Подпись в английском письме / English Letters. Final Polite Formula
Как и форма обращения, подпись в письме (заключительная формула вежливости) зависит от того, кому вы пишете письмо. Наиболее общей представляется формула Sincerely yours. В зависимости от тона и стиля всего письма она может интерпретироваться и как строго официальная, и как менее официальная, и как совершенно неофициальная. На русский язык эта формула может переводиться С уважением или Искренне Ваш/ Искренне твой. Существуют следующие варианты формулы:
Sincerely,
Sincerely yours,
Very sincerely yours,
Yours sincerely,
Yours very sincerely,
Always sincerely yours и т.д.
Кроме того, в переписке используются следующие формы:
– официальный стиль:
Yours truly/ Yours very truly – С уважением / Преданный Вам (формально и официально)
Truly yours/ Very truly yours – С уважением / Преданный Вам (несколько менее формально, но также официально)
– менее официальный стиль:
Faithfully yours – С уважением
Cordially yours – Искренне Ваш
Best Regards – С уважением / С наилучшими пожеланиями (если адресат является коллегой (близкое, не совсем формальное знакомство) или другом)
Best Wishes – С наилучшими пожеланиями
– подчиненные обычно обращаются к своему начальству:
Respectfully yours – С уважением
– неофициальный стиль (например, в письмах родственникам или хорошо знакомым людям):
Yours cordially,
Very cordially yours – Сердечно твой / Ваш
Faithfully yours,
Yours (always) faithfully – Всегда преданный тебе/ Вам
Yours ever,
Ever yours,
As ever,
Yours as always – Всегда твой/ Ваш
Yours affectionately,
Lovingly yours – Любящий тебя / Вас
Devotedly (yours),
Yours truly – Преданный тебе/ Вам
Your very sincere friend – Твой/ Ваш искренний друг
– в письме близким друзьям и родственникам:
Affectionately (yours),
Yours affectionately,
(Lots of) love,
(Lots of) kisses – Целую
Your loving son/ daughter – Твой любящий сын / дочь
Your devoted niece – Преданная тебе племянница
После заключительной формулы вежливости ставится запятая, на следующей строке пишется имя или фамилия (Обратите внимание на то, что в английском языке всегда сначала пишется имя, а потом фамилия):
Yours sincerely,
Kitty Brown
Между Yours Sincerely и Yours Faithfully следует запомнить разницу.
Eсли в начале делового письма вы обращаетесь к адресату по имени, то в конце следует использовать Yours Sincerely.
Если же в начале вы употребляете Sir/Madam или другую форму вежливого обращения, то используется Yours Faithfully.
Теги: business english | ending the letter | english letter | polite formula | yours faithfully | yours sincerely | подпись в английском письме
Как вести деловую переписку на английском языке по электронной почте
В современном мире электронная почта уже не так популярна для личной переписки – эту нишу заняли социальные сети и мессенджеры. Однако для делового общения она используется по-прежнему широко и отступать не собирается. Из этой статьи вы узнаете основные особенности ведения деловой переписки на английском языке, из каких элементов состоит email, а также чего стоит избегать в деловом общении.
Содержание:
Два вида деловой переписки на английском языке
Кому вообще нужно уметь писать деловые письма на английском? Как правило, людям, которым это необходимо по работе. Предположим, вы устроились в некую компанию, в обязанности входит переписка на английском по разным рабочим вопросам. Все деловые письма можно условно разделить на две большие категории:
- Письма в свободной форме.
- Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.
На мой взгляд, есть смысл научиться писать письма в свободной форме, а шаблонные письма проще изучить уже в процессе работы, потому что они везде разные и просто нет смысла пытаться выучить все шаблоны. Как правило, в каждом предприятии есть некое “устаканившееся” представление о том, как следует писать разные заявки-отчеты, даже поздравления, а в 90% случаев просто набор готовых бланков в формате doc или xls, в которых нужно только подставлять цифры и фамилии.
Полезные сайты по английскому языку:
Из чего состоит электронное письмо на английском
Отправитель письма по-английски sender, получатель – recepient, технически электронное письмо состоит из нескольких элементов:
- Subject – тема письма. Пишется коротко и понятно, например: Payment Confirmation – Подтверждение платежа. Если содержание письма привязано к дате, ее тоже стараются внести в тему: Farewell Party on April 21 – Прощальная вечеринка 12 апреля.
- Body – тело письма, то есть содержание, сам текст. Подробнее рассмотрим ниже.
- Attachment – вложение, приложенный файл. Старайтесь не делать вложения с тяжелыми файлами.
- CC – копия письма. Если в поле “CC” добавить адрес, этот адресат тоже получит сообщение.
- BCC – скрытая копия. Адресат, добавленный в поле “BCC”, получит сообщение, но другие получатели об этом не узнают.
Кстати, CC расшифровывается, как carbon copy – машинописная копия. На пишущих машинках, если нужно было сделать два одинаковых документа, под основной лист подкладывали копировальную бумагу (carbon paper) и второй лист. На выходе получалось два одинаковых документа. Экземпляр под копирку и назывался carbon copy.
Сокращения “CC” и “BCC” – привет из эпохи пишущих машинок
BCC расшифровывается, как blind carbon copy. На пишущих машинах иногда требовалось сделать два одинаковых документа, но для разных получателей. В таком случае документ делали полностью под копирку, но поле с именем получателя оставляли пустым. Его заполняли на каждой копии отдельно. Такая копия без имени и называлась blind carbon copy, буквально “слепая машинописная копия”.
Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском?
Важный момент, который иногда упускают из виду. Иногда нужно продиктовать email устно, например, по телефону. Вот, что необходимо знать:
- Символ ‘@’ читается как at, ни в коем случае не dog!
- Точка в адресе электронной почте называется dot, а не point, full stop или period (о разнице между этими словами читайте здесь).
- Символ ‘-‘
- Символ ‘_’читается как underscore, реже: understrike, low dash, low line.
Примеры:
[email protected] – support at hotmail dot com
[email protected] – help hyphen me at gmail dot com (gmail читается как “джи мейл”, а не “гмейл”)
Как видите, слова в адресах читаются просто как слова, а не по буквам как бывает с именами и фамилиями. Однако если в email входят имена собственные, особенно с трудным написанием, или непонятные наборы букв, лучше читать их по буквам:
[email protected] – a l y o n u s h k a at nomail dot net
Я думаю, что если вы читаете статью о деловой переписке, английский алфавит вы точно знаете 🙂
Общеизвестные доменные зоны com, net, org читают как слово, не по буквам. Менее известные, например ru, обычно по буквам.
[email protected] – example underscore address at mail dot r u
Композиция текста email на английском языке
Электронное письмо длиннее, чем “text” (так обобщенно называют СМС и сообщения в мессенджерах, сам процесс переписки – texting) и содержит традиционные формулы вежливости, но не стоит ходить вокруг да около, выражайте мысль понятнее.
Основные элементы email:
- Приветствие – может включать обращение по имени к адресату, если оно известно.
- Вступление – если вы не знакомы с получателем письма, коротко представьтесь.
- Цель сообщения – перейдите к делу и объясните, зачем обращаетесь.
- Подробности – если необходимо, упомяните важные детали. Если подразумевается, что получатель письма должен, прочитав его, что-то сделать (выполнить указание, позвонить кому-то, ответить, переслать письмо и т. д.) напишите об этом вежливо, но недвусмысленно.
- Подпись – письмо традиционно заканчивается какой-нибудь прощальной формулой вежливости, вашим именем, фамилией, иногда указанием места работы, адреса и номера телефона, если уместно.
Разберем подробнее приветствие и подпись – они пишутся шаблонно.
Варианты приветствия в электронном письме на английском
Чаще всего пишут просто “Hello + имя”:
Hello James,
Более формально:
Dear James,
“Dear” – это не “дорогой\дорогая”, как при обращению к мужу или жене, а аналог нашего “уважаемый”. Обратите внимание, что после “hello” или “dear” не ставится запятая. Если адресат неизвестен, например вы пишете в некий “HR department”, можно обратиться просто “Hello”, “Dear Colleagues” (если это коллеги), “Dear All” (группе коллег), “Dear HR department”.
Также есть общепринятые обращения к неизвестному мужчине или женщине: Dear Sir, Dear Madam или Dear Sir or Madam (если не знаете sir там или madam), To Whom It May Concern (всем, кого это может коснуться). Первые два нежелательны, так как вы можете случайно обратиться, неверно указав пол, вторые два используются, но считаются немного старомодными, очень формальными. По возможности лучше обращаться по имени (Dear Margaret) или к отделу\департаменту (Dear Marketing Department).
Нередко используется обращение по имени без “приветственного слова”, просто “James”. Так пишут знакомым коллегам (человеку за соседним столом) или когда это не первое письмо в переписке и нет смысла каждый раз здороваться.
Как завершить email
Письмо можно завершить, просто написав свое имя или имя и фамилию, но обычно перед этим добавляют какое-нибудь вежливое пожелание. Самое популярное:
- Best regards! (или просто “Regards!”) – С наилучшими пожеланиями!
- Kind regards! – то же самое.
- Best wishes / Warm wishes – опять то же самое.
В некоторых пособиях упоминают также “Sincerely yours” или “Faithfully yours” (искренне ваш), но лично я таких подписей почти не видел, а от иностранцев слышал, что эти формулировки звучат не то чтобы смешно, но уж очень старомодно. Собственно, как и “искренне ваш” по-русски. Однако довольно часто в конце делового письма пишут просто “Sincerely”.
Полезные фразы для деловой переписки на английском
Помимо шаблонных приветствий и прощаний, есть еще несколько фраз, которые можно использовать в переписке.
- I hope you are doing well – “надеюсь, у вас все хорошо”. Простой, правда заезженный способ начать письмо. Письменный аналог дежурной фразы “How are you?”. Более официальный вариант: I hope this email finds you well.
- I just wanted to update you on… – “я просто хотел дополнить, что…” Хороший способ сообщить дополнительную информацию о том, что получателю уже известно.
- I just wanted to let you know that… – “я просто хотел сообщить вам, что…” Аналогично предыдущему: дополняем уже известную информацию. Также можно использовать как универсальное вступление к короткому сообщению о каких-то важных фактах, деталях.
- Please be informed / advised – “пожалуйста, примите к сведению”.
- FYI – сокр. от For Your Information, что тоже можно приблизительно перевести, как “примите к сведению”. Сокращения уместно использовать между коллегами, общаясь по рутинным рабочим вопросам. Незнакомому человеку, клиенту так лучше не писать.
- Please find (see) attached – буквально “найдите во вложении” (так, разумеется, никто по-русски не говорит). Так вы даете знать, что у письма есть вложение. Например: Please find attached the report – Доклад во вложении.
- For futher details – “более подробно”, “за более подробной информацией”. Уместно в конце письма со ссылкой на контактное лицо: For futher details please contact my assistant – За более подробной информацией, пожалуйста, обратитесь к моему ассистенту.
- I look forward to your reply / hearing from you – “Жду (с нетерпением) вашего ответа”. Вежливый способ дать понять, что неплохо бы ответить на ваше письмо.
- Thank you for your time – “Спасибо за то, что уделили мне время”. Универсальная формула, которую будет уместно поставить перед подписью.
Образец делового письма на английском языке
Приведу несколько примеров письма, написанных с разной степенью формальности. В письме я сообщу адресату о том, что собрание в пятницу перенесено с 9:00 на 10:30. Тема у всех писем будет одинаковой: Meeting Time Changed to 10:30 a.m.
1. Очень формально.
Dear Mr. Jefferson,
I hope this email finds you well. This is Sergey Nim from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions it has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.
Would you be so kind as to let me know if you will be able to attend it? Please accept my apologies for the inconvinience.
Sincerely,
Sergey Nim
Roga and Kopyta Inc.
Формальности этому письму придают:
- Обращение Dear Mr. Jefferson.
- Фраза I hope this email finds you well – более формальный вариант фразы I hope you are doing well.
- Оборот would you be so kind as – не будете ли вы так любезны.
- Извинение Please accept my apologies – пожалуйста, примите мои извинения.
- Sincerely в конце письма, название компании.
2. Менее формально.
Hello Alex,
This is Sergey from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions the meeting has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.
Please let me know if you will be able to attend it. Sorry for the inconvinience.
Best regards,
Sergey.
Формальность снижена за счет:
- Более простого обращения, обращения по имени.
- Sorry вместо “accept my apologies”.
- Менее торжественного завершения письма: best regards.
Большинство деловых писем пишутся в таком тоне. Средневековые формулы вежливости по сути уже никому не нужны.
3. Неформально, но в рамках приличия деловой переписки, например знакомому коллеге.
Daniel,
I just wanted to let you know that the Friday meeting had beed moved to 10:30 a. m. I’m really sorry about that. Will you be able to attend it?
Sergey.
Коротко и по существу. У коллег, которых вы видите на работе каждый день, не обязательно интересоваться каждый раз в письме, как у них дела.
Общие советы по написанию деловых писем на английском языке
В завершение приведу несколько советов общего характера, которые не вписались ни в один из пунктов выше.
1. Излагайте в теме суть письма.
Тема должна быть предельно информативной и при этом краткой. Человек приходит в офис, открывает Outlook и видит 20 писем. Он быстро “сканирует” взглядом темы – уже на этом этапе ему должно быть ясно, зачем вы ему написали. Очень плохая идея писать темы ни о чем: “Please read it”, “Important”, “Hi”. Пишите конкретнее: “Booking Approval”, “Flight Delayed to 12:00 a.m.”, “Orientation at 9:00 on Tuesday”, “Schedule for May”.
2. Будьте вежливы.
В деловом общении вежливость – обязательна. Важно соблюдать этикет, писать “спасибо” и “пожалуйста”, иначе вы если не испортите отношения с людьми, то сделаете их чуточку более напряженными. В деловом мире напряженности и так хватает, лишняя не нужна.
Обратите внимание также, что в английском языке повелительное наклонение без “please” во многих случаях может быть расценено как приказ, особенно на письме, где , в отличие от устной речи, не отражается интонация.
- Send me the annual report. – Пришли мне годовой отчет (приказ).
- Please, send me the annual report. – Пожалуйста, пришли мне годовой отчет (просьба).
Когда вы о чем-то просите, что-то предлагаете или даете распоряжение (а это содержание 90% писем), принято делать это в рамках приличий, не переходя на деспотично-приказной тон.
3. Избегайте двусмысленности, будьте точны.
В деловой переписке не место остроумию, сарказму, особенно когда идет общение между людьми из разных стран. Деловой язык предельно стерилен, потому что всякие шутки юмора можно понять неправильно. Также не стоит долго ходить вокруг и около, ясно и конкретно излагайте суть сообщения.
4. Пишите кратко и просто. Не умничайте!
Старайтесь избегать длинных предложений, заковыристых формулировок. Пишете простыми словами без сложноподчиненных предложений с десятком придаточных. Чем сложнее вы пишете, тем с большей вероятностью наделаете ошибок и запутаете адресата.
Не пытайтесь показать, что знаете “умные” слова и фразы. Это ни к чему. Если вы употребите кучу умных слов правильно, прозвучит как-то высокомерно, если неправильно – смешно.
5. Если нужно, структурируйте письмо.
К примеру, нужно изложить список пожеланий к оформлению свадебного зала. Напишите их списком, а не слив в один абзац-простыню. Используйте нумерованный список или маркеры (точки).
6. Ясно давайте понять читателю, что от него хотят.
Иногда бывают письма, прочитав которые не можешь понять, хотят ли от вас каких-то действий или просто ставят в известность? Если подразумевается, что прочитавший должен ответить, переслать письмо, встать и куда-то пойти и т. д., убедитесь, что в письме (в начале, в конце, в начале и конце) присутствует отчетливая формулировка, что нужно сделать.
7. Проверяйте письмо перед отправкой.
Написав сообщение, перечитайте его. Убедитесь, что письмо написано вежливо, без двусмысленностей, его суть отчетливо ясна. Ничего страшного, если текст будет неидеальным и вы засомневаетесь в какой-нибудь запятой. Писать на английском со стопроцентной грамотностью очень редко могут даже носители языка (как и на русском), но старайтесь не наделать хотя бы очевидных ошибок, опечаток.
8. Поучитесь у коллег, почитайте переписку в компании.
Интересные статьи:
Этот совет для тех, кому навык деловой переписки нужен для работы. В разных компаниях могут быть свои местные причуды насчет переписки. Например, где-то считается моветоном обращаться по имени, а где-то посмеются, если вы напишете “Dear Paul” вместо “Hi Paul”. Спросите у коллег, что и как у вас принято, почитайте их каждодневную переписку – это работает лучше всяких учебников по бизнес-английскому.
langformula.ru
Как закончить деловое письмо | Секреты английского языка
Темой нашей статьи является COMPLIMENTARY CLOSE – так называются слова вежливости, которые принято писать в конце делового письме до имени отправителя. Как-то в одном справочнике по деловой переписке встретился следующий перечень таких вежливых слов, все означают «искренне ваш/с уважением»:
- Yours faithfully (так нужно заканчивать официальное письмо, адресованное незнакомому лицу)
- Yours truly (немного знакомому)
- Yours very truly (звучит церемониально, но прочувственно)
- Yours sincerely (в приглашениях и в дружеских письмах, но никак не личных)
Должны сказать, что эти фразы все еще актуальны, хотя есть небольшое различие между тем, как пишут в Англии и Америке.
Yours faithfully
Google shortcode
Сначала рассмотрим случаи, когда вы не знаете имени получателя.
«Yours faithfully» используется в Англии. Такой фразой заканчивают письмо, если адресата не называют по имени, а обращаются к нему «DearSir/ Madam». Никогда не замечала, чтобы американцы так писали. Не то чтобы им нельзя так писать, просто они предпочитают заканчивать письмо фразой «Yours truly» или «Truly yours» — именно эта фраза является эквивалентом «yours faithfully» в американском английском.
Yours sincerely
Если вы все же знаете имя получателя…
Фраза «Yours sincerely» также является английской. В Америке принято писать эту фразу в обратной последовательности — «Sincerely yours». Англичане говорят, что писать просто «Sincerely» без «yours» является неуважительно, тогда как в Америке такая форма прощания со знакомым адресатом вполне нормальна.
Осталось уточнить какие слова заключительной фразы нужно писать с большой буквы, т.к. я заметила, что некоторые пишут с большой буквы оба слова фразы. Запомните, что с большой буквы нужно писать только первое слово, а после ставить запятую:
- Yours faithfully,
- Yours sincerely,
- Sincerely yours,
Избегайте старомодных фраз типа «We remain yours faithfully» и«Respectfully yours».
Письмо близкому деловому партнеру можно закончить неформальной фразой «Best wishes» или «Best regards».
englsecrets.ru
правила написания в бумажном и электронном виде / TeachMePlease
Знание правил официальной переписки на английском пригодится для заявок на поступление в зарубежную школу или университет, поездку на летнюю или зимнюю школу за границу, сдачи ЕГЭ, переписки с зарубежными партнёрами. В статье мы расскажем, как написать деловое письмо или e-mail на английском языке.
Структура бумажного письма
Есть девять обязательных элементов, без которых не обойтись при написании официального письма на английском языке:
Образец структуры делового письмаАдрес отправителя: первое, что указывается в письме – это ваш адрес. Его пишут в правом верхнем углу листа.
Дата: под адресом вы указываете дату составления письма. Не забудьте пропустить строку между адресом и датой.
Адрес получателя: после даты пишется адрес получателя. Он располагается в левой половине письма ниже адреса отправителя и даты написания письма.
Приветствие: Расположено под адресом получателя. Над и под приветствием сделайте отступ размером в строку.
Тема письма: как и e-mail, официальное письмо должно иметь тему или причину, по которой вы обращайтесь к получателю.
Основная часть: здесь находится основной текст письма. Запомните правило: одна мысль – один абзац. В конце основной части обозначьте, какие действия вы ожидаете от адресата после того, как он получит письмо.
Заключение: перед заключением не забудьте сделать отступ. Подробнее о том, как правильно закончить письмо, читайте далее.
Подпись: подпись ставится после заключительной фразы вашего письма вручную.
Ваше имя печатными буквами: под подписью укажите имя и фамилию.
Как написать приветствие
Начните официальное письмо с обращения «Dear». Запрещены слова вроде «hi» или другие неформальные приветствия. Если вы хотите сделать письмо более строгим, не обращайтесь к адресату по имени, ограничьтесь фамилией. В некоторых ситуациях обращение по имени допустимо: если вы знаете человека лично или он настоял на обращении по имени. В остальных случаях, придерживайтесь следующих правил:
- Sir и Madam – начните письмо с обращения «Dear Sir or Madam» в случае, если не знаете имя получателя: когда вы пишете в администрацию университета и не знаете, кто прочтёт письмо.
- Mr, Mrs, Dr и др. – когда знаете имя получателя, обращайтесь к нему по фамилии с использованием титула или звания, если таковые имеются. Если адресат мужчина используйте сокращение Mr.+фамилия: «Mr. Smith», если женщина – сокращение Ms.+фамилия – «Ms.Smith». Исключение составляют случаи, когда вы знаете, что получатель имеет титул или звание, например «Dr.Smith» или «Captain Smith».
Как написать заключение
Есть несколько способов закончить письмо:
- Yours faithfully – используется, если вы начали письмо словами «Dear Sir or Madam».
- Yours sincerely – пишется, если в начале письма вы обратились к адресату по имени.
- Yours truly – используется, если вы знакомы с получателем, но не встречались в реальной жизни. Обращение используется в основном в Америке.
Не забывайте, что в конце заключительной фразы должна стоять запятая.
Правила написания электронных писем
Электронные письма считаются менее формальными, чем бумажные, но это не значит, что в них можно использовать фамильярные выражения или сленг. Вы должны быть вежливыми, даже если в форме письма допускаются некоторые вольности.
Обязательные пункты в электронном письме:
Ваш e-mail адрес
Заведите отдельный ящик для профессиональных целей, таких как написание писем в приёмную комиссию университета или потенциальным работодателям.
Адрес со смешным названием не произведет впечатление на адресата, он может не воспринять ваше письмо всерьез. Воспользуйтесь следующим шаблоном для e-mail адреса: имя.фамилия[email protected]
Тема
В этой строке нужно кратко изложить суть электронного письма. Не делайте описание слишком подробным – укажите главное. Данная строка играет важную роль – именно она может привлечь внимание получателя и выделит ваше письмо среди других.
Избегайте в теме письма слов «Urgent!» или «Attention!», если ваша ситуация не требует незамедлительного ответа. Если вы пишете, что письмо срочное, а это на самом деле не так, это разозлит получателя.
Приветствие
Если вы хотите придерживаться официального стиля в электронном письме, то придерживайтесь рекомендаций для официального бумажного письма.
Если вы уже вели переписку – обратите внимание, как человек подписывал письма: письмо было подписано именем и фамилией – придерживайтесь такого же формата при обращении. Запомните, что обращаться к адресату нужно также, как он обращается к вам: если его письмо начинается с «Dear», ваш ответ также должен начинаться с этого слова. Если письмо начинается с «Hi», вы вправе ответить также.
Другим вариантом приветствия, который можно отнести как к формальному, так и неформальному, является «Good day» и «Good evening». Оно чуть более дружественное и личное, нежели «Dear».
В случае менее официального общения, допускается поприветствовать адресата словами «Hello» или «Hi».
Подпись
Электронные письма носят более неформальный характер, чем бумажные, поэтому подпись «Yours sincerely» будет смотреться странно. Если вы начали электронное письмо в более официальном стиле, то имеет смысл придерживаться его до конца.
Если вы использовали неформальное приветствие, выберите один из вариантов:
– Best wishes,
– Kind regards,
– Best regards,
– All the best,
– Thanks,
– Many thanks,
Последние два больше подходят для случаев, когда вы обращаетесь к получателю с просьбой или намерением узнать ответ на вопрос. Не забудьте, что в конце каждой из этих фраз должна стоять запятая.
Если у вас настроен шаблон, который ставится в конце электронных писем автоматически, убедитесь, что его содержание является приемлемым для вашего адресата. Забавные подписи и картинки недопустимы для использования в официальном письме.
Правила хорошего тона
Ещё 4 совета по написанию официального письма:
- Не используйте разговорную лексику и сленг.
- Пишите по делу: если хотите, чтобы ваше письмо дочитали до конца, излагайте мысли короче и яснее.
- Перечитывайте письмо перед тем, как отправить: там не должно быть ошибок – они могут подорвать ваш профессиональный имидж!
- При написании электронных писем, старайтесь без необходимости не прикреплять документы, а также не использовать смайлики и эмоджи 🤓.
Мы надеемся, что данные советы помогут показать себя профессионалом в деловой переписке.
Хотите знать больше? Записывайтесь на курсы и индивидуальные занятия по английскому языку!
blog.teachmeplease.ru
Деловое письмо на английском – написание
Термин «Деловое письмо» заставляет людей нервничать. Многие люди, изучающие английский язык вторым после родного, беспокоятся, что их речь в деловой переписке не достаточно разнообразна. В этом случае нет повода для беспокойства. В реальных письмах в бизнесе используют короткие, простые предложения с легко понимаемыми словами. Чем легче прочитать письмо – тем лучше. Вам нужно будет использовать плавные переходы между предложениями, что бы они были связаны между собой по смыслу.
Обращение в деловом письме
Прежде всего, убедитесь, что Вы правильно пишете имя получателя. Вы также должны корректно указать пол и положения. Используйте для женщин обращение Ms., а для мужчин – Mr. Используйте Mrs. для женщин только, если Вы на 100% уверены, что она состоит в браке. В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки допустимо обращаться к человеку по имени. Если Вы не знаете имени человека и не можете узнать эту информацию, то Вы можете написать «To Whom It May Concern». Существует стандарт использовать запятую (двоеточие в Северной Америке) после обращения. Кроме того, допустимо вообще не использовать знаки пунктуации. Вот некоторые наиболее часто встречающиеся способы обращения:
- Dear Mr Gates,
- Dear Ms Froster,
- Dear Steve Jobs:
- Dear Editor-in-Chief: (главный редактор)
- Dear Valued Customer (уважаемы клиент, стандартная форма обращения к клиенту)
- Dear Sir or Madam: (Уважаемые господа, употребляется в при вежливом или официальном обращении к мужчинам в привилегированной среде, а также к незнакомым собеседникам, публике, аудитории)
- Dear Madam (Уважаемая мадам / госпожа)
- Dear Sir, (Уважаемый сэр / господин)
- Dear Sirs (Если вы обращаетесь к компании в целом, а не к определенному человеку в компании.)
- Gentlemen: (формальное обращение к двум и более мужчинам)
Первый абзац в деловом письме
В большинстве деловых писем обычно используется дружеское обращение в первом предложение. Вот несколько примеров:
- I hope you are enjoying a excellent winter. (Я надеюсь, Вы наслаждаетесь отличной зимой)
- I am appreciated sincerely your kind letter of March 2th. (Я искренне оценил Ваше любезное письмо от 2 марта)
- I met an advertisement of your company in the Internet. (Я обнаружил рекламу Вашей компании в интернете)
- It was a delight meeting you at the congress this year. (Для меня было радостью встретить Вас на съезде в этом году)
- I appreciate your tolerance in waiting for a answer (спасибо за ваше терпение при ожидании ответа)
После Вашего короткого вступления, укажите основную цель Вашего письма в одном или нескольких предложениях:
- I’m writing to enquire about… (Я пишу Вам, что бы выяснить о…)
- I’m interested in the position posted on your company website. (я заинтересован в открывшейся вакансии на должность…, которую нашел на веб сайте компании)
- We’d like to invite you to a members only luncheon on May 4th. (Мы бы хотели пригласить Вас на официальный ланч членов клуба, который состоится 4-го мая)
Второй и третий абзац в деловом письме
Используйте несколько коротких абзацев, чтобы описать более подробно цели Вашего письма. Если Вам достаточно одного абзаца, не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо смотрелось длиннее. Если Вы предоставляете информацию требующею деликатного обращения такую, как отказ от предложения, информирования работника об увольнении, лучше вставляйте это предложение во втором абзаце, а не начинайте с него. Вот несколько общих правил для выражения неприятных обстоятельств:
- We regret to inform you… (Мы сожалеем сообщить вам)
- It is with great sadness that we… (Мы с грустью)
- After careful consideration we have decided… (После тщательного рассмотрения мы решили)
Заключительный абзац делового письма
В Вашем заключительном абзаце должно содержатся запросы, напоминания и заметки. При необходимости также в этом абзаце следует указать Вашу контактную информацию. Вот несколько общих фраз используемых при завершении делового письма:
- I look forward to. (Жду с нетерпением)
- For futher details (Для более подробной информации)
- If you require more information (Если Вам требуется больше информации)
- Enclosed you will find (К настоящему письму прилагается)
- Please respond at your earliest convenience. (Пожалуйста, ответьте как только появится возможность)
- I should also remind you that the next meeting is on June 11th.(Также должен вам напомнить, что следующая встреча состоится 11-го июня)
- Feel free to contact me by phone or email. (Вы можете свободно связаться со мной по телефону или электронной почте)
- Thank you for taking this into consideration. (Спасибо за то, что приняли это во внимание)
- I appreciate any feedback you may have.(Я признателен за любой Ваш отзыв )
Окончание делового письма
Вот несколько распространенных способов для окончания делового письма на английском. Используйте запятую между прощанием и Вашим именем, написанным от руки (или напечатанным в электронном письме). Если Вы не используете запятую или двоеточие в Вашем обращении, тогда не ставьте запятую и после прощания:
- Thank you, (спасибо)
- Warm regards,
- Sincerely,
- Sincerely yours
- Yours sincerely, (искренне Ваш…)
- Best wishes (с наилучшими пожеланиями)
- Yours truly, (Ваш)
- All the best, (всего наилучшего)
- Best of luck (успехов)
Советы при написании делового письма на английском языке
- Используйте разговорный тон
- Задавайте вопросы прямо
- Дважды проверьте правильность пола и написание имен и фамилий
- Используйте по возможности действительный залог
- Используйте вежливые формы (would вместо will)
- Всегда упоминайте себя как «I» (Я)
- Не используйте “we” (мы) до того момента, пока не ясно кто под этим подразумевается
- Перепишите любое предложение или вопрос,который звучит неопределенно
- Не забудьте указать дату. Форма День-Месяц-Год является обычной во многих странах, однако, чтобы избежать путаницы, напишите название месяца вместо указания номера месяца (например, June 4th, 2011)
businessenglish.kiev.ua
Деловое письмо на английском – написание
ермин «Деловое письмо» заставляет людей нервничать. Многие люди, изучающие английский язык вторым после родного, беспокоятся, что их речь в деловой переписке не достаточно разнообразна. В этом случае нет повода для беспокойства. В реальных письмах в бизнесе используют короткие, простые предложения с легко понимаемыми словами. Чем легче прочитать письмо – тем лучше. Вам нужно будет использовать плавные переходы между предложениями, что бы они были связаны между собой по смыслу.
Обращение в деловом письме
Прежде всего, убедитесь, что Вы правильно пишете имя получателя. Вы также должны корректно указать пол и положения. Используйте для женщин обращение Ms., а для мужчин — Mr. Используйте Mrs. для женщин только, если Вы на 100% уверены, что она состоит в браке. В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки допустимо обращаться к человеку по имени. Если Вы не знаете имени человека и не можете узнать эту информацию, то Вы можете написать «To Whom It May Concern». Существует стандарт использовать запятую (двоеточие в Северной Америке) после обращения. Кроме того, допустимо вообще не использовать знаки пунктуации. Вот некоторые наиболее часто встречающиеся способы обращения:
- Dear Mr Gates,
- Dear Ms Froster,
- Dear Steve Jobs:
- Dear Editor-in-Chief: (главный редактор)
- Dear Valued Customer (уважаемы клиент, стандартная форма обращения к клиенту)
- Dear Sir or Madam: (Уважаемые господа, употребляется в при вежливом или официальном обращении к мужчинам в привилегированной среде, а также к незнакомым собеседникам, публике, аудитории)
- Dear Madam (Уважаемая мадам / госпожа)
- Dear Sir, (Уважаемый сэр / господин)
- Dear Sirs (Если вы обращаетесь к компании в целом, а не к определенному человеку в компании.)
- Gentlemen: (формальное обращение к двум и более мужчинам)
Первый абзац в деловом письме
В большинстве деловых писем обычно используется дружеское обращение в первом предложение. Вот несколько примеров:
- I hope you are enjoying a excellent winter. (Я надеюсь, Вы наслаждаетесь отличной зимой)
- I am appreciated sincerely your kind letter of March 2th. (Я искренне оценил Ваше любезное письмо от 2 марта)
- I met an advertisement of your company in the Internet. (Я обнаружил рекламу Вашей компании в интернете)
- It was a delight meeting you at the congress this year. (Для меня было радостью встретить Вас на съезде в этом году)
- I appreciate your tolerance in waiting for a answer (спасибо за ваше терпение при ожидании ответа)
После Вашего короткого вступления, укажите основную цель Вашего письма в одном или нескольких предложениях:
- I’m writing to enquire about… (Я пишу Вам, что бы выяснить о…)
- I’m interested in the position posted on your company website. (я заинтересован в открывшейся вакансии на должность…, которую нашел на веб сайте компании)
- We’d like to invite you to a members only luncheon on May 4th. (Мы бы хотели пригласить Вас на официальный ланч членов клуба, который состоится 4-го мая)
Второй и третий абзац в деловом письме
Используйте несколько коротких абзацев, чтобы описать более подробно цели Вашего письма. Если Вам достаточно одного абзаца, не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо смотрелось длиннее. Если Вы предоставляете информацию требующею деликатного обращения такую, как отказ от предложения, информирования работника об увольнении, лучше вставляйте это предложение во втором абзаце, а не начинайте с него. Вот несколько общих правил для выражения неприятных обстоятельств:
- We regret to inform you… (Мы сожалеем сообщить вам)
- It is with great sadness that we… (Мы с грустью)
- After careful consideration we have decided… (После тщательного рассмотрения мы решили)
Заключительный абзац делового письма
В Вашем заключительном абзаце должно содержатся запросы, напоминания и заметки. При необходимости также в этом абзаце следует указать Вашу контактную информацию. Вот несколько общих фраз используемых при завершении делового письма:
- I look forward to. (Жду с нетерпением)
- For futher details (Для более подробной информации)
- If you require more information (Если Вам требуется больше информации)
- Enclosed you will find (К настоящему письму прилагается)
- Please respond at your earliest convenience. (Пожалуйста, ответьте как только появится возможность)
- I should also remind you that the next meeting is on June 11th.(Также должен вам напомнить, что следующая встреча состоится 11-го июня)
- Feel free to contact me by phone or email. (Вы можете свободно связаться со мной по телефону или электронной почте)
- Thank you for taking this into consideration. (Спасибо за то, что приняли это во внимание)
- I appreciate any feedback you may have.(Я признателен за любой Ваш отзыв )
Окончание делового письма
Вот несколько распространенных способов для окончания делового письма на английском. Используйте запятую между прощанием и Вашим именем, написанным от руки (или напечатанным в электронном письме). Если Вы не используете запятую или двоеточие в Вашем обращении, тогда не ставьте запятую и после прощания:
- Thank you, (спасибо)
- Warm regards,
- Sincerely,
- Sincerely yours
- Yours sincerely, (искренне Ваш…)
- Best wishes (с наилучшими пожеланиями)
- Yours truly, (Ваш)
- All the best, (всего наилучшего)
- Best of luck (успехов)
Советы при написании делового письма на английском языке
- Используйте разговорный тон
- Задавайте вопросы прямо
- Дважды проверьте правильность пола и написание имен и фамилий
- Используйте по возможности действительный залог
- Используйте вежливые формы (would вместо will)
- Всегда упоминайте себя как «I» (Я)
- Не используйте “we” (мы) до того момента, пока не ясно кто под этим подразумевается
- Перепишите любое предложение или вопрос,который звучит неопределенно
- Не забудьте указать дату. Форма День-Месяц-Год является обычной во многих странах, однако, чтобы избежать путаницы, напишите название месяца вместо указания номера месяца (например, June 4th, 2011)
www.kefline.ru
Как писать «с уважением» в конце письма: образец прощания
Подпись «с уважением» в конце письма — стандартная формула вежливости. Всегда ли нужно заканчивать письмо этой фразой? Как правильно писать ее на русском и английском языках? Разберем на примерах.
Из статьи вы узнаете:
В официальной переписке не бывает случайных фраз. Стилистика требует от автора лаконичности и тщательного подбора слов. Заключительные фразы закрепляют положительные эмоции, выражают уверенность и признательность одновременно. Четко оформленная подпись помогает поддерживать деловое общение, способствует достижению цели. Уважайте собеседника и составляйте текст так, чтобы его было приятно читать. Вежливость в сочетании с профессионализмом говорят о компетентности специалиста.
Как закончить деловое письмо с уважением к адресату?
При составлении официального послания помните, что вы выступаете от имени всей компании. Секретарь должен быть предельно корректен, так как представляет своего руководителя. Соблюдение общепринятых правил деловой переписки формирует положительный имидж компании в глазах партнеров и клиентов.
Официальная переписка всегда имеет конкретные цели. Назначение определяет структуру текста. В общем случае текст разбивают на несколько смысловых частей: вступление, изложение проблемы, аргументация и заключение. Каждая часть выполняет определенные задачи. Вступление, например, подготавливает к восприятию основных мыслей. Заключение — выражает просьбы и надежды, уверяет в дальнейшем партнерстве.
Совет от редакции: Для каждой из задач существуют общепринятые формулы. Заканчивая письмо вежливо, вы показываете, что уважаете партнера, настраиваете его на положительные эмоции и оставляете приятное впечатление. Узнайте, как написать письмо, которое дочитают до конца в электронном журнале «Справочник секретаря». Чтобы прочесть статью, оформите демодоступ на 3 дня.
Узнайте все о деловой переписке в электронном журнале «Справочник секретаря»:
Как пишется «с уважением» в конце письма?
Единый регламент деловой переписки и приведение ее к общим стандартам характерно для крупных компаний. Дизайн фирменных бланков, форма «автографов» в конце сообщения становятся частью корпоративной культуры, элементом стиля. Будь то бумажное или электронное сообщение, соответствие единому стандарту — показатель внимания к деталям и важным тонкостям.
В деловой переписке существует несколько видов заключительных фраз. Их выбор зависит от того, хорошо ли вы знакомы с адресатом. Для примера, подпись «с уважением» в официальном письме имеет нейтральный характер. Если вы хотите акцентировать на чем-то внимание партнера или еще раз напомнить ему о просьбе, используйте сдержанные фразы:
- Искренне Ваш…
- С искренним уважением…
- С наилучшими пожеланиями…
Выбирая заключительную формулу вежливости, постарайтесь обойтись без фамильярностей. Помните о том, насколько хорошо вы знакомы с человеком, которому пишете. Если знакомство формально, придерживайтесь официальной стилистики.
Вопрос из практики
Какие приемы помогут подготовить качественный текст делового письма?
Ответ подготовлен совместно с редакцией электронного журнала «Справочник секретаря».
Отвечает Мария БЕЛЬДОВА,
с. н. с. ВНИИДАД, эксперт в области документационного обеспечения управления
Чего мы ждем, отправляя письмо партнеру или клиенту? Чтобы наша информация, даже негативная, произвела благоприятное впечатление на адресата и вызвала ответное действие или решение. Этого можно достичь, если вы соблюдали правила этикета переписки, правильно оформили письмо и подготовили текст высокого качества. Ваш текст должен быть умеренного объема; содержать необходимые аргументы и четкие формулировки и обладать структурой, которая наилучшим образом передает информацию.
Прием 1. Отделите главное от второстепенного
У текста делового письма должен быть объем, достаточный, чтобы…
Читать полный ответ эксперта
Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации
«С уважением» в конце письма: с запятой или без
Завершающую форму вежливости приводят в конце текста. Ее помещают на одной вертикали с датой, по правой стороне. От основного текста фразу отделяют два–три интервала. Чуть ниже располагают реквизит «Подпись», включая в него наименование должности составителя, его личную подпись и расшифровку. Такое расположение соответствует нормам ГОСТа 6.30-97, определяющего требования к оформлению документов. Если сообщение оформлено на должностном бланке или имеет частный характер, название должности и расшифровку подписи не ставят.
Вопрос о том, как писать в конце письма «с уважением»: с запятой или без, не имеет однозначного ответа. Оба варианта допустимы. Отсутствие знака может быть воспринято как небрежность и даже безграмотность. С другой стороны, по правилам пунктуации эта запятая ставиться не должна. С точки зрения русской грамматики знак избыточен. Слова «с уважением» не являются вводным оборотом, а подпись — обращением. Эта фраза подразумевает, что «Это письмо написал с уважением к вам N.N.». Как и в ней, в сокращенном варианте запятая по правилам не ставится.
Почему же на практике она встречается так часто? В правилах переписки на английском, немецком и других европейских языках этот знак обязателен. Фраза «с уважением» в конце письма на английском отделяется не только графически, но и пунктуационно. Со временем, хоть это и грамматически ошибочно, правило вошло в нормы русского языка.
Заключение письма: образец написания фразы «с уважением»
Как написать «с уважением» в деловом письме на английском?
Правила делового общения в английском языке во многом схожи с принятыми в России. В конце адресата благодарят за уделенное время и выражают намерение продолжить переписку. Также используются общепринятые фразы: «с уважением», «с признательностью», «с наилучшими пожеланиями». После с новой строки указывают фамилию и имя составителя, а также его должность. Разберем на примере: как подписать письмо на английском «с уважением…»
Таблица 1. Заключительные формулы вежливости в английском языке
|
Yours sincerely |
Yours faithfully |
Yours truly |
Best regards |
|
Используют, если в обращении есть имя получателя. Наиболее распространенный вариант. |
Устаревший вариант, встречается в британском английском. Пишется при отсутствии имени адресата в обращении: Dear Sir или Dear Madam |
Американский аналог для британского Yours faithfully. |
Менее формальный вариант, допустимый для переписки со знакомым человеком. Вариации: Kind regards, Warm regards, Regards, Kindest regards |
|
Yours sincerely, Aleksandr Klimov Marketing Director |
Yours faithfully, Aleksandr Klimov Marketing Director |
Yours truly, Aleksandr Klimov Marketing Director |
Kind regards, Aleksandr Klimov Marketing Director |
Умение тактично и корректно употреблять стандартные фразы-клише — показатель уровня профессионализма и знания языка. В английском письме фраза «с уважением» может быть выражена по-разному. Составляя текст для иностранного партнера, учтите все факторы и выберите наиболее подходящий перевод.
Как правильно подписать письмо: «с уважением» и другие формулы вежливости
При составлении послания отправитель должен руководствоваться не только общепринятыми стандартами, но и правилами хорошего тона. Если вы пишете незнакомому человеку, и обращение имеет строго формальный характер, используйте устоявшиеся выражения. Стилистика деловой речи строго ограничивает выбор фраз.
Если же дело касается электронной переписки или общения с хорошо знакомыми людьми, от жестких канонов можно отступить, оставаясь при этом вежливым и корректным. Разберем несколько примеров заключительных фраз, допустимых в менее формальном общении.
Таблица 2. Использование альтернативных заключительных выражений
|
Указание имени без формулы вежливости |
Допустимо, если идет активный обмен сообщениями. |
|
Удачного дня |
Подходит для завершающего сообщения, если вы не планируете сегодня продолжать переписку. |
|
До встречи |
Если вы договорились о встрече в ближайшее время и хотите подчеркнуть, что не забыли о ней. |
|
Удачи в вашем нелегком деле |
Допустимо при попытке подбодрить получателя, если он просил о совете или помощи. |
|
Спасибо за внимание |
Используется в конце коммерческих предложений |
Рекомендуем использовать подобные выражения с осторожностью, чтобы не допустить фамильярности в общении.
Вывод
Деловое письмо — это официальный документ, каждая часть которого выполняет определенные задачи. Считается, что последнее предложение всегда запоминается лучше. Поэтому важно обратить внимание на заключительные фразы.
Знание, когда и как правильно написать «с уважением» в конце письма — один из элементов, подчеркивающих ваш профессионализм. Грамотный секретарь всегда подберет нужные слова или ограничится нейтральным выражением вежливости. При этом он не уронит престиж компании и донесет информацию до получателя корректно и уважительно.
www.sekretariat.ru
