиентам нравится чувствовать, что их слушают. Фактически, это основное ожидание. Итак, постарайтесь использовать те же слова, что и покупатель, описывая свою проблему, чтобы подчеркнуть, что их выслушали, и отразите их предпочтительный выбор языка для установления взаимопонимания.

Также посмотрите, как в шаблоне-примере советника просили сказать «спасибо за то, что связались по поводу…». Раздел «О нас» важен, поскольку он дает советнику возможность продемонстрировать, что они слушают, а также помогает персонализировать письмо.

9. Если вы спрашиваете об обратной связи, объясните, почему это важно.

Поощряйте клиентов оставлять отзывы на благо общества и помогать будущим клиентам в их решениях о покупке.

Таким образом, консультант может помочь убедить клиентов в том, что время, которое они тратят на обратную связь, — это не просто упражнение по «похлопыванию».

10. Не связывайте хорошие абзацы из разных букв

Фрэн Фиш

Согласно Fran: «Что вы можете сделать, если у вас есть действительно хорошо написанные предложения, хранящиеся в вашей базе знаний, — это связать их вместе, чтобы сформировать ваше письмо. Но это могло плохо кончиться ».

«Если кто-то решит собрать абзацы из разных типов писем, но предполагаемое письмо имеет дело с одной конкретной вещью, может быть нецелесообразно иметь там все это содержание. ”

Письмо должно иметь логическую последовательность. Вы не хотите рассылать письма, которые начинаются со слова «извините», но заканчиваются рекламным предложением. Это только расстроит и без того разочарованного покупателя.

Узнайте, как правильно извиниться, в нашей статье: «Извинения из службы поддержки клиентов — извинения свежими и искренними»

Три хороших примера разных типов писем

Ниже приведены три отличных примера различных типов писем в службу поддержки клиентов.

Ответ на жалобу

Вот хороший ответ на жалобу клиента на его кредитный профиль.

Наш ответ на вашу жалобу

Уважаемый [название фамилия / имя],

Спасибо, что связались с нами по поводу вашего кредитного файла. Изучив это для вас, я включил свои выводы в это письмо.

Возможно, будет проще поговорить об этом по телефону, поэтому, пожалуйста, позвоните мне, если это будет полезно.Я пыталась дозвониться вам несколько раз [дата] и [дата], но не смогла связаться с вами.

Фон

Вы связались с нами, потому что считаете, что мы зарегистрировали «невыполнение обязательств» или «восстановление права собственности» в вашем кредитном файле.

Проверка кредитной истории

Я проверил вашу историю платежей между [дата] и [дата] и обнаружил, что каждый платеж производился вовремя. Я также мог видеть, что вы произвели последний платеж в размере [£ сумма] [дата], который погасил ваш счет досрочно.

Я могу подтвердить, что мы регистрировали каждый платеж, включая ваш окончательный расчет, как «оплаченный вовремя» и не регистрировали «невыполнение обязательств» или «возврат права собственности» в отношении вашего кредитного файла.

Надеюсь, что это ответ на ваш вопрос и рассмотрение вашей жалобы. Если вы хотите обсудить это со мной по телефону, свяжитесь с нами. Вы найдете мой номер вверху этого письма.

С уважением,

5 хороших моментов в этом примере

• Фирма сразу скажет спасибо
• Предлагают телефонный звонок, если читатель хочет ускорить процесс
• Они используют заголовки, чтобы выделить различные этапы процесса
• Они используют «я», а не «мы» (как в компании), чтобы подчеркнуть, что кто-то берет на себя ответственность за проблему клиента.
• Они используют слова клиента, такие как «по умолчанию» или «восстановление права собственности», чтобы напрямую ответить на проблему клиента.

Уведомление об обслуживании

В этом примере письмо службы поддержки клиентов используется для предупреждения жителей о проведении ремонтных и профилактических работ.

Уважаемый житель,

Работаем на вашей улице.

Нам нужно провести важные ремонтные и профилактические работы за пределами [адрес].

Это означает, что парковка будет ограничена — мы поставим конусы, чтобы показать вам, где вы не сможете припарковаться.

Когда

[Время и дата]

Закончим к

[Время и дата]

Приносим извинения за неудобства — мы выполним работу как можно быстрее.Вы также можете узнать больше о том, почему это происходит, и прочитать регулярные обновления на нашем веб-сайте — просто перейдите на TheWaterCompany. com/streetworks

Если вы хотите связаться с нами напрямую, позвоните: 01234567890. Вы также можете написать по электронной почте: [email protected]

С уважением,

[Название]

Начальник участка

5 хороших моментов в этом примере

• Самая важная информация на первом месте, крупным шрифтом
• Они используют заголовки, чтобы четко указать, когда и где, так что это влияние на читателя становится очевидным
• Они заверяют читателя, что это не будет долгим процессом.
• Они используют активный тон голоса, чтобы подчеркнуть свою срочность
• Они указывают на то, где читатель может найти дополнительную информацию.

Благодарственное письмо

Хотя это может быть не идеальное письмо, есть много вещей, которые могут понравиться в этом письме службы поддержки клиентов, созданном Барнярнсом.

Спасибо команде Barnyarns за то, что поделились с нами этим примером!

5 хороших моментов в этом примере

• Скотники начинают с слова «спасибо»
• Они продолжают подчеркивать, что «Ваш бизнес очень ценится».
• Они ценят качество
• Они не просто спрашивают ваше мнение — они объясняют, почему это важно.
• Открывают диалог для быстрого устранения любых проблем

… И 2 вещи, которые они могли бы улучшить?

Но хотя он включает в себя ряд хороших «ингредиентов», вот два способа, которыми его можно было бы улучшить:

• Подписание «Чарли из команды Barnyarns» придало бы этому немного больше индивидуальности — особенно если бы это было написано от руки!
• Это очень полезный шаблон для того, как должно выглядеть хорошее письмо службы поддержки клиентов, но персонализация его с помощью мистера Смита могла бы сделать его еще лучше…

Подробнее о том, как составить хорошее благодарственное письмо, читайте в нашей статье: Как написать благодарственное письмо клиенту

Спасибо Mazaru за то, что поделились каждым из примеров букв, которые мы использовали в этой статье.

Чтобы узнать больше о наших советах по написанию для службы поддержки клиентов, прочтите наши статьи:

Первоначально опубликовано в феврале 2016 г.