Как оформить правильно письмо на английском – Пишим письма на английском языке: деловые и персональные - Управленческое образование

Содержание

Как правильно написать деловое письмо на английском языке: образец и правила оформления

Каждое письмо начинается с обращения к адресату – юридическому лицу или предприятию. В письме на английском языке оно обозначается в левом верхнем углу листа. Ниже необходимо прописать адрес получателя и дату отправления. Можете воспользоваться шаблоном:

Mr Ivan Karpov
ADVICE-company
Office 12, Entrance 1B
Zoya Kosmodemyanskaya Street
Saint Petersburg
9 July 2015

Однако если вы составляете письмо на готовом фирменном бланке, адрес писать не надо. Необходимо указать лишь имя отправителя, должность и дату. Как правило, дату пишут, отступив три строчки от адресата.
Основной текст начинается с формального обращения. Например, можно использовать следующие конструкции:

Hello Mr. Smith
Dear Anastasia

Если вы хотите обратиться к женщине, однако не знаете замужем ли она, нужно через косую черту указать Mrs./Ms. Sir или Madam используются при обращении к незнакомому человеку.

В отличие от русского языка, где принято ставить знак восклицания, в английском используются другие знаки, например запятая или двоеточие (в обращении к высокопоставленному лицу).

Пишете письмо данному адресату в первый раз? Непременно представьтесь, указав полное имя и занимаемую должность. В случае, если вы уже получали письма от этого адресата, выразите благодарность его за предыдущее послание.

Главное тело письма можно начать со слов «I am writing to you to …». Должна прослеживаться четкость конструкции, то есть письмо должно быть поделённым на абзацы, в которых излагаются причины написания.

В конце послания не забудьте поблагодарить получателя за внимание и за будущее решение вашей проблемы. Используйте следующие конструкции:

Thank you for your time.
Thank you in advance.

Завершая написание письма, требуется отступить четыре строчки вниз от главного текста и оставить свои контакты. Например:

Ivan Heisenberg
Secretary-general
ASQ Company
Tel.: 123-45-67
E-mail: [email protected]

Вот такие несложные правила помогут вам успешно составлять письма на английском языке и отправлять их деловым партнерам.

Подписывайтесь на бесплатный курс английского языка по e-mail.
Тематические топики, видео и советы по обучению. Учите язык удобно.

150slov.com

Как составить сопроводительное письмо на английском

Как написать сопроводительное письмо к английскому резюме: структура и принципы, примеры и полезные фразы. Ищите работу правильно и эффективно!

Вы ищете работу и составили идеальное резюме на английском? Подождите, это еще не все. Файл с резюме нужно будет переслать работодателю в виде приложения к электронному письму: но что писать в самом электронном сообщении, и писать ли вообще? Вопрос важный, и ответ на него мы даем в нашей статье.

Чтобы найти работу, одного резюме недостаточно. При отклике на вакансию вы можете, — и должны, — сопроводить свое резюме кратким, но информативным письмом. В нем в 3-4 абзацах должно быть указано, на какую позицию и почему вы претендуете, а также какие ваши качества дают вам право на нее претендовать.

Правильно составленное сопроводительное письмо, как и удачное резюме, поможет быстрее получить заветную вакансию. Следуйте нашим советам, и процесс поиска работы станет легче, а результат — приятнее.

Вступление: «Разрешите представиться»

Если вы хотите, чтобы работодатель внимательно прочел ваше письмо, уделите особое внимание вступлению. В идеальном случае, первые же слова вашего письма должны захватить внимание читателя и удерживать его до заключительных строчек.

Как это сделать? Вот несколько полезных приемов:

В первых строках письма упомяните общего знакомого (если таковой имеется): это гарантирует, что ваше письмо прочтут. Можно упомянуть общие контакты в LinkedIn (для удобства, приведите ссылку на свой профиль).
Кратко опишите свои профессиональные достижения и возможности, подчеркнув, какую выгоду это сулит работодателю.
Начните с интригующего вопроса — этот литературный прием привлечет интерес работодателя или HR-специалиста и заставит дочитать письмо до конца.

И не теряйте драгоценного времени и внимания работодателя, описывая в первом абзаце, где и когда именно вы нашли объявление о вакансии: в теме письма (а также в названии файла резюме) вы укажете название и/или код вакансии — этого вполне достаточно.

Примеры

I recently met with James Smith from your firm, and he strongly recommended that I send you my resume. Knowing the requirements of your open position for a financial analyst, he concludes that I am the ideal candidate.	Недавно я познакомился с Джеймсом Смитом из вашей фирмы, и он настоятельно рекомендовал мне отправить вам мое резюме. Зная требования к вакансии финансового аналитика, он считает меня идеальным кандидатом.
My advanced computer skills, plus my vivid interest in technology advances, and my recently completed education in computer science make me a strong candidate for a position as an entry-level software engineer at your highly regarded company.	Глубокое знание компьютеров, живейший интерес к технологическим новшествам, а также недавно полученное образование в области компьютерных дисциплин делают меня превосходным кандидатом на начальную позицию разработчика ПО в вашей уважаемой компании.
(Пример интригующего вопроса во вступлении)
Are you in the market for a sales pro who has set sales records for four different companies and trained dozens of high-performance sales reps?	Вы ищете специалиста-«продажника», рекордсмена по продажам в четырех различных компаниях, подготовившего десятки эффективных торговых представителей?

Основная часть: why you, why me…

Во втором абзаце нужно объяснить, почему вас заинтересовала данная компания и должность. Не нужно опускаться до грубой лести, описывая преимущества компании, но тонко сделанные комплименты относительно стиля руководства, высокого уровня конечного продукта и, к примеру, высокой корпоративной культуры — неотъемлемая часть этого раздела. Разумеется, эта информация должна соответствовать действительности — но вы ведь посетили официальный сайт компании, изучили отзывы сотрудников?..

Полезные фразы

I am particularly interested in this job, as…	Я чрезвычайно заинтересован в этой работе, поскольку…
I would like to work for you, in order to…	Я бы хотел работать на вас для того, чтобы…
I have been interested in this type of job all through my career.	На протяжении всей моей карьеры меня интересовала такая работа.

Примеры

Your company has a solid reputation, successful strategies and high corporate culture, all of which make it stand tall above other companies.	Ваша компания имеет солидную репутацию, успешные стратегии развития и высокую корпоративную культуру, что выгодно выделяет ее на фоне других компаний.
I fully understand that this company is expanding. I have read on your website that several new products will be launched soon. I am keen to be part of this company as it expands and grows.	Я прекрасно понимаю, что компания расширяется. На сайте вашей компании я прочел о запуске нескольких новых продуктов. Я бы очень хотел стать частью этой растущей и развивающейся компании.
As a marketing executive who knows how to deliver results, develop teams, and create winning strategies, I visualize that this position is made for me. It has the challenge that will keep me agile. It is the type of job I would like to go to every morning.	Как специалист в области маркетинга, знающий, как достичь результата, организовать команду и разработать успешную стратегию, я считаю, что эта должность просто создана для меня. В ней есть своеобразный вызов, который будет поддерживать во мне боевой дух. Это работа, на которую я бы с удовольствием ходил каждое утро.

После сдержанных дифирамбов компании-работодателю кратко опишите свою квалификацию, опыт работы и качества, которые делают вас перспективным кандидатом. Основной посыл этой части должен быть таков: «Я именно тот, кто вам нужен — и вот доказательства». Используйте количественные показатели — при описании достижений они производят больший эффект.

Полезные фразы

I would be well suited to the position because…	Я подхожу на эту позицию, потому что…
My professional qualifications / skills are a perfect match for this position.	Моя профессиональная квалификация и навыки идеально подходят для этой должности.
Whilst working at… I became highly competent in…	Во время работы в…(компания) я стал высококвалифицированным специалистом в… (область деятельности)
Even under pressure I can maintain high standards.	Даже в стрессовых ситуациях мне удается поддерживать высокий стандарт работы.
I have a lively interest in … and would appreciate the opportunity / chance to broaden my knowledge by working with you.	Меня живо интересует… и я буду благодарен за возможность расширить свои знания, работая с вами.
My current position as…for…has provided me with the opportunity to work in a high-pressure, team environment, where it is essential to be able to work closely with my colleagues in order to meet deadlines.	Моя текущая должность…(название должности) в компании…(название компании) дала мне возможность работать в напряженном графике в командных условиях, когда для выполнения работы в срок крайне важно тесное взаимодействие с коллегами.
In addition to my responsibilities as…, I also developed…skills.	В дополнение к моим обязанностям…(название должности), я также развил следующие навыки:….
I have an excellent command of…	Я превосходно владею…
I have a working knowledge of…	Я обладаю рабочими навыками…
I have … years’ experience of working…	Я имею …-летний опыт работы…
I am an experienced user of…	Я опытный пользователь…(укажите компьютерные программы)
Excellent communication skills	Отличные коммуникативные навыки
Deductive reasoning	Дедуктивное мышление
Logical thinking	Логический склад ума
Analytical skills	Аналитические способности
Good interpersonal skills	Хорошие навыки межличностного общения
Negotiation skills	Умение вести переговоры и договариваться
Presentation skills	Навыки проведения презентаций

Примеры

During my three years in purchasing with AAA, I’ve been credited with yearly savings in the $50,000 to $75,000 range. This resulted from a combination of skillful negotiation and replacing underperforming vendors. Wouldn’t you like me to save money for your company?	За три года моей работы в закупках в компании ААА мне удалось сэкономить для компании 50-75 тыс. долл. Это стало возможным в результате умелых переговоров и замены недобросовестных поставщиков. А вы бы не хотели, чтобы я сократил расходы вашей компании?
I helped the executive I worked for to increase sales by 30% proactively suggesting our sales reps be reassigned based on their experience.	Я помог своему руководителю увеличить продажи на 30%, действуя на упреждение и предлагая перераспределить наших торговых представителей в зависимости от их опыта.
I am long on effort and enthusiasm, although short on experience. Examples of my passion for doing the job well are in references I gained as a student from my employers and customers: (list references).	Я полон сил и энтузиазма, хотя мне и не хватает опыта. Примеры моего неравнодушного отношения к работе содержатся в отзывах, которые я получил, будучи студентом от работодателей и клиентов: (приведите ссылки на рекомендации)
With my technical skills and understanding of your market, I can step into the position and be immediately productive.	С моими техническими знаниями и пониманием вашего рынка я смогу начать работать с высокой производительностью сразу же после того, как займу эту должность.

Заключительная часть: призыв к действию

Помните, цель вашего сопроводительного письма — обеспечить приглашение на собеседование. Не стоит заканчивать его на неопределенной ноте, например, “I’ll hope to get in touch” («Надеюсь, мы с вами свяжемся»). Уточните, когда и как вы свяжетесь с работодателем, чтобы узнать о его решении. Но уж если обещаете, выйдите на связь обязательно!

Заключительная часть письма должна быть энергичной, позитивной, в ней должна просматриваться ваша уверенность в собственных силах и в том, что вы и есть лучший кандидат на объявленную вакансию.

Полезные фразы

I am available for interview on…

Я могу подойти на собеседование… (укажите дату)

Thank you for your time and consideration. I look forward to the opportunity to personally discuss why I am particularly suited to this position. Please contact me via…

Благодарю за ваше время и внимание. С нетерпением ожидаю возможности лично обсудить с вами причины, которые делают меня самой подходящей кандидатурой на эту должность. Пожалуйста, обращайтесь ко мне посредством… (контактная информация)

Примеры

I’m eager to sit down with you to discuss the contribution I can make to AAA. I’ll follow up with a call next Wednesday. Or, you can reach me immediately on my mobile phone at 888-888-8888. Thank you for your time and consideration.	Мне бы очень хотелось лично обсудить с вами тот вклад, который я могу сделать в деятельность компании AAA. Я позвоню вам в следующую среду. Либо вы можете связаться со мной немедленно по моему мобильному номеру 888-888-8888. Благодарю вас за уделенное мне время и внимание.
As a resume is limited in the information it conveys, why don’t we meet in person? If you need additional facts before arranging an interview, call me at 888-888-8888. Otherwise, I’ll e-mail you next week to confirm your interest.	Поскольку в формате резюме невозможно передать всей информации, почему бы нам не встретиться лично? Если вам необходима дополнительная информация перед тем, как назначить мне собеседование, звоните мне по номеру 888-888-8888. Если звонка не будет, на следующей неделе я отправлю вам электронное письмо с просьбой подтвердить вашу заинтересованность.
I will call you next Tuesday to follow up on my application and arrange for an interview.	Я позвоню вам в следующий вторник, чтобы узнать ваше решение по моему резюме и договориться о собеседовании.

Оформление сопроводительного письма

Первое впечатление очень важно, поэтому постарайтесь оформить письмо с максимальной аккуратностью. В случае отправки сопроводительного письма по почте, используйте бумагу хорошего качества, без загибов или пятен. Выбирайте стандартный, хорошо читаемый шрифт (Times New Roman или Arial). Убедитесь, что правильно написали имя адресата и не забудьте поставить подпись.

Будьте лаконичны

Вполне вероятно, что человек, которому вы пишете, ежедневно получает множество писем, и если ваше послание занимает три страницы мелким шрифтом, скорее всего, оно окажется в корзине. Чтение письма должно занимать секунды, а не минуты.

Тщательно проверяйте правописание и грамматику

Ошибки в тексте производят крайне негативное впечатление. Они создают образ небрежного или необразованного человека, ослабляют эффект сказанного и легко могут лишить вас шанса получить работу. Поэтому:

Пользуйтесь проверкой орфографии в текстовом редакторе.
Перечитайте текст самостоятельно, так как машинная проверка не укажет ошибку, если слово правильно написано, но неверно употреблено (например, dose и does, brake и break).
Проверьте грамматику. Если вам свойственны ошибки в какой-либо конкретной области (например, согласование времен или употребление артиклей), обратите особое внимание на эти места. Если не уверены в своих силах, попросите проверить ваше письмо человека, владеющего английским лучше вас.
Проверьте правильность построения предложений и пунктуацию. Нет ли в тексте неполных предложений? Помогает ли пунктуация пояснить сказанное?
Не пишите письмо на скорую руку, многие ошибки возникают именно из-за спешки. Отведите достаточно времени для проверки и, если нужно, переписывания. Ведь от одного письма может зависеть вся ваша карьера.

Одна компания — одно письмо

Каждое сопроводительное письмо должно быть персонализировано: это относится как к его содержанию, так и к оформлению. Самый неприятный момент для работодателя — обнаружить, что одно и то же шаблонное письмо рассылается в несколько фирм, часто конкурирующих. Поэтому при отправке сопроводительного письма убедитесь, что в поле To:/Кому: стоит только один адрес. Нельзя недооценивать важность этого нюанса, ведь он может стоить вам карьеры.

Пример сопроводительного письма (Cover Letter)

Письмо написано согласно американским правилам оформления деловой корреспонденции — читайте о них в нашей статье «Как написать деловое письмо на английском языке».

Farrington Road

Apt. G11

Chapel Hill, NC 27514

Taylor, Inc.

694 Rockstar Lane

Durham, NC 27708

January 11, 2015

Dear Ms. Jones:

I am seeking a position in your engineering department where I may use my training in computer sciences to solve Taylor’s engineering problems. I would like to be a part of the department that developed the Internet Selection System but am unsure whether you have a current opening.

I expect to receive a Bachelor of Science degree in Engineering from North Carolina State University in June and by that time will have completed the Computer Systems Engineering Program. Since September 2010, I have been participating, through the University, in the Professional Training Program at Computer Systems International in Raleigh. In the program, I was assigned to several staff sections as an apprentice. Most recently, I have been a programmer trainee in the Engineering Department and have gained a great deal of experience in computer applications. Details of the academic courses I have taken are included in the enclosed resume.

If there is a position open at Taylor Inc., please let me know whom I should contact for further information. I look forward to hearing from you soon. I may be reached at my office (919-866-4000 ext. 232) or via email ([email protected]).

Yours faithfully,

Rebecca Brock

Перевод:

Фаррингтон-Роуд

кв. G11

Чапел-Хилл, NC 27514

Taylor, Inc.

694 Рокстар-Лейн

Дарем, NC 27708

11 января 2015 г.

Уважаемая госпожа Джонс,

Меня интересует вакансия в вашем конструкторском отделе, где я бы смогла использовать полученное мною образование в сфере компьютерных технологий для решения технических задач компании Taylor. Я бы хотела стать частью отдела, разработавшего Internet Selection System, но не уверена в наличии у вас открытой вакансии в данный момент.

В июне я получу степень бакалавра технических наук Университета Северной Каролины, завершив к тому времени программу обучения по системотехнике. Начиная с 2010 года, при содействии университета, я принимала участие в программе профессиональной подготовки при компании Computer Systems International в г. Рейли. В ходе обучения по данной программе я проходила стажировку в нескольких отделах компании. В последнее время я работала программистом-стажером в конструкторском отделе, где приобрела достаточный опыт работы с компьютерными приложениями. Подробнее о прослушанных мною академических курсах написано в прилагаемом резюме.

Если в корпорации Taylor имеется открытая вакансия, пожалуйста, сообщите, к кому мне обращаться за дополнительной информацией.

С нетерпением ожидаю вашего ответа. Мои контактные данные: рабочий телефон 919-866-4000 доп. 232, электронный адрес: [email protected].

Искренне ваша,

Ребекка Брок

Читаем дальше:

Как научиться писать деловое письмо на английском

ТОП-50 вопросов на собеседовании о приеме на работу

Как составить резюме на английском: 450 примеров

Как грамотно составить деловое письмо на английском языке

К деловому письму на английском предъявляются те же требования, что и на русском, поэтому оно должно быть:

— лаконичным;
— ясным;
— правильным оформленным;
— вежливым;
— грамотным.

При написании английского делового письма используются:

Также необходимо оставить 3–5 строк для собственноручной подписи и сложить письмо три раза (по горизонтали) для размещения в конверте.

Все письма на английском языке имеют стандартную форму в следующей последовательности:

В левом верхнем углу письма располагаются логотип компании и реквизиты компании, если письмо пишется на официальном бланке. В адрес включается название компании, номер дома, название улицы, города, страны (заглавными буквами) и почтовый индекс. ФИО отправителя писать не нужно, они будут обозначены в конце письма.

SOUTH OFFICIAL BANK

123 New Avenue Boston 342134

(956)111–17

Ниже пишем адрес получателя . Если письмо от частного лица, то начинаем с него.

Mr Jürgen Klopp

45 Anfield Road

Liverpool

L4 0TH

Дата. Дату можно разместить слева или справа ниже адреса получателя. Формат даты также довольно гибок.

7 апреля 2012 г. можно записать как 7 April 2012, 7th April 2012, 7/4/12 или 07/04/12.

Дата в Великобритании пишется так: день/месяц/год — 7th of July. Дата в США пишется в следующей последовательности: месяц, число год — September, 12, 2013.

Справа можно написать адрес отправителя. Это не является обязательным, так как реквизиты компании указаны в шапки, а адрес частного лица указан на конверте.

47 Green Street

Manchester

H6 OTH

Обращение. Стандартные формулы: Dear Sir, Dear Madam, Dear Ms. Jones.

Важно: к женщинам следует обращаться Ms., если вас не попросили использовать другое обращение: Miss — для незамужних женщин, Mrs. — для замужних.

Обращайтесь по имени и фамилии, если они вам известны. Если у адресата есть ученое звание, используйте его.

Dear Dr. Huxley

Dear Prof. Atkinson.

После обращения поставьте запятую.

В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения — двоеточие.

Dear Mr. Stevens:

Заголовок к документу.

Coursework Programs in Business Administration.

Текст письма в котором может быть:

упоминание или ссылка на происходивший ранее разговор или рекламу продукта. В этом случае можно использовать выражения:
in reference to; referring to; with reference to&nbsp.
Причина, по которой было написано письмо:
I am writing to inquire about…, apologize for, confirm, comment on&nbsp.
Вопросы, которые вы хотели бы прояснить:
Could you inform us about…?; Please inform us as soon as possible about…; Please let us know…; We would like to have further details about.

Выражение надежды на дальнейшее сотрудничество:

I look forward to hearing from you soon

If your prices are competitive, you can expect repeat orders.

Окончание письма:

Best wishes, best regards — если вам хорошо известен человек, которому вы пишете

Yours faithfully — если вы не знаете имени адресата,

Yours sincerely — если вы знаете его имя.

Оставьте строку для росписи, ниже напечатайте свое имя и фамилию. В скобках можно указать, какое обращение вы предпочитаете.

Valentina Orlova (Ms)

Если к письму прилагается копия, то ее указывают ниже подписи следующим образом «cc: JohnSmith». Если английское деловое письмо имеет электронную форму, копии не указываются.

Приложения к письму обозначаются словом «Enclosure» либо сокращением

«Enc: catalogue».

Как оформить правильно письмо на английском – Пишим письма на английском языке: деловые и персональные

Как правильно написать деловое письмо на английском языке: образец и правила оформления