Что значит секретарь референт: Профессия Секретарь-референт — Учёба.ру

Содержание

Кто такой секретарь-референт и что входит в его обязаности

Должность секретаря-референта включает довольно широкий диапазон обязанностей, которые заключаются в обеспечении эффективной работы компании путем решения административных и организационных вопросов. Рассматривая вопрос, кто такой секретарь референт, стоит отбросить стереотип о миловидной девушке, отвечающей на звонки и готовящей кофе. Часто такой сотрудник является главным помощником руководителя, надежным исполнительным ассистентом, на которого всегда можно рассчитывать. От деятельности референта зависит первое впечатление о компании, планирование рабочего распорядка, своевременность поступления важной информации в соответствующий департамент, налаживание координации между отделами, скорость и качество решения срочных организационных вопросов и прочие моменты, играющие ключевую роль в жизни организации.

Обязанности секретаря-референта разноплановые. Заключаются они в первую очередь в помощи руководителю во всех текущих вопросах.

Среди основных пунктов также:

  • Прием входящих звонков и входящей корреспонденции, распределение писем и документов между отделами либо сотрудниками компании. Общение письменно и по телефону от лица компании, при отсутствии директора – предоставление исчерпывающей информации по интересующему вопросу;
  • Прием посетителей и общение с ними. Обеспечение комфортного пребывания посетителей в офисе;
  • Работа с документами. Подготовка документации к ознакомлению руководителя, определение важности и очередности ее поступления, систематизация, хранение, обработка входящих и исходящих писем, рассылка. Проверка и, при необходимости, коррекция документов, готовящихся к подписи;
  • Составление рабочего графика руководителя, выполнение служебных поручений;
  • Организация переговоров и совещаний, оповещение сотрудников, присутствие которых требуется на собраниях, подготовка конференц-зала либо переговорного кабинета, протоколирование заседания;
  • Организация командировок руководителя и сотрудников: бронирование билетов и гостиниц, контроль своевременной оплаты и качества предоставляемых услуг;
  • Часто среди того, что входит в обязанности секретаря референта – обеспечение сотрудников офиса канцтоварами, контроль их наличия и своевременный заказ.

Обобщая, чем занимается секретарь-референт, можно с уверенностью утверждать, что от его компетентности, исполнительности и обязательности зависит успешность работы компании. Поэтому к личным качествам секретаря-референта предъявляются высокие требования.

Организованность и самостоятельность. Быстрота принятия решений, оперативность их воплощения. Так как на секретаря-референта возлагаются административные и организационные обязанности, эти качества необходимы для эффективной работы.

Пунктуальность и обязательность. Ведь секретарь-референт является ключевым звеном во многих организационных вопросах, касающихся работы компании.

Многозадачность. Параллельных заданий бывает несколько, важно не упустить ни одного и качественно выполнить каждое.

Стрессоустойчивость. При работе, особенно в больших компаниях, часто возникают непредвиденные ситуации, форс-мажорные обстоятельства, брать на себя разрешение которых – в компетенции секретаря-референта.

Коммуникабельность, умение находить общий язык с людьми. Эти качества – среди ключевых при работе секретарем-референтом, ведь большинство рабочего времени проходит в коммуникации с сотрудниками и посетителями, приеме звонков.

Опрятный внешний вид, аккуратность.

Это сотрудник, с которого обычно начинается знакомство с компанией, и от впечатления, произведенного на посетителей и потенциальных клиентов, зачастую зависит общее мнение о компании.

В современном корпоративном мире профессия секретаря-референта массовая и востребованная. В сотруднике, который держит руку на пульсе, нуждается каждая компания, независимо от сферы деятельности. Должность секретаря-референта ответственная и достаточно сложная, но при этом может стать успешным стартом для карьерного роста – до личного ассистента руководителя, заместителя директора и так далее.

Профессия секретарь-референт: достоинства и основные обязанности

Образ секретаря-референта хорошо прижился в современном сознании. Однако эта профессия имеет древние корни. Она появилась еще во времена Древнего Рима, когда секретарями были доверенные лица знати. В царские времена представители этой профессии могли сосредотачивать в своих руках значительную власть. Первоначально эту должность могли занимать только мужчины, женской профессия стала только в конце 19 века.

Несмотря на укоренившийся сексуальный образ секретаря, в обязанности этой профессии входит далеко не просто приготовление кофе. Четко круг обязанностей секретаря-референта не очерчен и может кардинально отличаться в зависимости от начальства и сферы деятельности предприятия. Это профессия зависимая, в своей работе секретарям приходится приспосабливаться под график своего руководителя, что связано с большим количеством переработок и ненормированным рабочим днем.

Основными требованиями, которые предъявляются к кандидату на эту должность, являются пунктуальность, аккуратность, владение компьютером, хорошее знание иностранных языков и, конечно же, культура общения. Мало у кого будет серьезное отношение к начальнику, если его секретарь безграмотен и с трудом может связать два слова.

Список обязанностей секретаря-референта очень широк. Первоочередной его задачей является прием телефонных звонков, которые поступают в офис руководителя. При этом от него требуется наличие телефонной культуры общения, которая во многих моментах не совпадает с живым общением. Отвечая по телефону, секретарь должен понимать, что он говорит в первую очередь не от своего лица, а представляет интересы руководителя, и все его ошибки скажутся на имидже компании.

Важной частью работы является документооборот. Секретарь подготавливает документы для прочтения и визирования, определяет важность поступающих документов и очередность их подачи, хранит и систематизирует отработанную документацию. Все письма, которые поступают на имя руководителя, также получаются и обрабатываются секретарем.

Важны также навыки организационной работы, что проявляется в составлении очередности приема посетителей, общении с ними в случае незапланированного посещения.

Секретарь должен быть способен вежливо и доходчиво объяснить, почему именно в это время назначен прием и из-за чего опоздания являются недопустимыми. Кроме планирования жизни руководителя внутри предприятия, в круг обязанностей секретаря также входит составление графика его командировок. При загородных поездках это включает в себя поиск и бронирование проживания и проезда.

Организация места работы секретаря служит залогом успешного выполнения возложенных на него задач. При этом он сам закупает канцтовары и другие предметы, необходимые для обеспечения работоспособности и жизнедеятельности офиса. В некоторых случаях в его обязанности входит приобретение продуктов питания для руководителя.

Профессия секретаря-референта является очень важной в современном обществе. От качества выполнения заданий и эффективности секретаря зависит эффективность работы начальника и предприятия в целом. Это обосновывает ту скрупулезность, с которой фирмы подходят к выбору кандидатов на эту должность.

Профессия секретарь-референт. Референт.

Многие девушки мечтают начать карьеру с должности секретаря-референта. Это вполне нормальное и обоснованное стремление. Только вот о том, что для этого нужно (кроме привлекательной внешности), задумываются далеко не все. А стоило бы. Ведь референт – это не только «красивое лицо» рядом с руководителем. Это, скорее, «справочник» по всем вопросам: всезнайка и умница, находящая выход из любой ситуации. Разберемся подробнее.

Что нужно уметь обязательно

В любой организации существует инструкция секретаря-референта. Она содержит перечень (иногда подробный, порой не очень) должностных обязанностей. В их число входят умения и навыки. Человек, которому повезло получить такую работу, должен уметь общаться с клиентами, вести переговоры (личные и телефонные), подбирать и систематизировать материалы, готовить тезисы выступлений и другое. То есть понятно, что навыков у этого человека должно быть достаточно много. Конкретика зависит от направления деятельности фирмы. Так, например, правовой референт обязан разбираться в юридических тонкостях. Бывает, что эта должность сопряжена с умением решать организационные вопросы. Другими словами, референт – это «правая рука» руководителя. Он всегда на подхвате, должен знать все, что нужно начальнику для его деятельности.

Некоторые «специальные» вопросы профессии

Здесь стоит немного уточнить то, что обычно «скрыто за кадром». Так как референт – это именно тот человек, который чаще всего общается с начальником, то он обязан иметь некоторые дипломатические способности. Почему? Все просто: руководителю (особенно большого коллектива) некогда разбираться со всеми нюансами взаимоотношений. Обычно он – человек дела. Когда у кого день рождения, кто собирается рожать, у кого есть дети – это его интересует только в связи с рабочими моментами. Все эти «мелочи» ложатся на плечи секретаря-референта. Он обязан подсказать начальнику, когда праздник, уведомить о создавшейся в коллективе напряженности (если она стоит его внимания). Вот и получается, что прежде сам секретарь-референт должен во всем разобраться, отсеять лишнее, а потом уже руководителя «загружать». Работа эта не из простых! Но это было из области неформальных обязанностей.

Основные функции

На долю секретаря-референта в небольших фирмах выпадает практически все делопроизводство. В больших – его часть. То есть придется научиться составлять письма, правильно оформлять прием и отправку, регистрацию, распределение (если оно есть) и так далее. Ясно, что без идеального знания русского языка не обойтись. Письма с ошибками – это испорченное лицо фирмы. Иногда требуется, чтобы на этой должности работал человек со знанием иностранных языков. Далее, референт – это тот человек, который связывает между собой работников фирмы (или ее отделы). В его функции входит правильное распределение потоков информации между структурными подразделениями, которые работают на одно большое дело. Референт — профессия достаточно сложная, так как приходится в уме держать множество деталей и фактов. Все это необходимо, чтобы руководитель чувствовал себя комфортно, не отвлекался по мелочам от основной линии.

Личные качества

Так как работа референтом основана на общении, то подбирают на должность человека коммуникабельного, неконфликтного. В любой фирме это «ключевой» пост. Человек, его занимающий, имеет большое влияние как на руководителя, так и на коллег. Поэтому порядочность здесь просто обязательна. Еще секретарь-референт должен быть пунктуальным, сообразительным, даже креативным. Нужно уметь найти приемлемый выход из любой ситуации. Референт в первую очередь думает о «лице» своего работодателя, а потом уже о себе. Уровень ответственности при этом не просто высок, а глобален. С такой нагрузкой справляется не каждый. Поэтому нужно хорошенечко подумать, прежде чем претендовать на такую должность. Секретарь-референт на рабочем месте должен уметь ставить свои интересы на второй план. На первом – все, что необходимо для работы шефа. Кстати, именно поэтому чаще всего данную должность занимают девушки, так как забота о ближнем у женщин в крови.

Конфиденциальная информация

Понятно, что при таком тесном общении множество фактов, которые не стоит придавать огласке, будут известны референту. Это не только профессиональные секреты и коммерческие тайны. Зачастую секретарю, как близкому другу, доверяют и личную информацию. Стоит ли упоминать о том, что референт обязан уметь хранить конфиденциальную информацию. Это один из основных его профессиональных навыков.

Какое необходимо образование

Руководитель старается подобрать себе референта, исходя из направления деятельности. То есть претендент должен иметь диплом, соответствующий работе фирмы. Кроме того, часто на эту должность подбирают людей с юридическим образованием. Это удобно, если приходится часто заключать сделки, готовить иные документы. Среди самых простых требований: свободное владение всеми компьютерными программами (офисными), умение печатать (быстро и грамотно). Так как референт – это, по сути, советчик, то нужно обладать навыками поиска информации как в Сети, так и офлайн. Сообразительного человека с быстрой реакцией берут на такую должность чаще, чем обладателя «правильного» диплома, не умеющего быстро овладевать ситуацией.

Место работы

Такая должность, как секретарь-референт, есть сейчас практически в любом офисе. Зачастую ее только так называют, а функции человек выполняет различные. Все зависит от размера фирмы, задач, количества работников. В некоторых предприятиях секретарь выполняет еще и функции бухгалтера, в других – юриста и так далее. Это отличный старт для человека, стремящегося к карьерному росту. За небольшой промежуток времени можно освоить множество навыков, овладеть различными профессиями, главное — разобраться в работе фирмы, «пощупать» все своими руками. Но и «крутиться» придется очень быстро. Так как множество информации придется перерабатывать в скоростном режиме. Зато если все получится, то полученных знаний хватит для того, чтобы начать самостоятельное восхождение к тем рубежам, которые вы сами для себя определите. Но это совсем не обязательно. Так как профессия референта, если серьезно к ней относиться, интересна сама по себе. Она позволяет не упираться в узкое направление, постоянно овладевать все новыми объемами знаний, совершенствоваться.

Как пройти собеседование

Если вы решили, что справитесь со столь ответственной работой, то следует подать резюме на имеющиеся вакансии. Обязательно проверить грамотность ответов. Учтите, что орфографические ошибки сведут ваши шансы к нулю сразу же. Стилистика также должна быть сдержанно деловой. Каждое ваше слово будет тщательно взвешено и обдуманно. Потом начнутся «испытания». Вам придется некоторое время посвятить тому, чтобы доказать, что вы сумеете быть достойным помощником руководителя. Каждая фирма придумывает свои методы. Впрочем, готовьтесь к тому, что вам придется разговаривать с различными должностными лицами, подготовить несколько официальных документов, ответить на пару телефонных звонков. Нужно учесть еще и то, что ваша внешность будет строго контролироваться. То есть «осмотрят» с головы до ног. Чаще всего вы должны будете демонстрировать деловой стиль в одежде (макияже, прическе). Также нежелательно пользоваться сильными ароматами. Продумайте каждую мелочь! Все в вас должно быть неброским, но привлекательным. Совет: держитесь скромно, но уверенно. Проявляйте сообразительность, но не наглость. Тогда все должно непременно получиться!

Профессия секретарь референт — Кто кем работает

Как-то после декрета мне пришлось срочно выйти на работу. У меня высшее образование, но уже совсем было некогда долго искать должность по той специальности, что в дипломе. И я решила найти себе место в офисе. У меня имелось несколько вариантов резюме на различные вакансии. Кто такой секретарь-референт

, я узнала, обозревая профильные сайты.

В поиске работы

Одним из основных у меня был критерий «работа рядом с домом». И, как показал опыт, согласно такому условию легче всего найти должность секретаря. Потому что

профессия секретарь-референт очень распространена и востребована на рынке труда. Кроме того, она занимает одну из стартовых позиций в организации, откуда хорошо зарекомендовавшие себя специалисты часто уходят «на повышение» в другие отделы — например, в бухгалтерию, рекламу или в менеджмент.

И вот, надо было для начала разместить резюме по специальности «секретарь-референт». Опыт такой работы у меня, честно говоря, отсутствовал. Но имелся навык помощи близким людям в их небольшом бизнесе из серии «и швец, и жнец, и на дуде игрец». Я честно описала эту мою деятельность в резюме, ответов не последовало. И тогда было принято решение просто переписать стандартные обязанности из секретарских вакансий (что я, чай-кофе не налью начальнику и воду в офис из интернет-магазина не смогу заказать, даже если раньше никогда этого не делала?).

Вот эти обязанности:

● распределение входящих звонков;

● встреча посетителей, выдача пропусков;

● отправка и регистрация корреспонденции, ведение документооборота компании;

● взаимодействие с курьерскими службами;

● постановка ежедневных задач штатным курьерам и отслеживание их выполнения;

● чай-кофе руководителю;

● заказ воды и канцтоваров;

● сканирование, копирование документов.

В результате такой небольшой переделки резюме посыпался шквал звонков. Проходя по три собеседования в день и убеждая работодателей, что у меня все-таки есть опыт работы секретарем, я успешно трудоустроилась в небольшую компанию рядом с домом.

Моя работа

Рабочее место секретаря референта обычно располагается в приемной, рядом с кабинетом начальника. Наша приемная незаметной перегородкой отделена от большого зала, где сидят все остальные сотрудники. Справа — дверь в директорский кабинет. Мои обязанности начинаются с самого утра. На работе надо быть раньше всех, открыть офис, полить цветы и следить, чтобы приходящие сотрудники записывались в специальном журнале. Одеваться стараюсь красиво. Ведь я, можно сказать, — лицо компании для всех наших посетителей. Строгого дресс-кода у нас нет. Одежда у меня, конечно, деловая, но стильная.

Мне очень нравится эта профессия секретаря-референта. Мои основные обязанности заключаются в том, чтобы готовить для руководителя на подпись многочисленные документы, которые присылают мне на е-майл. Что касается чая-кофе, традиционной обязанности секретарей, то шеф у нас не гордый, сам выходит «к народу» налить себе чашечку кофе и пообщаться с сотрудниками.

Работы очень много. К тому же каждый квартал надо готовить в таможню отчет, и тогда приходится задержаться допоздна. Еще принимаю телефонные звонки. Телефон звонит, не умолкая; в основном — клиенты, поставщики. Клиентов распределяю по менеджерам с помощью специальной мини-АТС, которой пользоваться очень просто — список внутренних номеров сотрудников висит на стене. Поставщики перенаправляются к специальному менеджеру по логистике.

Также я работаю и с курьерами. В мою задачу входит принимать почту (это называется, «входящая корреспонденция») и отправлять письма (исходящие документы) заказчикам и в различные инстанции.

Вся корреспонденция регистрируется в соответствующих папках, и за этим тоже нужно следить.

Наш дружный коллектив

Мы любим интересно не только работать, но и развлекаться. В нашей компании часто организуются корпоративные выезды в рестораны и другие коллективные мероприятия. Например, мы всем офисом катались на воздушном шаре. Отношения в коллективе уважительные, начальник очень корректен. Все, что пишут в анекдотах про секретарш, — на моем рабочем месте я с этим, к счастью, никогда не сталкивалась.

Так что профессия секретарь-референт — это и интересная, и ответственная работа, вполне подходящая для мамы, вышедшей из декрета!

Автор — Татьяна Иглина

Рассказы о других профессиях читайте здесь:


Профессия работник банка. Один день из жизни

Переводчик-синхронист. Один день из жизни синхронного переводчика

Профессия кардиолог. Ответственность за сердце и за жизнь

Должность пресс-секретаря международного кинофестиваля. Один день из жизни

Профессия редактор журнала или обратная сторона глянца

***************************

Если вы хотите найти работу, которая будет нравиться и приносить желаемый доход, тогда пройдите аудио-курс «Как маме найти любимую работу: 5 простых шагов». Чтобы получить бесплатный доступ к курсу введите свое имя и е-майл в форму ниже.

Статьи, которые могут быть Вам интересны:


Секретарь-референт или Делопроизводитель?


Сейчас я Секретарь-референт, но мне предложили подумать о переводе на должность Делопроизводителя… это к лучшему? Какая запись в трудовой книжке мне больше пригодиться для того, чтобы в будущем устроиться Помощником/ассистентом Гена?
В чем собственно разница будет? Что меня ждет, если я соглашусь? Подскажите, кто знает)))

Комментарии

HR-nick


не надо делопроизводителя писать
если согласитесь ждет вас долгая и скучная жинь в архиве)))

Отказывайтесь от делопроизводителя, с такой записью вы не устроитесь помощником Гена.

Самая Нежная Н


Гена не возьмёт, так, может, Петя не откажет? или Коля?
Вариантов много
)

Самая Нежная Н


смотря что понимать под помощью
помощь, она разная бывает

насколько хорошо вы знаете делопроизводство? Это неплохая возможность изучить его, научиться правильно оформлять документы, приказы там разные и т. п. Потом пригодится, но скорее, как секретарю, потому что помощники, как правило не занимаются этой бумажной волокитой. В любом случае, это возможность как-то переменить деятельность, опять же таки не придется больше «сидеть на телефоне», подавать чай-кофе, будите себе спокойно с документами работать

Я думала, что Секретарь-референт, это вроде как на ступеньку выше, чем просто секретарь.. ведь делопроизводитель, собственно, и есть секретарь, только не на ресепшене.
Я три местя работы поменяла, прежде чем меня референтом взяли. До этого ресепшионисткой была..

Василий В


Секретарь-референт, Делопроизводитель и Помощник ГД — это три совершенно разные позиции. … И делопроизводитель — это не секретарь ниразу и функционал у них совершенно разный.
Вы в конечном итоге кем хотите стать?

Василий В


Приятно встретить понимающего человека)

В ближайшие 5 лет, личным помощником, сопровождающим ГД.

kateee84


На мой взгляд, секретарь-референт для этих целей должность куда более подходящая, нежели делопроизводитель. Делопроизводитель, как я понимаю — это бумажки, бумажки, бумажки…:))

Счастливая миллионерша


Да какая разница?… Я бы выбрала делопроизводитель.

ОРМ


Делопроизводство — это бумаги без людей…
Знание ДП на приличном уровне Помощнику не только не помешает, но и пригодится, однако, с точки зрения, будущей карьеры, такая должность в резюме будет восприниматься, скорее, как движение если не вниз, то в сторону. .. особенно в рамках одной компании…
Мой совет: продолжать «секретарить», расширяя сферы ответственности, переходить референтом к руководителям более высокого уровня и в более крупные компании, а знания ДП совершенствовать самостоятельно

что-то мне кажется, что должность секретаря -референта предполагает знание делопроизводства.
Если больше нет вариантов, а кушать хочется, устройтесь без офиц.оформления и продолжайте искать далее должность своей мечты.
И непременно озвучьте причину своего нежелания марать трудовую книжку записью «секретарь-делорпоизводитель». А вдруг преждложат сразу должность мечты?;)

Я бы не сказала, что запись в трудовой книжке и резюме о должности делопроизводителя будет помехой в поиске должности референта. Скорее наоборот. У меня большой опыт работы референтом и помощником, поверьте, это в гораздо большей степени именно работа с документами, чем что-либо другое. Если учесть, что опыт работы секретарем уже есть, то должность делопроизводителя скорее поможет. Хотя, спраедливости ради, надо сказать, что работа скучная и монотонная, но кому-то нравится. Если Вы готовы с утра до вечера заниматься бумагами, то я бы рекомендовала согласиться и продолжать поиск. Уйти с работы если подвернется что-то лучше — не проблема.

мне кажется, только вы знаете, повышение это или понижение в вашей компании. К ГЕНу кто ближе? Откуда стартовать удобнее? Кого нагружают больше? Если речь идёт именно о переводе, а не просто перемене записи в трудовой, взвесьте всё!

Lady Dee


Определитесь, кем вы видите себя в будущем.
Лучше референтом, у него обязанности интереснее.

Возьмут помощником. Я ищу работу делопроизводителем. Достали приглашениями секретарем да помощником. Еще и уговаривают. А вот после помощника трудно будет устроиться делопроизводителем.

В зависимости от того, к чему вы испытываете склонность. Если мечтаете о работе помощника, тогда в делопроизводители точно не надо. А если вам предложили перейти на эту должность, т.к. вы им не подходите…. То делайте выводы. Но делопроизводителем работать-рутины все же много….

я считаю, что делопроизводитель это только плюс, опыт секретарем-референтом у тебя есть, а опыт делопроизводителя будет подразумевать хорошее знание делопроизводства…я сама недавно перевелась с должности секретарь руководителя на делопроизводителя, правда от этого мои функции практически не поменялись.взяли еще секретаря которая занимается разносом бумажек и прочем секретарской работой…в общем мне помощник…отталкивайся от того как у вас в организации с этом обстоит..но я советую перевестись, потом в дальнейшем, при составлении резюме, у тебя будет хорошее подтверждение знания документооборота, стандартов и прочей ерунды (что непосредственно относится к делопроизводству). А это также нужно помощнику руководителя в его работе)))


Технология 10-11 классы

Его роль в офисе

Секретарь-референт — это лицо фирмы. От его профессионализма зависит во многом эффективность работы руководителя, имидж фирмы, взаимоотношения с контролирующими организациями и с партнерами.

В далеком прошлом остались «девушки на телефоне», выполнявшие нехитрые поручения шефа. Престиж этой профессии был невысоким, шли на эту работу малограмотные женщины. Соответственно и зарплата у них была невысокая. Часть работы секретаря — референта выполнял сам руководитель, отчасти из-за того, что не знал в полном объеме своей работы, отчасти не доверял своему секретарю.

Пока что у нас нет учебных заведений, которые готовили бы специалистов, отвечающих тем требованиям, которые предъявляются к секретарям в цивилизованных странах. В Европе. Америке, Азии есть многоступенчатая подготовка секретарей. Там это престижная женская профессия, а значит, и хорошо оплачиваемая.

В сложившейся практике труда секретаря можно выделить профессиональные качества, которыми он должен обладать для успешной работы.

Квалифицированность подразумевает умение стенографировать, печатать, пользоваться компьютером, знать орфографию и пунктуацию.

Инициативность — самостоятельность в пределах своей компетентности.

Организованность — умение рационально организовать свое рабочее место, планировать распределение обязанностей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

Осведомленность — знание проблем и направление деятельности, в котором работает руководитель и организация в целом.

Ответственность — уметь самостоятельно и грамотно оформлять документы, расшифровывать стенограммы, диктограммы и четко выполнять поручения руководителя.

Пунктуальность — способность выполнять свою работу в установленное время, своевременно готовить документы для руководителя. Недопустимы опоздания на работу, на деловые встречи, совещания, заседания.

Дипломатичность, умение хранить служебную тайну, использовать только фактическую, строго проверенную информацию при подготовке документов, беседе с посетителями и по телефону. Недопустимо разглашать не только секретную информацию, но и такую, которая может нанести ущерб делу или отдельным липам. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Хорошая память. Ее можно развить, как и любую свою способность, стараясь запоминать информацию, а также уметь использовать возможности оргтехники.

Секретарь находится в постоянном общении — непосредственном диалоге со своим руководителем, сослуживцами, посетителями офиса и опосредованном — с помощью телефона, факса, почтовой связи. И от его умения разговаривать зависит эффективность работы офиса. Секретарь должен соблюдать любезность, корректность, вежливость и доброжелательность. В общении он должен всегда прийти на помощь, в случае необходимости — пойти на некоторые личные неудобства ради общего дела. Профессиональный секретарь знает, что обстоятельства управляют поступками. Иногда следует действовать строго по этикету, а бывают случаи, когда здравый смысл — лучший советник. Хороший секретарь обладает чувством такта. Говорят, хорошие секретари умеют выбрать подходящее время и выражения для нейтрализации негативной ситуации. Тактичный секретарь знает, кому из посетителей приемной надо оказать почет, кому любезность, когда «смягчить удары», полученные от грубого руководителя…

В чем секрет личного обаяния секретаря? В приятной внешности, уме, модной одежде или дорогих украшениях?! Нет. Люди не любят, когда им демонстрируют свое превосходство. Они отдают предпочтение скромным и доброжелательным секретарям. Личное обаяние проявляется в манере поведения: в выражении глаз и лица, в позах и жестах, в тембре и тоне голоса. Владение языком жестов и интонаций помогает умному секретарю быстро и легко устанавливать личные контакты, выражать свое отношение, не прибегая к банальным фразам, понять человека, подметить неискренность и хитрость.

Образцом секретаря может быть доктор Борменталь (М. Булгаков «Собачье сердце»). Этого человека отличают доброжелательность, корректность, вежливость, чувство такта, умение оказывать квалифицированную помощь своему руководителю — профессору Преображенскому, изысканные манеры, только из ряда вон выходящие происшествия могут вывести его из терпения.

Манера поведения, стиль, имидж играют решающую роль при формировании первого впечатления, которое складывается у людей быстро и прочно. Руководитель офиса и его секретарь должны это знать. Человек сначала видит (посетителя, гостя, покупателя…), а затем слышит, как он говорит, и лишь потом понимает, что он говорит. Психологи утверждают, что первое впечатление примерно на 50% зависит от внешности, одежды и манеры поведения, на 40% — от тона голоса и лишь на 10% — от содержания его сообщения. Надо всегда помнить, что у нас не будет второй возможности произвести первое впечатление.

Предприниматели и менеджеры любят повторять, что речь человека — это его судьба. Речь секретаря характеризует уровень его культуры, образованность, компетентность, воспитанность… Секретарь никогда не скажет: «позвонит», «позвонишь», «позвоните», но непременно «позвонит», «позвонишь», «позвоните».

Секретарь, занимающийся текущими делами офиса, ведет переговоры по телефону. Его голос по телефону может быть первым впечатлением людей о фирме. Недооценка психологического фактора этой формы общения может привести к конфликтам, несостоявшемуся сотрудничеству и упущенной прибыли.

Этикет телефонных разговоров. Быстро берите трубку звонящего телефона, это свидетельствует о вашей деловитости и расторопности.

Сняв трубку, представьтесь или назовите фирму: «Иванова слушает», «Фирма слушает Вас» и т.д. Не следует говорить «Алло», «Да», «Вас слушают» по служебному телефону.

Вежливо попросите звонящего представиться, если он не сделал этого: «Представьтесь, пожалуйста», или «С кем я говорю», или «Прежде чем ответить Вам, я должна знать, с кем говорю», или «В мои обязанности входит фиксировать, кто и с какой целью звонил». На вопросы: «А Вы кто?», «Кто Вы такой?», сказанные с грубой интонацией, обычно не отвечают.

Тон голоса секретаря должен сочетать в себе спокойную доброжелательность и деловитую скромность одновременно. Запрещены в его тоне высокомерие, издевательство, крик, а также услужливость, подобострастие, унижение, страх.

Если человек, которому звонят, отсутствует, следует спросить: «Что ему передать?», «Могу ли я чем-нибудь помочь?», «Позвоните, пожалуйста, в … часов».

Если звонит постоянный клиент или деловой партнер фирмы и вы узнали его по голосу, обязательно покажите это и назовите его по имени и отчеству прежде, чем он представится. Скажите ему что-нибудь приятное: «Рада Вам», «Как поживаете?» и т.д.

Будьте терпеливы и не грубите даже в ответ на грубость или когда не поняли вашего исчерпывающего ответа, или ошиблись номером. Не спешите класть трубку, если звонящий не договорил, скорее всего он позвонит снова и в более раздраженном состоянии.

Заканчивает разговор тот, кто позвонил. Он же перезванивает, если разговор был прерван по каким-либо причинам.

В заключение разговора также следует тепло попрощаться: «Рала была слышать Вас», «Всегда Вам рада», «Успехов Вам» и т.д.

Если звоните вы, то:

  1. подготовьтесь к разговору, мысленно «проговорив» возможные его варианты и выбрав наилучший;
  2. не набирайте номер по памяти, ошибочное попадание может испортить вам настроение;
  3. прежде всего поздоровайтесь, затем уточните, куда вы попали;
  4. если попали не туда, не спрашивайте: «Какой это номер?», а сами назовите номер, какой набрали, и не забудьте извиниться;
  5. обязательно назовите себя (даже если звоните впервые и вас там никто не знает), отношение к вам будет лучше, и вы получите более исчерпывающую информацию;
  6. не говорите более 3 минут, если хотите пользоваться авторитетом делового человека;
  7. узнайте, с кем вы говорите: «Как Вас зовут?», «С кем имею честь?», «Как я могу к Вам обращаться?» и т. д.;
  8. спросите, удобно ли говорить вашему абоненту или лучше обсудить важный вопрос в другое, более подходящее для него время;
  9. звонить в учреждение по личным делам и домой по служебным можно лишь в исключительных случаях;
  10. звоните о 9 до 22 часов;
  11. старайтесь быть приятным собеседником, чтобы вам всегда были рады.

В деловом общении неизбежно возникают эмоции, требующие выхода. Что советуют по этому поводу психологи? Для пользы дела лучше говорить людям приятное, поддерживать и подбадривать, восхищаться их успехами, чем унижать их достоинство.

Деловая культура секретаря. Современный секретарь референт должен уметь читать быстро, избирательно, осмысленно и надолго запоминать прочитанное. В противном случае он не сможет поддерживать свой уровень компетентности. На базе достаточно высокого культурного уровня он должен знать:

  1. правовые основы управления: административное, трудовое и хозяйственное право;
  2. законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;
  3. основы управления;
  4. отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;
  5. функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали;
  6. основы менеджмента, общей и социальной психологии, этику и эстетику, этикет;
  7. делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами, бездокументное обслуживание, архивное дело. ..

Необходимым условием достижения эффективности работы секретаря является организация его рабочего места. Здесь следует иметь в виду следующее:

— рабочее место секретаря в приемной располагается рядом с кабинетом руководителя так, чтобы легко можно было видеть входящих;

— в приемной должны находиться только те предметы, которые непосредственно необходимы секретарю и другим работникам;

— мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет. Поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно встать, менять позу при работе на компьютере или пишущей машинке, чтении.

В комплект мебели для оборудования рабочего места секретаря обычно входят: канцелярский стол, вспомогательный стол или тумба дтя технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемно-поворотное на колесиках, стулья дтя посетителей, шкафы или полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков.

Кроме профессиональных, у секретаря есть обязанности и светского характера. Успех деловых встреч, приема гостей и культурной программы зависит от умения и знания этикетных норм и имиджа секретаря.

Если в офис пригласили гостей, то секретарь заранее готовит встречу. Он подготавливает документы, образцы рекламной продукции, составляет варианты культурной программы. Встречает гостей, помогает раздеться и приглашает в комнату переговоров. В разговоре он сдержан, любезен, обменивается визитными карточками своей фирмы.

Посещая с гостями театр, секретарь должен помнить следующие правила. Если места в ложе, то гости занимают передние места. Передние места всегда предоставляются дамам, как бы ни был почтенен возраст мужчин и их положение. В театре секретарь общается только с гостями.

Если в офисе какое-либо торжество, то секретарь готовит пригласительные билеты, заранее их рассылает приглашенным или обзванивает их. Настаивать на приглашении можно с известным тактом и определенной долей настойчивости. (Настойчивость в приглашении иногда приятна для человека, так как она доказывает, что его обществом дорожат.)

Для больших собраний и заседаний секретарь также готовит пригласительные билеты даже тем, кому было сделано личное приглашение. Приглашение вежливее рассылать с курьером, чем по почте.

Никогда не посылайте по почте визитные карточки начальству или почетному лицу: их относят лично.

Часто на секретаря возлагается обязанность по подбору сувениров для гостей фирмы. В качестве сувениров можно использовать недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, значки… На эти предметы наносится название фирмы, иногда адрес и телефон. Этикет предполагает, что во время первой встречи подарки преподносит хозяин, пригласивший гостей, не гости. При последующих встречах обмен ими становится обязательным. При выборе подарка нужно помнить, кому он будет вручен и что было подарено этому человеку ранее.

Отправляясь по делу; да и в повседневной работе необходимо обратить особое внимание на костюм. Непозволительно являться в старом изношенном платье, но в то же время оно не должно иметь ни малейшего следа роскоши. Секретарь одевается в стиле деловой женщины, только чуть скромнее.

Секретарь должен придерживаться правил светского разговора. Крайне невежливо прерывать собеседников. Если необходимо что-либо сообщить шефу, секретарь подает ему молча записку и ждет ответа или прерывает беседу словами: «Прошу извинить меня…».

В разговоре не следует спорить. Ставное — уметь слушать и слышать говорящего. Расспрашивать поменьше, рассказывать больше, но еще больше слушать. Иронии и насмешки следует избегать. Разговаривать следует не шепотом и не крикливо (ибо обе эти крайности вульгарны).

Во многом успех работы секретаря зависит от личных контактов с руководителем. А это возможно только при условии взаимного доверия. Секретарь помогает в планировании рабочего дня руководителя, выполнении намеченных мероприятий, освобождает его от вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонные вызовы посетителей. ..

Профессия секретаря, несмотря на высокий уровень обязанностей, относится к разряду обслуживающих. Выбор личного помощника всегда за руководителем. Он должен доверить ему не только свои секреты, но и секреты фирмы, свои привычки, методы работы, крут общения… Он следит за событиями личной жизни руководителя, например заботится о цветах для специальных случаев, поздравлениях. Для оказания помощи руководителю секретарь должен уметь рационально планировать свое рабочее время. Для этого полезно вести специальный календарь-дневник работы руководителя и секретаря, куда вносить данные, которые могут быть интересны руководителю, уточнять вопросы у специалистов… Секретарь должен информировать о текущих вопросах и корреспонденции утром через 2 часа после начала работы и вечером за 2—3 часа до окончания рабочего дня.

Конечно, круг обязанностей секретаря гораздо больше того, что перечислено в этой главе. Чтобы быть асом в этом важном деле, надо многому учиться и много работать над собой, своим культурным уровнем, своей профессиональной квалификацией, изучать и запоминать правила этикета. И, что может стать главным, обладать сильным характером.

Наверное, можно сделать вывод, что основные психологические черты секретаря, его умение и способность вести себя с людьми приемлемы для человека любой профессии и положения.

Основные понятия

Мастерство, инициативность, организованность, ответственность, пунктуальность, осведомленность, дипломатичность, хорошая память, любезность, доброжелательность, чувство такта, речь, этикет телефонных переговоров, уровень компетенции, организация рабочего места, обязанности светского характера

Вопросы

  1. Перечислите профессиональные качества секретаря.
  2. Какими личными качествами должен обладать современный секретарь?
  3. Назовите основные правила ведения телефонных переговоров секретарем.
  4. Каковы требования к служебному телефонному разговору?
  5. Какие требования к рабочему месту секретаря?
  6. Что должен знать секретарь для успешной работы в офисе?
  7. Каковы его обязанности светского характера?

Секретариат, работа пресс-секретаря и референта — Секретарь-референт

Секретариат, работа пресс-секретаря и референта


Так что же относится к основным задачам и функциям, которые выполняют в процессе своей деятельности работники секретариата? К работе референтов можно отнести обеспечение выполнения своих полномочий руководителем предприятиям, учреждения, организации. Эту задачу можно разбить на конкретные обязанности. Так, по заданию руководителя секретари-референты готовят предложения по взаимодействию руководителя с другими подразделениями предприятия, с другими предприятиями, учреждениями, организациями, физическими лицами и участвуют в непосредственной реализации данного задания. Секретариат занимается планированием и прогнозированием необходимых мероприятий, необходимых для реализации своих функций руководителем предприятия, информационным обеспечением деятельности предприятия (эта функция возлагается на пресс-секретаря, о деятельности которого мы поговорим несколько позже).

Кроме того, офис-секретарь занимается ведением всего делопроизводства на предприятии и отвечает за сохранность документации и конфиденциальной информации, составляющую коммерческую тайну, за своевременную сдачу документов в архивные организации согласно нормам соответственных законов. К функциям секретариата относятся прием и первичная регистрация документации, поступающей на предприятие как непосредственно руководителю, так и для распределения по другим структурным подразделениям, подготовка проектов поручений, приказов, писем руководителя. На секретариате лежит обязанность по подготовке необходимой документации для проведения совещаний руководителем предприятия, своевременном информировании сотрудников о времени и месте проведения такого совещания. По поручения руководителя работники секретариата обеспечивают оперативное взаимодействие руководителя с другими структурными подразделениями, иными организациями или физическими лицами.

Учет и регистрация исходящей корреспонденции предприятия также ведется секретарями-делопроизводителями. При необходимости руководитель поручает секретарям провести сбор и анализ информации, необходимой для его непосредственной деятельности либо для деятельности всего предприятия в целом. В случае каких-либо форс-мажорных ситуация на предприятии, чрезвычайных происшествиях или стихийных бедствиях секретариат обязан вовремя проинформировать руководителя. Функции и обязанности секретаря могут быть расширены и дополнены в каждом конкретном случаем в зависимости от специфики деятельности предприятия, учреждения, организации.

Кто такой и чем занимается пресс-секретарь?

Особо хочется поговорить о деятельности пресс-секретарей. Пресс-секретарь – это человек, отвечающий за связи предприятия со средствами массовой информации, общественностью. Человек, занимающий данную должность или претендующий на эту вакансию, должен обладать многими знаниями и навыками. Так, пресс-секретарь должен быть коммуникабельным, знать деловой этикет, уметь быстро ориентироваться в различных ситуациях, владеть огромным словарным запасом и литературным языком. Так же, как остальные работники секретариата, пресс-секретарь подчиняется непосредственно руководителю предприятия. К основным задачам пресс-секретаря стоит отнести проведение брифингов, конференций с участием руководства компании. Этот человек должен уметь подготавливать проекты информационных материалов об организации и издавать их, готовить интервью для руководителя, организовывать прямые эфиры с его участием.

Имидж руководителя и предприятия в целом тоже лежит на плечах пресс-секретаря, которые обязан осуществлять деятельность, направленную на улучшение имиджа предприятия. Для этого, например, пресс-секретарь ежедневно занимается мониторингом различных изданий СМИ в поисках информации о деятельности предприятия. Ведь если вовремя обнаружить порочащую предприятия или его руководителя статью, то есть шансы успеть опровергнуть неправдивую информацию. Так же, поскольку мы живем в век информационных технологий и у каждого мало-мальски приличного предприятия есть свой сайт, к задачам пресс-секретаря относится наполнение сайта соответственной информацией о предприятии, своевременное обновление новостей о предстоящих мероприятиях, брифингах и т.п.

Из всего вышеперечисленного, зная работу и обязанности секретарей, можно сделать вывод, что секретариат – то структурное подразделение компании, которое занимается общим администрированием, делопроизводством и документооборотом, элементарными организационно-исполнительными задачами. Эта работа на первый взгляд совершенно не важная, но без нее не обойтись ни одному предприятию, учреждению или организации.

  • Содержимое раздела на Персоналке:

Чем занимается помощник секретаря: описание работы и обязанности

Чем занимаются помощники администратора стойки регистрации

Помощник администратора стойки регистрации отвечает за выполнение административных обязанностей по поддержке повседневных бизнес-функций и операций. Администраторы стойки регистрации помогают гостям, отвечают на их запросы и проблемы и направляют их к соответствующему персоналу в соответствии с их потребностями. Они также контролируют инвентарь в офисе, пишут заявки на покупку и рассылают почту по отделам.Административные помощники на стойке регистрации проверяют деловые и финансовые операции для создания отчетов, обновления информации в базе данных компании и сортировки документов для справки.

В этом разделе мы сравниваем среднюю годовую зарплату помощника секретаря со средней годовой зарплатой административного помощника стойки регистрации. Как правило, административные помощники на стойке регистрации зарабатывают на 89 130 долларов меньше, чем помощники секретарей в год.

Несмотря на то, что их зарплаты могут отличаться, у помощников секретарей и помощников по административным вопросам на стойке регистрации есть одна общая черта — это несколько навыков, требуемых в каждом ремесле.В обеих профессиях сотрудники развивают такие навыки, как телефонные звонки, планирование встреч и расчет заработной платы.

Что касается сходства, то на этом все заканчивается, потому что обязанности помощника секретаря требуют таких навыков, как «Финансовая отчетность», «Персональные компьютеры», «Соответствующие стороны» и «Федеральные агентства». В то время как помощник администратора стойки регистрации имеет опыт работы с клиентами, вводом данных, операциями на стойке регистрации и регистрацией на рейс. Итак, если вы ищете то, что действительно разделяет эти две карьеры, вы это нашли.

В среднем помощники по административным вопросам на стойке регистрации достигают такого же уровня образования, что и помощники секретарей. У помощников администратора на стойке регистрации на 4% меньше шансов получить степень магистра и на 2,4% меньше шансов получить степень доктора.

Каковы обязанности помощника операционного администратора?

Помощник администратора операций в первую очередь отвечает за выполнение задач поддержки при надзоре за операциями внутри компании или организации. Как правило, их обязанности вращаются вокруг ответов на запросы на рабочем месте, ответов на звонки и вопросы клиентов, управления расписанием, организации встреч и ведения точного учета всех транзакций между сотрудниками, клиентами и поставщиками. Бывают также случаи, когда нужно помогать старшим администраторам с организацией поездок и помогать персоналу в сложных вопросах. Кроме того, в качестве помощника важно соблюдать политику и правила компании.

Далее нам нужно изучить профессию помощника администратора по операциям. Эта карьера приносит с собой более низкую среднюю зарплату по сравнению с годовой зарплатой помощника секретаря. Фактически, разница в заработной плате помощников администратора операций на 84 939 долларов меньше, чем годовая зарплата помощников секретарей.

Сходство двух профессий помощников секретарей и помощников администратора операций заключается в некоторых навыках, связанных с обеими ролями. Мы использовали резюме по обеим профессиям и обнаружили, что в обеих используются такие навыки, как «Телефонные звонки», «Планирование встреч» и «Финансовая отчетность». «

Помимо разницы в заработной плате, есть некоторые другие ключевые различия, которые стоит отметить. Например, обязанности помощника секретаря, скорее всего, потребуют таких навыков, как« Персональные компьютеры »,« Соответствующие стороны »,« Федеральные агентства »и т. Д. и «Заседания совета директоров». Между тем, помощник администратора по операциям может обладать навыками в таких областях, как «Обслуживание клиентов», «Ввод данных», «Процедуры» и «Производственные объекты». Эти различия подчеркивают, насколько разные повседневные в каждой роли смотрится.

Что касается различий в образовании между двумя профессиями, помощники операционного администратора обычно достигают того же уровня образования, что и помощники секретарей. Фактически, у них на 1,8% меньше шансов получить диплом магистра и на 2,4% меньше шансов получить степень доктора.

Сравнение помощника по административным услугам

Помощник по административным услугам отвечает за административную поддержку организации, обеспечение бесперебойной работы и предоставление лучших услуг для клиентов. Помощники по административным вопросам обычно являются первой точкой контакта с посетителями, отвечая на их запросы и проблемы, проверяя встречи и направляя их к соответствующему персоналу или отделу. Они также присутствуют на собраниях и конференциях, составляют протоколы отчетов, представляют документы и предлагают возможности для улучшения операционных функций и повышения прибыльности. Помощник по административным службам выполняет обработку данных, сортирует файлы, контролирует инвентарь офиса и другие связанные задачи по мере необходимости.

Третья специальность, на которую мы обращаем внимание, — это помощник по административным вопросам. В среднем эти работники получают более низкую заработную плату, чем помощники секретаря. Фактически, они получают меньшую зарплату на 86 012 долларов в год.

Просматривая резюме нескольких помощников секретарей и помощников по административным вопросам, мы обнаружили, что обе роли используют одинаковые навыки, такие как «Телефонные звонки», «Планирование встреч» и «Финансовая отчетность». Но помимо этого карьера выглядит совсем иначе.

Некоторые важные ключевые различия между двумя профессиями — это некоторые навыки, необходимые для выполнения обязанностей. Некоторые примеры из резюме помощника секретаря включают такие навыки, как «Персональные компьютеры», «Прямые звонки», «Соответствующие стороны» и «Федеральные агентства», тогда как помощник по административным службам может иметь навыки в «Процедурах», «Обслуживании клиентов», «Данных». Вход »и« Специальные проекты ».

Помощники по административным вопросам обычно учатся на тех же уровнях, что и помощники секретарей.Например, у них на 0,6% больше шансов получить степень магистра и на 2,1% больше шансов получить степень доктора.

Описание канцелярского / административного помощника

Административный помощник, также известный как секретарь или офисный клерк, — это человек, который выполняет повседневные канцелярские и административные задачи. Помощники администраторов выполняют различные задачи, такие как ответ на телефонные звонки, организация файлов, поддержание контактов, планирование собраний и встреч и многое другое. Их задача может быть обширной в зависимости от потребностей операций и высшего руководства. Они служат в качестве привратников компании, поэтому необходимы сильные устные и письменные коммуникативные навыки. Они также должны демонстрировать отличные организаторские способности и умение управлять временем, поскольку выступают в качестве ресурса компании.

Теперь мы рассмотрим помощников канцелярских / административных работников, которые в среднем имеют более низкую заработную плату по сравнению с годовой зарплатой помощников секретаря. Фактически разница составляет около 93 993 долларов в год.

Согласно резюме помощников секретарей и канцелярских / административных помощников, некоторые навыки, необходимые для выполнения обязанностей каждой должности, аналогичны. Эти навыки включают «Телефонные звонки», «Планирование встреч» и «Финансовые отчеты».

Несмотря на то, что некоторые наборы навыков частично совпадают, есть некоторые различия, которые важно отметить. Во-первых, помощник секретаря может больше использовать такие навыки, как «Соответствующие вечеринки», «Федеральные агентства», «Заседания Совета» и «Досье учащихся». «Между тем, некоторые канцелярские / административные помощники могут включать в свое резюме такие навыки, как« Ввод данных »,« Обслуживание клиентов »,« Временные задания »и« Точные сообщения ».

В целом, канцелярские / административные помощники достигают аналогичного уровня образования по сравнению с резюме помощников секретарей. Канцелярские / административные помощники имеют на 3,8% меньше шансов получить степень магистра и на 2,6% меньше вероятность получить степень доктора

Каковы функции секретаря в качестве помощника менеджера? Работа

Автор Chron Contributor Обновлено 8 апреля 2021 г.

Секретарь или помощник по административным вопросам выполняет те же служебные обязанности и ответственность, что и другие административные должности.Однако основная цель работы — помочь одному конкретному менеджеру и его проектам, а не целому персоналу или отделу в компании.

В обязанности входит устное и письменное общение, подготовка документов, организация офиса и управление проектами. Менеджер, которого обслуживает секретарь, обычно является менеджером среднего звена, который руководит командой сотрудников, а не руководителем высокого уровня.

Управление коммуникациями

Помощник секретаря менеджера обычно отвечает на телефонные звонки только этого конкретного менеджера.Она работает на передовой для посетителей офиса, приветствует и инструктирует тех, кто приезжает на встречи. Она принимает телефонные сообщения от менеджера и при необходимости отвечает на телефонные звонки от его имени. По данным Study.com, помощник готовит письменные сообщения, такие как письма и электронные письма, также от имени менеджера. Она также является ответственным лицом по управлению входящей и исходящей почтой и пакетами.

Системы документации

Помощник менеджера использует компьютерные приложения для подготовки электронных таблиц, текстовых документов, баз данных и других типов документов, таких как формы, относящиеся к компании, по данным Бюро статистики труда. Она отвечает за точность этих документов, что требует эффективных навыков орфографии и грамматики. Обычно менеджеру требуется помощник, обладающий отраслевым опытом работы с компьютерными приложениями. Например, финансовому менеджеру потребуется, чтобы его помощник умел использовать такое приложение, как Microsoft Excel, для подготовки финансовых таблиц.

Организационные обязанности

Организационные функции являются главными среди обязанностей помощника менеджера.Он должен обслуживать и эксплуатировать копировальные машины, принтеры, системы телефонной связи и видеоконференцсвязи, а также другое офисное оборудование. Помощник должен следить за тем, что есть в наличии, и когда заказывать расходные материалы. Он должен поддерживать бумажные и электронные системы подачи документов, чтобы у менеджера был легкий доступ к важным документам. Помощник может нести ответственность за организацию календаря и расписания менеджера.

Управление проектами

Помощник менеджера часто принимает непосредственное участие в управлении специальными проектами. Эта функция может включать получение информации от поставщиков или клиентов, а также переговоры с ними о ценах или других условиях. Помощник может помочь в создании презентаций и отчетов для конференций или встреч. Уровень вовлеченности ассистента в управление проектом зависит от ее опыта, а также от того, в какой помощи нуждается руководитель. Менеджеры, которые часто путешествуют, могут больше полагаться на опыт своих помощников, чтобы удерживать форт и беспрепятственно управлять проектами из штаб-квартиры офиса.

Секретарь или помощник по административным вопросам Профиль карьеры | Описание работы, заработная плата и рост

Секретари и административные помощники выполняют рутинные канцелярские и административные обязанности. Они организуют файлы, готовят документы, назначают встречи и поддерживают других сотрудников.

Обязанности

Секретари и административные помощники обычно делают следующее:

  • Ответить на телефонные звонки и принять сообщения или переадресовать вызовы
  • Назначение встреч и обновление календарей событий
  • Организация встреч персонала
  • Обработка входящей и исходящей почты и факсов
  • Подготовка служебных записок, счетов-фактур или других отчетов
  • Редактировать документы
  • Ведение баз данных и файловых систем, как электронных, так и бумажных
  • Выполнение основной бухгалтерской отчетности

Секретари и помощники по административным вопросам выполняют различные канцелярские и административные обязанности, необходимые для эффективного управления организацией. Они используют компьютерное программное обеспечение для создания электронных таблиц; управлять базами данных; и готовить презентации, отчеты и документы. Они также могут вести переговоры с поставщиками, покупать расходные материалы и управлять складскими помещениями или корпоративными библиотеками. Секретари и административные помощники также используют видеоконференцсвязь, факс и другое офисное оборудование. Конкретные должностные обязанности зависят от опыта, должности и специальности.

Ниже приведены примеры типов секретарей и административных помощников:

Исполнительные секретари и исполнительные административные помощники обеспечивают административную поддержку высокого уровня для офиса и высшего руководства организации.Они часто берут на себя более сложные обязанности, такие как проверка входящих документов, проведение исследований и подготовка отчетов. Некоторые также контролируют канцелярский персонал.

Юридические секретари выполняют работу, требующую знания юридической терминологии и процедур. Они готовят юридические документы, такие как повестки, жалобы, ходатайства и повестки в суд под наблюдением адвоката или помощника юриста. Они также просматривают юридические журналы и помогают в юридических исследованиях — например, проверяя цитаты и цитаты в юридических сводках.

Медицинские секретари расшифровывают диктант и готовят отчеты или статьи для врачей или ученых-медиков. Они также собирают простые истории болезни пациентов, организуют госпитализацию пациентов или обрабатывают страховые выплаты. Медицинские секретари должны быть знакомы с медицинской терминологией и кодами, медицинскими записями, а также с больничными или лабораторными процедурами.

Секретари и помощники по административным вопросам, кроме юридических, медицинских и исполнительных , составляют самую большую подкатегорию секретарей и помощников по административным вопросам.Они занимаются административной деятельностью офиса почти во всех секторах экономики, включая школы, правительство и частные корпорации. Например, секретари в школах часто несут ответственность за большую часть коммуникаций между родителями, учениками, сообществом, учителями и школьными администраторами. Они назначают встречи, принимают посетителей и ведут записи учеников.

Разница между помощником администратора и секретарем

Административные помощники и секретари являются важными ролями в организации.Однако, хотя некоторые из их обязанностей пересекаются, их роли значительно различаются.

В чем разница между помощником администратора и секретарем?

Секретарь — канцелярский работник, и его роль включает в себя такие задачи, как расшифровка, набор документов, копирование и обработка вызовов, в основном поддержка помощника администратора. В то время как помощник администратора в большей степени принимает решения и обычно работает независимо, выполняя обязанности секретаря и одновременно отвечая за проекты.

Таким образом, роль помощника администратора выходит за рамки канцелярских задач и будет иметь возможность принимать суждения и решения.

Наиболее заметное отличие состоит в том, что помощник по административным вопросам будет контролировать других членов команды. Они также будут нести ответственность за организацию конференций, рассмотрение отчетов, меморандумов и представлений. Некоторым помощникам администратора может быть даже поручено подготовить статистические отчеты.

Каковы обязанности помощника администратора?

Вот 10 наиболее распространенных задач в роли помощника администратора:

  • Обработка нового бизнеса
  • Переписка с клиентами и провайдерами
  • Исследования
  • Производство документов
  • Первое контактное лицо для бизнеса
  • Ввод данных
  • Планирование и создание повесток дня встреч
  • Бухгалтерия
  • Создание электронных таблиц, которые используют секретари
  • Управление долгосрочными проектами


Каковы обязанности секретаря?

Вот 10 самых распространенных задач, выполняемых секретарем:

  • Прием звонков и их переадресация при необходимости
  • Дневник и запись на прием
  • Оформление служебных записок и форм
  • Хранение и обновление информации о сотрудниках
  • Организация командировок для бизнеса
  • Контроль над регулярными задачами регистратора
  • Обеспечение офиса необходимыми принадлежностями
  • Формы расходов на документы
  • Набор, подготовка и сопоставление отчетов
  • Внедрение новых бизнес-процедур

Как меняются их роли?

Современные рабочие места претерпели значительные изменения и только ждут дальнейшего развития. В основе этого лежат помощники администраторов и секретари. Их задачи переместились в онлайн, и день бумажной работы и картотеки ушел в прошлое.

Чтобы научиться выполнять эти роли, нужно идти в ногу со временем. Будь то полное обучение работе с Microsoft Excel или возможность эффективно поддерживать отношения удаленно, помощники администраторов и секретари сегодня столкнулись с большой кривой обучения.

Теперь они представляют собой удаленную виртуальную электростанцию, предлагающую свободу работы из дома, в то же время поддерживая продуктивные профессиональные отношения с руководителями или руководителями, которых они могут поддерживать благодаря современным технологиям.

Думаете об использовании службы виртуального секретаря? Прочтите наши 5 причин, почему вам следует это сделать.

Переходят ли помощники администраторов и секретари на удаленную работу?

Малые и крупные предприятия все чаще внедряют стратегию удаленной работы в свои модели. Преимущества получают как работодатели, так и сотрудники.

Недавний опрос показал, что 56% компаний разрешают удаленную работу по всему миру, из которых 16% полностью удаленные и 40% — гибридные; гибридная система является самой популярной.Это становится все более популярным среди помощников администратора, как мы видели, когда количество виртуальных помощников увеличилось.

Виртуальный помощник — это то же самое, что и помощник администратора, предоставляющий административные услуги, однако он будет выполнять свою работу вне офиса. Виртуальный помощник часто работает из дома или в любом удобном месте, что делает его полезным и гибким ресурсом для многих компаний.

Как SmartPA может помочь

В SmartPA вы можете передать все свои административные и бизнес-услуги нашей команде из 250 помощников, одновременно выполняющих роль помощника администратора и секретаря! Чтобы просмотреть полный спектр наших услуг, посетите наш веб-сайт здесь.У нас также есть банк статей для помощников администратора и секретарей, которые могут вам помочь. Вот лишь несколько:

Должностная инструкция секретаря [Обновлено в 2022 году]

Чем занимается секретарь?

Секретари могут работать в любом офисе или на предприятии, где есть стойка регистрации для выполнения административных задач, составления расписания персонала и управления перепиской. Они приветствуют посетителей и определяют причину их визита в офис, выступая в качестве посредника, чтобы убедиться, что их коллеги ожидают гостей, прежде чем впускать их обратно в офис.Секретари управляют общими файлами и записями, поддерживая логическую систему организации, чтобы они могли легко получать доступ и отправлять информацию по запросу. Секретари также могут запланировать транспортировку и проживание коллег, которые путешествуют, и подготовить документы для деловых встреч.

Навыки и квалификация секретаря

Как необходимая часть вашей команды, секретари должны обладать отличными навыками тайм-менеджмента и уметь выполнять несколько задач одновременно. Терпение, организационные навыки и умение все делать очень важны.Секретарши также должны обладать базовыми навыками работы с компьютером.

Вот еще несколько навыков и квалификаций, которыми должны обладать секретари:

  • Диплом средней школы или GED
  • Канцелярский опыт более 2 лет
  • Знание конкретных программ, используемых в вашей организации
  • Опыт работы в области обработки данных, бухгалтерского учета или другие навыки, которые вам необходимо выполнить
  • Умение работать самостоятельно
  • Организованное и профессиональное поведение
  • Великолепные письменные и устные коммуникативные навыки
  • Опыт ведения и определения приоритетов календаря менеджера

Ожидаемая заработная плата секретаря

Секретарь зарабатывает в среднем 25 942 доллара в год.Заработная плата может зависеть от уровня опыта, образования и географического положения.

Требования к образованию и обучению секретаря

Секретари часто являются выпускниками средней школы, хотя в некоторых отраслях, таких как юридические и медицинские секретари, требуется высшее образование для понимания терминологии и процедур. Например, степень бакалавра делового администрирования может быть полезна для понимания корпоративной среды. Сертификация по определенным программам может быть полезна для вашей организации, поэтому вы должны указать их в описании должности, если это требуется для этой должности.

Требования к опыту секретаря

Секретари должны иметь опыт общения с другими и уметь приветствовать клиентов и помогать им в приветливом и профессиональном менеджере. Им может потребоваться общаться с клиентами по телефону, лично, через онлайн-чат или письменно.

должности секретаря могут быть начального уровня, и в этом случае сотрудник часто учится на работе. Однако секретарь также должен иметь базовые навыки работы с компьютером, а также знакомство с несколькими программными приложениями. Им потребуется управлять расписанием, помещениями для встреч, встречами и т. Д., И они должны иметь опыт управления расписаниями в других областях.

Образцы должностных инструкций на аналогичные должности

Если это описание должности секретаря не совсем то, что вы ищете, рассмотрите другие связанные должности:

Что означает помощник секретаря?

  • Мик Малрой:

    Военным США намного лучше благодаря участию женщин, сказал Мик Малрой, морской пехотинец в отставке и бывший заместитель помощника министра обороны по Ближнему Востоку и корреспондент ABC News.Они были награждены за свою доблесть на поле боя, и многие принесли высшие жертвы за свою страну. «Мы должны использовать это время, чтобы убедиться, что каждый американец знает об этой истории, и не слушать тех, кто либо не знает об этой истории, либо намеренно искажает ее», — сказал он.

  • Крис Кунс:

    Я хочу поблагодарить вас, помощник госсекретаря Купер, за то, что вам удалось достичь редкого момента двухпартийности в этом комитете. Я скажу помощнику госсекретаря Куперу, что не часто мы с моим коллегой из Техаса полностью соглашаемся по какому-либо вопросу.

  • Чернокожие американцы:

    Я должен следовать велению своей совести и уйти в отставку с должности помощника министра штата по законодательным вопросам.

  • CDC и FDA:

    Доктор Энтони Фаучи, директор Национального института аллергии и инфекционных заболеваний, сказал Крису Куомо корреспонденту CNN после встречи.Виртуальная встреча в понедельник вечером длилась час, поскольку Pfizer представил данные. Присутствовали высшие должностные лица здравоохранения, в том числе Энтони Фаучи, директор CDC д-р Рошель Валенски, директор Национальных институтов здравоохранения д-р Фрэнсис Коллинз, главный хирург США д-р Вивек Мурти, исполняющая обязанности комиссара FDA д-р Джанет Вудкок, помощник секретаря для Доктор здравоохранения Рэйчел Левин и главный научный сотрудник группы реагирования на Covid-19 администрации Байдена доктор Дэвид Кесслер. Подробнее.

  • Марко Рубио:

    Это не были чиновники Госдепартамента, Госдепартамент не был [ Помощник Государственного секретаря по делам Западного полушария] Роберта Джейкобсон или Джон Керри, это были чиновники Совета национальной безопасности, вы послал неквалифицированных людей на переговоры с закоренелыми, жестокими шпионами и представителями тиранов… Это было обсуждено на секретном уровне с участием агентств, находящихся под полным контролем Белого дома, как политический ход … И это несоответствие очевидно в такой сделке, которая была заключена.

  • Безопасность | Стеклянная дверь

    Подождите, пока мы убедимся, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас проблемы.

    Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une personne réelle.Votre contenu s’affichera bientôt. Si vous continuez à voir ce message, contactez-nous à l’adresse pour nous faire part du problème.

    Bitte warten Sie, während wir überprüfen, dass Sie wirklich ein Mensch sind. Ihr Вдохните вирд в Kürze angezeigt. Венн Си weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте и .

    Даже geduld a.u.b. Terwijl, мы проверяем, что вы склонны. Uw content wordt binnenkort weergegeven.Als u dit bericht blijft zien, stuur dan een e-mail naar om ons te информирует о новых проблемах.

    Espera mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, infórmanos del проблема enviando un correo electrónico a .

    Espera mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido aparecerá en бреве. Si Continúas viendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos que tienes issues.

    Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade. Сеу конеудо será exibido em breve. Caso continuerecebendo esta mensagem, envie um e-mail para para nos informar sobre o проблема.

    Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini a visualizzare questo messaggio, invia un’email all’indirizzo per informarci del проблема.

    Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

    Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

    Подождите до 5 секунд…

    Перенаправление…

    Заводское обозначение: CF-102 / 6c81831f3a0f359b.

    .

    Author: alexxlab

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.