Как оформлять письмо на английском языке образец: Образец письма на английском на любые случаи жизни - Управленческое образование

Содержание

Деловое письмо на английском языке

К деловому письму на английском предъявляются те же требования, что и на русском, поэтому оно должно быть:

— лаконичным;
— ясным;
— правильным оформленным;
— вежливым;
— грамотным.

При написании английского делового письма используются:

Также необходимо оставить 3–5 строк для собственноручной подписи и сложить письмо три раза (по горизонтали) для размещения в конверте.

Все письма на английском языке имеют стандартную форму в следующей последовательности:

В левом верхнем углу письма располагаются логотип компании и реквизиты компании, если письмо пишется на официальном бланке. В адрес включается название компании, номер дома, название улицы, города, страны (заглавными буквами) и почтовый индекс. ФИО отправителя писать не нужно, они будут обозначены в конце письма.

SOUTH OFFICIAL BANK

123 New Avenue Boston 342134

(956)111–17

Ниже пишем адрес получателя . Если письмо от частного лица, то начинаем с него.

Mr Jürgen Klopp

45 Anfield Road

Liverpool

L4 0TH

Дата. Дату можно разместить слева или справа ниже адреса получателя. Формат даты также довольно гибок.

7 апреля 2012 г. можно записать как 7 April 2012, 7th April 2012, 7/4/12 или 07/04/12.

Дата в Великобритании пишется так: день/месяц/год — 7th of July.

Дата в США пишется в следующей последовательности: месяц, число год — September, 12, 2013.

Справа можно написать адрес отправителя. Это не является обязательным, так как реквизиты компании указаны в шапки, а адрес частного лица указан на конверте.

47 Green Street

Manchester

H6 OTH

Обращение. Стандартные формулы: Dear Sir, Dear Madam, Dear Ms. Jones.

Важно: к женщинам следует обращаться Ms., если вас не попросили использовать другое обращение: Miss — для незамужних женщин, Mrs. — для замужних.

Обращайтесь по имени и фамилии, если они вам известны. Если у адресата есть ученое звание, используйте его.

Dear Dr. Huxley

Dear Prof. Atkinson.

После обращения поставьте запятую.

В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения — двоеточие.

Dear Mr. Stevens:

Заголовок к документу.

Coursework Programs in Business Administration.

Текст письма в котором может быть:

упоминание или ссылка на происходивший ранее разговор или рекламу продукта. В этом случае можно использовать выражения:
in reference to; referring to; with reference to&nbsp.
Причина, по которой было написано письмо:

I am writing to inquire about…, apologize for, confirm, comment on&nbsp.
Вопросы, которые вы хотели бы прояснить:
Could you inform us about…?; Please inform us as soon as possible about…; Please let us know…; We would like to have further details about.

Выражение надежды на дальнейшее сотрудничество:

I look forward to hearing from you soon

If your prices are competitive, you can expect repeat orders.

Окончание письма:

Best wishes, best regards — если вам хорошо известен человек, которому вы пишете

Yours faithfully — если вы не знаете имени адресата,

Yours sincerely — если вы знаете его имя.

Оставьте строку для росписи, ниже напечатайте свое имя и фамилию. В скобках можно указать, какое обращение вы предпочитаете.

Valentina Orlova (Ms)

Если к письму прилагается копия, то ее указывают ниже подписи следующим образом «cc: JohnSmith». Если

английское деловое письмо имеет электронную форму, копии не указываются.

Приложения к письму обозначаются словом «Enclosure» либо сокращением «Enc: catalogue».

Деловые письма на английском языке

Вам нужно написать безупречное деловое письмо? Ниже приведены правила, которым нужно следовать при написании деловых писем.

Пример делового письма

Скачать образец письма в формате PDF

Начало

Формат письма

Деловое письмо должно быть напечатано общепринятым шрифтом, таким как Arial или Times New Roman. Не используйте рукописный шрифт. Не используйте других цветов, кроме черного и белого.
Используйте абзац без отступа. Это значит, что для каждого нового абзаца вам нужно дважды нажать клавишу «Enter». Не делайте никаких отступов для новых абзацев.
Все поля должны быть 2,5 см.

Размер бумаги

Письмо должно быть напечатано на листе размером 216х279 мм (letter size). За пределами США допускается использовать лист формата А4. Более длинные письма могут быть напечатаны на листе размером 216х356 мм (legal size).

Если вы распечатываете письмо на принтере, используйте фирменный бланк компании. Это придаст ему более профессиональный вид.

Информация о вашей компании

Напишите название компании и ее адрес (каждая часть адреса пишется с новой строки). Если у вас собственное предприятие или вы независимый подрядчик, добавьте свое имя либо на месте названия компании, либо над ним.

Если у компании уже есть готовый фирменный бланк, используйте его, чтобы не печатать название компании и адрес.
Если вы печатаете адрес, то его необходимо выровнять по левой или правой стороне вверху страницы.
Если вы посылаете письмо за рубеж, напечатайте название страны заглавными буквами.

Укажите дату

Дата, написанная полностью, выглядит профессионально. Например, «April 1, 2012» или «1 April 2012». Дату следует выровнять по левому краю на несколько строк ниже адреса отправителя.

Если на написание письма ушло несколько дней, укажите дату, когда вы закончили писать письмо.

Информация о получателе

Напишите полное имя получателя, звание (если имеется), название компании и адрес (именно в таком порядке и с новой строки). Если необходимо, укажите номер для ссылок (reference number). Информация о получателе выравнивается по левому краю листа под датой (на несколько строк ниже).
Лучше всего адресовать письмо конкретному человеку. Таким образом, этот человек сможет ответить на ваше письмо. Если вам неизвестно его имя, постарайтесь это выяснить. Можно позвонить в компанию и узнать имя и звание.

Приветствие

Приветствие зависит от того, насколько хорошо вы знаете человека и какие у вас отношения.

Используйте «To Whom It May Concern» (Для предъявления по месту требования)

только если вы не знаете, к кому конкретно обращаетесь.
Если вы не знакомы близко с получателем, то лучше отдать предпочтение обращению «Dear Sir/Madam» (Уважаемый/Уважаемая).
Можно также обратиться к получателю по званию и фамилии. Например, «Dear Dr. Smith» (Уважаемый доктор Смит).
Если вы хорошо знакомы с получателем и поддерживаете неформальные отношения, то можно обратиться по имени. Например, «Dear Susan» (Дорогая Сьюзан).
Если вы не знаете пол получателя, напишите его/ее полное имя. Например, «Dear Kris Smith» (Уважаемый/ая Крис Смит).
Не забудьте поставить запятую/двоеточие после приветствия или двоеточие после приветствия “To Whom It May Concern” (Для предъявления по месту требования).

Основная часть

Задайте правильный тон

Деловые люди не хотят тратить время впустую. Письмо должно читаться быстро. Переходите сразу к делу. Например, всегда можно начать словами «I am writing you regarding…» (Я пишу по поводу…) и продолжить.

Не используйте помпезных слов и длинных витиеватых предложений – ясно и коротко изложите свою мысль.
Скорее всего, цель вашего письма – убедить читателя сделать что-то: поменять мнение, решить проблему или предпринять действия. Будьте убедительны.
Если вы ожидаете какого-то результата или действия после прочтения вашего письма, сообщите об этом. Объясните свою точку зрения в нескольких словах.

Используйте личные местоимения

Лучше всего использовать местоимения «I» (я), «we» (мы) и «you» (вы). Обозначайте себя как «I» (я), а к своему читателю обращайтесь – «you» (вы).
Будьте внимательны, если вы пишете письмо от лица компании. Если вы говорите о перспективах компании, используйте «we» (мы). Таким образом, читатель поймет, что за вашими словами стоит мнение всей компании. Выражая свое собственное мнение, используйте местоимение «I» (я).

Будьте разговорчивы там, где это уместно

Письма пишут люди и для людей. По возможности избегайте формальных писем. Вы не сможете построить отношения на шаблонных безликих письмах. Однако не используйте разговорный язык или сленг, как «you know» (знаешь), «I mean» (я имею в виду) или «wanna» (хочу). Придерживайтесь делового тона, но будьте дружелюбны и любезны.
Если вы хорошо знаете получателя, можно добавить строчку с дружеским пожеланием всего хорошего.
Опирайтесь на свои чувства, определяя, насколько личным будет ваше письмо. Иногда капелька юмора оказывается кстати в становлении деловых отношений. Но подумайте перед тем, как пошутить.

Будьте вежливы

Даже если вы жалуетесь или пишете о проблеме, будьте вежливы. Учитывайте позицию получателя и предложите сделать то, что в ваших силах.

Для дополнительных листов используйте «вторую страницу» фирменного бланка

Желательно уместить письмо на одну страницу. Но если текст длинный, вам понадобятся дополнительные страницы. Используйте «вторую страницу» фирменного бланка, на которой обычно указан сокращенный адрес и которая по типу совпадает с первой страницей фирменного бланка.

Укажите номер страницы на втором и последующих листах вверху листа. Можно также добавить имя получателя и дату.

Дайте краткое заключение

В последнем абзаце обобщите свои взгляды и четко обозначьте действия с вашей стороны либо то, что вы ожидаете от получателя. Не забудьте поблагодарить его/ее за внимание к письму.

Завершение письма

Заключительные слова

Заключение, так же как и приветствие, указывает на степень уважения и формальности. «Yours sincerely» (Искренне ваш) или «Sincerely» (С уважением) – хороший выбор.

Также обратите внимание на «Cordially» (Сердечно ваш), «Respectfully» (С почтением), «Regards» (Всего хорошего) и «Yours Truly» (Преданно ваш).

Менее формальные: «All the best” (Всего самого лучшего), “Best wishes» (Наилучшие пожелания), «Warm regards» (С добрыми пожеланиями) и «Thank you» (Спасибо).

После заключительных слов

ставится запятая.

Подпишите письмо

Пропустите около 4 строк, оставив это место для подписи. Подпишите письмо после того, как распечатаете его. Если вы посылаете письмо по электронной почте, отсканируйте свою подпись и прикрепите ее к письму. Предпочтительнее использовать синие или черные чернила.
Если вы подписываете письмо от другого имени, напишите «pp» перед своей подписью. Это обозначает «по доверенности», что подразумевает «агентством» или «от имени».

Напишите свое полное имя и контактную информацию

Под подписью напечатайте свое имя, звание, номер телефона, адрес электронной почты и любую другую контактную информацию. Указывайте все с новой строки.

Добавьте инициалы тех, кто работал над письмом

Если письмо было напечатано кем-то другим, необходимо добавить инициалы этого человека под местом для подписи. Иногда указываются инициалы и того, кто составил письмо. Таким образом, становится понятно, кто работал над этим письмом.

Если вы указываете только инициалы того, кто напечатал письмо, напишите их маленькими буквами. Например, mr (Mary Raynor).
Если вы указываете инициалы того, кто составил письмо, то их следует указать заглавными буквами, а после них указать инициалы напечатавшего письмо маленькими буквами: JB:mr. В некоторых письмах эти инициалы разделяются косой чертой: JB/mr. Jack Brown (JB) составил письмо, а Mary Raynor (mr) его напечатала.

Укажите на вложения

Если вы приложили дополнительные документы, напишите об этом через несколько строк после контактной информации, сообщив количество и виды документов. Например: «Enclosures (2): resume, brochure» (Вложения (2): резюме, брошюра).
Для слова “Enclosures” можно использовать сокращения “Encl.” или “Enc.”

Не забудьте добавить имена других получателей

Если вы посылаете копию этого письма другому человеку, вам следует добавить эту информацию в письмо. Это отмечается аббревиатурой «cc» под строкой “Enclosures” (Вложения) и расшифровывается как «courtesy copy» (копия электронного сообщения). Вслед за этим указывают имя человека и его звание (раньше «cc» использовалось для обозначения «carbon copy», когда копии писались под копирку).

Например: “cc: Mary Smith, Vice President of Marketing” (cc: Мэри Смит, вице-президент отдела продаж).
Если вы хотите добавить больше одного имени, пишите второе прямо под первым. Во втором случае употребление «cc» уже не требуется.

Проверка письма

Отредактируйте письмо

Проверьте орфографию и прочитайте письмо перед отправкой.

Задайте себе вопрос, составлено ли письмо ясно и четко? Есть ли абзацы, в которых больше 3-4 предложений? Если да, постарайтесь их сократить.
По возможности дайте прочитать письмо другу или коллеге. Иногда другой человек может заметить ошибки, которые вы пропустили.

Не пользуйтесь степлером

Если в письме несколько страниц, степлером обычно не пользуются. Если вы хотите, чтобы страницы были сложены по порядку, закрепите их скрепкой в верхнем левом углу.

Отправка письма

Если вы отправляете письмо по почте, используйте бизнес-конверт. По возможности используйте тот, на котором есть логотип компании. Аккуратно напечатайте ваш обратный адрес и адрес получателя. Сложите письмо втрое таким образом, чтобы сначала получатель развернул верхнюю часть, а потом нижнюю.

Если вы посылаете письмо по электронной почте, переведите его в формат HTML или PDF, чтобы формат остался таким же.

Источники, использованные при подготовке материала

Оригинал текста о том, как писать деловые письма здесь. Сайт-источник – wikiHow. Контент сайта wikiHow может распространяться по лицензии Creative Commons License.
Еще один образец делового письма с пояснениями на английском языке вы можете посмотреть на Savvy-Business-Correspondence.

Читать «Письмо на английском языке: примеры, как писать (личное, деловое, резюме, готовые письма как образец)» — Шевчук Денис Александрович — Страница 1

Шевчук Денис Александрович

Письмо на английском языке: примеры, как писать (личное, деловое, готовые письма как образец)

ПРЕДИСЛОВИЕ

Почти все из нас любят получать письма, но редко кто любит отвечать на них, тем более, если письмо надо написать на иностранном языке. Письма, однако, жизненно необходимы. Они дают нам возможность обрести новых друзей и не порывать связей со старыми.

Данная книга представляет собой собрание образцов обычных, повседневных писем на английском языке, точнее, на его современном американском варианте. Каждое письмо дается с переводом на русский язык.

Потребность в такого рода пособии несомненна, особенно в связи с теми кардинальными изменениями в общественной жизни, которые произошли в нашей стране за последние годы. Переписка с иностранцами стала обыденным, естественным делом для многих.

С другой стороны, известно, как трудно бывает написать даже простое письмо на иностранном языке, несмотря на более или менее длительное изучение языка в школе и в институте. Письма – это особый жанр, требующий довольно хорошего знания того языка, на котором они пишутся.

В большинстве своем приводимые письма – это, естественно, письма русских к англоязычным корреспондентам. Однако иногда приводятся н письма иностранцев к русским, с тем чтобы предоставить читателю возможность научиться правильно читать письма, написанные на английском языке.

Итак, перед вами книга писем на английском языке на многие обыденные, житейские темы, или, как сказано в заглавии, «на все случаи жизни».

Вовсе не обязательно копировать слово в слово то или иное письмо этой книги. Можно и нужно что-то переделывать, что-то опускать. Тем не менее образцы, приведенные здесь, во многом помогут вам составить письмо практически для любой ситуации.

Книга состоит из трех частей.

Первая часть, Введение, посвящена этикету написания письма. В ней даны необходимые правила составления писем на английском языке, а также некоторые правила английской пунктуации и орфографии.

Вторая часть книги включает непосредственно образцы английских писем с переводом на русский язык.

Третья часть. Приложение, носит справочный характер и состоит из различного рода дополнительных материалов, которые так или иначе пригодятся вам при написании писем.

Итак, желаем удачи!

ВВЕДЕНИЕ

Письма, которые вы пишете, – это ваше лицо, ваша визитная карточка, которая может рассказать получателю очень и очень многое о вас. Именно поэтому необходимо с самого начала сказать, что не должно существовать писем, на которые не стоило бы затрачивать время и энергию, которые писались бы, как говорится, спустя рукава, небрежно, лишь бы что-нибудь написать.

По-видимому, нет особой нужды говорить о том, что красивое, аккуратно оформленное письмо производит благоприятное впечатление, а неаккуратное или плохо исполненное имеет противоположный, отрицательный эффект. У читающего ваше письмо моментально формируется в сознании образ пишущего и соответственно отношение к нему. В ваших интересах, чтобы форма и содержание письма способствовали тому, чтобы о вас сложилось благоприятное, положительное впечатление.

Личные письма, точнее письма родственникам или близким, могут быть написаны и часто пишутся от руки. Однако письма малознакомым людям и, уж конечно, официальные письма должны печататься на компьютере или на машинке. Естественно, надо стараться делать это на хорошей, качественной бумаге, если, конечно, у вас нет своего личного бланка, что в настоящее время не такая уж редкость даже в России.

СТРУКТУРА ПИСЬМА

Как и всякое творение человеческого разума, письмо имеет соответствующую структуру, включающую определенные части. В деловом, официальном письме их больше. В личном, неофициальном письме – меньше. Данная книга посвящена в основном неофициальным письмам на английском языке, поэтому мы остановимся именно на их структуре.

В общем и наиболее полном виде структура неофициального письма на английском языке может быть представлена следующим образом:

1. Адрес отправителя (sender’s address).

2. Дата (date).

3. Адрес получателя (inside address).

4. Обращение (salutation).

5. Зачин, или первая фраза (opening sentence).

6. Текст письма (body of the letter).

7. Заключительная фраза (closing sentence).

8. Заключительная формула вежливости (complimentary close).

9. Подпись отправителя (signature).

10. Постскриптум, т.е. приписка к оконченному письму (P.S. или Postscript).

Конечно, в каждом письме вовсе не обязательно должны присутствовать все без исключения перечисленные выше 10 частей. Некоторые из них можно опустить. Тем не менее основные или, по усмотрению отправителя, самые важные части должны присутствовать в каждом письме, ибо они являются необходимыми элементами английского письменного этикета.

Расположение на странице стандартного размера указанных выше частей письма можно представить в виде схемы.

Наполним приведенную выше схему неким содержанием.

1. Имя/ фамилия отправителя, номер

квартиры/ дома, название улицы,

город, штат/ район, почтовый

индекс и страна отправителя

2. Месяц, число, год

3. Имя/ фамилия получателя, номер

квартиры/ дома, название улицы, город,

штат/ район, почтовый индекс и

страна получателя

4. Дорогой Джон!

5. Я давно хотел тебе написать, но все не было времени.

6. ________________________________________________________________

7. Итак, жду твоего ответа и желаю всего самого наилучшего.

8. Всегда твой

9. Денис

10. P. S. Да, забыл тебе сказать, что вчера встретил Веру.

После того как мы установили общую структуру и форму письма, перейдем к краткому описанию его отдельных частей.

1. Адрес отправителя.

Как видно из схемы, адрес отправителя в английском письме пишется в правом верхнем углу страницы, хотя часто его можно видеть и в левом верхнем углу.

Специально подчеркнем, что (в отличие от русского) в английском письме номер дома в адресе ставится перед названием улицы, а название города – после названия улицы. Между номером дома и названием улицы запятая не ставится. Например:

25 North Road, Apt. 5 5 Green Street , Apt. 3

London W2 4RH Ann Arbor48104

England Michigan USA

До последнего времени было принято оканчивать каждую строчку адреса запятой, а весь адрес точкой. В настоящее время эта практика несколько устарела и адрес пишется без запятых в конце строчек и без точки в конце.

2. Дата.

Дата отправления чаще всего указывается в правом верхнем углу, сразу же под адресом отправителя (если он есть).

Существует несколько вариантов написания даты:

September 7, 1996

September 7th, 1996

7 September, 1996

7th September, 1996

Первый вариант в настоящее время наиболее употребителен.

В дате не ставятся ни предлоги, ни определенный артикль (за исключением официальных писем и деловых документов). После даты точка, как правило, опускается.

Думается, нелишним будет напомнить и об особенностях написания окончаний порядковых числительных в английском языке.

1 st, 21 st, 31 st – first ‘первый’

2nd, 22nd – second ‘второй’

3rd, 23rd – third ‘третий’

Во всех остальных случаях порядковые числительные имеют окончание th: 5th, 11th, 17th, 24th, 30th. Однако, как правило, при обозначении даты в письме эти окончания в настоящее время не употребляются.

Названия месяцев часто пишутся сокращенно:

January – Jan., May – May, September – Sept.,

February – Feb., June – Jun., October – Oct.,

April – Apr, August – Aug./ Ag., November – Nov.,

правила оформления, примеры и образцы

Составить документ доверенному лицу, подтверждающий те или иные заслуги человека и описывающий его сильные стороны, – это задача не самая простая. Чаще всего такая бумага оформляется бывшим работодателем или просто знакомым человеком для сотрудника при смене места работы, при увольнении или по некоторым другим причинам. Называется такой документ recommendation letter, или рекомендательное письмо на английском языке, и его суть заложена в самом названии. Любой образец рекомендательного письма от работодателя или другого лица несет в себе описание сильных качеств определенного человека, его возможностей и достоинств. А эту бумагу человек, в свою очередь, предоставляет в качестве доказательства своего опыта. Существуют определенные правила написания данного документа, поэтому следует рассмотреть его более подробно и определить, в каких случаях он пишется и в каких сферах используется.

Основные характеристики рекомендательного письма

К примеру, если работнику нужно получить соответствующий документ с места работы о том, что он исправно выполняет свои обязанности, имеет определенные таланты и навыки, то он идет к начальнику, который и пишет текст рекомендательного письма. Документ, безусловно, может быть адресован не только одному человеку. Так, рекомендательное письмо компании пишется с целью обращения ко всему конкретному предприятию; любой из примеров рекомендательного письма студентам нацелен на руководителя какого-либо учреждения образования.

В связи с этим, можно отметить, что образцов рекомендательных писем на английском языке может быть довольно много, и все они употребляются в разных сферах:

рекомендательное письмо студенту для поступления в вуз. Такой документ, как правило, составляется уважаемым преподавателем или другим лицом, имеющим отношение к сфере образования. В западных странах составления такой бумаги практикуется весьма часто, и называется такой документ letter of recommendation for student from professor. Как правило, основная цель – получение стипендии в конкретном вузе (recommendation letter for scholarship). Но встречаются также случаи, когда студенту нужна рекомендация для продвижения по учебной лестнице, например, при поступлении в магистратуру;

рекомендательное письмо сотруднику (recommendation letters for employees), составленное его бывшим начальником. Составляется подобное рекомендательное письмо для организации с той целью, чтобы вторая сторона имела представление о квалификации принимаемого на работу сотрудника и понимала, что новый сотрудник был ценим руководством и имел положительную репутацию;
рекомендательное письмо поставщикам, сообщающее, например, о том, что тот или иной клиент имеет репутацию добросовестного партнера, с которым без каких-либо опасений можно оформить сделку;
a letter of recommendation для контрагентов того или иного договора, например, для отправки в банк или другую финансовую организацию;
рекомендательным письмом для проекта считается документ, подтверждающий квалификацию тех или иных исполнителей, которые нанимаются на основании договора о взаимовыгодном сотрудничестве.

Правила оформления recommendation letters

Вне зависимости от того, является ли получателем recommendation letter университет, организация или любая другая структура, при написании таких документов важно соблюдать определенный деловой стиль.

Так, в самом начале письма требуется указать точные данные адресата: название организации (или конкретное лицо), адрес, контактные телефоны. Далее форма рекомендательной бумаги предусматривает вступительное слово так называемого поручителя. Это человек, который берет ответственность за рекомендацию того или иного лица или группы лиц. Обращаясь, например, к директору определенной компании, поручитель описывает род деятельности того, о ком он пишет, совместный опыт работы и другие желаемые сведения. После этого следует развернутая профессиональная характеристика: достижения, ценные качества, карьерные перспективы и пр.

Несмотря на официальный стиль, здесь нет какой-либо фиксированной формы. Возможно, будет лучше, если текст документа не будет напоминать бланк с сухими данными. Получатель должен понимать, что поручитель ручается за конкретного человека или нескольких людей. А это в свою очередь, вызовет у него уважение к описываемому лицу и его заслугам.

Полезные фразы для составления рекомендательного письма

Несмотря на отсутствие жесткой формы оформления, существуют все же некоторые полезные фразы, и каждый шаблон может упростить задачу поручителю. Перед тем как написать рекомендательное письмо, можно обратить на них внимание и воспользоваться одной или несколькими типовыми конструкциями:

·      I am writing on behalf of… – Я пишу от лица…
·      I am pleased to contact you with the description of… – Мне приятно обратиться к вам с описанием…
·      I would like to draw your attention to the fact that… – Я хотел бы обратить ваше внимание на тот факт, что…
·      It will be superfluous to note that… – Нелишним будет заметить, что…
·      In addition to the above-mentioned merits of… – Помимо вышеупомянутых заслуг…
·      I can say only good things about… – Я могу сказать только хорошее о…

Пример письма-рекомендации

В качестве recommendation letter example можно привести рекомендательное письмо от работодателя, описывающего качества и достоинства своего бывшего подчиненного, который принял решение устроиться на новое место работы:

Dear Mr. …,

My name is … I am a former employer of Mr. … and I am pleased to contact you with his description. It would be pleasant for me if you paid attention to Mr. … since he is a valuable employee who is able to professionally perform his duties. During our joint work with Mr. …, we did not have any disagreements, he clearly fulfilled his tasks and had rather high ambitions and a talented approach to solving complex problems.

I am pleased to recommend him as a responsible employee. I hope that in case of any questions, you will contact me, and I will be happy to contact you.

With deep respect,

Signature

Таким образом, порядок составления рекомендательных писем не несет в себе большой сложности, а сам документ может быть полезен, если он составлен грамотным человеком, имеющим определенный авторитет и уважение. В противном случае ценность такой бумаги вряд ли будет оценена по достоинству.

Деловое письмо на английском языке. Стандартные выражения, примеры !

1. Обращение
Dear Sirs, Dear Sir or Madam	(если вам не известно имя адресата)
Dear Mr, Mrs, Miss or Ms	(если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”)
Dear Frank,	(В обращении к знакомому человеку)
2. Вступление, предыдущее общение.
Thank you for your e-mail of (date)…	Спасибо за ваше письмо от (числа)
Further to your last e-mail…	Отвечая на ваше письмо…
I apologise for not getting in contact with you before now…	Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…
Thank you for your letter of the 5th of March.	Спасибо за ваше письмо от 5 Марта
With reference to your letter of 23rd March	Относительно вашего письма от 23 Марта
With reference to your advertisement in «The Times»	Относительно вашей рекламы в Таймс
3. Указание причин написания письма
I am writing to enquire about	Я пишу вам, чтобы узнать…
I am writing to apologise for	Я пишу вам, чтобы извиниться за…
I am writing to confirm	Я пишу вам, что бы подтвердить…
I am writing in connection with	Я пишу вам в связи с …
We would like to point out that…	Мы хотели бы обратить ваше внимание на …
4. Просьба
Could you possibly…	Не могли бы вы…
I would be grateful if you could …	Я был бы признателен вам, если бы вы …
I would like to receive	Я бы хотел получить……
Please could you send me…	Не могли бы вы выслать мне…
5. Соглашение с условиями.
I would be delighted to …	Я был бы рад …
I would be happy to	Я был бы счастлив…
I would be glad to	Я был бы рад…
6. Сообщение плохих новостей
Unfortunately …	К сожалению…
I am afraid that …	Боюсь, что…
I am sorry to inform you that	Мне тяжело сообщать вам, но …
We regret to inform you that…	К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
7. Приложение к письму дополнительных материалов
We are pleased to enclose …	Мы с удовольствием вкладываем…
Attached you will find …	В прикрепленном файле вы найдете…
We enclose …	Мы прилагаем…
Please find attached (for e-mails)	Вы найдете прикрепленный файл…
8. Высказывание благодарности за проявленный интерес.
Thank you for your letter of	Спасибо за ваше письмо
Thank you for enquiring	Спасибо за проявленный интерес…
We would like to thank you for your letter of …	Мы хотели бы поблагодарить вас за…
9. Переход к другой теме.
We would also like to inform you …	Мы так же хотели бы сообщить вам о…
Regarding your question about …	Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about …	В ответ на ваш вопрос о…
I also wonder if…	Меня также интересует…
10. Дополнительные вопросы.
I am a little unsure about…	Я немного не уверен в …
I do not fully understand what…	Я не до конца понял…
Could you possibly explain…	Не могли бы вы объяснить…
11. Передача информации
I’m writing to let you know that…	Я пишу, чтобы сообщить о …
We are able to confirm to you…	Мы можем подтвердить …
I am delighted to tell you that…	Мы с удовольствие сообщаем о …
We regret to inform you that…	К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
12. Предложение своей помощи
Would you like me to…?	Могу ли я (сделать)…?
If you wish, I would be happy to…	Если хотите, я с радостью…
Let me know whether you would like me to…	Сообщите, если вам понадобится моя помощь.
13. Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа
I look forward to …	Я с нетерпением жду,
hearing from you soon	когда смогу снова услышать вас
meeting you next Tuesday	встречи с вами в следующий Вторник
seeing you next Thursday	встречи с вами в Четверг
14. Подпись
Kind regards,	С уважением…
Yours faithfully,	Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно)
Yours sincerely,	(если имя Вам известно)

Как закончить письмо (с заключительными примерами)

Важно, как вы закончите письмо. Это ваш последний шанс произвести хорошее первое впечатление на читателя. Выберите неправильное завершение, и вы можете навредить доброй воле, накопленной вами в остальной части вашего общения.

Как лучше всего завершить письмо или сообщение электронной почты? Ваше заключение должно оставить у читателя положительные эмоции о вас и о написанном вами письме.

В завершение письма важно использовать уважительное и профессиональное слово или фразу.

Большинство формальных вариантов закрытия письма зарезервированы, но обратите внимание, что среди вариантов есть степень теплоты и привычности. От ваших отношений с человеком, которому вы пишете, зависит, какое завершение вы выберете:

Если вы не знаете человека, которому пишете, придерживайтесь профессионального официального заключения.
Если вы пишете коллеге, деловому партнеру или кому-то еще, кого вы хорошо знаете, можно закрыть письмо менее формально.

Прежде всего, ваше завершение должно быть уместным. Выберите правильное завершение письма, и ваш читатель, скорее всего, не вспомнит, как вы закончили свое письмо. В идеале, ваше сообщение будет резонировать, а не выбранное вами слово.

Лучшие варианты завершения письма

Просмотрите, как лучше всего закончить письмо, и просмотрите закрытие официальных, деловых или личных писем, образцы подписей, примеры писем и советы по написанию.

Баланс

Примеры закрытия письма

Ниже приведены окончания писем, которые подходят для деловых писем и писем, связанных с работой.

С уважением, Искренне Ваш, С уважением, Искренне Ваш и Искренне Ваш

Это самые простые и наиболее полезные закрывающие письма для использования в официальной деловой обстановке. Они подходят почти во всех случаях и являются отличным способом закрыть сопроводительное письмо или запрос. «Искренне» — это классический способ завершить письмо или электронное письмо, и если вы не уверены в возможностях, выберите его.

С уважением, Сердечно и С уважением

Эти закрытия писем восполняют потребность в чем-то более личном.Они подходят, если вы немного знаете человека, которому пишете. Возможно, вы несколько раз переписывались по электронной почте, проходили личное собеседование или собеседование по телефону или встречались на мероприятии, связанном с нетворкингом.

С уважением, наилучшими пожеланиями и признательностью

Эти завершающие письма также уместны, если у вас есть некоторые знания или связь с человеком, которому вы пишете. Поскольку они могут относиться к содержанию письма, они могут завершить суть письма.Используйте их только в том случае, если они соответствуют содержанию вашего письма.

Другие примеры закрытия письма

Когда вы заканчиваете письмо, обязательно выберите завершающее письмо, которое соответствует теме вашего письма, вашей личной ситуации и отношениям с человеком, которому вы пишете. Вот еще примеры на выбор:

С наилучшими пожеланиями,
Удачи,
С наилучшими пожеланиями,
С уважением,
С уважением,
С уважением,
С уважением,
С уважением,
С уважением,
Добрые пожелания,
Большое спасибо,
С уважением,
С уважением,
С уважением,
Искренне,
Искренне ваш,
Оставайтесь здоровыми,
Оставайтесь в безопасности и хорошо,
Спасибо,
Еще раз спасибо,
Спасибо,
Спасибо за вашу помощь в этом вопросе,
Спасибо за ваше внимание,
Спасибо за вашу рекомендацию,
Спасибо за ваше время,
С уважением,
Теплые пожелания,
С уважением,
С признательностью,
С глубоким сочувствием,
С благодарностью,
С искренней благодарностью,
С сочувствием,
Ваш он lp очень признателен,
С уважением,
С уважением, С уважением,
С уважением,

Закрытие письма, которого следует избегать

Есть определенные закрытия, которых следует избегать в любом деловом письме или электронном письме.Большинство из них просто слишком неформальны. Casual не работает с профессиональной перепиской. Некоторые примеры закрытий, которых следует избегать, перечислены ниже:

Всегда,
Ура,
Объятия,
Позже,
Любовь,
Увидимся,
Поговорим скорее,
Береги себя,
XOXO,

Некоторые закрытия (например, «Любовь» и «XOXO») подразумевают уровень близости, который не подходит для делового письма.

Если вы используете закрытие в записке для близкого друга, это, вероятно, не подходит для деловой переписки.

Как капитализировать закрытие

Сделайте первое слово в заключительном слове с заглавной буквы. Если ваше завершение состоит из более чем одного слова, используйте первое слово с большой буквы, а для остальных слов используйте строчные буквы. Например:

С уважением
С уважением
С уважением
С уважением

Как отформатировать окончание письма

После того, как вы выбрали слово или фразу для отправки, поставьте после них запятую, немного пробела, а затем поставьте свою подпись.

Печатное письмо : Если вы отправляете бумажное письмо, оставьте четыре строки между закрытием и вашим напечатанным именем. Используйте это место, чтобы подписать свое имя чернилами.

Сообщение электронной почты : Если вы отправляете электронное письмо, оставьте один пробел между бесплатным закрытием и вашей напечатанной подписью. Включите вашу контактную информацию прямо под вашей подписью.

Что указывать в подписи

Под закрытием письма поставьте свою подпись.Если это физическое письмо, сначала подпишите свое имя чернилами, а затем укажите свою напечатанную подпись ниже. Если это электронное письмо, просто добавьте свою напечатанную подпись под отправкой.

Обязательно укажите в письме свою контактную информацию.

Если это физическое письмо, ваша контактная информация будет в верхней части письма. Однако, если это электронное письмо, укажите эту информацию под своей подписью. Это позволит получателю легко ответить вам.

Примеры подписей

Бумажная копия письма с подписью

С уважением,

Рукописная подпись (для печатного письма)

Машинная подпись

Расширять

Пример подписи электронного сообщения

С уважением,

Типовая подпись
Адрес электронной почты
Телефон
URL-адрес LinkedIn (если у вас есть профиль)

Расширять

Нужна помощь в настройке вашей подписи?

Вот как настроить подпись электронной почты со списком того, что в нее следует включить, и примерами.

Примеры писем с отзывами

В этих образцах писем и электронных писем используется множество профессиональных закрытий. Используйте их как отправную точку для своей деловой и профессиональной переписки.

Письма о трудоустройстве

Просмотрите различные образцы писем для соискателей, включая сопроводительные письма, благодарственные письма на собеседовании, повторные письма, письма о принятии и отказе от работы, письма об увольнении, письма с благодарностью и другие образцы писем о приеме на работу.

Деловые письма

Новичок в написании деловых писем (или нужно освежить в памяти)? Эти инструкции и примеры помогут вам во всей вашей профессиональной переписке. Узнайте, как писать деловые письма, просмотрите общий формат и шаблоны деловых писем, а также примеры деловых писем, связанных с трудоустройством.

Электронные сообщения

Сейчас большая часть деловой переписки ведется по электронной почте. Но то, что общаться с коллегами и потенциальными работодателями стало проще, чем когда-либо, не означает, что вы можете позволить себе показаться случайным или непрофессиональным.

Используйте эти примеры сообщений электронной почты, чтобы отформатировать свои профессиональные сообщения электронной почты и произвести хорошее впечатление.

Шаблон профессионального делового письма

Деловое письмо — это профессиональная переписка. Если вы пишете сопроводительное письмо, рекомендательное письмо или благодарственное письмо, вам нужно будет следовать формальным правилам делового письма.

Следование этим рекомендациям важно, поскольку это показывает, что вы серьезно относитесь к переписке.Кроме того, это гарантирует, что получатель письма может сосредоточиться на вашем сообщении (а не на несоответствиях форматирования, опечатках или любых других небольших, но отвлекающих ошибках).

Прежде чем написать — или завершить — свое следующее деловое письмо, найдите время, чтобы рассмотреть, как его форматировать, от выбора шрифта до стиля, а также информацию о том, какие приветствия и подписи следует использовать.

Типы форматов деловых писем

В деловых письмах используются три основных формата:

Формат блока: В этом стиле весь текст выравнивается по левому краю.Пропускайте одну строку между каждым разделом.
Измененный формат блока: Большая часть содержимого выровнена по левому краю в этом стиле, как и в букве формата блока. Вот исключения: для вашей контактной информации и бесплатного закрытия перейдите в центр страницы и напишите там свою информацию.
Формат полублока: Также иногда называемый форматом блока с отступом, этот стиль совпадает с форматом измененного блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ.

Любой из этих стилей приемлем для использования в деловом письме, но, поскольку правила для формата блока очень четкие, это может быть самый простой вариант для выбора.

Во многих текстовых редакторах есть шаблоны, которые помогут вам правильно отформатировать письмо.

Воспользуйтесь этими шаблонами, чтобы сосредоточиться на содержании письма, а не на форматировании. Какой бы формат вы ни выбрали, убедитесь, что у буквы есть одинарный интервал, а между каждым абзацем и разделом пропускайте пробел.

Как отформатировать и написать письмо

Внешний вид имеет значение! Деловое письмо — это профессиональная переписка, но оно не будет воспринято таким образом, если вы выберете дурацкий шрифт или в нем будет много опечаток. Вот несколько рекомендаций, которым нужно следовать:

Выберите подходящий шрифт и размер шрифта . Суть в том, что вам нужен повседневный, ничем не примечательный шрифт (например, Times New Roman, Calibri или Arial), который не будет выделяться. Шрифт по умолчанию в вашем текстовом редакторе, вероятно, является приемлемым выбором.
Избегайте разговорной лексики или сленга . Это официальное письмо, поэтому вы захотите использовать более формальный язык.
Предотвращение опечаток и грамматических ошибок путем тщательной корректуры.
Если вы распечатываете письмо, подумайте о выборе высококачественной бумаги . Какую бы бумагу вы ни выбрали, аккуратно сложите письмо, прежде чем помещать его в конверт. Если можете, введите адрес получателя на конверте; если это невозможно, используйте свой аккуратный почерк.

Что включать в каждый раздел письма

Контактная информация

Включите свою контактную информацию в следующем порядке:

Ваше имя
Ваш адрес
Город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Если вы используете персонализированный бланк, содержащий эту информацию, оставьте этот раздел.

Дата: В США формат записи даты — месяц, число и год, например 3 марта 2020 г. .Не сокращайте месяц.

Контактная информация получателя: Включите контактную информацию человека, которому вы пишете. Если у вас нет конкретного имени, оставьте его.

Имя
Название
Компания
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Приветствие: Начните письмо с приветствия, например «Уважаемый», за которым следует заголовок и имя. См. Другие примеры подходящих приветствий для использования в деловом письме, а также советы о том, что делать, если у вас нет конкретного контактного лица.После имени человека поставьте двоеточие.

Уважаемый господин / госпожа. Фамилия:

Тело делового письма

Ваше письмо должно быть простым и целенаправленным, чтобы его цель была ясна.

Первый абзац вашего делового письма должен дать представление о том, почему вы пишете.
В следующих параграфах предоставьте дополнительную информацию и подробности о своем запросе.
В последнем абзаце следует повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за рассмотрение вашего запроса.

Обведите букву одним пробелом и выровняйте ее по левому краю. Между каждым абзацем оставляйте пустую строку.

Бесплатное закрытие:

С уважением,

Подпись

Рукописная подпись (для письма по почте)

Напечатанная подпись

Шаблон делового письма

Это пример профессионального делового письма. Загрузите профессиональный шаблон делового письма (совместимый с Google Docs и Word Online) или посмотрите другие примеры ниже.

Пример делового письма (текстовая версия)

Joan Lau
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]

1 марта 2020 г.

Стивен Крамер
Директор по персоналу
Acme Office Supplies
123 Business Rd.
Business City, NY 54321

Уважаемый г-н Крамер,

Я пишу сегодня, чтобы пригласить вас или другого представителя вашей компании выступить на ежегодной деловой конференции Metropolitan Business Conference, которая состоится в отеле North Branch, 15 сентября — 18, 2020.

Тема нашей предстоящей конференции — поиск и найм сотрудников, соответствующих корпоративной культуре. Я считаю, что благодаря росту вашей компании за последние пять лет вам есть что предложить нашей аудитории.

В рамках пакета выступающих мы предлагаем скромный гонорар и столик на шестерых на ужине в субботу вечером.

Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите узнать больше о возможности выступления, пожалуйста, дайте мне знать. Мой номер мобильного телефона — 555-555-5555, а мой адрес электронной почты — [email protected].

Я с нетерпением жду вашего ответа. Спасибо за внимание.

С уважением,

Ваша подпись (письмо на бумажном носителе)

Joan Lau

Расширять

Другие шаблоны и примеры

Вас не устраивают все этапы форматирования деловой переписки? Шаблон может помочь. Шаблоны писем Microsoft доступны для бесплатной загрузки для пользователей Microsoft Word или доступны в вашей программе Word.Вы можете использовать эти шаблоны для создания различных деловых и рабочих писем.

Если вы не знаете, что писать в деловом письме, просмотрите эти образцы писем о поиске работы и трудоустройстве для вдохновения.

Примеров приветствия деловым письмом

Когда вы пишете деловое письмо, важно включить соответствующее приветствие в начало письма. Это верно независимо от того, отправляете ли вы свое сообщение по электронной почте или по почте.Соответствующее приветствие задает тон вашему письму и показывает получателю, что вы понимаете основные правила делового этикета.

В то время как простое «Привет», «Привет» или даже «Привет» уместно в повседневной переписке, более формальное приветствие уместно, когда вы пишете по электронной почте по вопросам, связанным с бизнесом, таким как сопроводительное письмо, рекомендательное письмо или письмо-запрос.

Ниже приводится список примеров письма-приветствия, подходящего для деловой и служебной переписки.Позже мы объясним, как выбрать и отформатировать приветствие, а также как адресовать письмо тому, чье имя вы не знаете.

Примеры приветствия деловым письмом

Уважаемый мистер Смит
Уважаемые мистер и миссис Смит
Уважаемый мистер Уайт и мисс Смит
Уважаемый доктор Смит
Уважаемый судья Смит
Уважаемая мисс Джонс
Уважаемая Джейн Доу
Уважаемая Доктор Хейвен
Уважаемые доктор и миссис Хейвен
Уважаемое имя (если вы хорошо знаете человека)

Все эти приветствия начинаются со слова «дорогой.«Хотя вы можете просто начать букву с имени человека, это может быть неверно истолковано как резкое или даже грубое. Всегда безопасно начинать приветствие со слова «дорогой» в деловом письме.

Единственное исключение — это когда вы используете общее приветствие «Кого это может касаться», но об этом чуть позже.

Попытайтесь найти контактное лицо

Однако, прежде чем использовать общее приветствие (или прекратить приветствие), постарайтесь узнать имя человека, с которым вы общаетесь.Если вы подаете заявку или спрашиваете о вакансии, а имя менеджера по найму не указано в списке вакансий, вы можете найти название работодателя или менеджера по найму на веб-сайте компании. Если есть контактный номер, вы также можете позвонить и спросить у административного помощника имя менеджера по найму.

Если вы отправляете письмо другого типа, вы все равно можете найти имя человека на веб-сайте компании, поговорить с помощником администратора или связаться с компанией, чтобы узнать имя человека, с которым вы пытаетесь связаться.

Когда у вас нет контактного лица

Если у вас нет контактного лица в организации, вы можете либо прекратить приветствие и начать с первого абзаца вашего письма, либо использовать общее приветствие, например «Кого это может касаться». «Для кого это может быть важно» считается устаревшим, поэтому проверьте другие варианты, прежде чем использовать его.

Общие приветствия для деловых писем

Уважаемый менеджер по обслуживанию клиентов
Уважаемый отдел обслуживания клиентов
Уважаемый менеджер по найму
Уважаемая команда по найму
Уважаемый менеджер по персоналу
Уважаемый сэр или мадам
Уважаемая команда
Кому это может быть интересно

Указания по именам и титулам

Используйте Mr.или г-жа

В приветствии обычно следует использовать фамилию человека вместе с «Мистер». или «Мисс» В общем, избегайте использования «миссис». или «Мисс», если вы не уверены в том, как к женщине-получателю следует обращаться. Если есть сомнения, по умолчанию используется «Ms.»

Уважаемая г-жа Смит
Уважаемый г-н Джонс

Расширять

Что указывать для человека с докторской или медицинской степенью

Если вы пишете кому-то, у кого есть докторская или медицинская степень, используйте сокращенную форму: «Dr.«Однако для других титулов (таких как« профессор »,« судья »,« раввин »и т. Д.) Напишите полное название с заглавной буквы. Например, ваше приветствие в письме судье будет таким:« Уважаемый Судья Барнард. «Или, если вы переписывались с раввином, вы можете написать:« Уважаемый раввин Уильямс ».

Уважаемый доктор Хэнкок
Уважаемый судья Симона

Расширять

Список для нескольких получателей

Если ваше письмо адресовано более чем одному человеку, напишите все их имена отдельно, разделяя их запятыми.Например, «Уважаемый мистер Хоббс, мисс Люкс и мистер Хопман». Для супружеских пар, если один из членов пары изменил свое имя, вам нужно использовать фамилию только один раз. Например, «Дорогие мистер и миссис Смит».

Уважаемые г-жа Чикана, д-р Либерман и г-жа Дэйнс
Уважаемые г-н и миссис Фойл

Расширять

Когда вы не знаете пол

Иногда пол человека неясен по имени — такие имена, как «Кори» или «Блейк», являются общими женскими и мужскими именами.Если это так, проведите небольшое расследование, чтобы определить пол, выполнив поиск в LinkedIn или на веб-сайте компании. Но если это остается неоднозначным, просто напишите полное имя человека, опуская заголовок. Например, «Дорогой Кори Мейер».

Дорогой Бейли Тиммонс
Дорогой Роуэн МакДэниелс

Расширять

Как отформатировать письмо-приветствие

После приветствия поставьте двоеточие или запятую, пробел и начните первый абзац вашего письма.Использование двоеточия — более формальный вариант. Например:

Уважаемый мистер Смит:

[Первый абзац письма.]

Расширять

Проверьте орфографию перед отправкой

Наконец, прежде чем отправлять деловое письмо, убедитесь, что вы правильно написали имя человека. Еще раз проверьте правописание на сайте компании или в LinkedIn.

Вы можете попросить друга, которому вы доверяете, вычитать ваше сообщение перед отправкой, уделяя особое внимание написанию имен.

Ключевые выводы

При написании деловой переписки всегда начинайте свое сообщение с формального, а не случайного приветствия: «Уважаемый мистер Джонс», а не «Привет». «Уважаемый» всегда должно предшествовать имени получателя, за исключением случаев, когда вы не можете найти контактную информацию и вам нужно использовать «Для кого это может касаться».
Если у вас есть сомнения относительно имени, пола или профессионального звания получателя, изучите эту информацию, просмотрев их учетную запись LinkedIn или веб-сайт их компании.Кроме того, можно также позвонить в отдел кадров или на стойку регистрации своего работодателя и попросить эту информацию.
Подтвердите, что вы использовали правильное написание имени вашего корреспондента, дважды проверив его написание на сайтах социальных сетей или на веб-страницах компании.

Изучение английского языка | BBC World Service

Начало и заканчивая буквой

ср теперь можете начать букву, но оставьте как можно больше места, чтобы что тело письма аккуратно сидит в средней части страница.

Если вы хорошо знаете человека, которому пишете, или находитесь в дружеских отношениях термины начинаются просто с имени, Dear Mary or Dear Генри .

Если вы не знаете человека, которому вы так хорошо пишете, но знаете его как именное лицо, начните с титула и фамилии: Уважаемый Мистер Поттер или Уважаемый доктор Бейкер или Уважаемая мисс Тейлор или Уважаемая миссис Кук или Уважаемая мисс Барбер .Если вы не уверены, какой из трех последних заголовков уместно в любом конкретном случае, вероятно лучше всего придерживаться Ms .

Точность этот тип письма с С уважением . Это не обязательно чтобы вставить запятую после начала или конца. Если вы знаете человека вы пишете хорошо, может быть уместно вставить закрывающий формула, например, С наилучшими пожеланиями , до конца сам.

Знак буква с вашим именем, если вы на именных терминах, или с вашим полным именем, если оно должно быть немного более формальным, но без названия. Ваше полное машинописное имя и обозначение (на отдельных строчках) должны находиться под вашей собственноручной подписью.

Если вы не знаете имя человека, которому пишете, начните с Уважаемый господин или Уважаемый господин или Госпожа или Уважаемый Мадам и закончите свое письмо цифрой С уважением, , после своим полным именем и наименованием.

5 образцов эффективных профессиональных писем

Когда вы пишете официальное деловое письмо, имейте в виду, что если когда-нибудь есть время быть скрупулезным при редактировании, это то, что вам нужно .

Но написать подобное письмо легче сказать, чем сделать, особенно когда основная часть вашего повседневного общения, вероятно, состоит из некоторой комбинации 140-символьных сообщений, эмодзи и историй из Instagram.

Если вы чувствуете, что можете освежить свои формальные навыки написания писем, вы далеко не одиноки.Но прежде чем вы сдадитесь и начнете вставлять Bitmojis вместо своей подписи, взгляните на эти образцы шаблонов деловых писем. Они подберут вам формулировку и макет, которые вам понадобятся, чтобы выглядеть безупречным профессионалом.

Что такое профессиональное письмо?

Прежде всего, конечно, важно понять, что такое профессиональное письмо. Профессиональное письмо — это то, на что оно похоже: письмо, написанное и отправленное с профессиональной целью. Примеры включают:

• сопроводительное письмо

• письмо о приеме на работу

• письмо об увольнении

• рекомендательное письмо

• письмо о скорой утрате

• рекомендательное письмо

• коммерческое письмо

• письмо с заказом

• письма с жалобами

• Благодарственное письмо

Особенно важно обращать внимание на формат или шаблон, который вы используете в такого рода письмах.Если вы обращаетесь к интервьюеру по поводу перспектив работы или карьерного роста или даже увольняетесь с работы, вы хотите произвести на своего читателя исключительное впечатление.

Как оформить деловое письмо?

Вкратце, общий формат, который следует использовать, таков:

Ваша контактная информация
Дата.
Их контактная информация
Приветствие (примеры приветствия)
Закрытие.
Подпись.

Во всех случаях вы должны выровнять букву по левому краю и использовать простой шрифт, например Times New Roman.(Это не место для экспериментов с сумасшедшими цветами или шрифтами.)

Посмотрите ниже более подробные шаблоны в зависимости от ваших потребностей.

Профессиональные шаблоны писем

1. Образец общего делового письма

Этот тип письма используется для общих целей — например, для общения между бизнесом и клиентом.

Ваше имя
Ваш адрес
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты
( включите дополнительную строку здесь )
Дата (введите дату полностью: «1 января 2017 г.» вместо до «1/1/17»)
( укажите здесь дополнительную строку пробела )
Имя получателя
Название получателя
Название компании получателя
Адрес получателя (или адрес компании)
( укажите дополнительную строку мест здесь )
Уважаемая госпожаСмит: ( используйте официальное приветствие, если у вас нет личных, близких отношений с получателем. Обязательно ставьте двоеточие, а не запятую после имени получателя)
Напишите свое письмо в этом формате (с выравниванием по левому краю), используя простой шрифт (Times New Roman или Arial — хорошие примеры простых стилей шрифта) размером 10 или 12 пунктов. Во вступительном абзаце сразу переходите к сути, объясняя цель вашего письма.
Ваше письмо должно быть через один интервал, но убедитесь, что вы оставляете лишнюю строку между абзацами.Ваше письмо должно быть как можно более кратким и лаконичным. Каждый последующий абзац должен подробно описывать цель вашего письма, будь то объяснение, просьба или и то, и другое.
Ваш последний абзац должен прояснить суть вашего письма, и если вы чего-то просите, убедитесь, что ваш запрос ясен, когда вы завершаете свое сообщение. Вы также должны быть здесь любезны: поблагодарите получателя за то, что он нашел время, чтобы прочитать вашу заметку и рассмотреть ваш запрос.
С уважением,
(оставьте здесь дополнительное пустое место, чтобы вы могли добавить рукописную подпись )
Ваше имя (напечатано)
Ваша должность (если применимо)
Название вашей компании (если применимо )

2.Образец сопроводительного письма

Вы хотите, чтобы ваше сопроводительное письмо выделялось, поэтому важно начать с прямого вступления и быть кратким (в вашем резюме много деталей; выберите только самые важные для сопроводительного письма!)

Вот пример убедительного письма, которое привлечет внимание читателя и продемонстрирует ваши навыки:

Ваша контактная информация
Дата
Контактная информация работодателя
Уважаемая г-жа XXX ( или «Уважаемый менеджер по найму» , если у вас нет имени получателя):
Я был так взволнован, услышав о должности ХХХ в Fairygodboss, потому что, будучи специалистом ХХХ, я трачу много времени на размышления о бессознательной предвзятости, гендерных ролях и усилиях по разнообразию в рабочей силе.В частности, меня интересует Fairygodboss, потому что есть большой потенциал, чтобы изменить карьерный путь женщин и их счастье. Прозрачность так важна, и эта миссия согласуется с моим взглядом на идеальный мир.
Я отлично умею довести 0 до X. На моей последней должности я владел и основал три крупных государственно-частных партнерства (по XXX млн долларов каждое): XXXX, XXXX, XXXX. В каждом городе эти центры были универсальным центром для всей технической информации и информации о запуске. Моя работа заключалась в том, чтобы понять стартап-экосистему каждого города, а также передать информацию извне.
Как единственный не-разработчик, я работал как над стратегией, так и над ее реализацией, в частности, в разрезе контента, привлечения пользователей, маркетинга, развития бизнеса, сообщества и продукта.
Мое резюме прилагается, и я буду рад выслать вам любую дополнительную информацию, которая может вам понадобиться. Спасибо за внимание!
С уважением,
Ваше имя, написанное от руки
Ваше полное имя

3. Образец профессионального электронного письма

Он используется для нескольких целей — например, это электронное письмо, которое вы можете отправить менеджеру по найму при подаче заявления для работы.

Если вы собираетесь отправить электронное письмо с заявлением о приеме на работу, это означает, что вы действительно получили адрес электронной почты менеджера по найму или рекрутера на работу, которая вам нравится. Но как на самом деле выделиться, оставаясь при этом профессионалом?

Вот пример того, что вы могли бы написать:

Уважаемая г-жа ХХХ ( или «Уважаемый сэр или мадам» , если у вас нет имени получателя):
Дайте пять за описание идеального соответствия для директора XXX роли человека, который сможет вырвать кого-то из тюрьмы третьего мира.Мои друзья и бывшие коллеги описывали меня как человека, которого они хотели бы застрять в зоне атаки зомби / инопланетян.
Сейчас я работаю в XXX, где я XXXX. Когда я собирался сделать следующий шаг, эта позиция привлекла мое внимание, потому что она идеально сочетает мою страсть к XXX с моим интересом и опытом в XXX.
Я приложил свое сопроводительное письмо и резюме, в которых подробно описаны мой опыт, интересы и причины, по которым я думаю, что подхожу на эту должность.
Сообщите мне, если вы хотите, чтобы я пришла вам дополнительную информацию!
Best,
Ваше имя

4.Образец заявления об увольнении

Хорошая практика — подать заявление об увольнении, оставив бумажный след, когда вы увольняетесь со своего работодателя.

Название компании
Адрес компании
Attn: [Имя вашего руководителя / начальника]
Уважаемый XXX,
Пожалуйста, примите это письмо в качестве моего официального заявления об отставке. С [дата через 2 недели после датированного письма] я освобождаюсь от должности менеджера по маркетингу в компании XYZ ».
Я многому научился за последние X лет в XYZ и очень благодарен за предоставленные вами возможности и поддержку.Я ценю, что вы помогли мне отточить мои навыки в XXX, и мне будет не хватать работы с вами в XXX. Я уверен, что время, проведенное здесь, хорошо подготовило меня к тому, что впереди.
Я стремлюсь сделать этот переход как можно более плавным. В течение следующих двух недель я обязательно заполню XXX и буду рад помочь в поиске и обучении замены, если это будет полезно. Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я сделать что-нибудь еще, чтобы этот процесс прошел как можно более гладко.
Я желаю вам и компании XYZ удачи в будущем и с нетерпением жду возможности оставаться на связи.
С уважением,
(Оставьте здесь лишнее пустое место, чтобы вы могли добавить собственноручную подпись)
Ваше полное имя (напечатано)

5. Образец рекомендательного письма / рекомендательного письма

Когда вы При написании рекомендательного письма найдите время, чтобы предоставить подробную документацию о вашем времени, проведенном с человеком, который просил вас написать письмо.

Получите подробную информацию от человека, который запросил письмо, чтобы вы хорошо понимали его желаемый результат и почему он подходит для работы / компании, в которой они заинтересованы.

Ваше письмо должно быть отформатировано аналогично вышеупомянутым деловым письмам, и вот пример того, что вы можете написать в теле:

Я с большим удовольствием рекомендую Лили Смит на должность менеджера по маркетингу в XXX. Лили проработала в маркетинге в [вставьте название своей компании] более двух лет, в течение которых она дважды получала повышение.Она постоянно демонстрирует свои способности и энтузиазм; ей удалось внедрить систему YYY в нашем отделе, которая привела к ZZZ. Я уверен, что она отлично подойдет на должность менеджера по маркетингу в вашей команде; она добавила бы ценности, предложив [то, то и то] к столу.

Хотя приведенный выше является кратким примером, вам следует уточнить любые подробности, которые вы можете предоставить о конкретных достижениях и положительных качествах кандидата.

—

О профессиональном эксперте:

Fairygodboss — крупнейшее онлайн-сообщество для женщин, занимающееся карьерой.Его редакционная группа состоит из профессиональных экспертов из разных отраслей и профессий, которые любят делиться профессиональными советами.

Как начать и закончить деловое письмо или электронную почту — english-at-home.com

Убедитесь, что в ваших деловых письмах и электронных письмах используются правильные приветствия и окончания. Если вы пишете деловую переписку, вам нужно знать, как начать письмо (или электронное письмо) и как закончить письмо или электронное письмо.

Например, распространенной ошибкой в конце электронного письма является написание «Пока» или «Пока-пока».Поскольку это не стандартный способ завершения деловых писем, ваш текст будет выглядеть непрофессионально.

Вот несколько широко используемых фраз для начала и окончания деловых писем и электронных писем на британском английском.

Как начать букву

То, как вы начнете свое письмо, зависит от того, насколько формальным вы должны быть. Вот несколько примеров:

1. Официальное письмо-заявление (на работу)

Если вы не знаете человека, которому пишете, можете начать со слов «Уважаемый господин / госпожа».Если вы начнете с этого, вы должны закончить «С уважением». Вот пример:

«Уважаемый господин / госпожа

Я пишу, чтобы подать заявку на… »

Конец:

«Я с нетерпением жду вашего ответа

С уважением
(Ваше имя) »

2. Официальная деловая переписка (например: письмо-запрос)

В большинстве случаев деловой переписки вы можете начинать с «Уважаемый господин / Уважаемая госпожа» + фамилия. Письмо следует закончить словами «Искренне Ваш».

Например:

«Уважаемый г-н Смит» (Уважаемая г-жа Смит)

Пишу, чтобы узнать ваши цены… »

Конец:

«Будем признательны за скорейший ответ / я с нетерпением жду вашего ответа при первой возможности».

С уважением,
(Ваше имя) »

3. Официальное рекомендательное письмо

В британском английском языке мы также используем формальный термин «Для кого это может касаться», когда пишем рекомендательное письмо от имени кого-либо.Вот пример:

«Кому это может относиться

Пишу со ссылкой на г-жу Смит, которая работает в моей компании с… »

Конец

«С уважением,
(ваше имя)»

Как создать электронную почту

Деловые письма обычно намного короче деловых писем. Они также имеют тенденцию быть более неформальными.

4. Деловая электронная почта (дружественная)

Вы можете написать имя человека и использовать более дружелюбное окончание.Вот пример:

«Уважаемый (+ имя)

Небольшая заметка, чтобы напомнить вам о… »

Конец

«С уважением / С уважением
(Ваше имя)»

5. Корпоративный электронный запрос

Если вы пишете коллеге, вы можете использовать его имя или сразу же отправить электронное письмо. Вот пример:

“(без приветствия)

Не могли бы вы… »

Конец

«Спасибо / Ура
(либо укажите свое имя, либо опустите его)»

В британском английском «Cheers» означает «спасибо и до свидания».

Дополнительный ресурс

Убедитесь, что вы используете правильную форму адреса, когда пишете женщинам. Посетите нашу страницу, чтобы узнать, использовать ли миссис, мисс или мисс

Дополнительная справка по написанию деловых писем

Чтобы получить дополнительную помощь в деловом письме, взгляните на мою книгу «Основы делового письма: как писать письма, отчеты и электронные письма».

Разработанный, чтобы помочь вам быстро и уверенно писать деловые электронные письма, письма и отчеты, он содержит советы, рекомендации и готовые к использованию шаблоны писем и электронных писем.

Образцов деловых писем | Деловой английский

Здесь представлены образцы деловых писем и другой корреспонденции, которые вы можете копировать и изменять по своему усмотрению.

Эти образцы писем содержат полезную лексику, которую вы, возможно, захотите использовать в своей деловой переписке. Если вы решили скопировать и изменить любую из этих букв для собственного использования, убедитесь, что вы выбираете правильные слова. Этот глоссарий деловой переписки предлагает простые определения словаря, использованного в этих примерах.

Образец письма с запросом информации
Как попросить кого-нибудь прислать вам информацию.

Образец письма с информацией об отправке
Что говорить при отправке информации.

Образец письма с изменением информации
Когда человек или компания изменяют важную информацию, такую как адрес, цена или дата, необходимо отправить уважаемым клиентам письмо с новой информацией. Это письмо информирует клиентов об изменении цены.

Образец резюме или CV
Резюме (AmE) или CV (BrE) обычно запрашивается потенциальным работодателем как запись вашей квалификации и профессионального опыта.CV — это латинское слово curriculum vitae, означающее «жизненный путь».

Образец сопроводительного письма для резюме или CV
Обычно при подаче заявления о приеме на работу сопроводительное письмо (BrE) или сопроводительное письмо (AmE) отправляется вместе с резюме / CV.

Образец рекомендательного письма
Компании и другие организации часто просят рекомендательное письмо. Это ссылка на персонажа, написанная кем-то, например, бывшим работодателем, который лично знаком с предметом.

Образец заявления об увольнении
Хотя объяснять причину необязательно, это стандартная бизнес-процедура — отправка письменного уведомления вашему работодателю о том, что вы планируете уволиться с работы.

Образец уведомления об увольнении
По закону компании и другие организации обычно обязаны предоставлять сотрудникам письменное уведомление, информирующее их об увольнении. Это письмо обычно приводит причины увольнения и служит официальным извинением. Могут быть включены права сотрудников.

Образец письма-приглашения
В бизнесе часто бывает необходимо отправить приглашение человеку или группе лиц с просьбой принять участие в специальном мероприятии.

Образец письма-запроса на оплату
Иногда необходимо напомнить клиентам, что они должны вам деньги!

Образец внутреннего меморандума
Меморандум иногда используется внутри компании, чтобы проинформировать о чем-то всю компанию или отдел.